Федеральное агентство по образованию
Нижегородский государственный университет
им.
Факультет управления и предпринимательства
Задания и методические указания
к выполнению контрольных работ
по курсу
«Документирование управленческой деятельности»
(«Документационное обеспечение управления»)
для студентов экономических специальностей
Нижний Новгород
2006
УКД 651.5
Документирование управленческой деятельности (Документационное обеспечение управления) /Задания и методические указания к выполнению контрольных работ/ Составители: , .
Рецензент: – Н. Новгород: Изд-во ННГУ, 2006, 25 с.
Предлагаемые методические указания предназначены для студентов экономических специальностей, изучающих курсы «Документирование управленческой деятельности» («Документационное обеспечение управления»). Задания, представленные в данной методической разработке, позволяют в процессе выполнения контрольных работ усвоить требования ГОСТов по оформлению организационно-распорядительной документации.
|
Составители: , Рецензент: |
© , , 2006
© ННГУ им. , 2006
СОДЕРЖАНИЕ
|
1. УКАЗАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ…........................ 2. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №1. СОЗДАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ) Задание 1. Общий бланк…………………………………………………………… Задание 2. Бланк письма…………………………………………………………… Задание 3. Бланк конкретного документа………………………………………… 3. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №2. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Задание 1. Служебное письмо………………………………………….…………. Задание 2. Распорядительный документ…………………………………………. Задание 3. Организационный документ………………………………………….. Задание 4. Протокол……………………………………………………………….. Задание 5. Акт………………………………………………………………………. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА………………………………………………... ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Схема расположения постоянных реквизитов в угловом бланке…………... 2. Схема расположения постоянных реквизитов в продольном бланке……… 3. Образец оформления титульного листа ………………….………………….. 4. Общие рекомендации по выполнению работы на компьютере……………. |
4 5 6 7 9 13 15 17 18 21 22 23 24 25 |
1. УКАЗАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
В контрольной работе 1 требуется оформить бланки документов, а также дать обоснование выбранного способа оформления реквизитов в заголовочных зонах документов.
В контрольной работе 2 следует составить текст организационно-распорядительных документов и оформить их в соответствии с ГОСТом 6.30-2003, который рекомендует размещать реквизиты согласно формуляру-образцу:
А1 – с угловым расположением реквизитов (приложение 1)
или
А2 – с продольным расположением реквизитов (приложение 2)
Контрольные работы могут быть оформлены с использованием текстового процессора WORD или «от руки» с соблюдением стиля и размера шрифта на листах формата А4. Листы следует подшить в папку-скоросшиватель. Образец титульного листа дан в приложении 3.
2. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №1.
СОЗДАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)
Задание 1. Общий бланк
Разработать общий бланк (организации) с угловым и продольным расположением реквизитов. Дать объяснения выбранного способа оформления реквизитов на бланке. Состав реквизитов, помещаемых на бланке, и конкретные их значения студент определяет самостоятельно.
Варианты выполнения задания:[*]
|
№ варианта |
Тип предприятия (организации) |
|
1. |
Государственное предприятие |
|
2. |
Предприятие в форме открытого акционерного общества |
|
3. |
Предприятие в форме закрытого акционерного общества |
|
4. |
Муниципальное унитарное предприятие |
|
5. |
Совместное предприятие (с зарубежной фирмой) |
|
6. |
Общественная организация (объединение) |
|
7. |
Департамент администрации города |
|
8. |
Частное предприятие |
|
9. |
Государственное учреждение |
|
0. |
Муниципальное учреждение |
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:
¨ государственный герб РФ или герб субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);
¨ наименование организации;
¨ дата документа (трафаретная часть реквизита);
¨ место составления или издания документа.
При обосновании выбранного способа оформления реквизитов общего бланка следует обратить внимание на:
1) месторасположение реквизита «Эмблема или товарный знак (знак обслуживания)» относительно реквизита «Наименование организации»;
2) наличие (отсутствие) вышестоящей организации для данного типа предприятия (организации);
3) наличие (отсутствие) краткого наименования организации;
4) присутствие в реквизите «Наименование организации» организационно-правового статуса организации*;
5) наличие (отсутствие) реквизита «Место составления или издания документа»;
6) размер интервалов между отдельными реквизитами, а также между строками одного реквизита.
Задание 2. Бланк письма
Разработать бланк письма предприятия с угловым и продольным расположением реквизитов. Дать объяснение выбранного способа оформления реквизитов на бланке.
Варианты выполнения задания смотри в задании 1.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:
¨ государственный герб РФ или субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);
¨ код организации (код ОКОП - 8 знаков);
¨ основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица (13 знаков);
¨ идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП - 10/9 знаков);
¨ наименование организации;
¨ справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон), а также по усмотрению организации другие сведения (факс, адрес электронной почты, сайт в Интернете, банковские данные и т. д.);
¨ трафаретные части реквизитов: дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления;
¨ ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: адресат, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.
Задание 3. Бланк конкретного вида документа
1) Разработать бланк конкретного вида документа. Бланк – это стандартный лист бумаги с закрепленной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменных реквизитов.
2) Заполнить разработанный бланк «от руки» переменными реквизитами.
Варианты выполнения задания:
|
№ варианта |
Наименование вида документа |
Описание документа | ||
|
Подразделение (должностное лицо), составляющие документ |
Адресат |
Содержание текста | ||
|
1. |
Справка |
Жилищно-эксплуатационный участок |
Бухгалтерии организации |
Адрес проживания и состав семьи |
|
2. |
Служебная записка |
Руководитель подразделения предприятия |
Отдел охраны труда |
Наличие вредных факторов в условиях труда и просьба о принятии мер по их устранению |
|
3. |
Объяснительная записка |
Сотрудник подразделения предприятия |
Руководитель подразделения |
Описание причин задержки предоставления статистической отчетности |
|
4. |
Справка |
Лечебное учреждение |
Учебное заведение |
Освобождение от занятий в связи с болезнью |
|
5. |
Заявление |
Сотрудник подразделения предприятия |
Руководитель предприятия |
Просьба перевести на другую должность в другое подразделение |
|
6. |
Докладная записка |
Руководитель какого-либо подразделения организации |
Руководитель организации |
Описание необходимости внести изменения в штатное расписание |
|
7. |
Справка |
Отдел кадров предприятия |
Дошкольное учреждение |
Сведения о месте работы, занимаемой должности, заработной плате работника |
|
8. |
Заявление |
Сотрудник подразделения предприятия |
Руководитель предприятия |
Смена фамилии в связи с изменением семейного положения |
|
9. |
Справка |
Учебное заведение |
Отдел кадров предприятия |
Сведения о том, в каком учебном заведении учится факультет, форма обучения, курс |
|
0. |
Заявление |
Сотрудник какого-либо подразделения предприятия |
Председатель профсоюзного комитета |
Просьба оказать материальную помощь |
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов содержит следующие реквизиты:
¨ государственный герб РФ или герб субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);
¨ наименование организации;
¨ наименование вида документа;
¨ место составления или издания документа, а также при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, отметка о контроле.
Отдельные элементы на бланке документов в содержательной части могут быть оформлены в виде:
¨ трафаретных оборотов, например:
Прошу зачислить меня________________________
¨ анкеты, например:
Фамилия____________Имя_____________Отчество______________
¨ в виде подстрочного пояснения, например:
______________________________________
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) символы, которыми оформляется реквизит «Наименование вида документа»;
2) наличие сведений об организации в справках, выдаваемых по запросам граждан;
3) различия в содержании документов докладная записка, объяснительная записка, служебная записка;
4) наличие (отсутствие) на бланке документа реквизита «Регистрационный номер документа».
3. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №2. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Задание 1. Служебное письмо
1) Разработать бланк письма организации, указанной в варианте выполнения задания.
2) Оформить реквизит «Адресат»
3) Составить текст письма.
4) Подготовить документ для отправки в другую организацию.
5) Дополнить «от руки» готовый документ реквизитами, которые оформляются на предприятии – получателе письма.
Варианты выполнения задания:
|
№ варианта |
Тип письма и его содержание |
|
1. |
Письмо-просьба системы» к директору санаторно-курортного комплекса» об организации санаторно-курортного лечения в санатории «Лесной Бор», с указанием количества путевок, сроков заезда, разновидностей номеров |
|
2. |
Письмо-приглашение предприятиям оптово-розничной торговли на открытие нового бутика элитного шоколада с просьбой посетить презентацию |
|
3. |
Информационное письмо Администрации Арзамасского района управляющему отделением Сбербанка РФ № 000 об ошибочном зачислении ежемесячного детского пособия Серебряковой Анне Петровне, а не Серебряковой Альбине Петровне, как следовало, указав сумму пособия, расчетный счет банка, куда прошло зачисление и паспортные данные получателя |
|
4. |
Письмо-просьба детского дома №1 Нижнего Новгорода директору завода железобетонных конструкций о выделении рабочих мест для трудоустройства воспитанников в 2006 году |
|
5. |
Письмо-просьба Павловской птицефабрики в областную Администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 10 млн. рублей для реконструкции производства |
|
6. |
Письмо-отказ Департамента физкультуры и спорта Нижегородской молодежной организации «Стажер» о дополнительном финансировании восстановления хоккейного корта |
|
7. |
Гарантийное письмо директору Всероссийского выставочного центра об оплате предоставленных выставочных площадей для проведения рождественской ярмарки обуви |
|
8. |
Сопроводительное письмо открытого акционерного общества «Нижегородский машиностроительный завод» заместителю генерального директора о направление лекционных материалов по пользованию новым шлифовальным оборудованием, а также личных данных преподавателя |
|
9. |
Письмо-требование муниципального унитарного предприятия «Дирекция эксплуатации зданий» генеральному директору строительного управления №1 об устранении неполадок при прокладке канализации на ул. Розовой (не плотно закрываются крышки канализационных колодцев) |
|
0. |
Письмо-поздравление Общества с ограниченной ответственностью «Центр инжекторных двигателей» генеральному директору Открытого акционерного общества «Городецкий судоремонтно-механический завод» с юбилеем |
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.
Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.
В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т. п.).
Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.
Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.
В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.
Текст письма может излагаться по одной из форм:
¨ от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т. д.);
¨ от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т. д.);
¨ от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:
- Оплату гарантируем…
- Качество изделий гарантируем…
- Сроки выполнения гарантируем…
- Данным письмом гарантируем (принять)…
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:
- Направляем инструкционные материалы…
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор…и др.
Информационные письма составляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т. п. Например,
- Прошу дать указание...
- Просим содействия в...
- Обращаю Ваше внимание...и прошу...
- Прошу принять меры по...
- В дополнение к...прошу рассмотреть...
- Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...
- Не откажите (нам) в любезности...
- Мы будем благодарны (Вам), если Вы...
- Желательно было бы ознакомиться...
- Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...
- Мы будем рады, если Вы...
- Пользуясь представленной возможностью…
- Приносим извинения за несвоевременный ответ…
- Направляем Вам…
- В соответствии с…
Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,
- Прошу довести до сведения...
- Убедительно просим подтвердить...
- Прошу Вас направить в мой адрес
- Обращаемся с просьбой...
- Позвольте обратиться к Вам с просьбой…
- Мы хотели бы получить...
Письма-ответы составляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…
- Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…
- Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена
- На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…
- На Ваш №… от… отправляем Вам…
- К сожалению, мы не можем
Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т. п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:
- Мы будем весьма признательны Вам за участие в…
- …просит принять приглашение…
- Разрешите пригласить Вас…
- Примите наше приглашение…
- Приглашаем Вас на …, которое состоится…
- Мы хотели бы пригласить вас…
- Мы были бы рады видеть Вас на…
Письма-сообщения – в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:
- На Ваше... сообщаем, что...
- Сообщаю Вам...
- На обращение... сообщаем...
- Рады сообщить Вам, что...
- Настоящим сообщаем, что...
- В продолжение наших... сообщаем...
- Ставлю Вас в известность, что...
- Уполномочен поставить Вас в известность что...
- Считаю своим долгом поставить Вас в известность...
- Извещаем...
- Доводим до Вашего сведения...
- На основании вышеизложенного считаем необходимым...
- …уведомляет Вас...
Письма-требования – цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,
- Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…
- Согласно предварительной договоренности требуем…
- Настоятельно требуем произвести оплату...
Письма-поздравления составляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.
Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) тип использованного бланка (в зависимости от расположения реквизитов);
2) необходимость использования клише при составлении реквизита «Текст документа»;
3) наличие записи о количестве составленных экземпляров письма и реквизита «Отметка о наличии приложения»;
4) оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе»;
5) написание реквизитов «Отметка о поступлении документа», «Резолюция» и «Отметка об исполнении документа».
Задание 2. Распорядительный документ
1) Разработать бланк конкретного вида распорядительного документа.
2) Составить текст документа.
3) Дополнить «от руки» составленный документ реквизитами, которые проставляются в нем в подразделениях после распечатывания:
¨ визы согласования;
¨ резолюция;
¨ отметка о поступлении документа в подразделение;
¨ ознакомление с распорядительным документом;
¨ отметка об исполнении распорядительного документа
Варианты выполнения задания:
|
№ |
Наименование вида документа |
Автор документа |
Содержание |
|
1. |
Распоряжение |
Начальник цеха |
Экономия электроэнергии |
|
2. |
Распоряжение |
Ведущий инженер подразделения |
Проверка технической документации в цехе |
|
3. |
Распоряжение |
Глава администрации |
Порядок использования средств Фонда экономического развития |
|
4. |
Распоряжение |
Главный инженер завода |
Проведение мероприятий, направленных на повышение качества произведенной продукции |
|
5. |
Приказ |
Генеральный директор акционерного общества |
Проведение конкурса под девизом: «Сегодня – идея, завтра капитал» |
|
6. |
Приказ |
Директора фирмы |
Создание комиссии по приему передаче товарно-материальных ценностей на складе |
|
7. |
Указание |
Ректор института |
Введение новых цен на оказание образовательных услуг |
|
8. |
Приказ |
Директор завода |
Создание комиссии по делам молодежи |
|
9. |
Решение |
Совет директоров |
Участие в конференции |
|
0. |
Указание |
Генеральный директор муниципального унитарного предприятия |
Порядок оформления организационно-распорядительной документации |
Приказ – распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации.
Указание – документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.
Текст распорядительных документов состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают основания издания распорядительных документов (нормативные документы государственных органов, производственная необходимость и т. п.).
Распорядительная часть начинается с ключевого слова ПРИКАЗЫВАЮ – в приказах; ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, НЕОБХОДИМО и прочие выражения в зависимости от содержания, - в других распорядительных документах. Ключевое слово пишется с нулевой позиции, в конце ставится двоеточие.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт пишется с красной строки, а продолжение – без красной. В каждом пункте указывается:
¨ «кому» (исполнителю или структурному подразделению);
¨ «что сделать» (конкретные действия);
¨ «до какого числа» (сроки выполнения).
В последнем пункте распорядительной части документа обычно указывают на кого возлагается контроль над его исполнением.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) последовательность написания фамилий и инициалов в пунктах распорядительной части документов и в подписи;
2) оформление реквизита «Виза согласования» и место его расположения;
3) оформление реквизита «Заголовок тексту»;
4) оформление реквизита «Виза ознакомления».
Задание 3. Организационный документ
Разработать организационный документ.
Варианты выполнения задания:
|
№ |
Наименование вида документа |
Кому предназначается |
Описание содержания |
|
1. |
Должностная инструкция |
Инженеру-программисту |
Функции, права и обязанности |
|
2. |
Правила |
Студентам факультета |
Распорядок работы в терминал-классе |
|
3. |
Положение |
Преподавателям и студентам факультета |
Условия проведения конкурса на лучшую студенческую работу |
|
4. |
Правила |
Сотрудникам ремонтной службы |
Проведение ремонтных работ электрооборудования |
|
5. |
Положение |
Сотрудникам предприятия |
Экспертная комиссия предприятия |
|
6. |
Должностная инструкция |
Инженеру-экономисту |
Функции, права и обязанности |
|
7. |
Инструкция |
Всем сотрудниками организации |
По технике противопожарной безопасности |
|
8. |
Положение |
Работодателю и членам комитета по охране труда |
Права, обязанности, функции комитета |
|
9. |
Должностная инструкция |
Оператору ЭВМ |
Функции, права и обязанности |
|
0. |
Положение |
Всем сотрудникам |
Общие положения, функции, права и обязанности структурного подразделения |
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают типовые и индивидуальные, а также положения о проведении каких-нибудь конкретных мероприятий (смотров, конкурсов, аукционов и т. п.). Положение составляется на общем бланке организации.
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Они могут издаваться:
¨ органом государственного управления;
¨ отраслевым органом управления;
¨ муниципальным органом управления;
¨ руководством организации.
Правила – нормативный акт, определяющий порядок работ (поведения), при
выполнении конкретного рода деятельности.
Все организационные документы состоят из разделов, подразделов, имеющих заголовки. Разделы, подразделы нумеруются арабскими цифрами, пишутся с красной строки. В конце заголовков точка не ставится.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) оформление грифа утверждения (символы, место расположение);
2) оформление подписей и виз ознакомления;
3) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;
4) нумерацию и написание заголовков разделов текста;
5) содержание каждого раздела текста.
Задание 4. Протокол
Оформить протокол какого-нибудь мероприятия в 2-х формах (полного и стенографического).
Оформить выписку из протокола по одному из вопросов того же заседания (совещания и т. д.)
Варианты выполнения задания:
|
№ варианта |
Протоколируемое мероприятие |
|
1. |
Заседание профсоюзного комитета |
|
2. |
Заседание экспертной комиссии |
|
3. |
Собрание трудового коллектива |
|
4. |
Совещание у главного инженера |
|
5. |
Оперативное совещание у директора |
|
6. |
Производственное совещание у начальника цеха |
|
7. |
Совещание у начальника планово-диспетчерского отдела |
|
8. |
Заседание аттестационной комиссии |
|
9. |
Собрание учредителей бланка |
|
0. |
Собрание акционеров |
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллективного принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протокол оформляется на общем бланке предприятия.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря протоколируемого мероприятия, список присутствующих и повестка дня.
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ.
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – изложение текста выступления.
В полном протоколе текст пишется в третьем лице единственного числа («предложил», «обосновал» и т. д.), а в стенографическом протоколе – от первого лица единственного числа («считаю»… «предлагаю»…).
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста протокола, один конкретный вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий ход обсуждения данного вопроса и принятое по нему решение. Выписку из протокола подписывает секретарь, он же её заверяет.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) наличие (отсутствие) красной строки при написании реквизитов вводной и основной части;
2) порядок, в котором перечисляются фамилии присутствующих;
3) оформление списка присутствующих (если их 10 и менее, если их более 10, если среди присутствующих есть представители других подразделений или других организаций);
4) оформление заверительной зоны.
Задание 5. Акт
Оформить акт, подтверждающий какое-либо действие или событие.
Варианты выполнения задания:
|
№ варианта |
Тема |
|
Сдача-приемка материальных ценностей | |
|
Обследование условий труда | |
|
Испытание образцов продукции | |
|
Экспертиза ценности и выделение к уничтожению документов | |
|
Проверка состояния хранения документов | |
|
Нарушение санитарного состояния торговых точек | |
|
Ревизия организации (порядка) сдачи в аренду помещений | |
|
Инвентаризация склада | |
|
Несчастный случай на производстве | |
|
0. |
Ликвидация организации |
Акт – документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленные факты (события).
В некоторых случаях акты могут не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т. п.).
Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение этого в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части последовательно указываются: основание (наименование документа, его дата и номер); составлен комиссией; председатель; члены комиссии; присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся обычным шрифтом с прописной буквы, с нулевой позиции табулятора.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
При выполнении задания следует обратить внимание на:
1) правильность датирования документа;
2) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;
3) оформление списка присутствующих (после слова "Составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже));
4) целесообразность добавления реквизитов «Отметка о наличии приложения» и «Гриф утверждения»;
5) Оформление реквизита «Подпись».
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
Ø ГОСТ . Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Ø Периодические издания: «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и журналы аналогичного содержания.
Ø Учебник «Делопроизводство» под общ. ред. . М. – МЦФЭР, 2004.
Ø «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.» 2-е изд; перераб. и доп. (, и др.; Под ред. , В, А. Кудряева.-М; ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
Ø Учебники, учебные пособия, книги по вопросам документационного обеспечения управления, изданные не ранее 2004 года.
Приложение 1.
1. Схема расположения постоянных реквизитов в угловом бланке
|
|
Приложение 2.
2. Схема расположения постоянных реквизитов в продольном бланке
|
|
Приложение 3.
3. Образец оформления титульного листа
Федеральное агентство по образованию РФ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Нижегородский Государственный университет им. »
Факультет ______________________________________________________________
Специальность______________________________________________________________
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине ____________________________________________________________
ВЫПОЛНИЛ
Студент группы _________________
________________формы обучения
очной/очно-заочной/заочной
_______________________________________________
№ зачетной книжки______________
ПРОВЕРИЛ
Преподаватель__________________
Нижний Новгород
2006
Приложение 4.
4. Общие рекомендации по выполнению работы на компьютере
При оформлении документов с использованием текстового редактора следует максимально использовать его возможности, а не работать как на пишущей машинке.
Для этого необходимо:
1. Перед оформлением документа проверить правильность установки параметров полей бланка;
2. При создании документа с угловым расположением реквизитов целесообразно вставить в заголовочную зону сетки таблицы (т. е. таблицу без обрамления);
3. При оформлении реквизитов в левой или правой части заголовочной зоны в документах с угловым расположением реквизитов использовать процедуры «выравнивание слева» или «выравнивание по центру»;
4. В документах с продольным расположением реквизитов в заголовочной зоне следует использовать процедуру «выравнивание по центру»;
5. Следует следить за установкой межстрочных интервалов. Если один реквизит пишется в несколько строк, то между строками устанавливается одинарный интервал, а между реквизитами документа – 1,5-2 межстрочных интервала. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения, «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Между заголовочной и содержательной частями документа делается 2-4 интервала. Между содержательной и оформляющей частями – 3-5 интервала ;
6. Для более часто употребляемых фраз документа, строк подписей на документах целесообразно воспользоваться автотекстом;
7. При оформлении пунктов приказа возможно использовать процедуру «Список»;
8. Подстрочные пояснения на бланке документа следует оформлять шрифтом меньшим по размеру, чем основной текст и с эффектом «верхний индекс» («надстрочный текст»).
[*] Номеру варианта выполнения задания соответствует последняя цифра номера зачетной книжки (студенческого билета)
