ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 № 00
старшего менеджера по продажам
(начальник отделов продаж) ____________________________________
____________________________________
______________ ____________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
1. Цели
1.1.Старший менеджер по продажам организует современную систему принятия и сопровождения заказов, поиска клиентов и продаж с целью обеспечить финансовую стабильность фирмы.
1.2.Основная цель работы старшего менеджера – организовывать, координировать и контролировать все отделы продаж.
1.3.Направлять их работу на выполнение миссии фирмы: работать для людей, у которых есть стремление жить в ногу со временем; которые умеют ценить комфорт, уют и тепло. Предлагать каждому клиенту современный уровень сервиса. Делать все для того, чтобы у человека, строящего свой дом, возникало желание доверить репутации фирмы, заказать именно в фирме окна, двери и шкафы для своего дома и офиса.
2. Требования к работнику
2.1.Старший менеджер по продажам относится к категории управляющих.
2.2.На должность старшего менеджера назначается лицо, имеющее среднетехническое или высшее техническое образование (желательно строительное или экономическое), опыт работы по организации и управлению продажами не менее 3 лет.
2.3.Старший менеджер должен пройти специализацию или обучиться в специализированных центрах обучения, чтобы свободно ориентироваться в особенностях оконного производства из ПВХ и алюминиевых профилей, знать общую часть оконно-фасадной индустрии.
2.4.Старший менеджер продаж должен знать:
- миссию, фирменные стандарты и бизнес-план фирмы;
- организационную структуру фирмы, Положение об административной системе;
- систему маркетинга в фирме; способы исследования потребителей и конкурентного рынка;
- ПК в объеме продвинутого пользователя: Microsoft Word, Excel, уметь работать с файловой системой (копировать с/на дискету, создавать директории, перемещать, копировать, удалять файлы и т. п.), уметь настраивать собственную рабочую среду;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов изготовления и продаж оконных конструкций, дверей, шкафов-купе и жалюзи;
- технологии продаж и применять их на практике;
- порядок оформления и правильность ведения документации на оформление заказов;
- цены, ассортимент предлагаемых изделий, отличие комплектации, цвета покраски, систему скидок и преимущества заказов в фирме;
- назначение устройств, входящих в комплектацию конструкций;
- условия дополнительных услуг, предоставляемых фирмой клиентам;
- расценки и сроки исполнения и установки заказанных изделий;
- номенклатуру имеющихся на складе комплектующих и находящиеся в пути комплектующие.
2.5.Старший менеджер должен быть коммуникабельным, стремиться к повышению своего профессионального уровня, уметь управлять людьми, принимать решения и брать на себя ответственность.
2.6.Директор фирмы заключает трудовой контракт со старшим менеджером на срок не менее 1 (одного) года. При заключении трудового контракта директор вправе устанавливать дополнительные требования к кандидатуре на должность менеджера офиса продаж.
3. Место в организационной структуре
3.1.Назначение на должность старшего менеджера и освобождение от неё производится приказом директора фирмы по представлению заместителя по коммерческим вопросам.
3.2.Старший менеджер подчиняется по всем вопросам оперативного управления заместителю по коммерческим вопросам, обращается непосредственно к нему по всем вопросам.
3.3.На время отсутствия старшего менеджера (болезнь, отпуск и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
3.4.Старший менеджер является материально ответственным лицом, подписывает с директором соответствующий договор.
3.5.Эффективность его работы оценивается по следующим показателям:
- выполнение своей должностной инструкции по всем, без исключения, позициям;
- успешная, с хорошими финансовыми результатами работа всех отделов продаж;
- выполнение бизнес-плана фирмы по продажам;
- своевременное предоставление достоверной информации о процессах продаж, о запросах и претензиях покупателей заместителю по коммерческим вопросам и по необходимости директору фирмы;
- способность к восприятию новых знаний и применение новых методов эффективного обслуживания покупателей;
- высокий уровень служебной дисциплины;
- доброжелательная, творческая атмосфера среди его подчиненных; отсутствие недовольства и конфликтов.
3.6.Старший менеджер является управляющим, в прямом подчинении у него находятся:
- начальники отделов продаж;
- инженер-консультант;
- менеджеры отделов продаж;
- технические консультанты.
3.7.Как управляющий выполняет следующие функции:
- возглавляет работу отделов продаж, направляет их деятельность на выполнение миссии и бизнес-плана; организует выполнение бизнес-плана фирмы в своих отделах;
- разрабатывает бизнес-план на год для своих отделов;
- принимает в пределах своих функциональных обязанностей решения по своим отделам;
- преобразует распоряжения заместителя директора в конкретные поручения для своих подчиненных и обеспечивает выполнение этих распоряжений;
- формулирует проблемы, возникающие в его отделах; проводит с подчиненными обсуждение этих проблем; предлагает заместителю директора по коммерческим вопросам планы решения проблем в письменном виде;
- организует в своем отделе накопление и анализ информации о работе отделов, маркетинговой и финансовой информации; организует подготовку информации по своему отделу для принятия решений заместителю директора по коммерческим вопросам;
- организует разработку и изменение организационных документов для своего отдела: положения, должностные инструкции, памятки и технологические карты; внедряет в работу эти документы после утверждения их заместителем директора по коммерческим вопросам;
- следит за исполнением трудовой дисциплины, предотвращает нарушения;
- координирует деятельность своих подчиненных, распределяя между ними ежедневные и долгосрочные обязанности;
- обеспечивает выполнение требований к ритмичности и качеству работы;
- является наставником по отношению к своим подчиненным, обучает и вводит в коллектив вновь принятых на работу;
- несет полную материальную ответственность за правильное и эффективное использование в своих отделах оборудования, площадей, программного обеспечения, информации и персонала.
4. Должностные обязанности
Старший менеджер по продажам:
4.1.Старший менеджер по продажам организует работу всех отделов продаж. Обеспечивает работу современной системы принятия и сопровождения заказов, поиска клиентов и продаж с целью обеспечить финансовую стабильность фирмы.
4.2.Организует участие сотрудников отделов продаж в формировании маркетинговой системы в области продаж; в разработке миссии, бизнес-плана.
4.3.Организует изучение мнений клиентов об уровне цен, видах предлагаемой продукции и предоставляемых услугах. Ведет общую базу данных о клиентах, организует ее ежедневное заполнение (менеджеры по продажам заносят в базу данных сведения о каждой сделке в тот день, когда заказ был оформлен).
4.4.Разрабатывает предложения и рекомендации по изменению ассортимента предлагаемых услуг и товаров, форм работы с клиентами, форм договоров, уровня цен и по другим подобным вопросам.
4.5.Выполняет поручения заместителя директора по коммерческим вопросам по продвижению услуг фирмы крупным корпоративным заказчикам:
- собирает информацию о потенциальных заказчиках: строительных организациях, крупных подрядчиках по строительству и капитальному ремонту, гостиницах, домах отдыха, ресторанах, учреждениях и организациях, планирующих ремонт и реконструкцию;
- рассылает в адрес потенциальных клиентов каталоги и прайс-листы; организует обзвоны потенциальных покупателей и личные встречи;
- разрабатывает и применяет по согласованию с заместителем по коммерческим вопросам особые предложения по ценам и условиям для крупных заказчиков.
4.6.Участвует в организации, разработке и проведении рекламных мероприятий в средствах массовой информации:
- контролирует своевременное предоставление полной информации о рекламной политике фирмы во все отделы продаж;
- своевременное ознакомление отделов продаж со всеми новыми видами рекламной продукции, сроками выхода рекламы в СМИ;
- организует выполнение методические рекомендаций (которые дают специалисты по маркетингу и зам. по коммерческим вопросам) по способам общения с потребителями в связи с новыми рекламными предложениями, доводит эти рекомендации до персонала и контролирует их выполнение.
4.7.Организует, координирует и контролирует работу инженера - консультанта и техников-консультантов:
- устанавливает графики проведения замеров и технических консультаций в соответствии с поступившими заказами;
- контролирует качество их работы, обучает их правилам общения с клиентами и требует от них выполнения этих правил;
4.8.Обеспечивает своевременную оплату принятых заказов во всех отделах продаж, предупреждает клиентов о необходимости внести оплату заранее и контролирует выполнение назначенных сроков по всем заказам.
4.9.Участвует в рассмотрении поступающих претензий клиентов и подготовке отчётов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договора. Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от клиентов рекламациях и претензиях.
4.10.Сообщает заместителю директора по коммерческим вопросам обо всех выявленных недостатках в работе отделов продаж, других отделов фирмы, обеспечивающих выполнение заказов. Предлагает способы и сроки преодоления этих недостатков.
4.11.Устанавливает служебные обязанности для подчинённых, обеспечивает их исполнение. Составляет должностные инструкции для своих подчиненных, по необходимости вносит в них изменения, и утверждает эти изменения в соответствии с установленной процедурой.
4.12.Встречает покупателей в Центральном офисе продаж, помогает сориентироваться в предлагаемом ассортименте и услугах. Проводит для каждого потенциального покупателя краткое рекламное представление предлагаемых товаров и услуг, предоставляя информацию о технических характеристиках и их потребительских свойствах. При необходимости дать дополнительную информацию, привлекает к разговору технического консультанта.
4.13.Провожает покупателей к демонстрационным стендам, знакомит их с предлагаемыми
вариантами конструкций и изделий. Сообщает о сроках, ценах и условиях выполнения заказов.
4.14.Помогает покупателю принять решение о покупке. Объясняет преимущества размещения заказа в фирме, предоставляя покупателю информацию обо всех предлагаемых скидках, условиях и возможностях гарантийного обслуживания.
4.15.Сообщает каждому потенциальному покупателю о возможностях комплекса услуг фирмы и приглашает воспользоваться услугами вторично на выгодных условиях.
4.16.Сопровождает беседу с покупателем демонстрацией каталогов, прайс-листов и всеми имеющимися в распоряжении менеджера рекламными материалами.
4.17.Во всех ситуациях действует технологично, применяя современные техники продаж и привлечения покупателей.
4.18.Оформляет покупателям, принявшим решение о размещении заказа, все необходимые документы. Принимает, в соответствии с установленным порядком, оплату за заказ.
4.19.Прощается с покупателем, оплатившим размещенный заказ, передает ему все необходимые документы. Знакомит с порядком и сроками изготовления и установки заказанных изделий.
4.20.Поддерживает отношения с заказчиком в период изготовления заказанных конструкций. Созванивается с ним в определенные договором сроки и сообщает ему о выполнении заказа.
4.21.После установки изготовленных конструкций созванивается с клиентом еще раз, благодарит его за размещение заказа. Выясняет его мнение о качестве работы фирмы, спрашивая, что понравилось заказчику в работе фирмы, а что он посоветовал бы изменить. Приглашает клиента воспользоваться на выгодных условиях и другими видами услуг фирмы.
4.22.Вносит полученные от клиента сведения в базу данных и сообщает об имеющихся претензиях заместителю директора по коммерческим вопросам.
4.23.Отвечает на телефонные звонки в Центральном офисе, даёт полную исчерпывающую информацию потребителям об уровне цен, видах предлагаемых товаров и услуг.
4.24.Обеспечивает соблюдение коммерческой тайны относительно клиентов, методов работы, технических решений, проблем, технологий, внутренних документов и пр.
4.25.Составляет необходимые отчеты.
4.26.Руководит работой стажеров, и обучает их в процессе работы.
4.27.Соблюдает деловую этику и культуру общения с клиентами.
5. Права
Старший менеджер по продажам имеет право:
5.1.Знакомиться с проектами решений директора и заместителя по коммерческим вопросам, касающимися его деятельности.
5.2.Запрашивать лично или по поручению заместителя по коммерческим вопросам от руководителей отделов фирмы и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5.3.Вносить на рассмотрение заместителю по коммерческим вопросам предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
5.4.Старший менеджер готовит проекты приказов о наложении взысканий на работников, допустивших нарушения трудовой дисциплины. Проводит служебное расследование случаев нарушения трудовой и технологической дисциплины, выполнения заказов клиента, случаев перерасхода материалов и комплектующих.
6. Ответственность
Старший менеджер по продажам несёт ответственность за:
6.1.Нарушение сроков представления первичных документов для формирования бухгалтерской отчетности.
6.2.Представление недостоверной информации о состоянии выполнения заказов и отчетных данных.
6.3.Невыполнение приказов, распоряжений и поручений заместителя по коммерческим вопросам.
6.4.Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6.5.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.6.Причинение материального ущерба - в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
7. Условия работы
график работы:
выходные дни:
предоставляемое для работы оборудование: компьютер, телефон.
С инструкцией ознакомлен: ______________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000
