Приложение
к приказу № 000
от «28» августа 2008г.
|
Филиал Северо-Запада» «КОЛЭНЕРГО» |
УТВЕРЖДАЮ |
|
Первый заместитель директора - | |
|
Главный инженер | |
|
_______________________ | |
|
«_____» _______________200__г. | |
Документированная процедура
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ
ДП /02-2008
РЕДАКЦИЯ 1
Мурмаши 2008 г.
содержание
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 3
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 3
3. Определения И сокращения.. 3
3.1. Определения. 3
3.2. Сокращения. 3
4. Нормативные ссылки.. 4
5. Управление записями.. 4
5.1. Общие требования. 4
5.2. Формы документов для регистрации записей. 4
5.3. Присвоение регистрационного обозначения формам.. 4
5.4. Изменение форм.. 5
5.5. Требования к заполнению.. 5
5.6. Требования к хранению.. 5
5.7. Представление записей о качестве заказчику (клиенту) 5
6. ЗАПИСИ.. 5
Приложение . 6
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая процедура вводится с целью установления единого порядка управления записями в соответствии со стандартом ISO 9001:2001 «Системы менеджмента качества. Требования», обеспечивающего идентификацию, хранение, доступ, ведение, защиту, восстановление записей по качеству, а также унификацию и управление формами, в которых эти записи регистрируют.
1.2. Настоящая документированная процедура является обязательной для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами Филиала Северо-Запада» «Колэнерго» (далее – Филиал).
1.3. Ответственность за поддержание в актуальном состоянии настоящей документированной процедуры возлагается на сектор менеджмента качества.
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
2.1. Действие настоящей документированной процедуры распространяется на:
- Внутрифирменные записи.
- Записи, внешнего происхождения.
2.2. Записи, ведущиеся в Филиале, делятся на два уровня:
2.2.1 Первый уровень – записи внешнего происхождения;
2.2.2 Второй уровень – внутрифирменные записи, в. т.ч.:
- записи, ведущиеся на бумажных носителях;
- записи, ведущиеся в электронном виде с использованием текстового редактора Microsoft Word и электронных таблиц Microsoft Excel;
- записи, ведущиеся в различных программных продуктах.
2.3. Действие настоящего стандарта не распространяется на записи, ведущиеся на бланках строгой отчетности.
3. Определения И сокращения
3.1. Определения
Управление записями - комплекс действий, осуществляемых для создания и использования записей, ведущихся на предприятия, необходимых для функционирования организации.
Запись – документ (заявка, отчет, протокол, акт, журнал, график и т. д.), содержащий информацию о достигнутых результатах или осуществленной деятельности.
Форма – документ (пустой бланк), предназначенный для внесения информации. После внесения информации форма становится записью.
Внутрифирменные записи – записи, разработанные и разрабатываемые на предприятии (документированные процедуры, положения, инструкции, регламенты, и др.).
Записи внешнего происхождения – записи форма, внешний вид и требования к заполнению которых, определены вышестоящими и сторонними организациями (обязательные к заполнению статистические отчеты, отчеты в вышестоящие и прочие организации, приложения к нормативным и др. документам).
Нормативный документ – документ, закрепляющий требования к качеству продукции, работ, услуг.
Идентификация – установление соответствия распознаваемого объекта по совокупности признаков.
3.2. Сокращения
|
ДП |
Документированная процедура |
|
ПФ |
Перечень форм |
4. Нормативные ссылки
В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на нормативный документ – Международный стандарт «Системы менеджмента качества. Требования», ISO 9001:2000.
5. Управление записями
5.1. Общие требования
Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельства соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.
5.2. Формы документов для регистрации записей
5.2.1. Образцы форм, в которых ведутся записи о качестве, могут разрабатываться любым заинтересованным структурным подразделением Филиала.
5.2.2. Разработанные образцы форм могут быть введены в действие (утверждены) в следующих случаях:
- как приложение к внутрифирменному документу;
- как форма в Перечне форм записей.
5.2.3. При введении в действие форм, разработчик должен:
- определить всех исполнителей по заполнению формы;
- определить сроки, периодичность и способ предоставления записей;
- обеспечить своевременное предоставление образца формы всем исполнителям;
- в случае необходимости давать дополнительные разъяснения по заполнению формы.
5.2.4. Каждое структурное подразделение Филиала ведет Перечень форм записей(ПФ), разработанный подразделением. В ПФ содержатся формы записей с указанием полного наименования и регистрационного обозначения каждой формы. После перечня форм записей помещаются сами формы записей, разработанные подразделением и расположенные в том же порядке с проставлением в правом верхнем углу регистрационного номера формы. Каждая форма выполняется на отдельном листе в масштабе 1:1.
5.2.5. Ответственность за формирование ПФ записей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
5.2.6. Перечень форм вводится в действие с момента подписания его руководителем структурного подразделения.
5.2.7. Требования настоящего подраздела не распространяются на формы документов, разработанные государственными (отраслевыми) компетентными организациями.
5.2.8. Утвержденные ПФ и шаблоны бланков форм размещаются в электронном виде на диске W:/ обмен/ Менеджмент качества. Ответственность за актуальность ПФ подразделения и бланков форм, размещенных в электронном виде, несет руководитель подразделения.
5.3. Присвоение регистрационного обозначения формам
5.3.1 Для форм, являющимися приложениями, к какому либо документу, регистрационным обозначением является обозначение приложения с указанием регистрационного обозначения документа, в котором они установлены.
5.3.2 Для остальных форм, внесенных в ПФ записей, допущенных к обращению на предприятии, установлен следующий порядок присвоения обозначения
|
Код подразделения |
Порядковый номер регистрации |
Год разработки |
|
АА-ВВ |
СС |
DDDD |
5.4. Изменение форм
5.4.1. Изменение формы документа осуществляет руководитель структурного подразделения, после чего данное изменение утверждается подписанием нового Перечня форм.
5.4.2. После замены старой формы на новую, старая форма помечается штампом или надписью «Аннулировано» и подлежит хранению на предприятии согласно п. 6.7
5.5. Требования к заполнению
5.5.1. Для ведения записей, необходимо использовать бланки размещенные в электронном виде на диске W:/ обмен/ Менеджмент качества.
5.5.2. Бланк формы документа должен быть заполнен по всем установленным строкам и графам, со всеми необходимыми подписями, датами, штампами, печатями, предусмотренными самой формой. При рукописном заполнении бланка записи делаются ручкой, разборчивым почерком. Оттиски штампов, печатей должны быть четкими.
5.5.3. Заполненный бланк должен обеспечивать снятие качественной копии.
5.6. Требования к хранению
5.6.1. Бланки форм, в которых зарегистрированы записи о качестве, хранятся в течение 3 лет, либо в течение срока указанного в Перечне форм, после чего записи подлежат уничтожению.
5.6.2. Условия хранения зарегистрированных записей о качестве, должны обеспечивать их сохранность и быстрое нахождение.
5.7. Представление записей о качестве заказчику (клиенту)
5.7.1. Записи о качестве предоставляются заказчику (клиенту) в объеме, установленном договором (контрактом).
5.7.2. В других случаях решение о предоставлении заказчику записей о качестве принимает директор Филиала.
6. ЗАПИСИ
В ходе выполнения данной документированной процедуры создаются следующие записи:
|
Наименование записи |
Форма документа |
|
Перечень форм |
Приложение к ДП «Управление записями» |
Срок хранения записей составляет 3 года, ответственным за их хранение является руководитель структурного подразделения – разработчик Атласа форм.
РАЗРАБОТАНА:
|
Ведущий специалист СМК |
. | |
|
«___»_______2008г |
Приложение №1
(обязательное)
ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ записей
ПФ АА-ВВ/СС-DDDD
Полное наименование подразделения
|
Полное наименование формы |
Регистрационный номер формы |
Срок хранения |
Разработан:_________________ ____________ _____________
(Ф. И.О. руководителя подразделения) подпись дата
