Внутренний аудит СМК на

Экономические науки

УДК 330.341.2

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ СМК НА

Виктор Данилович Жариков - доктор экономических наук, профессор

Сергей Васильевич Васильев - аспирант

ГОУ ВПО «ТАМБОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»,

КАФЕДРА «ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ»

Аннотация: рассмотрены несоответствия системы менеджмента качества и пути их устранения по подразделениям организации.

Ключевые слова: система менеджмента качества, несоответствия, структура, распределение по подразделениям.

Принятие системы менеджмента качества должно быть стратегическим решением организации. На планирование и выполнение организацией системы менеджмента качества влияют различные потребности, особенно объективные: производимая продукция, используемые процессы, размер и структура организации. Целью международных стандартов не является предполагать единообразие в структуре системы менеджмента качества или единообразие документации. Требования системы менеджмента качества, установленные в настоящем международном стандарте, являются дополнительными к требованиям на продукцию. Информация, помеченная как «Примечание», приведена для облегчения понимания или разъяснения соответствующих требований.

Известно, что принятия управленческих решений в области системы менеджмента качества необходим анализ состояния качества на предприятии.

При проведении настоящего анализа были использованы данные предприятия за 2006 – 2007 годы:

·  о качестве процессов СМК;

·  о результативности функционирования процессов СМК, полученные от их владельцев;

·  результаты внутренних аудитов;

·  результаты выполнения корректирующих/предупреждающих действий (КД/ПД);

1.Было проведено совещание у генерального директора по рассмотрению «Отчета о результативности СМК за 2008 г.», протокол №1 от 01.01.2001 г. Выполнение постановлений совещания по СМК представлено на диаграмме 1.

Диаграмма 1 – Выполнение постановлений совещания по СМК

владельцами процессов

На предприятии еженедельно Заместитель генерального директора по качеству проводит совещания по качеству, с оформлением результатов протоколом.

На совещании рассматриваются:

обзор функционирования СМК;

полученные претензии – при их наличии;

результаты авторского надзора ОГК, ОГТ, ОТК, ЭМО;

своевременность выполнения КД/ПД – отчеты владельцев процессов о причинах не соблюдения сроков;

предварительный план следующего совещания.

Планирование: на предприятии ежегодно разрабатывается план мероприятий организационного и технического развития предприятия, который предусматривает как развитие производства, так и СМК.

2.Общие результаты по процессам СМК

2.1 В целом процессы выполняются в соответствии с установленными требованиями.

Общие результаты в соответствии с диаграммой 1 и таблицей 1.

Таблица 1

Данные по входным процессам: претензии от потребителей, технический контроль, внутренний аудит, измерение и мониторинг процессов

Несоответствия	Количество
2006	2007	2008
Всего - 43, из них:	14	29	40
Значительные (I)	-	-	4
Незначительные (II)	14	29	35
Д – если требования стандарта выполняются, но не регламентированы в документах СМК	-	-	3
П – если в документах СМК требование есть, но оно не выполняется	13	28	34
ДП – если требование стандарта не регламентировано в документах СМК и не выполняется	1	1	2
Потенциальное	-	-	1
Повторные	-	-	4

Диаграмма 2 – Распределение несоответствий по процессам в количестве и долях за 2008 год

Как видно из диаграммы наибольший удельный вес среди несоответствий занимает процесс «управление документацией» - 50% (41 шт.). В этой связи в статье уделено внимание в основном повышению качества управления документацией.

При этом рассматривалось управление:

а) конструкторской документацией (КД) – МИ 4., МИ 4., МИ 4.;

б) технологической документацией (ТД) – МИ 4., МИ 4., МИ 4.;

в) методологическими инструкциями (МИ) – МИ 4.;

г) нормативной документацией (НД) – МИ 4., МИ 4.;

д) должностными инструкциями (ДИ) – МИ 4.;

ж) записями – МИ 4...

3.2 Данные аудитов, измерения и мониторинга процесса управления документацией СМК представлены на диаграмме 3.

Диаграмма 3 – Распределение несоответствий (количество, доля)

и их характер по видам документов

Классификация несоответствий по управлению документацией по подразделениям приведена в таблице 2.

Из таблицы видно, что наибольшее несоответствия имелось по записям (12), в частности по отделу главного технолога (ОГТ) – 5, в основном это несоблюдение форм.

По конструкторской документации отмечены несоответствия, в основном это несвоевременное внесение в документацию изменений.

Еще недостаточно внимания уделяется ознакомлению персонала с методологическими инструкциями.

Таблица 2

Распределение несоответствий по подразделениям предприятия, шт.

Вид документа	Количество несоответствий по подразделениям
ОМ	ОГТ	ЭМО	ООТ	ОМТОиК	ИО	ОГК	Отдел метрологии	Цех №12	Цех №3	канцелярия	Всего
Записи	1	5	1	1				1	2		1	12
МИ	1	1	2	1					2			7
ТД		1							3	1		5
ДИ	1		1			1			1		1	5
НД	1	1		1	1							4
КД							5		1			6
ОРД											2	2
Общее	4	8	4	3	1	1	5	1	9	1	4	41

Рассмотрим некоторые из несоответствий более подробно.

Несоответствия в управлении КД выявлены:

-у потребителя (претензия)– ошибка при определении климатического исполнения при разработке КД, неверный расчет ЦКБН;

-при авторском надзоре ОГК – конструкция АВО с системой рециркуляции нагретого воздуха не позволяла осмотр аппарата при его обслуживании.

Данные измерения и мониторинга управления КД представлены на диаграмме 4.

Разработка КД	Внесение изменений в КД

Диаграмма 4 – Своевременность разработки КД, внесение изменений в КД их причина, в количестве и долях

Методологические инструкции.

Данные измерения и мониторинга управления МИ – результативно.

Несоответствия в управлении МИ выявлены:

-в результате аудита: персонал не ознакомлен с МИ (ОК, цех №3, КИПиА); выполняемый процесс не документирован (ОГС).

-в результате мониторинга процессов СМК - ОМетр : персонал КИПиА не ознакомлен с МИ.

Должностные инструкции.

Данные измерения и мониторинга наличия должностных инструкций на существующие штатные единицы представлены на диаграмме 5, по отдельным службам – на диаграмме 6.

Диаграмма 5 – Соотношение штатных единиц, на которые разработаны должностные инструкции и к которым должностные обязанности не установлены

Служба главного инженера	Служба зам. генерального директора по производству
Служба зам. генерального директора по экономической безопасности	Служба финансового директора
Служба коммерческого директора

Диаграмма 6 – Соотношение штатных единиц, на которые разработаны должностные инструкции, и к которым должностные обязанности не установлены в службах

Технологическая документация.

Данные измерения и мониторинга управления ТД представлены в табл. 3.

Таблица 3

Несоответствия в управлении технической документацией (ТД) в 2008 году

Наименование показателя	Значение
план	факт
Разработка ТД	43	43
Несоответствия, связанные со срывом сроков разработки	не более 8 в год	0
Отступление от МОТП
Увеличение количества переработанных комплектов ТД (актуализация, улучшение технологии)	не менее 8 в год	2
Оценка процесса его владельцем - результативно

Несоответствия в управлении ТД выявлены:

-в результате аудита: отсутствие ТД на рабочем месте (цеха №№ 6, 7, 12)

-в результате мониторинга процессов СМК–ОТК: отсутствие ТД на рабочем месте (цех № 12).

На совещании у генерального директора по СМК главному инженеру поручено решить вопрос по оптимизации процесса управления ТД .

Записи.

Данные о характере несоответствий записей представлено на диаграмме 7

Диаграмма 7 – Характер несоответствий записей

Данные измерения и мониторинга управления записями представлены в таблице 4.

Таблица 4

Несоответствия в оформлении записей

Наименование показателя	Значение
план	факт
2008 г.	2007 г.
Не соблюдение требований к записям	10%	16%	29%
Случаи потери документа	более 2	0	1
Случаи несоблюдения сроков хранения документа	0
Оценка процесса его владельцем - нерезультативно, требуется разработка КД/ПД

На совещании у генерального директора по СМК было поручено всем владельцам процессов провести разъяснительную беседу с причастными специалистами о необходимости соблюдения требований к записям и как результат – снижение несоответствий в оформлении записей на 13%.

Нормативная документация

Таблица 5

Несоответствия в управлении нормативной документацией

Наименование показателя	Значение
план	факт
Несоответствия в управлении НД, кол.	-	3
Доля НД в местах, пользователей управление которыми не соответствует установленным требованиям, %	10	24*
Несоответствия в процессе производства по причине не своевременного внесения изменений в НД, кол.	1	0
Оценка процесса его владельцем - нерезультативно
* Данное значение составили несоответствия в управления НД в ОГК, бюро АВО (наличие и хранение по видам НД - представлено на диаграмме 8).

На предприятии не налажен соответствующий учет и хранение документации, что видно из приведенной диаграммы 8.

Диаграмма 8 – Соотношение выданных НД ( по учетной карточке) и имеющихся в наличии в бюро АВО ОГК

Всего утеряно 62 документа ( 24 %) – проведена процедура КД/ПД.

Человеческие ресурсы.

Обеспеченность персоналом представлена на диаграммах 9-11.

Диаграмма 9 - Среднесписочная численность работников

в сравнении с предыдущим кварталом

Диаграмма 10 – Соотношение (количество, %) работающих и уволившихся

Распределение уволившегося персонала по категориям и убытки, связанные с затратами по обеспечению квалификации уволившихся специалистов представлено на диаграмме 11.

Диаграмма 11 – Количество, доля уволившегося персонала по категориям

Затраты по обеспечению квалификации уволившихся (механик цех№3) -1100 руб.

Диаграмма 12 – Наличие вакансий

Данные по подготовке персонала, представлены в таблице 6.

Таблица 6

Подготовка персонала

Подготовка персонала	План	Факт	Результативность
Аттестация	76	76	100%
Повышение квалификации	ИТР	-	-
Рабочие	-	-

Инфраструктура.

Данные измерения и мониторинга управления инфраструктурой представлены в таблице 7.

Оборудование, всего - 147 ед.

Таблица 7

Состояние качества инфраструктуры

Наименование показателя	План	Факт
Мероприятия графика ПРиТО по видам оборудования	64	64
Проверка оборудования на технологическую точность	1	1
Случаи аварийного ремонта	-	12
Аттестация стендов испытательного оборудования	2	1
Брак из-за неисправности оборудования, кол.	1
Техническое обслуживание зданий, сооружений	-	4
Оценка процесса его владельцем	Результативно

Общая сумма на устранение несоответствий за 2008 год составила 1928,7 тыс. рублей, а структура затрат показана на диаграмме 13.

Диаграмма 13 – Распределение затрат на устранение несоответствий по их видам

На предприятии серьезное значение придается использованию СМК, внутренний аудит позволяет выявлять несоответствия в СМК и принимать своевременно меры по их устранению, что значительно снижает затраты на устранение брака.

Список литературы

1.Отчеты по СМК за 2007, 2008 годы.