Должностная инструкция заведующего канцелярией

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Закрытое акционерное общество

«Электрон»

()

УТВЕРЖДАЮ

 

Генеральный директор

 

Озеров

30.08.2009

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

 

29.08.2009 № 7-01

Москва

заведующего канцелярией

1. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно генеральному директору, принимается на работу и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, получившее высшее профессиональное образование без предъявлений к стажу работы или имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется действующим законодательством РФ, закрытых акционерных обществ" href="/text/category/ustavi_zakritih_aktcionernih_obshestv/" rel="bookmark">уставом ЗАО “Электрон”, распорядительными документами генерального директора, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о канцелярии, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Заведующий канцелярией должен знать:

• действующие законодательные, правовые акты, нормативно-методические документы, регламентирующие правила делопроизводства;

• государственные стандарты по оформлению организационно - распорядительных документов;

• структуру и руководящий состав предприятия;

• организацию делопроизводства;

• правила и методы оформления и обработки документов;

• архивное дело;

• основы организации труда и управления;

• правила эксплуатации множительной и вычислительной техники;

• правила и нормы охраны труда.

1.5. Заведующий канцелярией должен уметь:

• готовить проекты организационно - распорядительных документов;

• вести делопроизводство с использованием компьютерных программ MS Word, MS Excel.

1.6. В случае отсутствия заведующего канцелярией в связи с отпуском, болезнью, увольнением, его обязанности возлагаются на одного из сотрудников канцелярии, в соответствии с приказом генерального директора.

2. Функции

Основной функцией заведующего канцелярией является организация работы канцелярии ЗАО “Электрон”, в соответствии с которой заведующий канцелярией осуществляет следующие направления деятельности:

2.1. Организует ведение делопроизводства в структурных подразделениях ЗАО “Электрон”.

2.2. Осуществляет руководство штатным составом канцелярии.

3. Должностные обязанности

3.1. Разрабатывает положение о канцелярии, должностные инструкции сотрудников канцелярии, инструкцию по делопроизводству ЗАО “Электрон”, сводную номенклатуру дел и другие нормативные документы, относящиеся к компетенции канцелярии.

3.2. Планирует работу канцелярии и предоставляет проекты планов на утверждение руководству.

3.3. Осуществляет предварительное рассмотрение входящих документов.

3.4. Обеспечивает организацию своевременного рассмотрения и качество оформления проектов организационно-распорядительных документов, представляемых на подпись руководству.

3.5. Визирует документы в пределах своей компетенции.

3.6. Организует регистрацию, учетно-справочную работу, текущее хранение документов, формирование дел.

3.7. Обеспечивает организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства.

3.8. Информирует руководство об исполнительской дисциплине сотрудников ЗАО “Электрон”.

3.9. Организует работу архива ЗАО “Электрон”.

3.10. Распределяет работу между сотрудниками канцелярии, координирует их деятельность.

3.11. Контролирует выполнение сотрудниками канцелярии закрепленных за ними обязанностей.

3.12. Участвует в работе по подбору и расстановке сотрудников канцелярии, повышению их квалификации.

3.13. Вносит на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников канцелярии, поощрении и наложении на них взысканий.

3.14. Контролирует использование материальных ресурсов, находящихся в ведении канцелярии.

3.15. Принимает меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми нормативными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.16. Обеспечивает организацию рабочих мест и условия труда сотрудников канцелярии.

3.17. Обеспечивает хранение и использование печати ЗАО “Электрон”.

4. Права

Заведующий канцелярией имеет право:

4.1. Контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях ЗАО “Электрон”.

4.2. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях.

4.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случаях нарушения установленных правил.

4.4. Докладывать руководству о состоянии работы с документами, о нарушении порядка ведения делопроизводства работниками ЗАО “Электрон”.

4.5. Вносить руководству предложения по улучшению деятельности канцелярии.

4.6. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов в работе с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.7. Разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства и организовывать их внедрение.

5. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность за:

5.1. Утрату или порчу документов.

5.2. Несоблюдение установленного режима секретности и конфиденциальности в работе с документами.

5.3. Обеспечение установленного порядка работы с документами организации.

5.4. Своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников канцелярии.

6. Взаимоотношения (связи по должности)

6.1. Со структурными подразделениями ЗАО “Электрон” – по вопросам документационного обеспечения управления.

6.2. С административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников канцелярии.

6.3. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.4. С отделом автоматизированной системы управления – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий.

7. Оценка работы

Деятельность заведующего канцелярией оценивается:

7.1. Уровнем исполнения функций и должностных обязанностей.

7.2. Уровнем профессиональной подготовки.

7.3. Степенью инициативности и творческого подхода к выполнению возложенных функций и должностных обязанностей.

Заместитель генерального директора Ломов

С должностной инструкцией ознакомлена Леонова

31.08.2009