Приложение № к приказу Управления Федерального казначейства по Самарской области
от « »___________________2007 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об административном отделе Управления Федерального казначейства по Самарской области
I. Общие положения
1.1. Административный отдел (далее - Отдел) Управления Федерального казначейства по Самарской области (далее - Управление) является структурным подразделением Управления и создан для осуществления функционирования единой системы организации делопроизводства, документального сопровождения, управления и контроля за исполнением поручений руководителя (заместителя руководителя) Управления, координации работы Управления и отделений УФК по Самарской области, материально-технического обеспечения, взаимодействия со средствами массовой информации, совершенствования организационной структуры Управления и его отделений.
1.2. Административный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами и отделениями Управления.
1.3. В своей деятельности административный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Бюджетным кодексом Российской Федерации, иными Федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, приказами Федерального казначейства, а также настоящим Положением.
1.4. На базе административного отдела создана группа по размещению информации на официальном сайте РФ и в официальном печатном издании (Далее - Группа).
II. Полномочия административного отдела
Административный отдел осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:
2.1. Организует работу приемных руководителя Управления и его заместителей;
2.2. Доводит до отделов и отделений Управления приказы и распоряжения Федерального казначейства РФ, федеральные законы, указы, организует их своевременное рассмотрение исполнителями и обеспечивает контроль за подготовкой необходимых предложений по ним для доклада руководителю Управления;
2.3. Обеспечивает приём, учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, доведение входящей корреспонденции до руководителя Управления, структурных подразделений, проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции и организует отправку ее адресату;
2.4. Осуществляет, в рамках своей компетенции, ведение делопроизводства, формирование и отправление, получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи;
2.5. Организует выполнение в установленные сроки поручений
руководителя Управления;
2.6. Осуществляет ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела;
2.7. Составляет номенклатуру дел и обеспечивает комплектование законченных делопроизводством документов Управления, их сохранность, учёт и использование, подготовку архивных документов Управления на государственное хранение в областной Архивный фонд;
2.8. Организует работу копировально-множительного бюро;
2.9. Обеспечивает подготовку и проведение совещаний, коллегий,
семинаров, конференций, селекторных совещаний;
2.10. Принимает участие в комплексных проверках отделений Управления по вопросам ведения несекретного и архивного делопроизводства;
2.11. Осуществляет мероприятия по сокращению документооборота путем рациональной организации форм и методов работы с документами, их унификации и стандартизации;
2.12. Организует и ведет работу с устными и письменными обращениями граждан, обобщает сведения об обращениях, о ходе и результатах их рассмотрения и информирует об этом руководителя Управления;
2.13. Обеспечивает соблюдение установленного порядка работы со
штампами и печатями Управления,
2.14. Запрашивает у отделений Управления материалы, необходимые для
осуществления работы, входящей в компетенцию отдела;
2.15. Взаимодействует со снабженческими организациями в соответствии с заявками, планами поставок и на основе хозяйственных договоров;
2.16. Обеспечивает отделы Управления и отделения мебелью, инвента-
рем, транспортными средствами, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет контроль за их сохранностью и проведением своевременного ремонта;
2.17. Согласовывает проектно-сметную документацию на капитальное
строительство и ремонт помещений Управления и его отделений, осуществляет
контроль за качеством и объемом выполняемых работ, обязательств по
договорам, предъявляет претензии за нарушение обязательств и условий по
договорам;
2.18. Обеспечивает техническое обслуживание и ввод в эксплуатацию техники (факсы, телефонные аппараты, холодильники и т. п.);
2.19. Организует проведение учёта движения и хранения материальных
ценностей на складе, осуществляет контроль за их рациональным
использованием, участвует в проведении инвентаризации материальных
ценностей;
2.20. Обеспечивает надежную и безопасную эксплуатацию энергосистем: отопления, освещения, телефонной связи, систем кондиционирования воздуха, создание условий для нормальной работы сотрудников Управления;
2.21. Организует работу гаража, осуществляет контроль за техническим состоянием автомобильного транспорта Управления и отделений;
2.22. Организует комплексное обслуживание и содержание зданий Управления в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной безопасности, методическое руководство по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности;
2.23. Обеспечивает, в пределах своей компетенции, защиту сведений, составляющих государственную тайну и иных сведений ограниченного распространения.
III. Полномочия Группы
3.1. Готовит извещения на запрос котировок, извещения о проведении открытого конкурса, конкурсную документацию.
3.2. Размещает извещения на запрос котировок, извещения о проведении открытого конкурса, конкурсную документацию и протоколы заседаний единой комиссии Управления на официальном сайте РФ и в официальном печатном издании.
3.3. Предоставляет конкурсную документацию заинтересованным лицам.
3.4. Регистрирует заявки на участие в конкурсе и котировочные заявки.
3.5. Готовит и осуществляет согласование государственных контрактов для заключения по итогам проведения торгов и запросов котировок, входящих в компетенцию отдела.
3.6. Подготавливает и передает сведения о заключенных от имени РФ государственных контрактах, входящих в компетенцию отдела, в отдел финансового обеспечения.
IV. Организация деятельности
4.1. Работу административного отдела организует начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Управления по представлению заместителя руководителя Управления
4.2.Структура и штатная численность работников административного отдела утверждаются руководителем Управления
4.3. Работу административного отдела координирует заместитель руководителя Управления.
4.4. Работа административного отдела ведется в соответствии с планами работы, утверждаемыми заместителем руководителя Управления
4.5. В состав административного отдела входят инженер по охране труда и технике безопасности, который в своей деятельности непосредственно подчиняются заместителю руководителя Управления в соответствии с Положением «По организации и проведению работ по охране труда и технике безопасности».
4.6. Начальник административного отдела:
4.6.1. Распределяет обязанности между заместителями начальника и работниками отдела;
4.6.2. Представляет руководителю Управления предложения по вопросам подбора и расстановки кадров в отделе, согласованные с заместителем руководителя Управления,
4.6.3. Вносит руководителю Управления предложения о поощрении сотрудников отдела, а также о применении к ним дисциплинарных взысканий, согласованные с заместителем руководителя Управления;
4.6.4. Разрабатывает положение об административном отделе Управления и должностные инструкции работников отдела, согласованные с заместителем руководителя Управления.
Начальник административного отдела
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель руководителя Управления
Начальник юридического отдела
