ЛЕКЦИЯ № 6
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
|
Сотрудник при приеме на работу принес неправильно оформленную трудовую книжку. Что делать? Нужно оформить трудовую книжку сотруднику, который еще учится. Что написать в строке «Образование»? Что писать в трудовой книжке, если сотрудник работает по совместительству?
Перечисление может быть бесконечным. Вопросов о том, что написать в трудовой книжке, много. В этой статье мы постараемся ответить на самые популярные из них. Но прежде расскажем об изменениях в Трудовом кодексе, которые коснулись порядка ведения трудовых книжек, и вспомним правила их заполнения.
ПОПРАВКИ В ТРУДОВОМ КОДЕКСЕ
С 6 октября 2006 года вступила в силу новая редакция Трудового кодекса. Некоторые поправки, которые внес Федеральный закон от 01.01.2001 (далее — Закон ), затрагивают вопросы ведения трудовых книжек. Так, самое значимое изменение касается индивидуальных предпринимателей. Теперь они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника. Раньше им это было запрещено (ч. 3 ст. 66 и ст. 309 ТК РФ). Документом, который подтверждал стаж работы у индивидуального предпринимателя, являлся письменный трудовой договор.
Должны ли индивидуальные предприниматели оформить трудовые книжки на работников, которые устроились на работу до 6 октября 2006 года? И если должны, то каким числом вносить запись в трудовую книжку и что написать в сведениях о работе? Закон не содержит прямого ответа на этот вопрос. Восполняя этот пробел, Минздравсоцразвития России выпустил письмо -17.
Как следует из этого документа, с 6 октября индивидуальные предприниматели обязаны на каждого работника вести трудовые книжки. Следовательно, их нужно оформить как на вновь пришедших (после 6 октября), так и на давно работающих сотрудников.
Что касается числа, которым должна быть датирована запись о приеме на работу, то оно должно совпадать с днем, когда работник начал работать у индивидуального предпринимателя. В графе 3 нужно указать, на какую должность принят работник. А в графу 4 внести реквизиты приказа о приеме на работу. Заметим, что, несмотря на то, что индивидуальные предприниматели не ведут первичную учетную документацию, документы по учету кадров они оформлять должны. Ни новая, ни старая редакция статьи 68 ТК РФ не делит работодателей на категории. Все работодатели оформляют прием на работу приказом или распоряжением.
ПРИМЕР 1. работает у частного нотариуса с октября 2004 года в должности водителя. Трудовой договор от 01.01.2001 зарегистрирован в органе местного самоуправления. До поступления на работу к работал в организации (то есть трудовая книжка у сотрудника есть).
Приказ о приеме на работу № 2 датирован 10 октября 2004 года.
Как должен оформить трудовую книжку ?
РЕШЕНИЕ. Образец заполнения трудовой книжки представлен в табл. 1.
Таблица 1. Фрагмент трудовой книжки
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
... |
... |
... |
... |
... |
... |
|
Частный нотариус | |||||
|
3 |
10 |
10 |
2007 |
Принят на должность водителя |
Приказ № 2 от 01.01.2001 |
Еще одно новшество заключается в том, что в статье 65 ТК РФ появилось положение, согласно которому, если у лица, поступающего на работу, нет трудовой книжки (например, в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Для этого работник должен написать соответствующее заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки.
Заметим, что раньше специалисты советовали кадровикам поступать указанным способом. А сейчас это закреплено на законодательном уровне.
КАК ОФОРМИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Форма трудовой книжки и правила ее ведения (далее — правила) утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках». А инструкция по заполнению трудовых книжек содержится в постановлении Минтруда России (далее — инструкция).
При трудоустройстве работник должен предъявить трудовую книжку работодателю. Исключение составляют случаи, когда сотрудник устраивается на работу впервые или на условиях совместительства. Если гражданин до прихода в организацию нигде не работал, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Об этом сказано в статье 65 ТК РФ.
Работодатели (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведут трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней. Но только если эта работа является для сотрудника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Титульный лист
О том, как оформить титульный лист трудовой книжки и внести в него изменения, говорится в разделе 2 инструкции. Здесь, как правило, трудностей не возникает.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
— фамилия, имя, отчество;
— дата рождения (число, месяц, год);
— образование;
— профессия, специальность.
После заполнения всех перечисленных данных на титульном листе необходимо поставить печать организации. Сотрудник, который оформляет трудовую книжку, и работник должны поставить свои подписи.
Как правило, заполнение строки «Профессия, специальность» вызывает трудности. Многие бухгалтеры и кадровики считают, что указывать нужно и профессию, и специальность. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Одновременно профессия и специальность не указываются. Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. Ее в трудовую книжку вписывать не нужно. Обратите внимание: в строке «Профессия, специальность» должность, на которую поступает работник, также не указывается.
За время трудовой деятельности у сотрудника могут поменяться анкетные данные (например, фамилия), он может получить дополнительное образование, у него может появиться новая профессия. Как отразить эти изменения в трудовой книжке?
Если нужно исправить фамилию, имя, отчество или дату рождения, алгоритм действий такой. Устаревшие данные зачеркиваются одной чертой, а рядом вписываются новые сведения (п. 2.3 инструкции).
Безусловно, указанные исправления можно внести только на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества и др.). Поэтому на внутренней стороне обложки обязательно должна быть ссылка на номер и дату того документа, на основании которого внесены изменения. Такая ссылка должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Основание — пункт 2.3 инструкции.
Информация о полученном новом образовании, профессии, специальности вносится путем дополнения имеющихся записей (если они есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 инструкции). Заметим, что инструкция не содержит требований о том, что на внутренней стороне обложки нужно сделать ссылку на документы, подтверждающие полученное образование.
Пример оформления титульного листа трудовой книжки
1 |
Раздел «Сведения о работе»
Правила заполнения сведений о работе и исправления этих записей приведены в разделе 3 инструкции. Перечислим некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Как показывает практика, кадровики часто используют в трудовых книжках сокращения. Между тем пунктом 11 правил и пунктом 1.1 инструкции установлено, что в трудовой книжке они недопустимы. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».
Каждый бухгалтер знает, что неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. А вот как правильно это сделать, помнят не все. Поэтому и ошибки в разделе «Сведения о работе» встречаются чаще всего.
Основное правило таково: зачеркивать неправильную запись нельзя (п. 1.2 инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
Из пункта 27 правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.
А что делать в случае, если, например, организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована? Ответ на этот вопрос дает пункт 28 правил. Исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).
И последнее. При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.
Заметим, что на заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе»
Пример заполнения сведений о работе
|
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ |
ТК № 000 | ||||||
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе |
Наименование, | ||||
|
число |
месяц |
год | |||||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||||
|
01 |
|
|
|
С 22 октября 2004 по 21 ноября 2006 года служба в |
Военный билет | ||
|
|
|
|
|
Вооруженных силах Российской Федерации |
АБ № выдан | ||
|
|
|
|
|
|
Царинским военкоматом | ||
|
|
|
|
|
|
г. Москвы 25.10.2004 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
02 |
14 |
01 |
2007 |
Принят в отдел финансового анализа и контроля на должность экономиста |
Приказ от 01.01.2001 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
2 |
3 | ||||||
Пример заполнения сведений о переводе
|
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ |
ТК № 000 | ||||||
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе |
Наименование, | ||||
|
число |
месяц |
год | |||||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||||
|
01 |
|
|
|
С 22 октября 2004 по 21 ноября 2006 года служба в |
Военный билет | ||
|
|
|
|
|
Вооруженных Силах Российской Федерации |
АБ № выдан | ||
|
|
|
|
|
|
Царинским военкоматом | ||
|
|
|
|
|
|
г. Москвы 25.10.2004 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
02 |
14 |
01 |
2007 |
Принят в отдел финансового анализа и контроля на должность экономиста |
Приказ от 01.01.2001 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
03 |
15 |
01 |
2008 |
Переведен в контрольно-ревизионный отдел на должность ведущего экономиста |
Приказ от 01.01.2001 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
2 |
3 | ||||||
Пример заполнения сведений о награждении
|
СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ |
ТК № 000 | ||||
|
№ записи |
Дата |
Сведения о награждениях (поощрениях) |
Наименование, | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
01 |
25 |
12 |
2007 |
Награжден почётной грамотой Департамента |
Приказ |
|
|
|
|
|
социального развития Тюменской области. Выплачена |
от 01.01.2001 |
|
|
|
|
|
премия в сумме 5000 рублей. |
|
|
22 |
23 | ||||
Пример заполнения сведений об увольнении
|
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ |
ТК № 000 | ||||||
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе |
Наименование, | ||||
|
число |
месяц |
год | |||||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||||
|
01 |
|
|
|
С 22 октября 2004 по 21 ноября 2006 года служба в |
Военный билет | ||
|
|
|
|
|
Вооруженных Силах Российской Федерации |
АБ № выдан | ||
|
|
|
|
|
|
Царинским военкоматом | ||
|
|
|
|
|
|
г. Москвы 25.10.2004 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
02 |
14 |
01 |
2007 |
Принят в отдел финансового анализа и контроля на должность экономиста |
Приказ от 01.01.2001 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
03 |
15 |
01 |
2008 |
Переведен в контрольно-ревизионный отдел на должность ведущего экономиста |
Приказ от 01.01.2001 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
05 |
10 |
12 |
2008 |
Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 |
Приказ от 01.01.2001 | ||
|
|
|
|
|
Трудового кодекса Российской Федерации |
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
Работник Егоров |
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
2 |
3 | ||||||
Начальник отдела кадров Березина Как правильно исправить недействительные записи в трудовой книжке
в разделе «Сведения о работе»
Пункт 1.2. Инструкции устанавливает порядок внесения исправлений в трудовую книжку. Так в разделе «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачёркивание ранее внесённых неточностей, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приёме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи; в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признаётся недействительной запись об увольнении, переводе на другую работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановлением на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
При изменении формулировки причины увольнения указывается: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен… (указывается новая формулировка)».В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдаётся дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульный лист) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Дубликат и копия трудовой книжки
Когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки? Правила и инструкция предусматривают три случая.
Первый случай. Работник утратил трудовую книжку. Согласно пункту 31 правил в случае утраты трудовой книжки работник должен немедленно сообщить (написать заявление) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы (п. 7.2 инструкции и п. 32 правил).
Сначала записывается суммарный общий стаж работы, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. А затем (при наличии подтверждающих документов) стаж работы расшифровывается по отдельным периодам работы. При этом нужно указывать: в графе 2 — дату приема на работу, в графе 3 — наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят работник, в графе 4 — наименование, номер и дату соответствующего документа.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только подтвержденные данные.
Второй случай. В трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. В этом случае по письменному заявлению работника ему выдается дубликат, в который последовательно переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, кроме той, которая признана недействительной (п. 1.2 инструкции и п. 33 правил).
Третий случай. Трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Порядок выдачи дубликата в этом случае такой же, как и в случае, когда в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной.
Когда работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки? По требованию работника. Как сказано в пункте 7 инструкции, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее. Копия (выписка) выдается не позднее трех дней со дня подачи заявления.
ПОПУЛЯРНЫЕ ВОПРОСЫ О ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
Нужно ли в трудовую книжку вписывать время обучения в учебном заведении?
В трудовую книжку вносятся только те записи, которые имеют отношение к времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (подп. «б» п. 21 правил). Поэтому, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.
На работу устраивается студент вуза. Из документов об образовании у него есть только аттестат о среднем (полном) общем образовании. Что нужно написать в трудовой книжке в строке «Профессия, специальность»? Правомерно ли в строке «Образование» сделать запись о незаконченном высшем образовании?
В этом случае строку «Профессия, специальность» нужно оставить незаполненной. Запись о профессии и специальности можно вносить на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Так сказано в разделе II правил. Документ, который подтверждает квалификацию работника, — это диплом о высшем, среднем или начальном профессиональном образовании. Следовательно, если его нет, запись не делают.
Запись о незаконченном образовании внести в трудовую книжку можно. Как правило, такая запись делается по просьбе работника. Как следует из пункта 2.1 инструкции, основанием для такой записи могут служить надлежаще заверенные справка из института, копии зачетной книжки или студенческого билета. Если сотрудник такого желания не изъявляет, в строке «Образование» указывается то законченное образование, которое есть на момент оформления трудовой книжки.
Обратите внимание: нередко кадровики и бухгалтеры путают понятия «незаконченное высшее образование» и «неполное высшее образование».
Неполное высшее профессиональное образование присваивается тем лицам, которые не завершили обучение по основной образовательной программе высшего профессионального образования, но успешно прошли промежуточную аттестацию не менее чем за два года обучения. Так сказано в пункте 3 статьи 6 Федерального закона от 22.08.96 «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».
Указанным лицам выдается диплом установленного образца, то есть диплом о неполном высшем образовании. Следовательно, если сотрудник принесет такой диплом, в трудовой книжке в строке «Образование» нужно будет написать «неполное высшее».
Как заполнить строку «Образование», если согласно диплому работнику присвоена степень бакалавра?
Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов — аттестата, удостоверения, диплома и т. д. Это следует из пункта 2.1 инструкции.
А согласно статье 6 Федерального закона от 22.08.96 «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» степень бакалавра относится к высшему профессиональному образованию. Следовательно, в строке «Образование» нужно написать «высшее».
Часто возникает вопрос: что такое надлежаще заверенный документ? Нормативно это нигде не закреплено. На наш взгляд, это документ, в котором стоит печать учреждения, его выдавшего, и подпись уполномоченного лица. Например, диплом без печати института и подписи ректора является недействительным.
На работу пришел молодой человек, только что отслуживший в армии, что подтверждается военным билетом. Как оформить трудовую книжку?
Запись о времени военной службы в трудовую книжку вносится по месту работы. Основание — подпункт «а» пункта 21 правил. Эта запись делается со ссылкой на военный билет. Сначала нужно сделать запись о службе в армии, а потом — о приеме на работу.
ПРИМЕР 2. после службы в армии устраивается на работу в . Период военной службы (с 28 октября 2004 года по 28 октября 2006 года) подтверждается военным билетом АМ 1186660 от 01.01.01 года. поступает на должность менеджера по продажам. Дата трудоустройства — 2 ноября 2006 года. Приказ о приеме на работу № 12/06 от 01.01.2001.
Как должна быть заполнена трудовая книжка?
РЕШЕНИЕ. Образец заполнения трудовой книжки представлен в табл. 2.
Таблица 2. Фрагмент трудовой книжки
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
Служба в армии с 28.10.2005 по 28.10.2007 |
Военный билет АМ 1186660 от 01.01.2001 | ||||
|
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Альфа» | |||||
|
1 |
02 |
11 |
2007 |
Принят на должность менеджера по продажам |
Приказ № 12/06 от 01.01.2001 |
Нужно ли оформлять трудовую книжку на сотрудника, который принят на работу с испытательным сроком? И если нужно, то стоит ли в ней указывать, что работник принят с испытанием?
Многие работодатели совершают ошибку, не оформляя трудовую книжку до тех пор, пока у сотрудника не закончится испытательный срок. Однако часть 3 статьи 66 ТК РФ указывает на то, что работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации больше пяти дней. Конечно, при условии, что такая работа является для сотрудника основной.
Запись об испытании в трудовую книжку вносить не нужно. Как следует из статьи 70 ТК РФ, условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Трудовые книжки в этой статье не упоминаются. Кроме того, правила ведения и хранения трудовых книжек также не предусматривают, что в трудовую нужно вносить запись об испытательном сроке.
Сотрудник работал в фирме на условиях внешнего совместительства. Впоследствии он устроился в эту же фирму на основную работу по той же должности. Запись о работе по совместительству в трудовой книжке есть. Какую запись нужно сделать в трудовой книжке при приеме этого сотрудника на основную работу?
Данный вопрос вызывает немало споров среди специалистов, и единого мнения нет. Есть несколько способов оформления.
Первый способ — увольнение. С работником прекращают трудовой договор по совместительству и заключают новый по основному месту работы. Однако данный способ не пользуется популярностью. Работодатели часто избегают его, так как иначе им придется выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Работников этот способ не устраивает потому, что работодатель вправе установить испытательный срок при заключении нового трудового договора.
Второй способ — перевод совместителя на основное место работы. Но здесь нельзя говорить о переводе в порядке статьи 72.1 ТК РФ. Ведь работник остается на прежней должности и будет выполнять те же функции.
Наше мнение: в трудовой книжке не нужно делать запись об увольнении с работы по совместительству. После того как будет написано название организации, нужно внести запись, датированную днем, когда работник вышел на основную работу. В графе 3 написать: «Принят на основную работу». А в графу 4 вписать реквизиты приказа о приеме сотрудника на основную работу.
Обязан ли «основной» работодатель вносить в трудовую книжку работника запись о том, что он работает по совместительству в другой компании?
В статье 66 ТК РФ сказано: по желанию работника в его трудовую книжку по основному месту работы вносятся сведения о работе по совместительству. Поэтому, если работник изъявил такое желание и представил документы, подтверждающие работу по совместительству, «основной» работодатель не может отказать ему во внесении соответствующей записи.
Какие документы могут подтверждать работу по совместительству? Трудовой кодекс эти документы не определяет. Как правило, это справка с места работы по совместительству, копия приказа о приеме на работу или трудовой договор.
ПРИМЕР 3. работает в в должности финансового менеджера с 16 октября 2006 года. Это его основное место работы. Приказ о приеме на работу № 27 датирован 16 октября 2006 года.
Кроме того, с 30 октября 2006 года устроился на работу в в должности экономиста (приказ о приеме на работу ).
По желанию работника в его трудовую книжку вносится запись о работе по совместительству. Чтобы подтвердить эту работу, представил в трудовой договор с и надлежаще заверенную копию приказа о приеме на работу.
Как должна быть заполнена трудовая книжка ?
РЕШЕНИЕ. Образец заполнения трудовой книжки представлен в табл. 3.
Таблица 3. Фрагмент трудовой книжки
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
Закрытое акционерное общество (ЗАО) «Волна» | |||||
|
1 |
16 |
10 |
2006 |
Принят на должность финансового менеджера |
Приказ № 27 от 01.01.2001 |
|
2 |
30 |
10 |
2006 |
Принят на должность экономиста в Общество с ограниченной ответственностью по совместительству |
Приказ № 16 от 01.01.2001 |
На титульном листе трудовой книжки была допущена ошибка в личных данных (в имени вместо буквы «и» написан «ь»). Как можно исправить эту ошибку? Как поступить, если ошибка была допущена давно и организация, ее допустившая, ликвидирована?
Механизм внесения подобных исправлений в титульный лист не прописан ни в инструкции, ни в правилах. В этих документах есть лишь правила внесения изменений (п. 2.3 инструкции и п. 26 правил). Из этого следует, что вносить исправления в титульный лист трудовой книжки нельзя. Даже в том случае, если допущена ошибка.
Но если трудовую книжку не исправить, у работника впоследствии могут возникнуть проблемы с назначением пенсии (это актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до того, как стала обязательной регистрация застрахованных лиц в системе персонифицированного учета ПФР).
Безусловно, это пробел в законодательстве. И до тех пор, пока он не будет устранен, однозначного ответа на вопрос о том, как внести исправления в титульный лист трудовой книжки, дать нельзя.
Наше мнение: в такой ситуации можно оформить дубликат трудовой книжки.
Если сотрудница увольняется по собственному желанию в связи с уходом за ребенком до 14 лет или в связи с переводом супруга на работу в другую местность, можно ли в трудовой книжке указывать причину увольнения? Если можно, обязан ли сотрудник отдела кадров сделать такую запись по просьбе увольняющего работника?
В соответствии с пунктом 5.6 инструкции при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.
Так, если женщина, имеющая ребенка в возрасте до 14 лет, расторгает трудовой договор, но трудоустраивается до достижения ребенком указанного возраста, у нее сохраняется непрерывный трудовой стаж (п. 5 Правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденных постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 000). Аналогично непрерывный трудовой стаж сохраняется независимо от продолжительности перерыва в работе при поступлении на работу после увольнения по собственному желанию в связи с переводом мужа (жены) на работу в другую местность (п. 6 указанных правил).
Таким образом, работодатель обязан указать те уважительные причины, из-за которых увольняется работник. Записи в трудовой книжке могут быть такими:
— «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
— «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В каких случаях сотрудник должен расписываться в трудовой книжке? Нужно ли писать фразу «С записью ознакомлен»?
Работник расписывается в трудовой книжке только при увольнении. Этим он подтверждает, что ознакомлен со всеми записями (о выполняемой работе, о переводе и об увольнении), которые вносились в его трудовую книжку на протяжении работы. Это следует из пункта 35 правил. Расписываться под каждой записью в трудовой книжке сотрудник не должен.
В то же время с каждой вносимой записью (в том числе и об увольнении) работодатель обязан знакомить работника под расписку. Эту расписку сотрудник оставляет в личной карточке[1], в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 правил).
Что касается фразы «С записью ознакомлен» («согласен» и т. д.), то в нормативных правовых актах, регулирующих порядок оформления трудовых книжек, она не упоминается. Следовательно, по нашему мнению, писать ее не нужно. Тем не менее, если такая фраза в трудовой книжке присутствует, ошибкой это не считается.
Нужно ли делать в трудовой книжке отметку о том, что оформлен вкладыш? Нумерация во вкладыше начинается новая или продолжается та, которая была в трудовой книжке?
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Оформлять и вести его нужно в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом без трудовой книжки вкладыш недействителен. Основание — пункт 38 правил.
Выдавая каждый вкладыш, работодатель должен на титульном листе трудовой книжки вверху ставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Так сказано в пункте 39 правил.
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки.
На работу устраивается сотрудница, у которой трудовая книжка старого образца и выдана давно (в 1956 году). Места для внесения записей в разделе «Сведения о работе» больше нет. Как поступить?
Если места для внесения записей в трудовой книжке нет, в нее нужно вшить вкладыш. Но помните, что с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца и вкладыши в них. При этом трудовые книжки установленного ранее образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Как следует прикреплять вкладыш к трудовой книжке?
Четкий ответ на данный вопрос содержится в п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно названному пункту, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Аналогичное требование к прикреплению вкладыша содержалось и в ранее действовавших нормативных правовых актах, посвященных вопросам ведения трудовых книжек.
Связано это, видимо, с тем, что по сравнению с другими возможными вариантами закрепления вкладыша (например, приклеивание) вшивание – наиболее верный и надежный способ обеспечения надлежащего внешнего вида трудовой книжки. К примеру, при приклеивании вкладыша есть вероятность того, что он отслоится из-за высыхания клея.
Таким образом, прикрепление вкладыша осуществляется только посредством его вшивания в трудовую книжку.
Что нужно написать в трудовой книжке при переименовании должности?
Переименование должности считается изменением обязательного для включения в трудовой договор условия (раньше такие условия назывались существенными). Такие переименования возможны только путем внесения изменений в штатное расписание.
Например, сначала должность, на которую принят работник, называлась «налоговый консультант». Впоследствии ее переименовали в «консультант по налогам и сборам». Запись в трудовой книжке будет такой: «Должность “налоговый консультант” переименована в “консультант по налогам и сборам”». В графу 4 нужно вписать реквизиты приказа об изменении штатного расписания.
Если у фирмы изменилось наименование или организационно-правовая форма (например, из общества с ограниченной ответственностью она преобразована в закрытое акционерное общество), что нужно написать в трудовых книжках?
Частично ответ на этот вопрос содержится в пункте 3.2 инструкции. В нем сказано, что в том случае, когда за время работы работника наименование организации изменилось, об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Что касается записи об изменении организационно-правовой формы, то ни в инструкции, ни в правилах об этом ничего не сказано. Тем не менее в трудовой книжке нужно отразить этот факт.
Наше мнение: если фирма реорганизована в форме преобразования, в трудовых книжках всех работников необходимо сделать запись о реорганизации. Например, «ООО “Знак” преобразовано в ЗАО “Знак”». А в графе 4 указать основание — реквизиты протокола общего собрания учредителей.
По уставу организация имеет сокращенное и полное название. Какое из них следует указывать при заполнении трудовой книжки?
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Основание — пункт 3.1 инструкции.
Когда и какая запись вносится в трудовую книжку работника при предоставлении отпуска с последующим увольнением?
Согласно статье 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Следовательно, запись об увольнении должна быть датирована последним днем отпуска.
Напомним, что трудовая книжка с записью об увольнении, иные документы о работе должны быть выданы работнику в последний день его работы. То есть в последний рабочий день, предшествующий первому дню отпуска.
Особенностей внесения записей в трудовую книжку работника при предоставлении отпуска с последующим увольнением нет. Формулировка зависит от оснований прекращения трудового договора. Предположим, сотрудник увольняется по собственному желанию, в этом случае делают следующую запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Какой печатью должны заверяться записи в трудовых книжках? Действительна ли запись, заверенная печатью кадровой службы?
Правила ведения трудовых книжек и инструкция по их заполнению предусматривают, что записи в трудовых книжках могут быть заверены как печатью организации, так и печатью отдела кадров (п. 35 правил).
Таким образом, записи в трудовых книжках, заверенные печатью кадровой службы, действительны.
Нужно принять человека на работу, а в его трудовой книжке на титульном листе нет печати первого работодателя. Как поступить в такой ситуации? Компания, которая была первым работодателем, ликвидирована.
Трудовая книжка, на титульном листе которой нет печати, считается недействительной.
Наше мнение: в такой ситуации можно обратиться в архив за подтверждением того, что организация — первый работодатель существовала, и попытаться получить в нем какой-либо документ, подтверждающий работу сотрудника в этой компании.
Конечно, не все фирмы при ликвидации сдают свои документы в архив. Поэтому другой вариант — выдать работнику дубликат трудовой книжки. Заметим, что эта ситуация законодательно не урегулирована и ответ не может быть однозначным.
Необходимо ли осуществление и оформление перевода работников при реорганизации работодателя – юридического лица в форме слияния с другим юридическим лицом?
— В соответствии с ч. 5 ст. 75 Трудового кодекса РФ (в ред. Федерального закона от 01.01.2001 ) изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не могут являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации.
При переводе работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю изменяется сторона трудового договора (работодатель), поэтому такой перевод рассматривается ТК РФ как основание для прекращения действующего трудового договора и последующего заключения нового с другим работодателем1.
Вместе с тем работник состоит в трудовых отношениях с работодателем, который является стороной трудового договора2. Сам факт реорганизации не связан, как правило, с объемом прав и обязанностей работника. Действие трудового договора при реорганизации не прекращается, и письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в этом случае не требуется. В трудовые книжки работников вносится запись о том, что организация реорганизована, а также указывается основание переименования – соответствующее решение работодателя. Представляется, что запись в данном случае может быть аналогична записи о переименовании организации, например: «Организация такая-то с такого-то числа реорганизована в такую-то»3. Затем делается запись о должности работника в новой организации в соответствии со штатным расписанием. При этом, как уже говорилось выше, трудовой договор не расторгается, а работники не увольняются.
Правомерно ли изменение обязательного условия трудового договора об оплате труда в сторону снижения заработной платы?
Статья 57 ТК РФ гласит, что условие оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) является обязательным для включения в трудовой договор. Статья 74 ТК РФ предусматривает возможность изменения по инициативе работодателя определенных сторонами условий трудового договора в случае, когда они не могут быть сохранены в связи с изменением организационных или технологических условий труда (модернизация техники и технологии, структурная реорганизация производства, другие причины). При этом трудовая функция работника должна остаться прежней.
Из приведенной нормы не следует, что изменение условий оплаты труда, определенных сторонами при заключении трудового договора, должно происходить исключительно в сторону увеличения оплаты труда. Поскольку изменение условий трудового договора является следствием изменения организационных или технологических условий труда, вполне возможно, что такие изменения могут привести к снижению заработной платы работника.
Вместе с тем необходимо иметь в виду, что, допуская возможность снижения зарплаты работников, Трудовой кодекс РФ устанавливает ограничение: изменение определенных сторонами условий трудового договора (в частности, условий оплаты труда) не должно ухудшать положение работника по сравнению с установленным коллективным договором, соглашениями, на основании которого внесена вышеуказанная запись.
Как быть, если работник не представил информации о сдаче прежним работодателем «Сведений о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К)»? Нужно ли повторно сдавать эти сведения?
Перечень документов, которые поступающее на работу лицо предъявляет работодателю, установлен в ст. 65 ТК РФ. Представление сведений о сдаче СЗВ-К прежним работодателем не предусмотрено указанной статьей. В трудовой книжке проставление печати (штампа) о данных сведениях также не предусмотрено.
Страхователи с 1 августа 2003 г. до 1 июля 2004 г. в сроки, согласованные с территориальными органами, и в порядке, определяемом Пенсионным фондом РФ, представляли сведения о включаемых в трудовой (страховой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у них застрахованными лицами до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, за исключением застрахованных лиц – получателей трудовых пенсий по старости и инвалидности6.
В порядке реализации данной нормы Постановлением Правления ПФ РФ п был утвержден Порядок представления страхователями указанных сведений.
Согласно Порядку обязанность по представлению СЗВ-К законодатель возложил на страхователя, у которого в момент представления сведений работало застрахованное лицо, либо на неработающее застрахованное лицо.
Учитывая изложенное, можно сделать вывод о том, что организация не обязана проводить конвертацию трудового стажа вновь принятых работников, так как это не предусмотрено действующим законодательством.
За более подробными разъяснениями можно обратиться в Пенсионный фонд РФ.
ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И БЛАНКОВ
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил учета и хранения трудовых книжек). Это означает, что руководитель предприятия, не назначивший лиц, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек, или не создавший необходимых условий для обеспечения их сохранности, лично отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа.
Целесообразно возложить ответственность за соблюдение правил ведения кадрового учета на руководителя службы персонала (отдела кадров). Такая обязанность фиксируется в его должностной инструкции либо оговаривается в специальном приказе.
Служба персонала должна быть обеспечена сейфом или несгораемым шкафом для хранения трудовых книжек и незаполненных бланков. В этом же сейфе должна храниться и книга учета движения трудовых книжек, а также личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки.
Помните: работодатель отвечает не только за физическую сохранность трудовых книжек, но и за защиту персональных данных работников (гл. 14 Трудового кодекса). Несоблюдение требований по защите персональных данных может повлечь не только административную, но и уголовную ответственность — вплоть до ареста на шесть месяцев согласно статье 137 Уголовного кодекса.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти сотрудника его ближайшими родственниками, в течение двух лет хранятся в кадровой службе компании отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки находятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 43 Правил учета и хранения трудовых книжек).
Обратите внимание: несоблюдение порядка ведения трудовых книжек ведет к нарушению законодательства о труде и охране труда в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Таким образом, должностным лицам компании может грозить административный штраф в размере от 5 до 50 МРОТ, а самой компании — штраф в размере от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Порядок учета и хранения
бланков трудовых книжек и вкладышей в них
В связи с тем что трудовые книжки являются документом строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения. Каждая организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Посмотрим, как нужно вести названные регистры.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков (образец на стр. 50).
Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через Сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника.
Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно. Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа.
Деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации.
Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности по форме 0 которая утверждена приказом Минфина России от 01.01.01 г. № 70н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».
Приложение к Постановлению Минтруда России
ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ
|
№ п/п |
Дата |
От кого получено или кому отпущено |
Основание (наименование |
Приход |
Расход | ||||||
|
число |
месяц |
год |
Количество |
Сумма (руб.) |
Количество |
Сумма (руб.) | |||||
|
Трудовых книжек (серия и номер) |
Вкладышей (серия и номер) |
Трудовых книжек (серия и номер) |
Вкладышей (серия и номер) | ||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
|
5 |
16 |
01 |
2006 |
ООО "Комус" |
накладная |
15 |
5 |
3200 | |||
|
|
ТК |
ТК | |||||||||
|
с № 000 |
с № 000 | ||||||||||
|
по № 000 |
по № 000 | ||||||||||
|
6 |
17 |
01 |
2006 |
Начальнику |
2 |
1 |
480 | ||||
|
отдела кадров |
ТК |
ТК | |||||||||
|
|
с № 000 |
№ 000 | |||||||||
|
по № 000 | |||||||||||
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
Книга учета движения трудовых книжек
Трудовая книжка является личным документом работника, но весь период его работы она хранится в отделе кадров. Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу (образец).
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. Законодательством также предусмотрено скреплять указанные книги сургучной печатью. К сожалению, данное требование очень тяжело воплотить на практике. Как выходят из этой ситуации ваши коллеги, читайте в подверстке «А как у вас?».
Если в вашей организации до сих пор не ведутся эти книги, вам надо как можно скорее заняться их оформлением. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор обязан наложить штраф на работодателя.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).
Приложение к Постановлению Минтруда России
КНИГА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
|
№ п/п |
Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша |
Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки |
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша |
Должность, профессия, специальность работника, который сдал |
Наименование места работы |
Дата и номер |
Расписка |
Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) |
Дата выдачи на руки |
Расписка | ||
|
число |
месяц |
год | ||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
Пример заполнения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
Приложение к Постановлению Минтруда России
КНИГА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
|
№ п/п |
Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша |
Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки |
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша |
Должность, профессия, специальность работника, который сдал |
Наименование места работы |
Дата и номер |
Расписка |
Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) |
Дата выдачи на руки |
Расписка | ||
|
число |
месяц |
год | ||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
|
21 |
08 |
03 |
2003 |
|
АТ-IV |
Менеджер по |
Отдел сбыта |
08.03.2003 |
Березина |
– |
16.12.2004 |
Морозов |
|
№ 000 |
сбыту |
| ||||||||||
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
|
97 |
30 |
11 |
2003 |
Ивлиева Ольга Юрьевна |
АТ-I |
Бухгалтер |
Бухгалтерия |
28.11.2003 |
Березина |
– |
25.01.2005 |
Ивлиев |
|
4251687 |
|
С. Д. | ||||||||||
|
по дове- | ||||||||||||
|
ренности | ||||||||||||
|
№ 000 от | ||||||||||||
|
20.01.2005 | ||||||||||||
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
|
124 |
12 |
04 |
2005 |
Гусаров Алексей |
ТК |
Дворник |
АХО |
12.04.2005 |
Березина |
160 | ||
|
Юрьевич |
1356790 |
| ||||||||||
Тема проверки инспектора государственной инспекции по труду:
«Трудовая книжка». На что обратить внимание кадровику?
Инспектор государственной инспекции труда (ГИТ), проверяя соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек, прежде всего может обратить внимание на организацию работы с трудовыми книжками. Так как ответственность за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек несёт специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя, то недостаточно закрепления этих функций в должностных инструкциях и трудовых договорах работников отдела кадров-необходимо наличие специального приказа.
В соответствии с требованиями п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001г. №22 «О трудовых книжках», работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё. В отделе кадров должны храниться трудовые книжки, предъявленные работниками при приёме на работу, оформленные трудовые книжки, а также невостребованные трудовые книжки. Бланки трудовых книжек и вкладышей в неё, как и Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, хранятся в бухгалтерии.
Работник, ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек, обязательно должен вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Инспектор ГИТ проверяет её форму, порядок заполнения, содержание всех или отдельных записей. В Книге учёта регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием мери и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если по каким-то причинам в графе 13 Книги учёта отсутствует личная подпись работника, проверяющий может потребовать объяснение, а так же документы, подтверждающие, что трудовая книжка не была получена или в связи с его отсутствием на работе в день увольнения или в связи с отказом от получения трудовой книжки. Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, инспектор ГИТ может проверить, было ли направлено работнику уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Следует помнить: трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшие родственниками, хранятся до востребования у работодателя.
Помимо организации работы по хранению и учёту трудовых книжек инспектор ГИТ может проверить и соблюдение правил ведения трудовых книжек. Особое внимание проверяющие обращают на сроки оформления трудовой книжки работникам, принятым на работу впервые, сроки оформления новой трудовой книжки и дубликата трудовой книжки, внесение отдельных записей, применение оттисков печатей. Не следует забывать: с записями, сделанными в трудовой книжке, работник должен быть ознакомлен в личной карточке № Т-2, которую инспектор также может потребовать для проверки соблюдения этого правила.
