Областное государственное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
«СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»
УТВЕРЖДАЮДиректор ОГОУ СПО СПК_______ ________________ 2009 г. |
СОГЛАСОВАНОна заседании ПК Протокол №_______ от ______________ 2009 г. |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ВЕДУЩЕГО ДОКУМЕНТОВЕДА
|
Приказ №_____ от______________2009 г. Срок действия установлен с______________________ до_____________________ Срок действия продлен с______________________ до_____________________ Приказ №_____ от______________2009 г. |
Северск 2009
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Ведущий документовед назначается на должность и освобождается от должности приказом директора колледжа.
1.2 Ведущий документовед должен иметь высшее профессиональное образование.
1.3 Ведущий документовед непосредственно подчиняется директору СПК.
1.4 Документовед должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- законодательство о труде;
- Устав колледжа;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об обработке и защите персональных данных;
- правила и нормы охраны труда.
1.5 Ведущему документоведу непосредственно подчиняется архивариус.
2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Ведущий документовед:
2.1 Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники: по учету, контролю исполнения, оперативному хранению, справочной работе.
2.2 Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления.
2.3 Осуществляет контроль состояния делопроизводства в структурных подразделениях.
2.4 Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.5 Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе научной и практической ценности документов.
2.6 Подшивает документы, законченные производством, в дела согласно номенклатуре дел.
2.7 С экспертной комиссией и специалистами колледжа проводит анализ комплектования документов в дела, составляет номенклатуру дел и своевременно представляет ее на согласование в государственный архив.
2.8 Готовит материалы к заседаниям экспертных комиссий.
2.9 Контролирует правильность составления и оформления документов.
2.10 Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции.
2.11 Организовывает работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений директора.
2.12 Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства в колледже.
2.13 Оформляет командировочные документы, регистрирует работников, прибывающих в командировку.
2.14 Хранит документы и обеспечивает их сохранность.
2.15 Ведет учет заводимых дел, журналов, предусмотренных номенклатурой дел, и своевременно производит отметки об их заведении.
2.16 Закрывает номенклатуру дел и производит сверку наличия дел по номенклатуре.
2.17 Предварительно просматривает корреспонденцию, направленную в адрес руководства.
2.18 Уничтожает документы, не подлежащие дальнейшему хранению, с последующей отметкой в учетных данных.
2.19 Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
2.20 Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.21 Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
2.22 Соблюдает конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных.
3 ПРАВА
3.1 Ведущий документовед имеет право:
3.1.1 Вносить предложения по вопросам совершенствования организации труда, ведения делопроизводства и другим вопросам.
3.1.2 Повышать свою квалификацию.
3.1.3 Участвовать в совещаниях, семинарах по делопроизводству, проводимых сторонними организациями.
4 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1 Ведущий документовед несет ответственность:
4.1.1 За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией
4.1.2 За невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора.
4.1.3 За ненадлежащее противопожарное состояние в помещении канцелярии, нарушение правил охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии.
4.1.4 За утрату документов, с которыми работает.
5 ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
5.1. По вопросам выполняемой работы взаимодействует со всеми структурными подразделениями учебного заведения, а также со сторонними организациями (архивом и др.)
СОГЛАСОВАНО:
Инженер по ТБ
Терехова
Начальник ОК
ОЗНАКОМЛЕНА:
«_____»_________________ _________________ _______________
(подпись) (расшифровка подписи)
