Утверждено распоряжением Главы муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области
от 01.01.2001
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе формирования и содержания муниципального архива
управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи и функции, права, обязанности, организацию работы, руководство, ответственность и взаимоотношения Отдела формирования и содержания муниципального архива управления делами администрации муниципального образования Люберецкий район Московской области (далее – Отдел).
1.2. Отдел является структурным подразделением администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области (далее – администрация) в составе управления делами администрации.
1.3. Отдел в пределах своей компетенции осуществляет деятельность по управлению архивным отделом в муниципальном образовании Люберецкий муниципальный район Московской области, организации и обеспечению хранения, учета, комплектования и использования документов архивного фонда Московской области, отражающих историю района, обеспечивает реализацию отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, выполняет функции муниципального архива муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области (далее – муниципальный район).
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством об архивном деле в Российской Федерации, правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, Уставом муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области, распоряжениями Главного архивного управления Московской области, а также настоящим Положением.
1.5. Отдел подотчетен заместителю Главы администрации – начальнику управления делами администрации.
1.6. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием администрации и утверждается Главой Люберецкого муниципального района (далее – Глава района).
Для обеспечения исполнения переданных государственных полномочий учреждаются должность муниципальной службы и (или) должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы.
1.7. Должностные обязанности работников Отдела определяются должностными инструкциями, которые утверждаются заместителем Главы администрации – начальником управления делами администрации.
1.8. Финансирование деятельности Отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области.
Финансовое обеспечение переданных муниципальному образованию Люберецкий муниципальный район Московской области (далее – Люберецкий район) государственных полномочий в сфере архивного дела осуществляется за счет субвенций, предоставляемых бюджету Люберецкого района из бюджета Московской области в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
1.9. Для осуществления возложенных полномочий по использованию архивных документов Отдел пользуется удостоверительной печатью администрации с воспроизведением герба и с ее полным наименованием, бланками организационно-распорядительных документов администрации, введенными в обращение распоряжением Главы района.
1.10. Отдел хранит постоянно документы Архивного фонда Московской области, находящиеся в муниципальной собственности.
Отдел хранит временно, в течение срока исполнения переданных государственных полномочий, документы Архивного фонда Московской области, находящиеся в государственной собственности.
1.11. Положение об Отделе утверждается правовым актом Главы района.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Московской области, хранящихся в муниципальном архиве и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
2.2. Комплектование Отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
2.3. Удовлетворение потребностей пользователей архивными документами в получении и использовании необходимой информации в соответствии с их запросами.
2.4. Осуществление в пределах своих полномочий организационно-методического руководства деятельностью архивов организаций независимо от форм их собственности на территории Люберецкого района, организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных организаций Люберецкого района, содействие организациям независимо от их форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и находящихся на территории Люберецкого района.
3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Организует и осуществляет хранение документов Архивного фонда Московской области, относящихся к собственности Московской области, муниципальной собственности и находящихся на муниципальном хранении в Отделе, организует внедрение в практику работы архивов организаций независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Люберецкого района, наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов.
3.2. Организует и осуществляет учет документов Архивного фонда Московской области, относящихся к собственности Московской области, муниципальной собственности и находящихся на муниципальном хранении в Отделе.
3.3. Организует и осуществляет работу по комплектованию Отдела документами Архивного фонда Московской области и другими архивными документами, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи архивных документов на муниципальное хранение.
3.4. Использует документы Архивного фонда Московской области, отнесенные к собственности Московской области, муниципальной собственности и находящиеся на муниципальном хранении в Отделе.
Информационные документы отдела (архивная справка, архивная выписка и архивная копия) подписываются заместителем начальника управления делами администрации – начальником Отдела, исполнителем и заверяется гербовой печатью администрации.
3.5. Обеспечивает в пределах предоставленных полномочий осуществление органами местного самоуправления городских поселений Люберецкого района и организациями – источниками комплектования муниципального архива полномочий в сфере архивного дела.
3.6. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Люберецкого района, участвует в мероприятиях по развитию сети архивов организаций и организации их работы.
3.7. Участвует в работе экспертной комиссии администрации по экспертизе ценности, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, образующихся в деятельности администрации района.
3.8. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и муниципальных архивов, архивов организаций, проводит совещания, семинары по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.9. В пределах предоставленных полномочий участвует в разработке районных целевых и иных программ по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела, обеспечивает выполнение основных направлений развития архивного дела в Люберецком районе.
3.10. Обеспечивает подготовку и представление сведений по государственному учету документов Архивного фонда Московской области в порядке, установленном Главным архивным управлением Московской области.
3.11. Разрабатывает и вносит в План мероприятий по гражданской обороне администрации предложения по вопросам деятельности Отдела, обеспечивает их выполнение.
3.12. Осуществляет подготовку проектов нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела, проектов договоров (соглашений) о сотрудничестве с негосударственными организациями в сфере архивного дела, заявок на проведение конкурсов, котировок, аукционов.
3.13. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту местного бюджета о расходах на материально-техническое обеспечение деятельности муниципального архива.
3.14. Участвует в проведении учебы и проверок организации и состояния делопроизводства в структурных подразделениях администрации, муниципальных организациях района.
3.15. Организует и обеспечивает своевременное исполнение запросов граждан и организаций, поступивших в Отдел, ведет прием граждан и организаций по вопросам ведения Отдела.
4. ПРАВА ОТДЕЛА
Отдел в целях реализации возложенных полномочий имеет право:
4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, администраций городских поселений Люберецкого района, организаций независимо от форм их собственности в установленном порядке необходимые сведения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела.
4.2. Проверять исполнение структурными подразделениями администрации, муниципальными организациями Люберецкого района требований законодательства в сфере архивного дела по хранению, формированию в дела, своевременному выделению к уничтожению и отбору для передачи на постоянное хранение документов, хранящихся у них временно, в течение установленных сроков.
4.3. Разрабатывать и доводить до сведения органов местного самоуправления городских поселений Люберецкого района, заинтересованных организаций Люберецкого района методические материалы и рекомендации по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела.
4.4. Вносить в установленном порядке на рассмотрение Главы района предложения о принятии мер по улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, по совершенствованию форм и методов работы Отдела, передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Московской области и (или) иных муниципальных образований.
4.5. Вносить в установленном порядке на рассмотрение Главного архивного управления Московской области предложения по развитию архивного дела в Люберецком районе и Московской области, совершенствованию работы архивов организаций – источников комплектования.
4.6. Вносить в установленном порядке предложения в План заседаний администрации, принимать участие в совещаниях, заседаниях по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела.
4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов ликвидируемых организаций.
4.8. Отдел имеет иные права, предусмотренные законодательством.
4.9. В процессе реализации предоставленных прав Отдел обязан обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела, выполнять указания и поручения руководства администрации, сохранять конфиденциальные сведения, ставшие известными в связи с исполнением возложенных полномочий, соблюдать права и законные интересы граждан и организаций в случаях и в порядке, установленном действующим законодательством.
5. РУКОВОДСТВО
5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника управления делами администрации – начальник Отдела.
5.2. В случае временного отсутствия заместителя начальника управления делами – начальника Отдела его обязанности в части, касающейся сферы деятельности Отдела, исполняет главный специалист Отдела по указанию заместителя начальника управления делами – начальника Отдела.
5.3. Заместитель начальника управления делами – начальник Отдела:
5.3.1. организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за невыполнение возложенных на Отдел задач и функций;
5.3.2. отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела перед заместителем Главы администрации – начальником управления делами администрации и в установленном порядке перед Главным архивным управлением Московской области;
5.3.3. вносит в установленном порядке на рассмотрение Совета депутатов Люберецкого района, Главы района проекты нормативных правовых актов по вопросам реализации полномочий администрации в сфере архивного дела на территории района;
5.3.4. распределяет обязанности между работниками Отдела;
5.3.5. подписывает в пределах предоставленных полномочий информационные документы отдела (архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма);
5.3.6. разрабатывает и в установленном порядке вносит на утверждение Главы района проект Положения об Отделе;
5.3.7. разрабатывает и вносит на утверждение заместителя Главы администрации – начальника управления делами должностные инструкции работников Отдела;
5.3.8. разрабатывает и представляет на утверждение заместителя Главы администрации – начальника управления делами годовой и текущий планы работы Отдела;
5.3.9. представляет заместителю Главы администрации – начальнику управления делами предложения о назначении на должность и освобождении от должности работников Отдела в соответствии со штатным расписанием;
5.3.10 в установленном порядке вносит заместителю Главы администрации – начальнику управления делами администрации предложения о применении к работникам Отдела мер поощрения, а также применении дисциплинарных взысканий в соответствии с действующим законодательством;
5.3.11. решает вопросы выдачи документов во временное пользование организациям и пользователям для работы в помещении Отдела;
5.3.12. внедряет в практику работы Отдела рациональные способы хранения документов, определяет потребность Отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, расходных материалах;
5.3.13. организует деятельность Отдела в соответствии с системой планово-отчетной документации на основе годового и текущих планов работы Отдела, утверждаемых заместителем Главы администрации – начальником управления делами администрации;
5.3.14. в соответствии с действующим законодательством формирует предложения по объему, номенклатуре и прогнозируемой стоимости товаров, работ, услуг для обеспечения деятельности Отдела, а также по финансовому обеспечению указанных закупок за счет средств местного бюджета и предоставляемых субвенций из бюджета Московской области;
5.3.15. организует работу Отдела в особый период, обеспечивает подготовку к вывозу и доставку в места хранения архивных документов, не предусмотренных к использованию в особый период, в пределах предоставленных полномочий участвует в разработке и корректировке мобилизационных мероприятий администрации района.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Отдел несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
7. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
7.1. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации, администрациями городских поселений района, муниципальными организациями, организациями независимо от форм собственности, музеями, общественными организациями, Главным архивным управление Московской области по вопросам обеспечения сохранности, комплектовании, учета и использования документов Архивного фонда Московской области.
