Приложение 4 к распоряжению
Главы города
р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главному специалисту архивного отдела администрации города
I. Общие положения
1.1. Главный специалист архивного отдела администрации города (далее именуется – главный специалист) является муниципальным служащим, в соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа "О Едином реестре муниципальных должностей и должностей муниципальной службы в Ханты-Мансийском автономном округе" отнесен к группе старшей должности муниципальной службы категории "В", на него распространяются все гарантии, права, обязанности и ограничения, установленные для муниципальных служащих Законом Ханты-Мансийского автономного округа "О муниципальной службе в Ханты-Мансийском автономном округе".
1.2. Главный специалист назначается и освобождается от должности Главой города по представлению начальника отдела и по согласованию с управляющим делами администрации города.
1.3. Главный специалист в работе непосредственно подчиняется начальнику отдела.
1.4. Главный специалист в работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами Федеральной архивной службы России, законами и нормативными актами Ханты-Мансийского автономного округа, приказами Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, Уставом муниципального образования город окружного значения Нижневартовск, решениями Думы муниципального образования города, постановлениями, распоряжениями Главы города, а также нормативными актами, регламентирующими прохождение муниципальной службы, должностной инструкцией.
1.5. Главный специалист должен знать законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные и методические документы Федеральной архивной службы России, Закон Ханты-Мансийского автономного округа "Об Архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах" и другие нормативные акты Ханты-Мансийского автономного округа, определяющие и регламентирующие развитие архивного дела, нормативные и методические документы Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, распоряжения Главы города по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, Основные правила работы государственных и ведомственных архивов, Основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно-технической документацией, состав и содержание всего комплекса документов муниципального архивного фонда, хранящегося в отделе, систему научно-справочного аппарата и справочно-информационный фонд отдела, режим хранения документов и правила работы с ними, состав документов по личному составу и сроки их хранения, ведение делопроизводства по жалобам, заявлениям граждан, основы применения компьютерной техники, правила техники безопасности и противопожарной защиты.
II. Основные обязанности
2.1. Качественно и своевременно выполняет обязанности, возложенные на него. Планирует свою работу в соответствии с планом работы отдела.
2.2. Формирует перспективные и текущие планы работы отдела по профильным отделу вопросам, составляет отчетную документацию.
2.3. Разрабатывает научно-методические вопросы архивоведения и документоведения по профилю работы отдела.
2.4. Организует работу по внедрению баз данных, одобренных Федеральной архивной службой России.
2.5.Оказывает организационно-методическую помощь ведомственным архивам по вопросам комплектования, обеспечения сохранности документов муниципального архивного фонда.
2.6. Готовит предложения о заключении договоров с коммерческими организациями о сотрудничестве в области архивного дела.
2.7. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области документоведения и архивоведения, использует его в своей работе.
2.8. Составляет списки учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования отдела, готовит предложения на ЭПК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа по включению новых организаций в список источников комплектования муниципального архивного фонда.
2.9. Ведет учет документов профиля отдела, временно хранящихся в организациях, предприятиях, учреждениях - источниках комплектования отдела.
2.10. Организует и проводит работу:
- по проведению паспортизации ведомственных архивов организаций - источников комплектования муниципального архивного фонда;
- по ведению баз данных;
- по выявлению и отбору в состав муниципального архивного фонда аудиовизуальных документов, документов личного происхождения в организациях - источниках комплектования муниципального архивного фонда.
2.11. Исполняет наиболее сложные запросы по документам муниципального архивного фонда, требующие высокой квалификации, специальных знаний и навыков.
2.12. Участвует в соответствии с планом работы отдела в проведении проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в подведомственных органу местного самоуправления предприятиях и учреждениях.
2.13. Оказывает методическую помощь специалистам отдела, организациям, гражданам по вопросам, входящим в его компетенцию.
2.14. В плановом порядке совместно с начальником отдела проводит организационные мероприятия по подготовке и проведению семинаров, совещаний с ответственными за делопроизводство и архив организаций и работниками ведомственных архивов.
2.15. Составляет графики сдачи помещений отдела под охрану на пульт централизованной охраны отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел города Нижневартовска.
2.16. Ведет табель учета рабочего времени.
2.17. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.
2.18. Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка.
2.19. Выполняет ответственные поручения начальника отдела, касающиеся работы отдела.
III. Права
Главный специалист имеет право:
3.1. Знакомиться с постановлениями, распоряжениями Главы города, приказами Федеральной архивной службы России, Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, касающимися его деятельности.
3.2. Участвовать в совещаниях, конференциях в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.3. Получать в установленном порядке от организаций, предприятий, учреждений, общественных организаций, работников отдела статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей.
3.4. Вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных обязанностей.
3.5. Требовать от специалистов отдела своевременного выполнения документов, стоящих на контроле.
3.6. Повышать квалификацию и максимально реализовывать свои профессиональные возможности.
3.7. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.
IV. Квалификационные требования
4.1. На должность главного специалиста отдела назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности "Архивоведение. Делопроизводство" или образование, считающееся равноценным, и стаж работы по специальности не менее трех лет.
4.2. Главный специалист должен обладать профессиональными знаниями и навыками, заинтересованным отношением к труду, дисциплинированностью.
V. Ответственность
Главный специалист несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством:
- за ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, а также правил внутреннего трудового распорядка в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе;
- за действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
- за разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан, в том числе и после прекращения муниципальной службы, в пределах, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- за несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой;
- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
