ИНСТРУКЦИЯ
по ведению табельного учета рабочего времени
в подразделениях ВГУЭС
(с исправлениями и дополнениями)
I. Общие положения.
1. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях университета приказом ректора по представлению руководителей подразделений назначаются ответственные лица из числа сотрудников подразделений. В должностные обязанности данных сотрудников вводится функция - контроль фактического времени пребывания сотрудников на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.
Примечание: функция контроля полноценности использования рабочего времени является обязанностью руководителя и может быть частично делегирована только его заместителю.
2. Для исполнения обязанностей по ведению табеля уполномоченный сотрудник
· ведет учет штатного состава сотрудников;
· на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разряда, предоставлением отпусков и т. д.;
· осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях и причинах, их вызвавших;
· контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право отсутствия на работе: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других;
· готовит представление на издание приказа о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
3. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность специалиста Управления персоналом.
4. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке систематически проходят обучение по специально разработанным программам. Обучение организуют специалисты Управления персоналом университета.
II. Правила ведения табеля
1. К ведению табеля предъявляются две группы требований - по оформлению и содержанию. В соответствии с принятыми в университете правилами, табель оформляется в электронном виде и бумажном варианте.
2. Формат электронного документа Excel: шрифт Times New Roman, размер 10, нормальный. Заголовок содержит код и название подразделения (шрифт жирный); месяц печатается заглавными буквами, год указывается полностью. Параметры страницы: альбомный формат, верхнее поле 1, нижнее 1, левое -2, правое - 1.
3. Форма табеля передается всем ответственным за его ведение сотрудникам специалистами Управления персоналом, а также доступна на сайте ВГУЭС. На каждый месяц специалисты Управления персоналом формируют образец графика с учетом выходных и праздничных дней и публикуют его на сайте.
4. Табель содержит подпись ответственного за его ведение и визы непосредственного руководителя в правом верхнем углу, визы вышестоящего руководителя в левом верхнем углу. Подпись ответственного под табелем, а также визы содержат расшифровку с указанием ФИО, должности, даты исполнения, E-mail и телефона.
5. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
5.1. Сотрудники вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного
расписания подразделения.
5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Приведем примеры:
· местом работы охранника является Восточная гимназия. Табель на него подается Службой безопасности по представлению директора гимназии, и запись удостоверяется подписью директора;
· фактическим местом работы уборщицы является кафедра, но сотрудник состоит в штате Службы хозяйственного обеспечения. Табель подается Службой ХО по согласованию с кафедрой (подпись ответственного лица).
5.3. В случае, если производится перевод сотрудника в другое подразделение в течение месяца (позднее 1-го числа), на него должен быть оформлен отдельный табель за проработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день в данном подразделении, а с даты перевода проставляется Х. В итоговый табель месяца данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. Предшествующие дни заполняются Х.
5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель одновременно с заявлением на увольнение. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день, а после дня увольнения проставляется Х. В итоговый табель месяца данный сотрудник не включается.
6. В табель не вносятся сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет.
7. Список составляется строго в алфавитном порядке.
8. Порядковая нумерация ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель. Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.
9. Обязательно заполняется графа "табельный номер сотрудника".
10. Фамилия, имя, отчество записываются полностью, при этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, новая фамилия вносится в табель только после выхода соответствующего приказа по личному составу университета.
11. В графе "должность" указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0.5, 0.25 и т. д.).
12. Для обозначения дней месяца выделяется одна верхняя строка, выходные и праздничные дни для вариантов 8 часового графика - суббота и воскресенье, для вариантов 6 часового графика - только воскресенье, тонируются серым цветом (без использования каких либо обозначений), для вариантов сменного графика - выходные не отмечаются.
13. Рабочие часы проставляются в строгом соответствии с графиком работы (например, 8, 4, 2, 24, 12, 6, 3, 1.5 и т. д.).
14. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные.
15. Принимаются следующие обозначения отклонений от графика работы:
· заглавная буква Б - для обозначения дней отсутствия на работе, подтвержденных предъявленным и надлежащим образом оформленным листком о временной нетрудоспособности;
· заглавная буква О - для обозначения дней ежегодного оплачиваемого отпуска;
· буквы Оа - для обозначения дней административного отпуска без сохранения
заработной платы;
· буквы Нс - для обозначения дней невыхода, подтвержденных справкой медицинского учреждения;
· заглавная буква П - для обозначения дней прогула, подтвержденных объяснительной запиской сотрудника или актом, составленным комиссией,
· заглавная буква Н - для обозначения дней отсутствия на работе до выяснения причин или для случаев неоформленных кадровых документов. В этих случаях к табелю прилагается пояснительная записка. После оформления соответствующих кадровых документов на сотрудника подается дополнительный табель (с пометкой - "за месяц … ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ"). В дополнительном табеле отработанные и представленные к расчету в основном табеле дни обозначаются заглавной буквой Х, остальные - в соответствии с оформленными документами (число часов по графику работы или Б, О, Оа, Нс, П);
· заглавная буква Х - для обозначения дней до вступления в должность или после увольнения.
16. В случае, если в течение учетного месяца у сотрудника менялись параметры ставки: должность, разряд, количество ставок и об этом к моменту заполнения табеля издан приказ, рабочие дни заполняются по датам в соответствии с приказом отдельными строками табеля. Строки располагаются рядом, в хронологическом порядке следования. Нумеруется в общем порядке только первая строка, а вторая приводится без номера.
17. В итоговых графах проставляется:
· общее количество отработанных дней и часов,
· общее количество дней по листку нетрудоспособности,
· общее количество дней ежегодного отпуска,
· количество часов работы в выходной или праздничный день,
· количество неотработанных / неоплачиваемых дней по одной из причин: Н, Оа, П, Нс.
18. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
19. Оформленный табель (с отпечатанной пояснительной запиской) сдается сотрудником, ответственным за его ведение, лично, специалисту Управления персоналом, в установленные для данного подразделения день и время, о чем делается запись в соответствующем журнале. График сдачи табелей разрабатывается в УП, информация о дне и времени сдачи табеля доступна на сайте.
20. В случае наличия замечаний или ошибок, табель возвращается на переоформление с соответствующей записью в журнале. В этом случае устанавливается дополнительный срок сдачи.
