Утверждено
Постановлением
Главы МО «Икрянинский район»
от ______________№_________
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ
Администрации МО «Икрянинский район»
1. Общие положения
1.1. Общий отдел Администрации МО «Икрянинский район» (далее - отдел) является самостоятельным (без образования юридического лица), структурным подразделением Администрации МО «Икрянинский район» (далее – Администрация района).
1.2. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации МО «Икрянинский район», органами исполнительной власти Астраханской области, руководителями территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций Астраханской области.
1.3. Правовую основу отдела составляют Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Устав МО «Икрянинский район», законы Астраханской области, постановления и распоряжения Главы МО «Икрянинский район», а также настоящее Положение.
1.4. Структуру и численность работников отдела утверждает Глава МО «Икрянинский район».
1.5. Заведующий и специалисты отдела являются муниципальными служащими.
2. Задачи отдела
2.1. Основными задачами отдела являются:
- организация системы документального обеспечения деятельности Администрации муниципального образования «Икрянинский район» в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 и методическими рекомендациями по оформлению служебных документов;
- организация и сопровождение документального обеспечения деятельности Администрации района;
- обеспечения единства документационных технологий в структурных подразделениях Администрации района;
- совершенствование документационного обеспечения на основе применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.
3. Функции отдела
3.1. Основными функциями отдела являются:
- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
- осуществление доставки корреспонденции структурным подразделениям Администрации района;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу Главе района поступающих документов;
- осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись Главе района;
- оперативное оформление и выпуск постановлений и распоряжений Главы района, доведение их до исполнителей;
- проведение систематического анализа состояния делопроизводства, исполнения постановлений и распоряжений Главы района, поручений, данных по служебной корреспонденции;
- выполнение требований по обеспечению защиты государственной тайны и конфиденциальности информации;
- редактирование проектов нормативно-правовых актов Главы района, входящей и исходящей корреспонденции;
- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование Главы района по этим вопросам;
- организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
- разработка номенклатуры дел Администрации района;
- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация работы по обращениям граждан;
- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;
- систематическая проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, органах местного самоуправления района;
- разработка бланков Главы района, Администрации района, структурных подразделений Администрации района;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизированных рабочих мест, условий труда служащих отдела.
3.2. В целях кадрового обеспечения деятельности аппарата Администрации района:
- готовит проекты постановлений и распоряжений Главы района по вопросам прохождения службы муниципальными служащими аппарата Администрации района и его структурных подразделений;
- осуществляет своевременное оформление трудовых договоров, переводы и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством и Законом Астраханской области « О муниципальной службе в Астраханской области», заполнение и хранение трудовых книжек работников, ведение личных дел муниципальных служащих;
- осуществляет подготовку необходимых документов для проведения аттестации муниципальных служащих и присвоения им квалификационных разрядов;
- составляет и контролирует исполнение графика отпусков на работников аппарата и структурных подразделений Администрации района;
- обеспечивает подготовку и предоставление в районное отделение пенсионного фонда РФ документов, необходимых для назначения и перерасчета государственных пенсий муниципальным служащим;
- своевременно пересматривает у работников аппарата Администрации и структурных подразделений размер надбавок за выслугу лет;
- готовит необходимые материалы для представления работников к поощрению и награждениям;
- готовит материалы на работников, оформленных (переоформленных) на допуск к сведениям особой важности, секретным и совершенно секретным документам;
- вносит предложения и обеспечивает систематическое повышение квалификации муниципальных служащих, уровня их управленческой, экономической и правовой подготовки;
4. Права отдела
4.1. Отдел для осуществления своих задач и функций имеет право:
- запрашивать и своевременно получать в установленном порядке от исполнителей регламентирующие, информационно-справочные и другие материалы, необходимые для проведения совещаний и других мероприятий с участием Главы МО «Икрянинский район»;
- запрашивать в установленном порядке необходимую информацию от органов исполнительной власти Астраханской области и органов местного самоуправления области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, а также от предприятий, учреждений, организаций и их должностных лиц;
- взаимодействовать со структурными подразделениями Администрации района, заместителями Главы района по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения, контроля;
-возвращать исполнителям в структурные подразделения Администрации района для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;
- вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
4.2. Материально-техническое обеспечение деятельности отдела осуществляется Администрацией МО «Икрянинский район».
5. Руководство отделом
5.1. Отдел возглавляет заведующий, который в своей деятельности подчиняется непосредственно Главе МО «Икрянинский район» и Управляющему делами администрации, курирующему данный отдел.
5.2. Заведующий отделом назначается на должность и освобождается от должности Главой МО «Икрянинский район».
5.3. Заведующий отделом руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач.
5.4. Служащие отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Главой МО «Икрянинский район» по представлению заведующего отделом.
6. Права и обязанности заведующего отделом.
6.1. Заведующий отделом:
- руководит деятельностью отдела;
- обеспечивает сохранность государственной и служебной тайн;
- производит подбор, расстановку и использование кадров, вносит предложения об изменении штатной численности сотрудников отдела;
- представляет на утверждение Главе района положение и структуру отдела;
- определяет функциональные обязанности работников отдела, утверждает должностные инструкции;
- выносит предложения Главе района о поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия.
6.2 Заведующий отделом несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением.
7. Ответственность работников отдела
Служащие общего отдела несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей, определенных должностной инструкцией, с учетом предоставленных им прав.
Заведующая общим отделом
Администрации МО «Икрянинский район»:
Утверждена
Постановлением
Главы МО «Икрянинский район»
от _____________ 2004 г. N ____
СТРУКТУРА
ОБЩЕГО ОТДЕЛА
Администрации МО «Икрянинский район»
┌────────────────┐
Заведующий отделом
└──────┬──┬──────┘
┌───────────────┘ └────────────┐
┌────────┴─────────┐ ┌────────┴─────────┐
Специалист 1 категории Машинописное бюро
└──────────────────┘ └──────────────────┘
Заведующая общим отделом
Администрации МО «Икрянинский район»:
