АКТ

проверки отдельных вопросов использования, учета имущества и материалов в Муниципальном дошкольном образовательном учреждении детский сад № 13 «Теремок»

Общие положения.

В соответствие с утвержденным решением Думы от 01.01.2001 г. № 15/6 планом работы контрольного органа, удостоверением №2 исх. от 01.01.2001 г. № 38 инспектором проведена проверка отдельных вопросов использования, учета имущества и материалов в Муниципальном дошкольном образовательном учреждении детский сад № 13 «Теремок» (далее по тексту МДОУ детский сад №13).

Проверкой охвачен период с 01 января 2008 года по 31 декабря 2008 года.

Проверка проводилась с 06 мая по 03 июня 2009 года.

В проверяемый период имела право первой подписи заведующая – , право второй подписи главный бухгалтер – .

1. Приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) учреждением

Приобретение ГСМ в 2008 году осуществлялось путем безналичного перечисления (приобретение пластиковых карт).

Путем безналичного перечисления осуществлялась оплата ГСМ Свердловскнефтепродукт» по договору от 01.01.2001 г. № .Отпуск нефтепродуктов производился через автозаправочные станции (АЗС) по системе безналичных расчетов с использованием пластиковых карт.

Ежемесячно компания представляет учреждению информационный отчет, который содержит данные об отпущенном по карточке бензине. На основании заправочной ведомости топливной компании и путевых листов бухгалтер учреждения списывает перечисленный компании аванс. Во время проверки при сравнении данных всех заправочных ведомостей 2008 года с данными движения горючего путевого листа - выдано бензина по заправочному листу, выявлены расхождения в количестве 9,4 литра (по путевым листам больше заправлено бензина, чем по ведомостям). Это является нарушением п.4 ст.9 Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", где сказано, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Пластиковая карта с пополняемым счетом не учитывается бухгалтерией на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» по цене 1 руб. за карту, что не соответствует п.96, п.236 Приказа Минфина РФ от 01.01.2001 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (далее Инструкция № 25н). Вносится предложение.

Приказом по учреждению от 01.01.2001 года назначена материально-ответственным лицом за получение, хранение и выдачу товарно-материальных ценностей и основных средств – заведующая хозяйством .

2.Организация учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) в учреждении

Для учета ГСМ предусмотрено открытие обособленного счета 010503 «Горюче-смазочные материалы». На этом счете учитываются все виды топлива. Согласно учетной политике МДОУ детский сад № 13,утвержденной приказом по учреждению от 01.01.2001 г. № 24 материальные запасы - в том числе ГСМ принимаются к бюджетному учету по фактической стоимости. Списание материальных запасов, в том числе - ГСМ производится по средней фактической стоимости.

Аналитический учет ГСМ ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф.0504041) в разрезе материально ответственных лиц. Согласно п.57 Инструкции 25н оприходование ГСМ должно отражаться в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. п.). Бухгалтерией оприходование бензина осуществлялось не в точном соответствии с накладными поставщика. В 2008 году приобретался бензин АИ-92 и АИ-96, но в бухгалтерском учете числится под одним наименованием – бензин, что не соответствует п.57 Инструкции 25н.

Материально-ответственным лицом по ГСМ в учреждении является заведующая хозяйством. В нарушение п.56 Инструкции 25н материально-ответственным лицом не ведется учет ГСМ в Книге (Карточке) учета материальных ценностей (ф.00504043)по наименованиям, сортам и количеству. Вносится предложение.

3. Списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) в учреждении

3.1. Оформление путевых листов

Списание ГСМ производится согласно заполненным путевым листам. Путевой лист в МДОУ детский сад №13 выписывается в одном экземпляре, срок действия один день.

Согласно приказу Министерства Транспорта РФ от 01.01.2001 г. № 000 путевой лист должен содержать пять обязательных реквизитов. В нарушение этого приказа в путевом листе не проставлялась дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового медицинского осмотра. В пункте 1.4 типового положения (письмо Министерства Здравоохранения РФ от 01.01.2001 г. № 000/) об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств, сказано, что предрейсовые медицинские осмотры проводятся только медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а медицинское учреждение – лицензию. Данный порядок основан на требованиях Приказа Министерства здравоохранения РФ от 01.01.2001 г. № 000 «Об организации лицензирования медицинской деятельности». У МУЗ «Городская больница ГО ЗАТО Свободный» есть лицензия от 01.01.2001 г. № 4, вид деятельности - проведение медицинских осмотров (предрейсовых, послерейсовых). В МДОУ детский сад №13 предрейсовые медицинские осмотры в 2008 году осуществляли медицинские работники МУЗ «Городская больница ГО ЗАТО Свободный». Одним из фельдшеров, осуществлявшим предрейсовый медицинский осмотр, была Шишленкова (свидетельства) о том, что проходила подготовку (обучение) по проведению предрейсовых медицинских осмотров – нет, что является нарушением пункта 1.4 типового положения (письмо Министерства Здравоохранения РФ от 01.01.2001 г. № 000/). Это также подтверждает ответ из МУЗ «Городская больница ГО ЗАТО Свободный» исх. от 01.01.2001 г. № 000.Вносится предложение

Также одним из обязательных реквизитов является – сведения о транспортном средстве, которые включают показания одомера (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезда в гараж. В некоторых путевых листах показания одомера исправлены, исправления внесены без подписи водителя и указания даты исправления:

- № 44 от 01.01.2001 г.- при возвращении в гараж;

- № 45 от 01.01.2001 г.- выезд и возвращение в гараж;

- № 69 от 01.01.2001 г.- при выезде из гаража;

- № 92 от 01.01.2001 г.- возвращение в гараж;

- № 34 от 01.01.2001 г.- при выезде из гаража. Это является нарушением ст.9 Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Необходимо также отметить, что данные показаний одомера влияют на расчетную величину расхода бензина.

Путевой лист является первичным учетным документом. Изменения в первичные документы должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление показаний одомера должно быть подтверждено подписью водителя.

В разделе «Расход горючего» путевого листа не проставлены данные по расходу горючего по норме, что является нарушением ст.9 Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" – в первичном документе должны быть заполнены все имеющиеся у него графы. Вносится предложение.

Согласно разъяснениям, данным в письмах Федеральной службы государственной статистики от 01.01.2001 г. № ИУ - 09-22/257 и Министерства финансов РФ от 01.01.2001 № /1/129 целесообразнее в путевом листе отражать информацию о конкретном месте следования автомобиля, т. е. не только город, но и организацию. Данная информация позволяет точнее судить об использовании автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Вносится предложение.

3.2. Списание бензинового топлива

Для списания бензинового топлива бухгалтерия МДОУ детский сад №13 использовала следующие документы: путевые листы, утвержденный руководителем расчет нормы расхода бензина. В расчете нормы расхода бензина для автомобиля ВАЗ 21112 утвержденного руководителем учреждения .08.2006 г. указаны:

- норма расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;

- размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с нормами расхода топлива;

- зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль.

Все размеры норм расхода и надбавок утверждены в соответствии с руководящим документом Р6-03 от 01.01.2001года «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». В соответствие с этим документом утверждена базовая норма расхода бензина 7,6 л / 100 км пробега. Данный документ утратил силу с 01.01.2008 года. С 14.03.2008 г. введены в действие распоряжением Министерства Транспорта РФ от 01.01.2001 г. № АМ-23-р методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». В соответствие с этими методическими рекомендациями от 01.01.2001 г. базовая норма расхода бензина для автомобиля учреждения ВАЗ 21112 – 8,3 л. / 100 км пробега. Следовательно, с 14.03.2008 года бухгалтерией неверно применяется базовая норма расхода бензина – 7,6 л /100 км, что на 0,7 л. меньше положенной базовой нормы – 8,3 л / 100 км. В результате с 14.03.2008 г. по 31.12.2008 г. расчетные данные расхода бензина исходя из фактического пробега, снижены на 131,63 л.

Вносится предложение.

3.3. Списание смазочных средств

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. В МДОУ детский сад № 13 нет приказа по учреждению, утверждающего нормы расхода масел и смазок. Но и списания смазочных средств в 2008 году не было.

4. Расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта учреждения

В 2008 году МДОУ детский сад № 13 было куплено запасных частей, чистящих средств к автомобилю на сумму 5678,00 рублей. Вышеуказанные материальные запасы приобретались по договору поставки б/н от 01.01.2001 г.- ИП Елкин ответственным лицом, на котором числятся запасные части и чистящие средства к автомобилю в 2008 г. являлась заведующая хозяйством . По акту о списании материальных запасов ф. 0504230 с материально-ответственного лица – заведующей хозяйством переданы запасные части на сумму 855,00 рублей водителю (числятся в учете на забалансовом счете 09 «запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных») без накладной, подтверждающей их количественный расход, что не соответствует указаниям по применению форм первичных учетных документов Инструкции 25н. Также по акту ф.0504230 от 01.01.2001 г. № 55 списаны чистящие средства для автомобиля с заведующей хозяйством без накладной, подтверждающей их количественный расход, что не соответствует указаниям по применению форм первичных учетных документов Инструкции 25н. Вносится предложение.

В 2008 году проводилось ТО-4 акт выполненных работ от 01.01.2001 г. на сумму 3910,81 руб. - Лада».

Выезды автомобиля учреждения согласно первичным документам в выходные, а так же праздничные дни не установлены.

Выводы и предложения

1. Привести учет ГСМ, запасных частей и чистящих средств к автомобилю в бухгалтерии в соответствие с приказом Министерства Финансов от 01.01.01 г. N 148н «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО БЮДЖЕТНОМУ УЧЕТУ» (регулирует отношения, возникшие с 01.01.2009 г.)

2. Материально - ответственным лицам вести учет ГСМ в Книге (Карточке) учета материальных ценностей (ф.00504043)по наименованиям, сортам и количеству.

3. Заполнение путевых листов осуществлять в соответствие с приказом Министерства Транспорта РФ от 01.01.2001 г. № 000, Федеральным законом от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

4. Утвердить приказом по учреждению и впредь при списании топлива использовать нормы расхода бензина для автомобиля ВАЗ 21112 в соответствие с Распоряжением Министерства транспорта РФ от 01.01.2001 г. № АМ-23-р.

5. Рекомендовать Администрации городского округа ЗАТО Свободный, как учредителю МУЗ «Городская больница ГО ЗАТО Свободный», МДОУ детский сад № 17 организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров в соответствии с требованиями письма Министерства Здравоохранения РФ от 01.01.2001 г. № 000/.

6. Руководителю издать приказ по учреждению, утверждающий нормы расхода масел и смазок.

7. Рекомендовать МДОУ детский сад №13 в путевом листе отражать информацию о конкретном месте следования автомобиля, т. е. не только город, но и организацию.

Подписи должностных лиц Подписи должностных лиц

Контрольного органа

Инспектор_______

МДОУ детский сад №13

Заведующая _________

Главный бухгалтер _________