ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Наименование должности: Заведующий лабораторией
Подотчетность: Региональному координатору (административно)
Специалисту по логистике и специалисту по технологическим
вопросам(функционально).
Осуществляет руководство: операторами - печатниками, проявщиками, комплектовщиками.
1. Технологический процесс минилаборатории
1.1. Отвечает за поддержание помещения и оборудования лаборатории в чистом и исправном (рабочем) состоянии. В случае поломки или выхода из строя одного из узлов немедленно связывается в сервисным отделом. Контролирует выполнение профилактической мойки оборудования. Отвечает за наличие на складе СЦ необходимого количества аксессуаров к минилаборатории. Включает в заявку на поставку необходимое количество запчастей.
1.2. Отвечает за технологический процесс в лаборатории. Разрабатывает производственный цикл, оптимальный для бесперебойной работы СЦ. Составляет график работы операторов и несет ответственность за его соблюдение. Регулирует замены операторов.
1.3. Следит за соблюдением техники безопасности в лаборатории. Организует соответствующий инструктаж, обучение персонала.
1.4. Отвечает за утилизацию отходов производства.
1.5. Контролирует производство: ведет технологический отчет по расходным материалам, по расчету себестоимости бумаги и химии и расчету выплат для всех сотрудников, работающих по сдельному тарифу в Программе Retail, сверяет фактическое и учетное количество сделанной работы.
1.6. Ежемесячно закрывает операторские листы и передает их на хранение бухгалтеру. Исправления в операторских листах должны быть подписаны. После закрытия месяца исправления в операторских листах не допускаются.
1.7. Контролирует качество напечатанных фотографий и проявленных пленок (ежедневная отправка пленочных и еженедельная отправка бумажных контрольных стрипов специалисту по технологическим вопросам в Центральный офис).
1.8. Контролирует качество работы оператора, несет ответственность за процент брака: технологический – не более 2%, операторский – не более 2%.
1.9. Ведет работу с претензиями клиентов по качеству выполненных заказов, отвечает на жалобы клиентов, ведет журнал рекламаций.
1.10. Следит за списанием бракованных отпечатков (составление акта на списание и утилизация).
2. Склад
Несет ответственность за сохранность товаров и расходных материалов на складе. Ключ от склада хранится только у завлаба, передается региональному координатору или бухгалтеру на период отсутствия завлаба. Завлаб следит за тем, чтобы склад был опечатан на ночь.
2.1. Прием товара и расходных материалов:
2.1.1. Обеспечивает своевременность поступления заявок на поставку товаров и расходных материалов в Центральный офис и их соответствие реальным потребностям бизнеса с учетом оптовых продаж. Не допускает затоваренности склада, равно как и отсутствия товара на складе – следит за уровнем товарооборота, утвержденного Руководителем Программы.
2.1.2. При поступлении товара на склад СЦ извне (из Москвы, из другого региона, возврат товаров из РУПСов) пересчитывает товар внутритарно в соответствии с накладной или актом приема-передачи, выявляет недостачи или брак, составляет в случае выявления недостачи или порчи товара Коммерческий Акт и пересылает его в Москву специалисту по логистике. При возврате товара из РУПС особенно тщательно осматривает его на предмет выявления повреждений. В случае обнаружения последних (царапины, трещины на корпусе фотоаппаратов, разбитые рамки, мятые альбомы) – товар из РУПС не принимается, возвращается в РУПС с объяснительным письмом.
2.1.3. При поступлении товара из Москвы после его пересчета отсылает в Москву сообщение электронной почтой «Все получено» специалисту по логистике с копией руководителю отдела Экспорта-Импорта и копии накладных специалисту отдела по обслуживанию клиентов.
2.2. Хранение:
2.2.1. Отвечает за хранение товаров и расходных материалов в соответствии с указанными условиями хранения. Следит за состоянием товара, отслеживает появление брака, маркирует бракованный товар, откладывает его в сторону, оформляет соответствующие документы, передает их в Москву.
2.2.2. Отслеживает батарейки и пленки (в том числе и в фотоаппаратах) с истекающим – менее 6 месяцев - сроком годности на складе СЦ, о чем информирует регионального координатора и специалиста по логистике.
2.2.3. Своевременно информирует оператора ПК о подходящих на складе к концу каталожных номерах, с тем чтобы оператор ПК перешел на новый кат. номер и не возникали минусовые балансы.
2.3. Отпуск со склада:
2.3.1. Соблюдает выполнение принципа «Первый пришел – первый ушел» при отпуске со склада товара и расходных материалов. В случае сомнений первым уходит товар с наиболее ранним сроком годности.
2.3.2. Весь отпуск товара и расходных материалов со склада производит только на основании распечаток MMS.
2.3.3. Ежедневно отпускает расходные материалы в соответствии с Заявкой на выдачу расходных материалов со склада. Передает заявку оператору ПК для соответствующей проводки в ММS и сам проводит передачу расходных материалов в Retail. В заявке указывается полное количество, которое было отпущено со склада. Контролирует, чтобы проводки были сделаны оператором по мере поступления, а не по мере накопления. После проведения в MMS подшивает Заявку в папку «Заявки на выдачу расходных материалов со склада».
2.3.4. Отпускает товар и расходные материалы оптовому клиенту на основании счета-фактуры и доверенности, предоставляемой оптовым клиентом, и делает соответствующую проводку в Retail и MMS.
2.3.5. Отпускает товар и расходные материалы в долг другому региону на основании распечатки из MMS, которая пересылается в Москву специалисту по логистике. Делает соответствующую проводку в Retail.
2.3.6. Отпускает товар на ответхранение в РУПС на основании Акта приема-передачи, распечатанного из MMS, и доверенности в случае самовывоза товара представителем РУПС.
2.3.7. Отпускает товар на представительские цели на основании распечатки MMS с указанием, для каких целей был израсходован товар.
2.3.8. Отпускает товар на мат. поощрение почтовиков на основании Заявок, присылаемых почтовиками, и распоряжения регионального координатора.
2.4. Инвентаризация:
1. Ежемесячно после закрытия месяца проводит пересчет товаров и расходных материалов на складе СЦ. Заполняет Пересчетный лист, подписывает его и отсылает по факсу в Москву специалисту по логистике. Данные пересчетного листа сравниваются с распечаткой MMS и данными Retail. Расхождения расследуются. Данные пересчета предоставляет бухгалтеру для заполнения Инвентарной ведомости. Пересчетный лист подшивает в папку «Инвентаризация».
2. Снимает остатки расходных материалов в лаборатории и делает сверку с отчётом из Retail («Незавершённое производство»). При обнаружении расхождений извещает в письменном виде специалиста по технологическим процессам.
Несет ответственность за своевременное предоставление необходимой информации и документации:
Специалисту по логистике:
1. Акты на списание бракованной продукции – после физического уничтожения брака.
2. Коммерческий акт на недополучение/повреждение товаров из Москвы – в течение трех дней с момента получения товара.
3. Акты приема-передачи товаров в другие регионы, включая возврат в Москву, с соответствующими распечатками MMS –по мере осуществления приема-передачи.
4. Акт на списание расходных материалов – в конце месяца.
5. По электронной почте высылает подтверждение получения товара на имя начальника Отдела экспорта-импорта и Специалиста по логистике.
Специалисту по технологическому процессу:
Данные по работе лаборатории – файл “Dan” (каждый понедельник).
Акты на физическое уничтожения брака (бумага и химия)
Замещает регионального координатора или бухгалтера СЦ на время их отсутствия с выполнением всех их обязанностей.
На время своего отсутствия передает свои обязанности региональному координатору.
При запланированном отсутствии заведующего лабораторией, совместно с региональным координатором пересчитывают товар на складе непосредственно перед уходом из СЦ. Подписывают пересчётный лист и акт сверки с 001-ым счётом MMS. При обнаружении расхождений они должны быть объяснены
При возвращении заведующего лабораторией передача склада осуществляется точно таким же образом.
Заведующий лабораторией
____________________ СЦ /_______________/
Специалист по
Специалист по технологическому процессу Людмила Савельева
Начальник Управления
“Кодак Фотоуслуги Почтой” Алексей Мигулин
