ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ
Учебная программа курса
Министерство образования Российской Федерации
Владивостокский государственный университет экономики и сервиса
ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ
Учебная программа курса
по специальности
350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»
Владивосток
Издательство ВГУЭС
2005
ББК **.**
Учебная программа по дисциплине «Введение в специальность» составлена в соответствии с требованиями государственного стандарта России. Предназначена для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Составитель: , канд. пол. наук, доцент, кафедра ГТАП.
Утверждена на заседании кафедры ГТАП 25.11.2004 г., протокол
Рекомендована к изданию методическим советом Института права ВГУЭС., протокол №
© Издательство Владивостокского
государственного университета
экономики и сервиса, 2005
Введение
В настоящее время рост объема информации и соответственно документов, внедрение компьютерных технологий для их создания, переработки, хранения и использования предъявляют повышенные требования к службам документационного управления (ДОУ) и их кадрам. Службы ДОУ играют все более значительную роль в функционирование управленческого аппарата.
К числу наиболее актуальных проблем относятся такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Профессионально подготовленные кадры по ДОУ сегодня особенно востребованы на рынке труда.
Курс "Введение в специальность" относится к группе общепрофессиональных дисциплин государственного общеобразовательного стандарта высшего профессионального образования и открывает обучение по специальности. Особое место данного курса в профессиональной подготовке обусловлено тем, что с него начинается формирование профессиональных знаний, углубленное понимание выбранной профессии, ее места в управленческой, оргпроектной, исследовательской, педагогической деятельности.
Программа дисциплины «Введение в специальность» федерального компонента цикла общепрофессиональных дисциплин составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования «Документоведение и документационное обеспечение управления» на основе примерных программ, утвержденных Министерством образования Российской Федерации по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Организационно-методические указания
Цель настоящего курса – дать студенту полное представление о выбранной им специальности, возможных видах будущей профессиональной деятельности, месте специалиста в системе управления.
Основные задачи курса – показать значение документа и документационного обеспечения в управленческой деятельности, проследить историю становления и развития специальности, определить ее место в системе знаний, ознакомить с общими требованиями к уровню подготовки специалиста, его знаниям и умениям.
В структуре изучаемого курса выделяются следующие основные темы: Актуальность специальности и потребность в специалистах–документоведах; документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления, выполняемая кадрами, имеющими профессиональную подготовку. История появления специальности и её развитие. Увеличение потребности в специалистах по ДОУ в условиях перестройки экономики страны и повсеместного внедрения автоматизированных систем управления. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по специальности. Требования к профессиональным знаниям, умениям и опыту. Объекты и виды профессиональной деятельности. Возможности профессиональной адаптации к видам смежной профессиональной деятельности.
Специфика данной учебной дисциплины обусловлена тем, что студент знакомится со специальностью, ее историей, спецификой, ее местом в системе знаний. Получает представление об актуальности специальности и общих требованиях к подготовке специалиста-документоведа.
Программой курса предусмотрено чтение лекций, проведение ролевой игры «Объекты и виды профессиональной деятельности», выполнение контрольной работы «Актуальность специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» и ее место на рынке труда». Подготовка к ролевой игре включает в себя изучение конспекта лекций преподавателя, основной и дополнительной литературы, источников, должностных инструкций.
Общий объем курса - 51 час. На самостоятельное изучение курса студентам дается 34 часа.
В результате изучения курса "Введение в специальность", в соответствии с квалификационной характеристикой выпускника, студент должен:
во-первых, иметь представление об актуальности специальности и ее месте на рынке труда; об общих гуманитарных, социально-экономических, математических, общеобразовательных и специальных дисциплинах, формирующих его знания как специалиста.
Во-вторых, знать:
· историю своей специальности;
· требования к его профессиональным знаниям, умениям и навыкам,
· возможные объекты профессиональной деятельности;
· виды профессиональной деятельности;
· возможности профессиональной адаптации в смежных областях деятельности.
В-третьих, быть ознакомлен с государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по своей специальности.
Курс «Введение в специальность» общим объемом 51 часов, изучается в течение первого семестра. Курс завершается зачетом в первом семестре. Обязательным условием допуска студента к зачету является участие в деловой игре «Объекты и виды профессиональной деятельности» и выполнение контрольной работы «Актуальность специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» и ее место на рынке труда».
Текущий контроль заключается в проверке полученных знаний по каждой теме во время практического занятия. Формы - устный опрос, письменное тестирование. Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного объема материала (несколько тем). Формы – устный опрос, письменное тестирование. Изучение курса студентами завершается зачетом в первом семестре.
Тематический план курса «Введение в специальность» характеризует структуру дисциплины с учетом видов организации учебного процесса (лекции, практические занятия, контрольные работы, самостоятельная работа студентов) на основании учебного плана.
Тематический план курса «Введение в специальность»
|
№№ |
Наименование темы |
Всего часов |
Лекции |
Практические |
Самостоятельная работа |
|
1. |
Актуальность специальности и потребность в специалистах-документоведах |
2 |
2 |
20 контр. работа | |
|
2. |
История появления специальности и ее развитие |
4 |
4 |
4 | |
|
3. |
Требования образовательного стандарта к профессиональным знаниям, умениям и опыту |
2 |
2 |
2 | |
|
4. |
Объекты и виды профессиональной деятельности |
8 |
4 |
4 |
8 |
|
Всего |
50 |
12 |
4 |
34 |
Содержание курса
Тема 1. АКТУАЛЬНОСТЬ СПЕЦИАЛЬНОСТИ И ПОТРЕБНОСТЬ В СПЕЦИАЛИСТАХ-ДОКУМЕНТОВЕДАХ
Информация - основа принятия любого решения. Документ как носитель информации. Роль информации в социально-экономических процессах. Информация в автоматизированных системах. Увеличение объемов информации. Управление информационно-документационными ресурсами. Информационно-документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления, выполняемая специальными структурными подразделениями и кадрами, имеющими профессиональную подготовку. Служба ДОУ в системе управления, ее кадровый состав.
Тема 2. ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ И ЕЕ РАЗВИТИЕ
Исторический характер документов и документирования. Институт площадных подьячих как зарождение русского нотариата. Состав должностных лиц (служилых людей) в учреждениях ХУ-ХУП вв. Штатный состав и должностные обязанности работников канцелярий XVIII в. Табель о рангах. Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX начале XX в. Появление женского труда в сфере управления в конце XIX начале XX в.
Службы делопроизводства и их состав в советский период. Внедрение принципов МОТ в сферу управления в 1920-е гг. ЦКК-НК РКИ Оргстрой - ИТУ и их работы по рационализации госаппарат. Разработки Института техники управления в области рационализации делопроизводства. Появление и развитие оргпроектирования. Организация делопроизводства в е гг. Постановка задачи совершенствования управленческого труда в 1950-е гг. Необходимость разработки ЕГСД. Потребность в квалифицированных кадрах для разработки и внедрения ЕГСД в конце 1950-х гг. и начало подготовки специалистов-документоведов в Московском государственном историко-архивном институте в сентябре 1960 т. Постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 г. "Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству" и открытие в МГИАИ факультета государственного делопроизводства. Развитие специальности в конце 1980-х гг. Открытие факультетов в Донецком, Свердловском государственных университетах и Московском институте управления им. С. Орджоникидзе.
Увеличение потребности в специалистах по ДОУ в условиях перестройки экономики страны и повсеместного внедрения автоматизированных систем управления. Открытие специальности во многих вузах страны. Подготовка специалистов-документоведов в вузах, техникумах, институтах и курсах повышения квалификации. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по специальности 350800 "Документоведение и документационное обеспечение управления".
Тема 3. ТРЕБОВАНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО СТАНДАРТА К ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМ ЗНАНИЯМ, УМЕНИЯМ И ОПЫТУ
Общие требования, предъявляемые к специалисту, получающему высшее гуманитарное образование. Дисциплины, дающие эти знания и умения. Требования к знаниям в практической профессиональной деятельности. Общеобразовательные профессиональные дисциплины. Специальные образовательные дисциплины. Знания, получаемые специалистом при изучении общепрофессиональных и специальных дисциплин.
Комплекс знаний о документах, закономерностях документообразования, системах документации в учреждениях, организациях, предприятиях различных организационных правовых форм, управлении информационно-документационными ресурсами в них (от создания до сдачи в архив и уничтожения), получаемых по специальности.
Методы и навыки, получаемые при освоении общепрофесспоиальных и специальных дисциплин. Методика унификации и стандартизации функциональных и отраслевых систем документации, проектирования рациональных информационно-документационных систем обеспечения деятельности управленческих структур любого уровня. Методика разработки рациональных технологий документационного обслуживания, осваиваемая в процессе обучения.
Требования к выпускной квалификационной работе и государственному экзамену.
Тема 4. ОБЪЕКТЫ И ВИДЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Служба ДОУ в системе управления. Организационные формы службы ДОУ: управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, их структура и должностной состав. Секретари-референты и их место в управленческом аппарате.
Виды профессиональной деятельности: организационно-управленческая, оргпроектная, аналитическая, исследовательская, педагогическая, консультационная. Особенности каждого вида деятельности и общие требования к ним.
Возможности профессиональной адаптации к видам смежной профессиональной деятельности.
Методические рекомендации по изучению курса
Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины является обеспечение эффективности самостоятельной работы студентов с литературой: учебно-теоретической, учебно-практической, учебно-наглядной на основе рациональной организации ее изучения.
Методические рекомендации преследуют цель – закрепление и углубление знаний, полученных при изучении теоретического материала по дисциплине «Введение в специальность». Предлагаемая деловая игра «Объекты и виды профессиональной деятельности» является активным методом обучения, преследующим цель ускоренного освоения на практике сферы профессиональной деятельности документоведа. Занятие занимает 4 аудиторных часа.
Помимо этого закрепление лекционного материала происходит в ходе выполнения контрольной работы «Актуальность специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» и ее место на рынке труда». Форма отчетности о результатах самостоятельной работы по дисциплине – участие в деловой игре и сдача контрольной работы.
Контрольные вопросы для самопроверки знаний
1. Причины актуальности специальности в современных условиях.
2. Охарактеризуйте терминосистему документоведения.
3. Понятия «документ» и «информация». Как эти термины определены в нормативно-методических источниках?
4. Способы документирования.
5. Перечислите носители информации 19-20 вв.
6. Охарактеризуйте функции документа.
7. История возникновения профессии документоведа.
8. Этапы развития специальности.
9. Когда появились должностные лица, занимающиеся делопроизводством?
10. Приказы как органы государственного управления в 16-17 вв.
11. Состав приказной бюрократии.
12. Административные реформы в 18 веке. Коллежское делопроизводство.
13. «Генеральный регламент» 1720 г. как первый законодательный акт регулирующий делопроизводство.
14. Значение «Табель о рангах…» 1722 г. для развития специальности.
15. Статс-секретари и их обязанности.
16. «Общее учреждение министерств» 1811 г. Министерское делопроизводство.
17. Первые теоретические работы по делопроизводству.
18. Появление женского труда в государственном аппарате.
19. Советские учреждения х гг. Внедрение принципов НОТ.
20. Основные задачи и деятельность «Оргстроя».
21. Деятельность Института техники управления.
22. Создание нормативно-методической базы делопроизводства во второй половине ХХ в.
23. Когда начинается подготовка специалистов-документоведов?
24. Что явилось причиной появления новой специальности?
25. Кого готовят ВУЗы по специальности 350800?
26. Какой документ определяет государственные требования к подготовке специалистов с высшим образованием?
27. Какие требования предъявляются к профессиональным знаниям по специальности 350800?
28. Что должен уметь специалист-документовед?
29. Каковы требования к выпускной квалификационной работе?
30. Где может работать специалист-документовед?
31. Кем может работать специалист-документовед?
32. Какие виды профессиональной деятельности возможны после окончания ВУЗа?
33. Каковы возможности профессиональной адаптации специалиста-документоведа?
34. Какое место занимает служба ДОУ в системе управления?
35. Роль ДОУ в работе аппарата управления.
Список рекомендованной литературы
Основная литература:
Андреева : Практическое пособие. - М.: -школа Интел-Синтез, 20с. Делопроизводство: Учебник для вузов. Под общ. ред. проф. .- М.:МЦФЭР, 20с. Кузнецова в специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» (350800): Учебное пособие. М.: РГГУ, 2003. 70с. Кузнецова (документационное обеспечение управления). - М.:-школа Интел-синтез, 19с. Организация работы с документами: учебник/ и др. - М.: ИНФРА-М, 19с.Дополнительная литература:
1. Куперштейн информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - СПб: БХВ - Санкт-Петербург, 19с.
2. Кушнаренко : Учебник. - К.: Т-во Знания; КОО, 200с.
3. Ларин документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 19с.
4. Мазур обеспечение управления: Основные тенденции развития: Уч. пособие. - Ебг: УрГУ, 19с.
5. Додонова опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело.1997.№1.
6. Конькова средств связи и стенографии в России во второй половине 19 века и появление женского труда в государственном аппарате // Секретарское дело.1999.№2
7. Конькова канцелярских служащих в прореформенной России 19 века // Секретарское дело. 1997. №2
8. Кузнецов государственного аппарата в начале 1920-х годов (Отдел нормализации НК РКИ) // Делопроизводство. 2002. №2
9. Кузнецова «Документоведение и ДОУ» // Делопроизводство 2002 №1
10. , Подольская разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства // Делопроизводство. 2002. №2.
11. Райхцаум Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х голах XX века // Делопроизводство, 2001. № 1.
12. Райхцаум в стране выставка-музей Оргстроя и ИТУ НК РКИ СССР по рационализации управленческого труда //Секретарское дело. 2002. № 4.
13. Санкина -секретари Екатерины II // Секретарское дело. 1996 № 2(4).
14. Янковая по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) // Секретарское дело. 2002. № 1.
15. , Фионова . Кто они? Какими они должны быть? // Делопроизводство. 2003. №4.
Список нормативных документов, государственных стандартов.
1. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов. - М.:ВНИИДАД, 1991.
3. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. М.: Государственный комитет РФ по высшему образованию, 1995.
4. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: ВНИИДАД, 1991.
5. Закон об образовании Российской Федерации // Российская газета.- 19июня.
6. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд РФ, 1998.
7. Конституция Российской Федерации. Принятая всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. М., 1994.
8. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М.: Издательство стандартов, 1994.
9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ. - М.: Росархив, 2000.
10. Федеральный закон от 01.01.01 г. "Об информации, информатизации и защите информации" // Собрание законодательства РФ. -1995. - № 8. - Ст.609.
11. Федеральный закон от 01.01.01 г. «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» в ред. От 25 июня 2002 г.
Литература для подготовки к деловой игре.
1. Грачев должностных инструкций. М., 2003. – 832 с.
2. Татарников кадровика. М., 2004.
3. , Щур предприятия. Практическое пособие. М., 2003. – 912с.
Словарь основных терминов
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Выпускная квалификационная работа документоведа - законченная общая или локальная оргпроектная разработка информационно-документационного обеспечения управления на базе конкретной организации или теоретическая работа по проблемам документообразования, развития документа, систем документации или истории делопроизводства.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документация – комплект документов сгруппированных по какому-либо признаку.
Документирование - это процесс создания и оформления документа.
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р ); информация, записанная любым способом на любом материале, издания или полученная любым физическим или юридическим лицам, в любой организации для использования в своей деятельности.
Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т. д.).
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работ с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. п.).
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
