Должностная инструкция секретаря учебной части

Областное государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

УТВЕРЖДАЮ Директор ОГОУ СПК _______ ________________ 2009 г.

СОГЛАСОВАНО на заседании ПК Протокол №_______ от ______________ 2009 г.

Должностная инструкция

СЕКРЕТАРЯ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ

Приказ №_____ от______________ 2009 г. Срок действия установлен с______________________ до_____________________ Срок действия продлен с______________________ до_____________________ Приказ №_____ от______________ 2009 г.

ЗАТО Северск – 2009

1 Общие положения

1.1 Секретарем учебной части может быть назначено лицо, имеющее среднее профессиональное или высшее профессиональное образование и владеющее навыками работы на ПК.

1.2 Прием на работу и увольнение с работы производится приказом директора колледжа по представлению заместителя директора по УМР.

1.3 Секретарь учебной части подчиняется зам. директора по УМР, зам. директора по УВР, зам. директора по УПР, зам. директора по ПВ и ПР, а также непосредственно заведующему отделением.

1.4 В своей работе секретарь учебной части руководствуется действующим законодательством, Уставом колледжа, Правилам ВР, другими локальными нормативными актами, приказами директора, указаниями зам. директора, зав. отделением.

2 Секретарь учебной части обязан

2.1 Организовывать делопроизводство на отделении:

-  готовить зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессией;

-  вести личные карточки студентов за весь период обучения;

-  своевременно оформлять алфавитные карточки на будущих выпускников;

-  вести сводную ведомость оценок студентов, необходимую для оформления диплома установленной формы и распределения;

-  вести алфавитную книгу;

-  контингент по группам;

-  книгу движения контингента (отчисленные и зачисленные);

-  готовить студенческие билеты и зачетные книжки.

2.2 Должен знать действующие нормативно-методические документы, регламентирующие правила делопроизводства и документирования, государственные стандарты о порядке оформления документов, инструкцию по делопроизводству колледжа, правила подготовки документов, технология делопроизводственных операций, правила орфографии и пунктуации, правила эксплуатации организационной и вычислительной техники.

2.3 Уметь работать на ПК в среде Windows (Word, Excel).

2.4 Работать с программами: «Информационная служба отделения», «Абитуриент» и др.

2.5 Уметь работать с информационно-справочными системами Консультант, Гарант.

2.6 Обеспечивать подготовку к новому учебному году журналов учебных занятий.

2.7 Готовить, регистрировать и обеспечивать подписание академических справок бывшим студентам, отчисленным с отделения.

2.8 Оформлять и осуществлять выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивать их сохранность до выдачи.

2.9 Готовить и обрабатывать приказы и распоряжения по студентам отделения и обеспечивать их сохранность.

2.10 Грамотно организовывать размещение и хранение документации на ПК, знать требования к оформлению документов, обеспечивать сохранность информации, путем периодического архивирования информации.

2.11 Готовить необходимую документацию к заседаниям ГАК и ГЭК.

2.12 Оформлять дипломы выпускникам: заполнять, регистрировать в книге и собирать подписи молодого специалиста при получении диплома.

2.13 Готовить справки об обучении в колледже.

2.14 Своевременно доводить до сведения преподавателей и администрации полученную служебную информацию.

2.15 Обеспечивать координацию в работе телефонной связи.

2.16 Следить за состоянием учебных журналов, обеспечивать их сохранность в течение года и передачу в архив.

2.17 Выполнять оформление текстовых документов.

2.18 Обеспечивать сохранность документации.

2.19 Обеспечивать подготовку и передачу документации в архив.

2.20 Соблюдать дисциплину труда.

2.21 Соблюдать требования по охране труда, ТБ, производственной санитарии, гигиене труда, гражданской обороны и противопожарной безопасности в соответствии с правилами и инструкциями.

2.22 Систематически повышать свою деловую квалификацию.

2.23 Присутствовать на экзамене во время перерыва в работе преподавателя.

2.24 Обеспечивать сохранность имущества и оборудования, переданного ему для исполнения служебных обязанностей, в выделенном помещении и на рабочем месте поддерживать чистоту и порядок, экономить тепло - и электроэнергию.

3 Секретарь учебной части имеет право

3.1 Вызывать студентов с занятий.

3.2 Вносить предложения по совершенствованию учета и организации хранения учебной документации, по совершенствованию бланков учебной документации.

4 Секретарь учебной части несет ответственность

4.1 За сохранность, оформление учебной документации, а также другой документации в пределах своих обязанностей.

4.2 За хранение всей учебной документации и сдачу ее в архив.

4.3 За соблюдение норм и правил охраны труда.

4.4 За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и правил внутреннего распорядка колледжа, законных распоряжений директора колледжа и иных локальных нормативных актов, данных обязанностей, секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенную трудовым законодательством.

СОГЛАСОВАНО

Начальник учебного отдела _________________

Юрисконсульт __________________

Инженер по ОТ ___________________

Начальник ОК ___________________

Должностную инструкцию изучили и приняли к исполнению:

секретарь учебной части дневного отделения ЛА. Хилецкая

____________ 2009 г.