|
Принято: Решением Ученого Совета ГОУ ВПО Ставропольской государственной медицинской академии Протокол № ___________ от «____» _________ 2009 г. |
Утверждаю Ректор, профессор ГОУ ВПО Ставропольской государственной медицинской академии _____________ «__»____________2009 год |
Положение об общем отделе
ПОЛОЖЕНИЕ
об общем отделе
I. Общие положения
1.1. Общий отдел ГОУ ВПО Ставропольской государственной медицинской академии (далее - общий отдел) является структурным подразделением ГОУ ВПО Ставропольской государственной медицинской академии (далее академии).
1.2. Общий отдел создается приказом ректора академии и в своей деятельности подчиняется непосредственно ректору академии, в его отсутствие первому проректору и отчитывается перед ними о своей работе.
1.3. Руководство общего отдела осуществляется на принципе единоначалия.
Общий отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора академии.
1.4. Общий отдел имеет необходимые для его деятельности печати и штампы.
1.5. Общий отдел не является юридическим лицом.
Общий отдел находится в здании ГОУ ВПО Ставропольской государственной медицинской академии по адресу: 10.
1.6. В состав общего отдела так же входит архив. Штатное отдела утверждается ректором академии.
1.7. Отдел в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования» от 01.01.2001 года № 71, Приказами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Законами Ставропольского края, ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, Уставом Ставропольской государственной медицинской академии, приказом ректора, настоящим положением.
II. Основные задачи
Основными задачами общего отдела являются:
2.1. Организация и обеспечение функционирования в академии единой системы делопроизводства
2.2. Осуществление обработки входящих документов.
2.3. Разработка и проектирование бланков академии.
2.4. Ведение информационно-справочной работы по документам академии.
2.5. Обеспечение быстрого и четкого прохождения документов, проведение систематического анализа документооборота с использованием автоматизированных программ.
2.6. Постановка и совершенствование делопроизводства в академии.
2.7. Организация личного приема сотрудников, студентов и граждан ректором академии.
2.8. Организация учета и регистрации корреспонденции.
2.9. Обеспечение контроля над выполнением распорядительных документов вышестоящих органов, ректора академии, обращений граждан и организаций.
2.10. Организация использования и архивное хранение материалов, законченных делопроизводством.
2.11. Участие в подготовке и проведении мероприятий, конференций, заседаний и совещаний по поручению ректора.
2.12. Обеспечение сохранности документов, бланков, используемых в академии.
2.13. Подготовка документов к научно-технической обработке и передача на ведомственное архивное хранение.
III. Функции общего отдела
В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:
3.1. Осуществляет организационно-методическое руководство работой по ведению делопроизводства в академии и структурных подразделений академии.
3.2. Разрабатывает положения, инструкции, рекомендации по вопросам делопроизводства академии.
3.3. Осуществляет регистрацию, выпуск и ведомственное хранение распорядительных документов академии.
3.4. Обеспечивает выдачу структурным подразделениям и клиникам академии фирменных бланков и иных документов, необходимых для осуществления их деятельности.
3.5. Знакомит сотрудников и студентов академии с распорядительными документами.
3.6. Осуществляет контроль над исполнением документов и протокольных поручений в установленные сроки.
3.7. Контролирует своевременное и качественное оформление служебных документов.
3.8. Готовит проекты документов, относящихся к отделу, ведение и оформление протоколов совещаний.
3.9. Взаимодействует со структурными подразделениями академии.
3.10. Предоставляет руководству академии сведения по вопросам делопроизводства и контроля над исполнением.
3.11. Осуществляет руководство работой архива в соответствии с действующими нормами.
3.12. Разрабатывает должностные инструкции и функциональные обязанности сотрудников общего отдела.
3.13. Разрабатывает предложения и практические рекомендации по рациональной организации документооборота.
3.14. Разрабатывает сводную номенклатуру дел академии и утверждает в установленном порядке.
3.15. Организует учебу по вопросам делопроизводства.
IV. Организация работы
4.1. В период временного отсутствия начальника общего отдела его обязанности выполняет заместитель начальника отдела.
4.2. Взаимодействует со структурными подразделениями академии по вопросам организации и совершенствования делопроизводства.
4.3. Начальник отдела несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
4.4. Вносит на рассмотрение ректору академии предложения о поощрении и наказании работников отдела.
4.5. Вносит предложения по улучшению условий труда работников отдела.
V. Права общего отдела
5.1. Для осуществления своих задач и функций отдел имеет следующие права:
- запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на общий отдел от структурных подразделений академии, специалистов администрации.
- требовать своевременное предоставление всех необходимых материалов к заседаниям, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым ректором академии;
- по поручению ректора проверять соблюдение правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях академии;
- подготавливать проекты приказов ректора по вопросам ведения делопроизводства,
- давать разъяснения по вопросам делопроизводства в пределах компетенции отдела;
- возвращать исполнителям документов не правильно исполненные, не согласованные со всеми заинтересованными лицами, исполненные небрежно, некачественно подготовленные.
- выдавать в установленном порядке справки, копии, выписки из документов, относящихся к деятельности общего отдела.
VI. Ответственность
6.1.Начальник несет ответственность за несвоевременное, некачественное выполнение функций отдела, низкий уровень трудовой, исполнительской дисциплины, нарушения техники безопасности.
6.1. Работники общего отдела несут ответственность за неисполнение или ненадлежащие исполнение возложенных на них обязанностей и невыполнение поручений начальника отдела в соответствии с настоящим положением и должностными инструкциями.
VII. Ликвидация
7.1. Ликвидация и реорганизация отдела проводит по решению ректора академии в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
|
Начальник общего отдела ___________________ |
Согласовано Ведущий юрист отдела __________________ |
