ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АООТ «БИС»
09.11.04. № 7
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором.
1.2. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом акционерного общества;
Положением о функциональных службах акционерного общества; приказами (указаниями) руководства акционерного общества; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
Настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря назначаются лица со специальным профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 1 года.
1.6. Секретарь должен владеть вопросами:
организации работы с документами, составления документации;
применения организационной техники;
перевода служебной документации на английский язык;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты,
2. ФУНКЦИИ
На секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание документами акционерного общества.
2.2. Документирование деятельности руководства акционерного общества.
2.3. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.4. Выполнение машинописных, множительных работ.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета.
2.6. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
2.7. Ведение учета командировочных удостоверений.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь должен:
3.1. Осуществлять подготовку документов управления акционерного общества;
· оформлять приказы генерального директора;
· составлять и оформлять акты и справки;
· составлять и оформлять письма и факсы;
· оформлять контракты, договоры, должностные инструкции.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию входящих и исходящих документов. Доведение их до непосредственных исполнителей.
3.3. Контролировать исполнение отдельных указаний.
3.4. Обрабатывать и хранить документацию. Проводить классификацию документов, составлять номенклатуру дел.
3.5. Обеспечивать информационно-справочное обслуживание.
3.6. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности акционерного общества:
· оформление приказов по личному составу;
· оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
· оформление трудовых книжек;
· оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
· оформление командировочных документов;
· оформление листов нетрудоспособности;
· ведение табеля учета рабочего времени;
· выдача справок о трудовом стаже.
3.8. Осуществлять организацию и подготовку совещаний, переговоров, приемов. Вести регистрацию участников мероприятия, записи и протоколы с последующим представлением их генеральному директору.
3.9. Осуществлять оперативную связь с партнерами, клиентами и сторонними организациями (коммерческими и государственными) и отдельными физическими лицами по вопросам текущей деятельности акционерного общества в соответствии с поручениями генерального директора.
3.10. Вести прием посетителей.
3.11. Оформлять документы на компьютере.
3.12. Выполнять копировально-множительные работы.
3.13. Выполнять техническую работу, используя современные средства организационной техники.
3.14. Обеспечивать и поддерживать чистоту и порядок в приемной и кабинете генерального директора.
3.15. Следить за наличием необходимых канцелярских товаров для приемной и генерального директора, продуктов питания и напитков на представительские нужды. Своевременно предоставлять список необходимого начальнику административно-хозяйственного отдела.
3.16. Подавать чай, кофе или напитки генеральному директору и отдельным посетителям в соответствии с распоряжением генерального директора.
3.17. Проводить подготовительную работу по организации командировок:
составление списка необходимых личных и служебных документов и материалов;
бронирование проездных билетов и мест в гостинице;
оформление выездных документов (виз) и командировочных удостоверений;
согласование даты, сроков, программы пребывания с принимающей стороной.
3.18. Выполнять отдельные поручения генерального директора, связанные с деятельностью акционерного общества.
3.19. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4. ПРАВА
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.
4.2. По указанию генерального директора направлять документы на исполнение специалистам.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных правил.
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.
4.6. Требовать от руководства:
создания условий для выполнения служебных обязанностей в соответствии с нормами охраны труда;
обеспечения личной безопасности;
обеспечения сохранности документов;
соблюдения трудовых прав в соответствии с КЗОТ РФ.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность за:
5.1. Качественное выполнение своих функциональных обязанностей.
5.2. Сохранность документации акционерного общества.
5.3. Соблюдение коммерческой тайны.
5.4. Соблюдение этических норм поведения в коллективе и на рабочем месте.
Зам. генерального директора
подпись
Юрисконсульт
подпись
