Приложение
к постановлению администрации района
от 28 ноября 2011 года № 000
ПОЛОЖЕНИЕ
об общем отделе
администрации Кондинского района
1. Общие положения
1.1. Общий отдел администрации района (далее – общий отдел) является структурным подразделением администрации Кондинского района, осуществляющим работу по документационному обеспечению деятельности администрации Кондинского района. Общий отдел создается и ликвидируется по распоряжению администрации района.
1.2. Общий отдел возглавляет начальник общего отдела, назначаемый на должность распоряжением администрации района.
1.3. Общий отдел в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом (Основным законом) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом Кондинского района, решениями Думы Кондинского района, Положением об администрации Кондинского района, распоряжениями и постановлениями администрации Кондинского района, Инструкцией по делопроизводству в администрации Кондинского района, нормативными правовыми актами и методическими материалами в области документационного обеспечения, делопроизводства и архивного дела, ГОСТ Р 6.30-2003, настоящим Положением.
1.4. Общий отдел имеет круглую печать со своим наименованием и штампы.
1.5. Местонахождение общего отдела: Титова ул., 21, пгт. Междуреченский, Кондинский район, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, Тюменская область.
2. Структура
Структуру и штатную численность общего отдела утверждает глава администрации Кондинского района исходя из условий и особенностей деятельности администрации района.
3. Задачи
Задачи общего отдела, касающиеся документационного обеспечения деятельности администрации Кондинского района:
3.1. Подготовка и оформление документов в соответствии с предусмотренными законодательством стандартами и правилами.
3.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений администрации Кондинского района по вопросам делопроизводства.
3.3. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины.
3.4. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности организации, их архивное хранение, а также организация архива администрации, экспертной комиссии по экспертизе документов.
3.5. Оптимизация системы документооборота.
3.6. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности администрации Кондинского района.
3.7. Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
3.8. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства администрации Кондинского района.
3.9. Ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов (в части постановлений администрации Кондинского района).
3.10. Оформление наградных материалов.
4. Функции
Общий отдел выполняет следующие функции:
4.1. Формирование и совершенствование делопроизводства в администрации Кондинского района.
4.2. Документационное обеспечение деятельности администрации Кондинского района.
4.3. Соблюдение установленных Инструкцией по делопроизводству в администрации Кондинского района и ГОСТ Р 6.30-2003 правил оформления документов и порядка документооборота.
4.4. Участие в постановке задач эксплуатации и совершенствования автоматизированных информационных систем документооборота.
4.5. Упорядочение состава документов, оптимизация документопотока и документооборота в целом.
4.6. Своевременной обработки документов, представляемых главе администрации района, заместителям главы администрации района, советнику главы администрации района.
4.7. Проверка качества оформления документов, представляемых на подпись главе администрации района, заместителям главы администрации района.
4.8. Разработка и внедрение в практическую деятельность организации Инструкции
по делопроизводству и иных нормативно-методических документов в области документационного обеспечения.
4.9. Составление сводной номенклатуры дел администрации Кондинского района, номенклатуры дел общего отдела.
4.10. Формирование дел общего отдела и контроль за формированием дел
в структурных подразделениях администрации района.
4.11. Организация работы по приему главой администрации района, заместителями главы администрации района посетителей по личным вопросам, а также делопроизводства по обращениям.
4.12. Предоставление сведений в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов (в части постановлений администрации района).
4.13. Своевременная отправка для опубликования (обнародования) в газету «Кондинский вестник» и на сайт Кондинского района постановлений администрации района, направленных для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов, контроль за их опубликованием.
4.14. Своевременное направление в прокуратуру района постановлений администрации района, направленных в Регистр МНПА, составление и направление реестра МНПА.
4.15. Своевременная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка
и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы
по ней.
4.16. Оформление, регистрация, выпуск, хранение подлинников постановлений администрации района и распоряжений администрации района по основной деятельности, обеспечение рассылки подлинников и копий, ознакомление с ними.
4.17. Подготовка, по поручению главы администрации района, заместителей главы администрации района, проектов постановлений администрации района и распоряжений администрации района по основной деятельности.
4.18. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.19. Составление сводных квартальных планов работы администрации Кондинского района на основании планов, представленных структурными подразделениями администрации района.
4.20. Осуществление подписки должностных лиц и структурных подразделений администрации района на периодические издания.
4.21. Машинописное (или с применением средств вычислительной и копировальной техники) изготовление, копирование документов для главы администрации района, заместителей главы администрации района, советника главы администрации района.
4.22. Контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями главы администрации района, заместителей главы администрации района, анализ состояния исполнительской дисциплины. Предоставление до 25 числа текущего месяца первому заместителю главы и курирующему заместителю главы отчета об исполнительской дисциплине в администрации района.
4.23. Методическое руководство документационным обеспечением в структурных подразделениях администрации района.
4.24. Работа с документами для служебного пользования (ДСП) в соответствии
с Инструкцией по делопроизводству в администрации Кондинского района.
4.25. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
4.26. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.
4.27. Разработка и реализация внутреннего безбумажного документооборота.
4.28. Организационно-техническое обеспечение, подготовка селекторных совещаний и других совещаний по поручению главы администрации района, заместителей главы администрации района.
4.29. Оформление наградных документов, проектов постановлений главы администрации района о награждении.
4.30. Составление, ведение базы данных награжденных наградами администрации района.
4.31. Экспертиза ценности документов при их отборе на государственное хранение.
4.32. Подготовка документов администрации района к сдаче в архив.
4.33. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности общего отдела.
4.34. Хранение и использование круглой печати администрации Кондинского района
с изображением герба Кондинского района.
4.35. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии
с целями и задачами администрации Кондинского района.
5. Права
Для решения предусмотренных настоящим Положением задач в сфере документационного обеспечения деятельности администрации Кондинского района общий отдел имеет право:
5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации района информацию, необходимую для выполнения возложенных на общий отдел задач
и функций.
5.2. Осуществлять проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства, о результатах проверок докладывать руководству.
5.3. Возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими нормативными правовыми актами и ГОСТ Р 6.30-2003 требований.
5.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы
с документами.
5.5. Участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных систем документооборота.
5.6. Вносить предложения главе администрации района, курирующему заместителю главы администрации района по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников общего отдела по своему профилю деятельности.
5.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов документационного обеспечения деятельности организации.
6. Ответственность
6.1. Ответственность за ненадлежащее и своевременное выполнение функций и задач, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник общего отдела администрации района или лицо его замещающее.
6.2. Ответственность специалистов Отдела устанавливается их должностными инструкциями.
7. Заключительные положения
7.1. Деятельность общего отдела основывается на принципах законности, уважения прав человека и гражданина, взаимодействия с государственными органами власти
и управления, органами местного самоуправления.
7.2. Администрация Кондинского района в установленном порядке обеспечивает работников общего отдела нормативными, справочными, обзорными
и иными материалами и литературой, в том числе в электронном виде, служебными помещениями, мебелью, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, телефонной и иной связью и другим инвентарем, необходимыми для нормальной деятельности общего отдела.
7.3. Осуществление реорганизационных и иных процедур по отделу проводится
по решению главы администрации района с соблюдением соответствующих гарантий работникам общего отдела, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
