ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
специалиста архивного отдела администрации Кирсановского района
1. Общие положения.
Прием на должность специалиста отдела осуществляется на условиях трудового договора, заключенного с главой района.
Назначение на должность специалиста архивного отдела и освобождение от должности оформляется распоряжением администрации района.
Специалист по архивному делу в своей профессиональной деятельности подчиняется непосредственно начальнику архивного отдела администрации района, управляющему делами администрации района.
При исполнении служебных обязанностей руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом от 01.01.2001 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01 г. № 19, Законом Тамбовской области -3 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области -3 «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом Кирсановского района Тамбовской области, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями администрации района, Положением об архивном отделе администрации района, а также должностной инструкцией.
2. Функции.
Специалист архивного отдела администрации района организует свою работу в соответствии с утвержденным планом развития архивного дела района, административными регламентами:
- предоставление государственной услуги «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации»;
- предоставление муниципальной услуги «выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владения землей»;
- предоставление документов для исследователей в архиве;
выполняет функции :
обеспечение сохранности архивных документов по личному составу, поступающих в отдел документов;
использование архивных данных для социально-правовой защиты граждан.
3. Должностные обязанности.
Специалист архивного отдела администрации района обязан :
- осуществлять в соответствии с действующим законодательством прием документов по личному составу от ликвидированных, реорганизуемых, действующих предприятий - источников комплектования архива;
-вести личный прием граждан по социально-значимым вопросам;
- обеспечивать сохранность документов архива, систематически проводить проверки наличия дел;
- вести учет хранящихся в архиве документов согласно установленным формам;
-вести личный прием граждан по вопросам социально-правового характера, входящим в компетенцию отдела;
- исполнять запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера;
- создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в архиве,
- осуществлять организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования архива, в том числе:
- информировать органы местного самоуправления, иных заинтересованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов.
- исполнять запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве
- организовать работу пользователей архивных документов в архиве.
- популяризировать архивное дело и архивные документы: оформлять документные выставки, готовить материалы для средств массовой информации, проводить встречи с общественностью, использовать иные средства для достижения указанной цели.
- анализировать и готовить предложения по укреплению материально-технической базы архива района и ведомственных архивов;
-исполнять иные поручения начальника архивного отдела, управляющего делами администрации района.
4. Права
Специалист архивного отдела администрации района имеет право на:
- осуществление контроля за выполнением источниками комплектования архива установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их физической сохранности;
- запрашивание от действующих предприятий района сведения, необходимые для работы архива;
- привлечение в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов предприятий - источников комплектования архива, работников государственной архивной службы;
- внесение в администрацию района предложений, направленных на улучшение условий, способствующих совершенствованию архивной деятельности.
- переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации за счет средств муниципального бюджета;
- пенсионное обеспечение с учетом стажа муниципальной службы.
5. Ответственность
Специалист архивного отдела администрации района несет персональную ответственность за:
- обеспечение сохранности архивных документов, противопожарной безопасности архива;
- неисполнение и ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Инструкцией в порядке, установленном действующим законодательством;
- ненадлежащее выполнение мероприятий в части обеспечения антитеррористической безопасности.
6. Взаимоотношения
Для выполнения своих функций специалист архивного отдела администрации района взаимодействует:
-со специалистами и руководителями предприятий, учреждений всех форм собственности района;
-органами социального обеспечения населения;
-с органами местного самоуправления;
- со структурными подразделениями администрации района и районным Советом народных депутатов.
