Федеральное агентство по образованию
ФГОУ СПО Комсомольский – на – Амуре
техникум информационных технологий и сервиса
Рег. №
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
Методические указания и контрольные задания
для студентов заочников образовательных учреждений
среднего профессионального образования
по специальности «Правоведение»
2008
Рассмотрено кафедрой Методические указания составлены
общепрофессиональных в соответствии с примерной программой
дисциплин утвержденной Управлением среднего
Зав. Кафедрой профессионального образования
_____ Минобразования России 30.09.2002 г.
_________________ 2008 г.
Составитель: ,
преподаватель Комсомольского-на-Амуре
техникума информационных технологий
и сервиса
Редактор:
Рецензенты:
Содержание
Введение. Требование к оформлению работы. Примерное содержание учебной дисциплины. Варианты контрольной работы. Рекомендуемая литература.Введение
Целью изучения учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» является изучение теоретических и практических вопросов документирования управленческой деятельности на современном этапе, изучение основных законодательных документов, регламентирующих эти вопросы, формирование навыков по составлению и оформлению управленческой документации.
Выполнение контрольной работы предполагает наличие у студентов содержательных знаний по предмету в пределах рабочей программы. Студент должен иметь представление о государственной системе ДОУ, знать систему ДОУ, уметь оформлять документацию в соответствии с требованиями ДОУ, иметь представление о компьютеризации делопроизводства, об обработке документации ПЭВМ.
Ответы на вопросы должны быть полные, обоснованные, научные, сопровождаемые выводами.
Каждая контрольная работа сопровождается практическим заданием: тем или иным документом, изготовление которого отвечает нормативным документам, не противоречит действующему законодательству, ГОСТУ Р
Изучение программного материала способствует формированию у студентов нового экономического мышления.
Требования к оформлению контрольной работы.
1. Объем контрольной работы должен составлять 20-24 страницы рукописного или компьютерного текста (формат А4, шрифт – 12, интервал – 1,5).
2. Работа предваряется планом, изложение каждого вопроса заключается списком литературы.
3. Практическая часть контрольной работы выполняется только на компьютере (формат А4)
4. теоретическая часть контрольной работы должна иллюстрироваться документами.
5. Контрольная работа должна быть сдана в учебную часть в соответствии с графиком до начала сессии.
6. Номер темы работы определяется последней цифрой индивидуального номера студента (определяется по групповому журналу).
Примерное содержание учебной дисциплины
Введение.
Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специальных циклов.
Понятие терминов «документ», «документоведение», «документационное обеспечение управления».
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Современное состояние документационного обеспечения управления.
Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления.
Вопросы для самопроверки.
-Что включает в себя понятие «Документационное обеспечение управления»?
-Какие виды документов существуют на предприятии?
-Какие нормативные документы регулируют документационное обеспечение управления?
Литература: 1,2,5,6,7,8.
Тема 1. Документационное управление деятельности.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Вопросы для самопроверки.
-Что из себя представляет Государственная система документационного обеспечения управления?
- Как вы понимаете процесс стандартизации документов?
- Как вы понимаете процесс унификации документов?
-Охарактеризуйте состав и область применения ГОСТа Р.6 30-2003 Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
Литература: 5,8,9,10.
Тема 2. Система ОРД.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требование к оформлению документов.
Классификация организационно-распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, справочно-информационные, служебные письма.
Организационные документы – устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка.
Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия (по основной деятельности и по личному составу). Распоряжения, указания. Постановления, решения, протоколы на основе коллегиальности. Инструкции.
Справочно-информационные документы: акт; докладная (служебная) записка; справка.
Служебные письма. Классификация корреспонденции; инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.
Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные письма. Письма – запросы и письма – ответы организаций
Вопросы для самопроверки:
-Какие вы знаете виды ОРД, укажите особенности их составления и оформления?
-Каков порядок оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указания, распоряжение)?
-Каков порядок оформления внутренних документов (справка, докладная записка, акт)?
-Какие виды корреспонденции на предприятии вы знаете?
-Какие требования предъявляют к составлению и оформлению служебных писем?
Литература: 5,8,9,10.
Тема 3. Договорно-правовая документация.
Понятие договора (контракта), соглашение, протокола. Типовая форма контракта. Основные разделы контракта
Примерная форма договора поставки.
Агентское соглашение.
Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Формы протоколов и разногласий.
Унифицированная форма соглашения об изменении и дополнении к договору. Унифицированная форма соглашения о замене договора (новация). Унифицированная форма о расторжении договора.
Доверенности: разовые, специальные, генеральные, Образцы доверенностей.
Вопросы для самопроверки:
-Охарактеризуйте договорно-правовую документацию
-Какие вы знаете виды договоров?
-Что такое агентское соглашение?
-как оформляются приложения к договорам и протоколы разногласий к ним?
-Какие вы знаете виды доверенностей?
Литература: 5,8,9,10.
Тема 4. Документы по внешнеэкономической деятельности:
Классификация документации по внешнеэкономической деятельности: коммерческие письма, контракты.
ГОСТы на документацию по внешнеэкономическую деятельность.
Бланки коммерческих писем. Реквизиты формуляра коммерческого письма. Особые требования к текстам коммерческих писем.
Классификация коммерческих писем. Запрос – ответ на запрос. Оферта (предложение) – ответ на оферту (акцепт).
Типовые формы коммерческих писем: образцы запросов и ответов о финансовом положении клиента, статусе фирмы; определение условий исполнения заказов и услуг; исполнения контрактов; о кредитных операциях; о выставлении счетов; об осуществлении платежей; об акцентировании предложений, отказов, аннулировании заказов; о расторжении контрактов.
Образцы текстов писем о перевозке и доставке грузов; страховании грузов.
Виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность. Типовой международный контракт
Составление и форма документа, протоколирующего совершение сделок, «запись беседы».
Требования международного арбитража к составлению и оформлению претензионно-исковых документов по внешнеэкономической деятельности.
Вопросы для самоконтроля:
-Перечислите виды документов внешнеэкономической деятельности
-Каковы требования к бланкам коммерческих писем?
-Каковы виды и формы коммерческих писем?
-Перечислите виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность.
Литература: 8,9,10.
Тема 5. Претензионно-исковая документация.
Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий к перевозчику. Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов.
Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.
Вопросы для самоконтроля:
-Перечислите виды документов, оформляющих порядок споров м/д юридическими лицами.
-Каковы требования к оформлению претензионных писем?
-Каковы требования к оформлению исковых заявлений?
Литература: 8,9,10.
Тема 6. Организация работы с документами.
Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Управление Делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должностной и численный состав служб. Организационные схемы документационного обеспечения управления. Инструкция по документационному обеспечению управления.
Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций. Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации: прием входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.
Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).
Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.
Законодательные акты и нормативно-методические документы. Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.
Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.
Вопросы для самоконтроля:
-Каковы структура, цели, задачи и службы документационного обеспечения управления?
-Какими нормативными документами регламентируется служба ДОУ?
-Каковы основные требования к работе с документами?
-Как правильно оформить дело?
-Как правильно составить акт об уничтожении документов?
Литература: 2,3,4,6,9.
Задания к контрольной работе.
Вариант №1.
Требования к оформлению даты и номера документа. Значение этих реквизитов. Общие правила оформления актов. Исковые заявления, требования к их оформлению. Порядок оформления и направления отзыва на исковые заявления. Составьте приказ об увольнении .Р. по собственному желанию, в связи с уходом на пенсию, в соответствии со статьей 77 Трудового кодекса РФ.Вариант 2.
В результате проведенной проверки было установлено, что руководство Центра директор и его заместитель сдавало в аренду служебные помещения Центра представителям коммерческих структур с нарушением правил аренды служебных помещений: нарушение правил составления договора аренды, несоблюдение арендной платы, прав сторон и других условий передаточного акта.
Акт составлен в 3-х экземплярах:
1-й директору Центра;
2-й - в Отдел по борьбе с экономическими преступлениями;
3-й – в Генпрокуратуру РФ.
Акт утвержден заместителем председателя Госкомимущества РФ 13 ноября 2004 года.
Вариант №3.
1. Способы заверения документов (утверждение, подписание, проставление печатей). Правила оформления данных реквизитов.
2. Понятие договора (контракта), соглашения, подряда. Типовая форма. Основные разделы.
3. Классификация коммерческих писем. Запрос – ответ на запрос. Оферта (предложение) – ответ на оферту (акцепт).
4. Напишите личную доверенность Настеновой С. М. на получение зарплаты за сентябрь текущего года в .
Вариант №4.
Характеристика и состав организационных документов, требования к их оформлению. Протоколы, их виды, состав, порядок оформления Правила оформления и выдачи копий документов. Составьте докладную записку, используя следующую информацию. Начальник отдела рекламы 2 июня 2004 года подготовил директору Унитарного предприятия «Зеленый бор» о дополнительном финансировании заказа №24 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги в 4 квартале2003 года и изменением сметы затрат. В докладной указывалось, что выполнение заказа будет осуществляться только при дополнительном выделении 15 тысяч рублей.Вариант №5.
Характеристика и состав информационно-справочных документов, требования к их оформлению. Виды бланков. Требования к составлению документов на бланках. Требования к оформлению реквизита «Текст». Составить приказ, используя следующую информацию.Инспекция Министерства по налогам и сборам по г. Подольску подготовила проект приказа об утверждении итогов аттестации во исполнении Указа президента РФ «Об утверждении положения о классных чинах государственных служащих» (констатирующая часть).
В приказе содержались такие поручения: о признании результатов проведенной накануне аттестации сотрудников инспекции согласно Положению о классных чинах и протоколу заседания комиссии, об утверждении итогов аттестации, заместителю руководителя инспекции было дано указание внести соответствующие изменения в штатное расписание до 10 августа 2003 года.
Контроль исполнения приказа был возложен на начальника отдела кадров .
Приказ был подписан 31 июля 2003 г. Руководителем инспекции МНС РФ советником налоговой службы 1 ранга .
На приказе имеются визы главного бухгалтера и председателя аттестационной комиссии .
Вариант №6.
Распорядительные документы, требование к их оформлению, их роль и значение в работе руководителя. Правила оформления реквизита «Адресат». Доверенность, ее виды, требования к составлению Напишите письмо-претензию , которое заключило договор с фирмой «Строитель» о поставке пиломатериалов в количестве 100 тысяч штук на сумму 200 тысяч рублей до 15 сентября 2002 года. Продукция поступила в адрес в количестве равном половине заказанного объема. В связи с недопоставкой продукции в возникли убытки, связанные с уменьшением объема производства. Убытки составили две с половиной тысячи рублей. требует уплатить неустойку в размере 5% стоимости недопоставки и сумме их убытков.Вариант №7.
Состав и область применения ГОСТа Р.6 30-2003 «УС. УСОРД. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению реквизита 21. Отметка о приложении. Требование к оформлению служебных писем. Составьте гарантийное письмо акционерному обществу «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке чертежей насосной станции. просит произвести эту работу непосредственно на рабочей площадке.Вариант №8.
Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами в организации Приказ – самый распространенный распорядительный документ. Докладная и служебная записка, порядок их составления. Напишите приказ генерального директора акционерного общества «Веха» о приеме вас нас работу страховым агентом.Вариант №9.
Деловая корреспонденция на предприятии. Требования к оформлению грифов, согласование и утверждение на документах. Требования к оформлению реквизита «Подпись» Составьте доверенность на получение вашей зарплаты.Вариант №10.
Основные требования к организации хранения документов в текущем делопроизводстве. Требования к оформлению реквизитов по составу удостоверения документов (подписи, печать). Значение этих реквизитов. Особенности составления договорно-правовой докуменации. Составьте письмо – извещение Новосибирского Кемеровскому о причинах задержки поставок машин и оборудования.Литература
1. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»,2007.
2. Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: ВНИИДАД, 2000.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив, 1995.
4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. 2007
5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов/ под ред. – М.: ЮНИТИДАНА, 2005.
7. Справочник по составлению и оформлению документов. М.: фирма «Юркомсервис» СП АСК, 2006
8. В. «Документационное делопроизводство», М., 2008г.
ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
(Специальность «Правоведение»
Информация и документ. Основные функции документа. Делопроизводство, требования к его организации. Классификация документов. Характеристика, состав и область применения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.» Состав нормативных документов, характеризующих организацию работы с документами на предприятии. Требования к составлению и оформлению управленческих документов. Виды бланков ОРД, их характеристика, состав реквизитов, варианты расположения реквизитов Общий бланк, состав реквизитов. Бланк конкретного вида документа, состав реквизитов. Бланк письма, состав реквизитов. Требования к оформлению реквизитов по составу удостоверения (подпись, печать), значение этих документов. Общие требования к тексту документа. Утверждение документов. Правила оформления Грифа утверждения (16 реквизит). Согласование документов. Правила оформления Грифа согласования (23 реквизит), и Визы согласования (24 реквизит). Требования к оформлению Даты (11 реквизит) и Регистрационного номера документа (12 реквизит). Требования к оформлению реквизитов: «Наименование организации», «Справочные данные об организации». Понятие служебного и рабочего поля документа. Порядок согласования, подписания и утверждения документов. Характеристика организационных документов, их роль в организации. Характеристика информационно-справочных документов, их роль в организации. Приказ, требования к его составлению. Общие правила оформления служебных писем. Виды служебных писем, требования к их составлению. Требования к составлению и оформлению гарантийного письма. Требования к составлению служебных писем и справок. Порядок составления и оформления актов. Доверенность, ее виды. Требования к составлению. Договоры, требования к составлению договора поставки. Требования к составлению претензий и ответов на них. Правила оформления выписки из приказа. Требования к составлению резюме. Должностная инструкция, требования к ее составлению. Организация хранения документов на предприятии. Правила подготовки дел к сдаче в архив на хранение. Регистрация документов. Ее задачи и цели. Основные документопотоки на предприятии, их характеристика. Требования к составлению номенклатуры дел предприятия. Понятие «документооборот», его принципы. Порядок формирования дел в делопроизводстве. Сроки хранения документов. Нормативные документы, регулирующие сроки хранения документов.