Должностная инструкция

Должностная инструкция - это правовой акт, который регламентирует права и обязанности работника, его организационно-правовое положение, обеспечивает условия для его эффективной работы и определяет меру его возможной ответственности.

Наличие должностных инструкций дает возможность равномерно распределять обязанности между сотрудниками, вести более глубокую специализацию и персональную ответственность.

Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников в течение рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте. Должностная инструкция разрабатывается на все должности, предусмотренные штатным расписанием учреждения.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

-  Общие положения

-  Должностные обязанности

-  Права

-  Ответственность

-  Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает:

-  наименование должности с обозначением структурного подразделения;

-  кому непосредственно подчиняется работник;

-  порядок назначения на должность и освобождения от должности;

-  перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В нем указывают:

-  участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечня курируемых объектов и т. п.);

-  виды работ, выполняемых работником (не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т. п.).

Обязанности разбиты на группы:

-  обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т. п.);

-  обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т. п.);

-  обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т. п.);

-  обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

-  право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

-  право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

-  право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

-  право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

-  право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

-  право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями опенки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяйся в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с иными подразделениями, лицами, организациями.

Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией при приеме на работу (с визой «с инструкцией ознакомлен», подпись, дата).

На основе должностной инструкции составляют трудовой договор с работником.

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Директор _________ФИО

«___»_________2007 года

Должностная инструкция

делопроизводителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется приказом директора учреждения.

1.2.  На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование или полное среднее общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3.  Делопроизводитель непосредственно подчиняется директору учреждения.

1.4.  В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

-  нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

-  уставом предприятия;

-  правилами внутреннего трудового распорядка;

-  приказами и распоряжениями руководителя учреждения, касающимися ее работы;

-  настоящей должностной инструкцией.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

1.5.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в учреждении.

1.5.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

1.5.3. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

1.5.4. Основные принципы устройства и правила эксплуатации обслуживаемого технического оборудования;

1.5.5. Основы организации труда.

1.5.6. Правила и нормы охраны труда.

2. должностные обязанности

Делопроизводитель:

2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее специалистам учреждения.

2.2. В соответствии с резолюцией директора учреждения предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3. Ведет журнал учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением.

2.4. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует ее.

2.5. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.6. Подготавливает и сдает в архив учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных.

2.7. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.8.Выполняет отдельные служебные поручения директора учреждения.

права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений директора учреждения, касающихся его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение директора учреждения предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщает директору учреждения

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности учреждения и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению директора учреждения от специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За соблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности.