КОНКУРСНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

по проведению открытого конкурса № 2010/01-ИТ на выполнение работ для ФГУП «Гознак» по проекту создания единой распределенной системы электронного документооборота » (далее – ЕСЭД).

Москва, 2010 г.

Содержание:

1.	Извещение о конкурсе на выполнение работ	Стр. 2
2.	Инструкция участникам конкурса	Стр. 3
3.	Форма договора на выполнение работ	Стр. 5
4.	Форма представления конкурсной заявки	Стр. 33

	Приложения:
А.	Форма доверенности на представление интересов участника при проведении конкурса	Стр. 34
Б.	Схема составления конвертов конкурсной заявки	Стр. 35
В.	Квалификационная анкета участника конкурса	Стр. 36

Раздел 1

Извещение о конкурсе на выполнение работ

1.1. Федеральное государственное унитарное предприятие «Гознак» (далее по тексту », Организатор) проводит открытый конкурс № 000/01-ИТ (далее – конкурс) на выполнение работ для » по проекту ЕСЭД.

К участию в конкурсе приглашаются организации, имеющие опыт работы в данной области и отвечающие требованиям к правомочности и квалификации исполнителей, указанным в разделе № 2 «Инструкция участникам конкурса» документации по проведению конкурса.

Информация по составу и подробному описанию выполняемых работ, условий договора и оплаты содержится в разделе № 4 конкурсной документации (далее – документация), размещена на официальном сайте » http://www. .

Право представления интересов организации, участвующей в конкурсе, уполномоченным сотрудником организации подтверждается доверенностью, оформленной в соответствии с приложением А к настоящей документации.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Конкурсная заявка должна быть упакована в конверт, согласно схеме оформления конверта конкурсной заявки, указанной в приложении Б.

Конкурсная заявка (конверт) должна быть доставлена уполномоченным представителем участника конкурса в » по адресу : 115162 до 30 июля 2010 года 16 часов 00 минут. Время приема документации: ежедневно с 9-30 до 17-00 кроме выходных, пятница с 9-30 до 16-15, перерыв на обед с 13-00 до 13-45.

Заявки, поступившие с опозданием, не рассматриваются.

Заседание конкурсной комиссии и подведение итогов конкурса состоится 6 августа 2010 года в 11 часов 00 минут по московскому времени по адресу , Управление развития информатизации и связи ».

1.2. Конкурс проводится в один этап и состоит из:

п.1. - проверки конкурсных заявок;

п.2. - оценки квалификации участников;

п.3. - сравнение представленных предложений по критериям оценки и определение победителя конкурса.

1.3. Итоги проведения конкурса будут опубликованы на сайте » http://www. . до 9.08.2010 года.

Контактное лицо: – главный специалист управления развития информатизации и связи ».

Адрес электронной почты

Телефон: (4, доб. 1263)

Раздел 2

Инструкция участникам конкурса

2.1. Требования к конкурсной заявке:

2.1.1. Конкурсная заявка, подготовленная в соответствии с разделом № 5 «Форма конкурсной заявки», должна содержать ценовое предложение, срок реализации проекта в днях. Календарный план-график работ и заполненная квалификационная анкета участника (см. приложение В) должны быть представлены в форме приложения к конкурсной заявке.

2.1.2. Цена, предлагаемая участниками, должна быть выражена в рублях с учетом затрат на командировки и оставаться фиксированной на протяжении всего срока выполнения работ по договору.

2.1.3. План-график работ, предлагаемый участниками, должен включать максимально полный перечень работ из прилагаемого технического задания, с указанием сроков выполнения каждой работы.

2.1.4. Каждый участник конкурса может подать только одну конкурсную заявку. В случае, если участник подаст более одной конкурсной заявки, все заявки с его участием будут отклонены независимо от характера проведения и результатов конкурса.

2.1.5. Конкурсная заявка должна быть скреплена подписью руководителя или уполномоченного лица и заверена печатью организации.

2.1.6. К конкурсной заявке прилагаются следующие документы (копии документов должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации).

- копии учредительных документов,

- копии бухгалтерского баланса за 2009 год,

- копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

- выписка из ЕГРЮЛ, (оригинал или заверенная нотариусом) действительная на момент подачи конкурсной заявки;

- копия свидетельства о постановке на налоговый учёт;

- копии дилерских соглашений (при наличии);

- документы, подтверждающие соответствие участника требованиям, изложенным в настоящей документации;

- доверенность на уполномоченного сотрудника предприятия.

2.1.7. Конкурсные заявки должны быть упакованы в конверт, согласно схеме оформления конверта конкурсной заявки, указанным в приложении Б:

Конверт должен содержать конкурсную заявку и копии документов, необходимые согласно условиям конкурса (перечень документов по п.2.1.6);

2.2. Срок окончания подачи конкурсных заявок: 30 июля 2010 г. до 16‑00 ч. включительно по московскому времени.

Все конкурсные заявки, полученные после установленного срока подачи, будут признаны поданными с опозданием.

2.3. Требования, предъявляемые к участникам конкурса:

- опыт работы не менее 4-х лет;

- положительная бухгалтерская отчетность за 2009 год (Ф1, Ф2);

- не допускается совмещение должностей генерального директора и главного бухгалтера в одном лице;

2.4. Конкурсной комиссией принимается решение об отказе в допуске к участию в конкурсе участников, если:

- участник подаст более одной конкурсной заявки (заявки с его участием будут отклонены независимо от характера проведения и результатов конкурса).

- заявка предоставлена позднее окончательного срока, указанного в пункте 2.2 данной документации.

- заявка подготовлена без учета требований раздела 2 пунктов 2.1 и 2.3.

2.5. Победитель конкурса определяется конкурсной комиссией » 6 августа 2010 года.

2.6. Победителем конкурса признается участник, предложивший в совокупности лучшее решение по составу и содержанию работ, стоимости и срокам реализации проекта, при условии соответствия требованиям Организатора к участнику.

2.7. С победителем конкурса в течение 20 дней с момента подведения итогов конкурса заключается договор на выполнение работ по проекту.

2.8. В случае если победитель конкурса отказывается подписывать договор по условиям конкурсной заявки, Организатор вправе заключить договор с другим участником.

2.9. Конкурс признается несостоявшимся в случае:

- если по окончании срока подачи конкурсных заявок подана только одна конкурсная заявка или не подано ни одной конкурсной заявки;

- если на основании результатов рассмотрения комиссией конкурса принято решение об отказе в допуске к участию в конкурсе всех участников конкурса, подавших конкурсные заявки;

- если на основании результатов рассмотрения комиссией конкурса принято решение о допуске к участию в конкурсе и признании участником конкурса только одного участника, подавшего конкурсную заявку.

Раздел 4

Форма договора на выполнение работ и соглашение о конфиденциальности

ДОГОВОР №

г. Москва «__»__________2010 г.

Федеральное государственное унитарное предприятие «Гознак» (»), именуемое в дальнейшем «Заказчик», , действующего на основании доверенности б/н от 01.01.2001, с одной стороны, и ____________________, именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице ____________________, действующего на основании ________________ с другой стороны (далее – «Стороны»), заключили настоящий Договор (далее - «Договор») о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. Исполнитель принимает на себя обязательства выполнить по заданию Заказчика комплекс работ по проекту создания единой распределенной системы электронного документооборота » (далее – «Работы»), а Заказчик обязуется принять выполненные Исполнителем Работы в соответствии с п.3 Договора и оплатить их в соответствии с п.2 Договора.

1.2. Перечень, сроки и стоимость выполнения Работ определяются в Техническом задании (Приложение ) и Календарном плане работ (Приложение № 2).

2. Стоимость Услуг и порядок оплаты

2.1. Стоимость Работ по Договору составляет _______(Сумма прописью) рублей _______ копеек, в том числе НДС 18% - _________(Сумма прописью) рублей _______ копеек.

2.2. Оплата Заказчиком выполненных Исполнителем Работ производится путем безналичного перечисления денежных средств на банковский счет Исполнителя в течение 10-и (десяти) банковских дней с даты фактического оказания Услуг (раздел 3) на основании счета, направляемого Исполнителем Заказчику с указанием номера Договора.

2.3. Все взаиморасчеты между Заказчиком и Исполнителем осуществляются в рублях РФ.

2.4. Заказчик производит авансирование выполняемых по Договору Работ в размере не более 30% (тридцати процентов) от общей стоимости работ. Аванс производится в течение 5-и (пяти) банковских дней с даты подписания Договора, на основании выставленного Исполнителем счёта.

2.5. Окончательный расчет за выполненные Работы по Договору производится в течение 5 (пяти) банковских дней с момента подписания Акта сдачи-приемки работ с учетом выплаченного ранее аванса. Оплата производится на основании выставленного Исполнителем счёта.

2.6. Датой исполнения Заказчиком обязательств по оплате является дата списания денежных средств с расчетного счета Заказчика.

3. Порядок сдачи и приемки оказанных Услуг.

3.1. Дата начала Работ по Договору – дд. мм. гггг.

3.2. Продолжительность выполнения Работ – ддд (прописью) рабочих дня.

3.3. Факт выполнения Работ по Договору оформляется двусторонним Актом сдачи-приемки работ (далее – «Акт»), доставляемым Заказчику не позднее 3‑го (третьего) числа месяца, следующего за указанным в Акте месяца выполнения Работ.

3.4. В течение 10-и (десяти) рабочих дней с даты получения Акта, Заказчик обязан подписать и направить Исполнителю один экземпляр подписанного Акта или в тот же срок направить мотивированный отказ от его подписания.

3.5. По истечении 10-и (десяти) рабочих дней с даты получения Акта в случае, если Заказчик не направил Исполнителю подписанный Акт или мотивированный отказ от его подписания, Услуги, указанные в Акте, считаются выполненными Исполнителем в полном объеме.

3.6. Под мотивированным отказом от подписания Акта здесь и далее понимается письменное изложение Заказчиком исчерпывающего перечня обоснованных замечаний к результатам выполняемых по Договору Работ.

3.7. Исполнитель выполняет Работы на территории Заказчика.

3.8. В случае необходимости в рамках выполнения работ предоставления электронных документов, такие документы направляются Заказчику средствами электронной связи по адресу: *****@***ru с копией *****@***ru .

4. Права и обязанности Сторон

4.1. Стороны обязуются:

· назначить ответственных лиц для ведения Работ, связанных с исполнением обязательств по Договору. Передача информации (запросы, документы, меморандумы об объявлении проектного риска и т. п.), связанной с исполнением обязательств по Договору, осуществляется Сторонами через ответственных лиц, и считается официальной позицией Сторон.

· обеспечить неразглашение любых сведений, касающихся Договора, без ограничения во времени, если иное не предусмотрено письменным соглашением Сторон, в следующем объеме:

- положения Договора,

- информация, полученная в процессе выполнения Работ,

- ход исполнения Договора в полном объеме,

- полученные результаты (как промежуточные, так и окончательные).

4.2. Стороны могут назначить других ответственных лиц для исполнения обязательств по Договору, предупредив об этом другую Сторону за 5 (пять) рабочих дней. При этом новое ответственное лицо обеспечивает преемственность переданной информации и выполнение решений, следующих из взаимодействия с предыдущим ответственным лицом.

4.3. Исполнитель обязуется:

· своевременно информировать Заказчика о ходе Работ и предоставлять всю предусмотренную Договором отчетность;

· бережно относиться к оборудованию, предоставленному Заказчиком во время выполнения Работ;

· выполнять возложенные на него задачи и обязательства в сроки, установленные Договором;

· выполнять предусмотренные Договором работы с использованием имеющегося у Заказчика лицензионного программного обеспечения;

· письменно уведомлять Заказчика о возникновении обстоятельств, замедляющих ход Работ по Договору, либо невозможности их выполнения, немедленно по факту выявления таких обстоятельств;

· предлагать оптимальные решения для выполнения Работ по Договору, в случае отсутствия информации у Заказчика, необходимой для выполнения Работ по Договору.

4.4. Заказчик обязуется

· создать Исполнителю условия для выполнения Работ, а также оказывать содействие в выполнении Работ по Договору;

· на основании запросов Исполнителя предоставлять необходимую для выполнения Работ по Договору информацию не позднее 2 (двух) рабочих дней с даты получения запроса.

4.5. Заказчик несет ответственность за правильность, своевременность и полноту информации, предоставляемой им во время выполнения Работ по Договору.

4.6. Во время выполнения Работ на территории Заказчика только Исполнитель имеет право давать указания своим сотрудникам по порядку ведения Работ. Структуры подчинения Заказчика к сотрудникам Исполнителя не применяются. Сотрудники Исполнителя соблюдают все требования информационной безопасности, режимные требования, требования трудового распорядка и техники безопасности, действующие на территории Заказчика в течение всего срока действия Договора.

4.7. Исполнитель имеет право привлечь для выполнения Работ по Договору третьих лиц только по согласованию с Заказчиком. При этом Исполнитель несёт перед Заказчиком всю полноту ответственности за выполненные Работы.

5. Ответственность Сторон

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии законодательством Российской Федерации.

5.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по Договору виновная Сторона уплачивает неустойку в размере 0,1% (ноль целых одна десятая процента) от суммы не исполненных обязательств за каждый день просрочки, но не более 10% (десяти процентов) от общей стоимости Работ по Договору.

5.3. Начисление неустойки производится после письменного уведомления Стороны о начале начисления неустойки.

6. Конфиденциальность

6.1. Стороны обязуются не разглашать конфиденциальную информацию и не использовать ее, кроме как в целях исполнения обязательств по Договору. Конфиденциальной считается информация, полученная в рамках выполнения Договора и содержащая коммерческую тайну либо иную охраняемую законом тайну Стороны, или информация, которая прямо названа Сторонами конфиденциальной. Такая информация, если она раскрывается в письменной форме, помечается и идентифицируется в качестве конфиденциальной или несет на себе иное соответствующее обозначение, либо, если она раскрывается в устной или визуальной форме, то раскрывающая ее Сторона идентифицирует такую информацию в качестве конфиденциальной в момент раскрытия, а затем кратко излагает ее в письменной форме и предоставляет в таком виде получателю в течение 30 (тридцати) дней с момента ее раскрытия в устной или визуальной форме.

6.2. Каждая из Сторон обязана принять и обеспечить все необходимые меры для защиты конфиденциальности информации, исключить доступ к информации неуполномоченных Сторонами лиц, а также не допускать разглашения, несанкционированного раскрытия, использования, распространения или публикации конфиденциальной информации в любой возможной форме, ставшей доступной Сторонам в рамках Договора.

6.3. Сторона не вправе передавать полученную конфиденциальную информацию третьим лицам без письменного разрешения другой Стороны.

6.4. Указанные обстоятельства сохраняются в течение срока действия Договора и в течение 3 (трех) лет с момента окончания срока действия Договора или расторжения Договора, а также в случае утраты правоспособности или изменения юридического статуса любой из Сторон.

6.5. В случае разглашения конфиденциальной информации Сторона обязуется незамедлительно сообщить другой Стороне об этом факте, либо о факте угрозы разглашения, незаконного получения, использования информации третьими лицами.

6.6. Сторона, не обеспечившая конфиденциальность информации, обязана возместить другой Стороне все убытки и ущерб в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7. Разрешение споров

7.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть из Договора или в связи с ним, Стороны разрешают путем переговоров. Стороны обязуются соблюдать претензионный порядок урегулирования споров. Срок ответа на претензию 20 (двадцать) дней с момента ее получения. При не достижении согласия - споры разрешаются в Арбитражном суде г. Москвы.

8. Форс-мажор

8.1. В случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы, к которым относятся стихийные бедствия, аварии, пожары, массовые беспорядки, военные действия, противоправные действия третьих лиц, вступление в силу законодательных актов, правительственных постановлений и распоряжений государственных органов, прямо или косвенно запрещающих указанные в Договоре виды деятельности, препятствующие осуществлению Сторонами своих функций по Договору, и иных обстоятельств, не зависящих от волеизъявления Сторон, они освобождаются от ответственности за неисполнение взятых на себя обязательств, если в течение 10 (десяти) дней с момента наступления таких обстоятельств и при наличии связи пострадавшая Сторона доведет до сведения другой Стороны известие о случившемся, а также предпримет все усилия для скорейшей ликвидации последствий обстоятельств непреодолимой силы.

8.2. Документ, выданный соответствующим компетентным органом, является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия обстоятельств непреодолимой силы.

8.3. Если обстоятельства непреодолимой силы действуют на протяжении 3 (трех) последовательных месяцев и не обнаруживают признаки прекращения, Договор может быть расторгнут одной из Сторон, путем направления уведомления другой Стороне.

9. Срок действия Договора

9.1. Договор вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и действует до ____ _______ ____ года.

9.2. Договор может быть досрочно расторгнут по согласованию Сторон, по требованию одной из Сторон с уведомлением другой Стороны не менее чем за 15 (пятнадцать) дней до расторжения с обязательным проведением сверки взаиморасчетов.

10. Заключительные положения

10.1. Договор составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

10.2. Ни одна из Сторон Договора не имеет права передавать свои права и обязательства по Договору, включая требование долга по Договору, третьей стороне без письменного согласия другой Стороны.

10.3. Переписка Сторон по Договору может осуществляется посредством почтовой, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что информация исходит от Стороны Договора.

10.4. Любые изменения и дополнения к Договору оформляются Сторонами в виде Дополнительных соглашений, являющихся с момента их подписания неотъемлемой его частью.

10.5. После подписания Договора все предыдущие письменные и устные соглашения, переговоры, переписка между Сторонами, относящиеся к Договору теряют силу.

10.6. В случае если какое-либо из положений Договора теряет законную силу или станет противозаконным, или каким-либо другим образом станет необязательным для Сторон, то это никаким образом не повлияет на действие и законную силу других положений Договора.

10.7. В остальном, что не предусмотрено Договором, применяются соответствующие правовые нормы действующего законодательства Российской Федерации.

11. Приложения

11.1. Следующие приложения являются неотъемлемой частью Договора:

· Приложение «Техническое задание»;

· Приложение «Календарный план работ».

12. Юридические адреса и реквизиты Сторон

Исполнитель:

Юр. адрес

Почтовый адрес:

Банк:

р/с:
к/с:

ИНН

КПП:

БИК:

ОКПО:

Заказчик:

»
г. Санкт-Петербург, Петропавловская крепость, литера В

Почтовый адрес: г. Москва,
ул. Мытная, д.17

Банк: Люблинское ОСБ № 000/01590 Сбербанка России ОАО, г. Москва

р/с:

к/с:

Исполнитель:	Заказчик:
Генеральный директор «Организация»	Заместитель генерального директора по экономике и финансам
	»

__________________ / /	__________________ //
«_____» ______________ 2010 г.	«_____» ______________ 2010 г.
М. П.	М. П.

Приложение
к Договору №
от «_»___________ 2010 г.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

на создание единой распределенной системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений ФГУП «Гознак»

2. Термины и условные обозначения

EСЭД ФГУП «Гозна»	Единая распределенная информационная система, объединяющая СЭД филиалов по процессам обмена информацией. ЕСЭД предназначена для автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений в Дирекции и на всех филиалах ФГУП «Гознак»
СЭД филиалов	Локальные системы филиалов », предназначенныедля автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений на филиалах ФГУП «Гознак»
Электронный документ	Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (файл документа в формате MS Word, Excel, либо отсканированная копия документа в формате PDF, TIFF, JPEG)
MPLS сети	Существующие в » каналы связи (англ. Multiprotocol Label Switching — мультипротокольная коммутация по меткам)
СЗ	Служебная записка
ПО	Программное обеспечение
ТЗ	Техническое задание
ЧТЗ	Частное техническое задание
Поручение	Поручения руководителей », созданные как на основе документов, так и без привязки к ним
Контроль исполнения поручений	Цель контроля исполнения поручеий – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечений получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников
Отчет	Механизм выгрузки информации, полученной с помощью поисковых запросов, в шаблон MS Excel с возможностью печати
РД	Распорядительные документы
ОРД	Организационно-распорядительные документы

3. Общие сведения

Настоящее ТЗ определяет требования и порядок автоматизации процессов обмена документацией и контроля исполнения поручений в ФГУП «Гознак», включая автоматизацию внутреннего документооборота на каждом филиале и автоматизацию процессов взаимодействия между филиалами и Дирекцией.

Место проведения работ:

Московская печатная фабрика Гознака, г. Москва, .

Московский научно-исследовательский институт Гознака, г. Москва, ул. Мытная, 19.

Московский монетный двор Гознака, г. Москва, Даниловский вал, 1.

Московская типография Гознака, г. Москва, пр. Мира, 105.

Санкт-Петербургский монетный двор Гознака, г. Санкт-Петербург, Петропавловская крепость, 6.

Санкт-Петербургская бумажная фабрика Гознака, г. Санкт-Петербург, наб. реки Фонтанки, 144.

Краснокамская бумажная фабрика Гознака, Пермская область, г. Краснокамск, ул. Школьная, 13.

Пермская печатная фабрика Гознака, г. Пермь, шоссе Космонавтов, 115.

Сведения об условиях эксплуатации

Проект охватывает руководителей и работников структурных подразделений Дирекции и филиалов ».

Существующая ИТ инфраструктура

На данный момент в » существует единая MPLS сеть. Ширина канала Дирекции с каждым филиалом составляет 2мбит/с.

Отсутствует единая система ActiveDirectory.

Во внутренней сети используется TCP/IP протокол, на котором базируются другие протоколы взаимодействия между клиентами и серверами сети. На клиентских рабочих станциях используется операционная система Windows 2000/XP/Vista/7, MS Office 2003/2007, Open Office.

Платформа для внедрения

В качестве платформы для внедрения предполагается использование ПО DocsVision актуальной версии. Исключения составляют ППФ и КБФ, где используются ПО Эскадо (Lotus/Domino) и DIRECTUM.

Дополнительные сведения

Дополнительные требования к системе и ее настройке отражаются в ЧТЗ, которые разрабатываются специалистами исполнителя в ходе выполнения работ.

4. Цели, задачи и ожидаемые результаты проекта ЕСЭД

4.1. Цели проекта

Основной целью реализации проекта является создание системы, позволяющей обеспечить:

· Безбумажный обмен документами и поручениями внутри ФГУП «Гознак», за исключением определенных видов документов;

· Документное хранилище;

· Согласование документов;

· Повышение эффективности контроля исполнения поручений;

· Сокращение времени на принятие управленческих решений;

· Обеспечение сохранности и целостности данных предприятия.

4.2. Задачи проекта

Для достижения целей проекта необходимо решение следующих задач:

1. Разработка, согласование и утверждение устава проекта.

2. Разработка и внедрение тиражируемой версии СЭД на пилотном филиале – МПФ, с учетом специфики обмена данными между филиалами, в т. ч.:

2.1. Анализ существующей в Дирекции модели СЭД, анкетирование ключевых пользователей филиалов, документирование и моделирование не реализованных в СЭД Дирекции бизнес-процессов;

2.2. Перевод ПО СЭД Дирекции с DocsVision версии 4.1 на актуальную версию.

2.3. Разработка ЧТЗ на оптимизацию существующих и автоматизацию не реализованных в СЭД Дирекции процессов (см. Приложение );

2.4. Развертывание и настройка СЭД в соответствии с ЧТЗ на МПФ;

2.5. Обучение пользователей МПФ, заполнение справочников, разработка инструкций, порядков работы и т. д.;

2.6. Опытно-промышленная эксплуатация, устранение замечаний, передача СЭД МПФ заказчику.

3. Распространение тиражируемой версии СЭД МПФ на остальные филиалы;

4. Обучение пользователей на филиалах, заполнение справочников, миграция данных из ранее используемых систем;

5. Опытно-промышленная эксплуатация, устранение замечаний, передача СЭД заказчику.

6. Интеграция СЭД друг с другом, опытно-промышленная эксплуатация ЕСЭД, устранение замечаний, сдача-приемка работ.

7. Организация системы поддержки разработанного решения (системной, технической и программной) на базе принятых у заказчика подходов.

4.3. Ожидаемые результаты проекта

В результате реализации проекта ФГУП «Гознак» ожидает получить полностью внедренную в рамках предприятия систему электронного документооборота и контроля исполнения поручений, в т. ч.:

· На каждом филиале ФГУП «Гознак» должна функционировать собственная СЭД, обеспечивающая автоматизацию внутреннего документооборота;

· Между СЭД филиалов и Дирекцией должны быть настроены механизмы взаимодействия по процессам обмена корреспонденцией, контроля исполнения поручений и согласования документов внутри ФГУП «Гознак».

5. Характеристика объекта автоматизации

5.1. Существующая схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений в »

Существующая на сегодняшний момент схема электронного документооборота в » приведена ниже см. Рисунок 1.

Наиболее автоматизированными с точки зрения процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений являются филиалы: ППФ, КБФ, Дирекция, СПМД, ММД. На указанных филиалах используются автоматизированные системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений. Автоматизирован внутренний документооборот. С системой работает большое число обученных пользователей. Организована
техническая поддержка.

Рисунок 1 Существующая схема автоматизации

Наименее автоматизированные филиалы: МТ, МПФ, СПБФ, НИИ. На указанных филиалах либо отсутствуют системы, либо используются собственные разработки для частичной автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений.

Взаимодействие филиалов (обмен электронной почтой и телефонная связь) осуществляется по существующей в » MPLS сети.

На текущий момент переписка между филиалами » происходит на бумажном носителе в соответствии с Регламентом ФГУП «Гознак» и Инструкцией по делопроизводству ». Используется унифицированный бланк письма. Отправка/получение документов происходит через курьеров московских филиалов, по факсу, через почтовые отделения связи и экспресс-почту для удаленных филиалов.

5.2. Детальное описание уровня автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений на филиалах с функционирующей СЭД

5.2.1. Дирекция

· Используется СЭД на базе ПО DocsVision версия 4.1.

· Автоматизированы следующие бизнес-процессы: регистрация входящих и исходящих документов, исполнение поручений, прохождение организационно-распорядительных документов, обращений граждан, докладных записок и сопроводительных писем, рассылка и контроль исполнения поручений генерального директора по протоколам внутренних совещаний и устным поручениям. Реализована система замещения сотрудников и система разграничения прав доступа к документам. ТЗ по указанным процессам могут быть направлены по запросу.

· В системе зарегистрированы и работают 385 пользователей, в том числе все сотрудники Дирекции. Используется 300 лицензий пользователей. Максимальное количество одновременно работающих пользователей – 160.

· Поддержка пользователей осуществляется через HelpDesk и по телефону.

· Планируется автоматизировать бизнес-процессы по согласованию исходящих документов, переделать докладную записку в служебную, доработать бизнес-процесс по входящим документам и провести оптимизацию настроек используемых процессов с целью сокращения времени их выполнения (см. Приложение ).

· С июня 2008 года до момента подготовки настоящего ТЗ в системе зарегистрировано около 57 000 карточек разных документов, размер БД составляет 245Гб.

· Часть процессов, реализованных в системе, выходит за рамки стандартной функциональности DocsVision (регистрационная карточка протоколов совещаний с использованием формы MS InfoPath, web-форма замещения сотрудников и механизм разграничения прав доступа к объектам системы).

Скрипты по указанным процессам, а так же ТЗ по реализованному в Дирекции функционалу могут быть направлены по запросу.

5.2.2. ППФ

· Используется СЭД на базе ПО Эскадо (Lotus/Domino).

· Автоматизированы следующие бизнес-процессы: регистрация входящих и исходящих документов, создание, учет, хранение и обработка различных типов документов, согласование приказов, договоров и различных типов внутренних документов, контроль исполнительской деятельности, оперативное оповещение пользователей об изменениях документов СМК, планах оперативных совещаний и пр. Реализована система разграничения прав доступа к документам.

· В системе зарегистрированы и работают 170 пользователей. Используется 200 лицензий пользователей.

· Поддержка пользователей осуществляется по телефону.

5.2.3. КБФ

· Используется автоматизированная система электронного документооборота на базе ПО DIRECTUM.

· В системе зарегистрированы и работают 248 пользователей. Используется 140 лицензий пользователей.

· Поддержка пользователей осуществляется через HelpDesk и по телефону.

6. Бизнес – процессы, подлежащие автоматизации

В рамках работ по проекту на филиалах ФГУП «Гознак» и в Дирекции должны быть разработаны и внедрены собственные СЭД и автоматизированы следующие бизнес-процессы:

5.1 Переписка со сторонними организациями, в т. ч.:

5.1.1 Обработка входящей документации (регистрация, сканирование, наложение резолюции, исполнение и контроль исполнения поручений, подготовка ответных писем и т. д.);

5.1.2 Подготовка исходящей документации (создание, согласование, регистрация, отправка получателям и т. д.).

5.2 Внутренняя переписка с подразделениями филиала с использованием документа «Служебная записка» (создание, согласование, подписание, отправка получателям, исполнение и контроль исполнения поручений и т. д.).

5.3 Работа с распорядительными и нормативно – методическими документами, в т. ч.: приказами, указаниями, поручениями, регламентами, методиками, положениями и должностными инструкциями, политиками (создание, согласование, рассылка, исполнение и контроль исполнения поручений и т. д.).

5.4 Согласование документов (создание нового документа по шаблону или прикрепление готового, определение списка согласующих или использование фиксированных маршрутов согласования, согласование, подготовка документов для подписи). Должны быть предусмотрены разные схемы согласования: параллельные, последовательные, произвольные.

5.5 Работа с протоколами совещаний (создание, согласование, утверждение, рассылка поручений, исполнение и контроль исполнения поручений по пунктам протоколов и т. д.).

5.6 Работа по поручениям руководителей структурных подразделений (создание, постановка на контроль, предварительные проверки и регулирование хода исполнения, снятие с контроля и т. д.). Должны быть предусмотрены отчеты по контролю хода исполнения поручений.

5.7 Обращения граждан (регистрация, создание поручений, контроль исполнения поручений);

5.8 Ведение базы данных регламентных документов (создание новых версий документов, внесение и отслеживание изменений по документам, контроль исполнения поручений и т. д.);

5.9 Разграничение прав доступа (стандартные схемы, ручное назначение прав доступа, копирование прав сотрудников при замещении или увольнении/назначении);

5.10 Стандартный набор отчетов.

Между СЭД филиалов и Дирекцией должны быть настроены процессы взаимодействия по следующим бизнес-процессам:

5.11 Обмен документами в ». Для обмена документами будет использоваться «Служебная записка» – документ, направляемый одним должностным лицом ФГУП «Гознак» другому должностному лицу ». Алгоритм работы бизнес-процессов по служебной записке следующий:

· Служебная записка создается ответственным исполнителем в СЭД филиала или Дирекции;

· Далее, при необходимости, документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, указанным ответственным исполнителем в регистрационной карточке. В согласовании Служебной записки могут принимать участие сотрудники структурных подразделений из других филиалов ». На выбор исполнителю должны быть предложены две схемы согласования: параллельная и последовательная;

· Согласованный в СЭД документ автоматически направляется подписанту. Подписание документа происходит средствами СЭД. Согласование и подписание в СЭД приравнивается по юридической силе к бумажной подписи согласующего или подписывающего лица. Должны быть предусмотрены варианты регистрации документа в системе без согласования и подписания, а так же вариант с регистрацией и согласованием в СЭД с дальнейшим распечатыванием, подписанием и исполнением поручений по документу вне СЭД;

· Подписанный в СЭД документ направляется получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от содержимого документа. Получателем может быть любой сотрудник ФГУП «Гознак» с установленной СЭД;

· Дальнейшее отражение состояния (статуса) документа и хода исполнения поручений по нему автоматически фиксируются в СЭД и может быть проконтролировано ответственными за эти процессы сотрудниками.

5.12 Контроль исполнения поручений руководителей ». Для всех руководителей » будут использоваться единые механизмы создания и контроля исполнения поручений:

· Поручения создаются в СЭД филиалов. Ряд поручений может создаваться в привязке к документам (входящим, организационно-распорядительным документам, протоколам и т. д.);

· Исполнителями по поручениям выступают сотрудники ФГУП «Гознак», в том числе из нескольких филиалов одновременно;

· Поручения, в том числе полученные от руководителей другого филиала, могут быть расписаны получившим сотрудником на подчиненных сотрудников (созданы подчиненные поручения). При этом руководители других филиалов должны иметь возможность отслеживать ход исполнения поручений в своей СЭД;

· Результаты исполнения подчиненных поручений (текстовый ответ, приложенный файл документа, отчета и т. д., либо ссылка на зарегистрированный в СЭД документ) автоматически передаются между СЭД филиалов » и могут быть использованы руководителями в качестве результатов исполнения своих поручений;

· Для контроля за исполнением поручений в СЭД должны быть предусмотрены отчеты.

5.13 Исполнение и контроль исполнения поручений генерального директора ФГУП «Гознак» по протоколам оперативных и тематических совещаний, заседаний Стратегического комитета. Алгоритм работы с поручениями следующий:

· После регистрации протокола совещания в СЭД Дирекции ФГУП «Гознак» автоматически создаются поручения на исполнителей;

· Ответственные исполнители и соисполнители получают поручения по пунктам протоколов совещаний у генерального директора в своих СЭД, где вносят информацию о ходе исполнения поручений. Внесенная информация, автоматически попадает в сводный отчет по поручениям генерального директора по протоколам совещаний.

5.14 Согласование и рассылка ОРД. Алгоритм работы с ОРД следующий:

· ОРД создаются ответственным исполнителем в СЭД филиалов;

· Далее, при необходимости, документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, указанным ответственным исполнителем в регистрационной карточке. В согласовании ОРД могут принимать участие сотрудники структурных подразделений из других филиалов », в этом случае согласование документа будет осуществляться в нескольких СЭД филиалов. Должны быть предусмотрены разные схемы согласования: шаблонный, параллельные, последовательные, произвольные;

· ОРД за подписью генерального директора » автоматически направляется на согласование в управление правового обеспечения, отдел документооборота и аппарат генерального директора;

· Согласованный в СЭД документ направляется подписанту либо его секретарю. Подписание документа происходит в бумажном виде;

· Копия подписанного ОРД храниться в СЭД и направляется получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от содержания. Получателем может быть любой сотрудник ФГУП «Гознак» с установленной СЭД;

· Поручения, созданные из ОРД, за подписью генерального директора ФГУП «Гознак» ставятся на контроль в аппарате генерального директора.

5.15 Согласование прочих документов. Алгоритм согласования документов следующий:

· Документы создаются по шаблону или прикрепляются готовые ответственным исполнителем в СЭД филиалов либо Дирекции;

· Далее документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, указанным ответственным исполнителем в регистрационной карточке. Исполнитель самостоятельно определяет вариант согласования (последовательный, параллельный), список согласующих, либо использует фиксированные маршруты. В согласовании документов могут принимать участие сотрудники структурных подразделений из других филиалов ФГУП «Гознак», в этом случае согласование документа будет осуществляться в нескольких СЭД филиалов;

· Согласованный в СЭД документ направляется подписанту. Подписание документов может проходить как в электронном, так и в бумажном виде, в зависимости от типа документа и его содержания;

· Копия подписанного документа храниться в СЭД и может быть направлена получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от типа документа и его содержания. Получателем документа в электронном виде может быть любой сотрудник ФГУП «Гознак» с установленной СЭД. Необходимо предусмотреть возможность передачи согласованного документа в другие системы;

7. Основные принципы построения ЕСЭД

Архитектура ЕСЭД включает в себя: автономные СЭД на каждом филиале ФГУП «Гознак» и каналы связи ФГУП «Гознак» для организации обмена документами и поручениями между СЭД филиалов.

7.1. Общая архитектура ЕСЭД

Общая архитектура ЕСЭД приведена ниже см. Рисунок 2.

Построение ЕСЭД предполагает создание системы, осуществляющей автоматизацию процессов документооборота в рамках всего » и обеспечивающей максимально полный перевод бумажного документооборота в
электронный формат.

Рисунок 2 Общая архитектура ЕСЭД

7.2. Принципы использования электронных документов в рамках ЕСЭД

Разрабатываемая ЕСЭД должна основываться на следующих принципах использования электронных документов:

· Документы, подготовленные в системе отправителя, по каналам ФГУП «Гознак» (MPLS) передаются в информационную систему получателя в электронном виде.

· Обмен документацией со сторонними организациями происходит в бумажном виде.

· В бумажном виде сохраняется процесс обмена документами между подразделениями ФГУП «Гознак», в соответствии со следующим перечнем исключений:

- Документы, используемые только на бумажных носителях, без регистрации в СЭД филиалов: документы по личному составу ФГУП «Гознак»; документы, имеющие ограничительную пометку (гриф) «ДСП», «КТГ», «Коммерческая тайна»; Бухгалтерские документы (авизо, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные, заявки на оплату);

- Документы, регистрируемые в СЭД филиалов, но направляемые получателю в бумажном виде: документы, имеющие материальные приложения либо сопроводительную документацию; документы, подписание которых регламентировано локальными актами ФГУП «Гознак» либо требуется законодательством РФ (отчеты о командировках, заявления сотрудников, документы о возмещении расходов и т. д.);

- Документы, регистрируемые в СЭД филиалов, не раскрывающие смысл содержимого: документы, связанные с деятельностью служб режима, информационной и экономической безопасности (переписка по служебным расследованиям и т. д.).

7.3. Принципы построения ЕСЭД

ЕСЭД должна предусматривать максимально возможную автоматизацию процессов обработки документов, как в электроном, так и в бумажном виде, в зависимости от требований регламента бумажного документооборота.

Использование ЕСЭД должно обеспечивать надёжную сохранность введённых документов, историю их редактирования и взаимосвязанность зависимых документов из локальных СЭД, сквозную видимость документов с разных филиалов, контроль исполнения документов, направленных на филиалы, отслеживание истории и состояния документа независимо от того, где он был создан.

ЕСЭД должна обеспечивать полный жизненный цикл электронных документов в т. ч.:

· Создание проекта документа по шаблону;

· Регистрация его в системе;

· Визирование и подписание документа;

· Доставка документа адресатам в любом филиале;

· Назначение исполнителей и контроль исполнения поручений;

· Завершение поручений по документам и перевод документов в архив.

В случае требований к обязательному наличию бумажного документа система должна обеспечить регистрацию этого документа и хранение его электронной копии (скана). При этом место хранения бумажного документа определяется действующими регламентами и инструкциями, а в системе фиксируется его местонахождение.

ЕСЭД строится как распределённая информационная система. В каждом филиале будет самостоятельно функционировать своя локальная СЭД, обеспечивающая «местный» электронный документооборот.

Локальные СЭД по существующим каналам связи объединяются в ЕСЭД, обмениваются данными и реализуют бизнес-процессы межфилиального документооборота, межфилиального согласования документов, доставки поручений и контроль их исполнения.

7.4. Требования к механизмам взаимодействия СЭД филиалов

К механизмам взаимодействия СЭД филиалов в рамках создаваемой ЕСЭД, предъявляются следующие требования:

· Обеспечение целостности и достоверности документов. Разрабатываемые для ЕСЭД механизмы взаимодействия и доставки данных должны обеспечить целостность и достоверность передаваемых данных, а также гарантировать их доставку получателям.

· Обеспечение автономности СЭД филиалов. ЕСЭД механизмы взаимодействия и доставки данных должны обеспечивать независимую работу локальных СЭД филиалов в случае сбоев в каналах связи. В том числе и с документами, предназначенными для передачи. При этом документы и данные, подготовленные для передачи должны накапливаться и при восстановлении каналов быть переданы получателю.

· Оперативность доставки передаваемых данных. ЕСЭД должна обеспечивать возможность как оперативной доставки информации с одного филиала на другие, как в примере с поручениями генерального директора » по протоколам совещаний, так и доставку информации получателям в порядке очереди и в зависимости от общей загруженности системы.

· Контроль и управление процессами взаимодействия. Механизмы взаимодействия должны обеспечивать возможность контроля исполнения процессов межфилиального обмена данными. Должна быть обеспечена функция точного определения состояния каждого передаваемого документа. Система взаимодействия должна оповещать администраторов о сбоях в передаче данных и других критических случаях.

· Синхронизация справочников. Механизмы взаимодействия должны обеспечивать синхронизации справочников, используемых в локальных СЭД.

· Централизованный механизм управления. Механизмы взаимодействия должны обеспечивать возможность централизованного управления процессами передачи данных. Справочные данные должны также вестись централизовано.

· Доступ к локальным документам и мониторинг их состояний. Механизмы взаимодействия должны обеспечивать возможность доступа к локальным документам и контроль их состояния по запросу. А также контроль исполнения поручений и распоряжений (исполнение заданий).

8. Основные Принципы построения СЭД филиалов ФГУП «Гознак»

8.1. Архитектура СЭД филиалов

В рамках реализации проекта предполагается следующая архитектура СЭД филиалов » см.Рисунок 3.

Рисунок 3 Архитектура СЭД филиалов »

8.2. Перечень процессов для реализации в СЭД филиалов

Ниже приведено описание и краткие требования к документам и бизнес-процессам филиалов, отличающихся либо не рассмотренных в п.5 настоящего документа.

7.2.1. Обмен документами на филиале ». Для обмена документами внутри филиала будет использоваться Служебная записка. Алгоритм работы бизнес-процессов по служебной записке на филиале аналогичен алгоритму, приведенному в п.5 настоящего документа.

7.2.2. Обмен документами со сторонними организациями. Для обмена документами со сторонними организациями будут использоваться следующие документы:

7.2.2.1. Входящие документы. Автоматизируются следующие процессы по входящим документам:

· Регистрация документов в СЭД (сканирование средствами TWAIN, автонумерация и т. д.);

· Потоковое сканирование, распознавание по штрих-кодам;

· Направление писем на резолюцию, наложение резолюции;

· Исполнение и контроль исполнения поручений по документу;

· Подготовка ответов, автоформирование истории переписки.

7.2.2.2. Исходящие документы. Автоматизируются следующие процессы по исходящим документам:

· Создание документов в СЭД (использование шаблонов, автозаполнение полей регистрационной карточки из справочников и т. д.);

· Согласование документов;

· Регистрация документов (автонумерация, хранение подписанной копии документа и т. д.);

· Направление документа получателю на e-mail.

7.2.3. Контроль исполнения поручений руководителей филиалов ФГУП «Гознак». Для всех руководителей » будут использоваться единые механизмы создания и контроля исполнения поручений, изложенных в п.5 настоящего документа.

7.2.4. Согласование ОРД. Алгоритм работы с ОРД на филиале следующий:

· ОРД создаются ответственными исполнителями в СЭД филиалов;

· Далее, при необходимости, документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, в соответствии с действующими на филиалах регламентами;

· Копия подписанного ОРД хранится в СЭД филиала и направляется получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от содержания;

· Поручения по ОРД могут быть поставлены на контроль ответственными за этот процесс сотрудниками.

7.2.5. Согласование документов. Алгоритм работы с документами аналогичен алгоритму, приведенному в п.5 настоящего документа.

7.2.6. Протоколы совещаний. Алгоритм работы с протоколами тематических и оперативных совещаний на филиалах следующий:

· Проект протокола совещания создается в СЭД ответственным исполнителем (для создания протоколов предусмотрены шаблоны);

· Далее в соответствии с требованиями к бизнес-процессу может быть запущена процедура согласования и утверждения протокола в СЭД;

· Подписание протокола происходит вне СЭД;

· Регистрация протокола происходит автоматически. Копия подписанного протокола прикрепляется к карточке протокола;

· После регистрации протокола по нему автоматически создаются поручения на исполнителей;

· Ответственные исполнители и соисполнители получают поручения по пунктам протоколов совещаний, вносят информацию о ходе исполнения поручения. Внесенная информация, автоматически попадает в сводный отчет по поручениям автора (сотрудника, утверждающего протокол).

7.2.7. Прочие процессы. По всем документам в СЭД филиалов должны быть разработаны единые процедуры поиска документов по различным атрибутам, реализована возможность ведения версионности документов, назначения прав доступа к объектам СЭД и т. д.

По желанию филиала и по согласованию с Дирекцией ФГУП «Гознак» функционал СЭД филиала может быть расширен и дополнен необходимыми филиалу процессами (определяется на стадии анкетирования).

8.3. Схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений между двумя филиалами ФГУП «Гознак»

Схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений между двумя филиалами ФГУП «Гознак» приведена ниже см. Рисунок 4.

· Между филиалами » должны быть автоматизированы процессы, согласно п.5 ТЗ;

· Внутренние документы филиалов передаваться между информационными системами не будут;

· В бумажном виде планируется сохранить переписку со сторонними организациями, а так же обмен документами внутри ФГУП «Гознак», в соответствии с перечнем исключений (см. пп.6.2 настоящего ТЗ).

Рисунок 4 Схема организации документооборота между двумя филиалами

9. Дополнительные требования к выполнению проекта

9.1. Требования к быстродействию

Данные требования относятся только к СЭД на базе ПО DocsVision.

Любые, кроме отчетов, запросы пользователя в СЭД: запуск навигатора, создание/открытие/закрытие/сохранение регистрационных карточек, должны выполняться не более 7 секунд.

Формирование простых отчетов, до 1000 записей, не должно превышать 30 сек, сложных, более 1000 записей – 1 минуты.

При выполнении бизнес-процессов, связанных с согласованием, подписанием, направлением на исполнение и т. д., задание от одного пользователя, участвующего в процессе, до другого должно проходить в СЭД не более 5 минут.

9.2. Требования к интерфейсу

Необходима web-форма для работы с системой. Пример формы см. Рисунок 5.

Рисунок 5 Пример web-формы

Кроме этого необходимо разработать интерфейс для отслеживания процессов взаимодействия СЭД друг с другом. Необходимо отслеживать все процессы взаимодействия со статусами доставки.

9.3. Требования к оборудованию

Внедрение СЭД должно осуществляться на оборудовании Заказчика. На каждом филиале будет отдельный сервер БД и сервер приложения. Дополнительные требования к серверному оборудования должны быть прописаны на стадии разработки ЧТЗ.

9.4. Требования к безопасности

Система разграничения прав доступа к объектам СЭД должна основываться на решении Дирекции. Модель назначения прав доступа, реализованная в СЭД Дирекции, может быть направлена дополнительно по запросу.

Взаимодействие СЭД друг с другом должно осуществляться по внутренним каналам ».

9.5. Требования к срокам выполнения работ

Срок выполнения проекта – 1 календарный год

№	Наименование работ	Достигаемый результат
1	Модернизация решения СЭД Дирекции	Проведен анализ существующей в Дирекции модели СЭД, анкетирование ключевых пользователей филиалов, документирование и моделирование не реализованных в СЭД Дирекции бизнес-процессов ПО СЭД Дирекции переведено с DocsVision версии 4.1 на актуальную версию. Проведена оптимизация существующих процессов в СЭД Дирекции, реализован новый функционал.
2	Разработка тиражируемого решения СЭД на МПФ	Разработано и внедрено тиражируемое СЭД МПФ на базе ПО DocsVision в т. ч.: · Собраны требование и разработано ЧТЗ на систему; · Настроена система на базе решения в Дирекции и в соответствии с разработанным ЧТЗ; · Проведена миграция данных из используемых ранее систем; · Разработаны инструкции, проведено обучение пользователей; · Проведены испытания системы и приемка работ функциональным заказчиком, системными администраторами, специалистами отдела поддержки программного обеспечения филиала; Система переведена в опытно-промышленную эксплуатацию.
3	Развертывание DocsVision на ММД, МТ, НИИ, СПМД, СПБФ	На филиалах » внедрены автоматизированные системы электронного документооборота на основе тиражируемого решения МПФ в т. ч.: · Развернуто тиражируемое решение МПФ, · Проведена миграция данных из используемых ранее систем; · Установлены клиентские места, проведено обучение пользователей; · Проведены испытания систем и приемка работ функциональными заказчиками, системными администраторами, специалистами отдела поддержки программного обеспечения; Системы переведены в опытно-промышленную эксплуатацию.
4	Интеграция СЭД филиалов и Дирекции друг с другом	Разработано ЧТЗ и проведены настройки системы автоматического взаимодействия СЭД филиалов и Дирекции по обмену документами, процессами и т. д. Функционал взаимодействия переведен в опытно-промышленную эксплуатацию
5	Организация системы поддержки ЕСЭД	Организована система поддержки разработанного решения (системная, техническая и программная) на базе принятых у Заказчика подходов.

Приложение

к техническому заданию

Перечень работ для реализации в СЭД Дирекции

Разработка бизнес-процесса по исходящим документам в Дирекции »

Разработать бизнес-процесс для согласования исходящих документов:

1. Исполнитель регистрирует в системе карточку исходящего документа (заполняет поля карточки). Сохраняет карточку.

2. При нажатии на кнопку «Выделить номер» проверять заполненность поля «Дело».

3. Открывает шаблон приложенного документа, куда автоматически копируются значения полей карточки.

4. Далее исполнитель определяет список согласующих (при необходимости) и запускает документ в работу.

5. В процессе согласования, исполнитель должен иметь возможность изменить (добавить, исключить) список согласующих, подписывающих, начиная с текущего согласующего, т. е. согласующему пришло задание на согласование или подписание, по тем или иным причинам согласующий не может согласовать документ (отсутствует или ошибочно назначен исполнителем), исполнитель в этом случае исключает его из списка согласующих, либо меняет его очередность, либо указывает вместо него другого подписанта и продолжает процесс согласования/подписания. В дополнение ко всему, хотелось бы рассмотреть Ваши предложения по использованию параллельного и смешанного (в начале последовательного, а затем параллельного) согласования.

6. В задании на доработку от согласующих или подписанта должна присутствовать возможность аннулировать проект письма.

7. Документ проходит процесс согласования (при указании согласующих) и направляется подписанту на подпись в системе.

8. После согласования и подписания документ возвращается заданием исполнителю, при этом удаляются все версии документов, кроме последней.

9. Исполнитель распечатывает согласованный документ, подписывает бумажный вариант у подписанта, прикладывает отсканированный вариант к карточке письма и завершает задание.

10. Если в поле «Тип доставки» выбрано значение «Электронная почта», то после завершения исполнителем задания, подписанный документ (в формате TIFF, PDF или JPEG) автоматически направляется на адрес электронной почты получателя (от имени dvproc), указанный в справочнике «Контрагентов». Если адрес не задан, направлять исполнителю задание с описанием проблемы. Текст письма получателю:

«Добрый день!

Вам поступило письмо от » на имя 'ФИО получателя'.

Просьба довести информацию в приложенном письме до получателя.

Письмо подготовил(а): 'ФИО исполнителя', 'e-mail', 'телефон'.

Это письмо сформировано автоматически. Пожалуйста, не отвечайте на него.

---

C уважением, 'ФИО исполнителя'

».

11. Бизнес-процесс завершается.

12. Предусмотреть статусы документа: «Черновик, на согласовании, на подписании, отправлен получателю, на доработке, аннулирован».

13. Переделать существующие инструкции

Переделать «Докладную записку» в «Служебную записку»

1. Переделать шаблоны карточек и тексты заданий.

2. Добавить в карточку текстовое поле «Ответ на СЗ №»

3. Предусмотреть возможность автоматического создания ответной СЗ по аналогии с созданием исходящего документа из входящего. При этом автоматически заполнять поля карточки и указывать ответную ссылку.

4. Переделать существующие инструкции

Доработать бизнес-процесс «Входящие документы»

1. На карточке входящих документов необходимо добавить кнопку и настроить на ней скрипт:

1.1. кнопка «Отправить получателю». При нажатии кнопки автоматически выполнится:

· сохранение карточки,

· проверка наличия прикрепленного файла (любого формата),

· проверка наличия на закладке «Исполнение» задания на получателя, созданного вручную

· на получателей письма от имени системы (dvproc) создается задание бизнес-процесса для сведения, если в поле срочность установлено «Для сведения» и на исполнение во всех остальных случаях. Текст задания:

На Ваше имя поступило письмо «вх №», «Тема».

Отправитель: «Подписано (внеш.)», «Название организации»,

На имя «ФИО, должность (список из поля «На имя»)». Список разделять знаком абзаца.

Копия письма находиться на вкладке «Документы и ссылки».

Вы можете создать задания по письму на вкладке «Подчиненные задачи».

· после доставки письма БП завершается, в случае ошибок – сообщение администратору.

· При повторном нажатии на кнопку запуска БП выдавать предупреждении о запущенном БП.

2. Доработать БП подгружения отсканированных документов в карточки входящих документов. После подгружения документов автоматически запускать скрипт из п.1.1 (см. выше).

Увеличение скорости работы бизнес-процессов.

1. Провести анализ настроек БП для докладных записок и для распорядительных документов. Необходимо обеспечить приемлемое (3-5 минуты) время прохождения документов по системе.

Исполнитель:	Заказчик:
_________________________________	Заместитель генерального директора по экономике и финансам
_________________________________	»

__________________ /____________ /	__________________ //
«_____» ______________ 2010 г.	«_____» ______________ 2010 г.
М. П.	М. П.

Приложение
к Договору №________
от «_»_________ 2010 г.

Календарный план работ

Этапы	Срок выполнения Работ	Трудозатраты, раб. дни	Стоимость*, руб.

ИТОГО

Исполнитель:	Заказчик:
_________________________________	Заместитель генерального директора по экономике и финансам
_________________________________	»

__________________ /____________ /	__________________ //
«_____» ______________ 2010 г.	«_____» ______________ 2010 г.
М. П.	М. П.

Соглашение о конфиденциальности

г. Москва

Федеральное государственное унитарное предприятие «Гознак», в дальнейшем именуемое «Гознак», . В. Трачука, действующего на основании Устава, и ____________________, именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице ____________________, действующего на основании ________________, и вместе именуемые в дальнейшем «Стороны», а отдельно - «Сторона», заключили настоящее Соглашение о конфиденциальности (далее - Соглашение) о нижеследующем.

1. Стороны обязуются обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и настоящего соглашения соблюдение условий защиты полученной от другой Стороны информации, составляющей коммерческую или служебную тайну, и иной конфиденциальной информации, не допускать ее разглашения третьим лицам и не использовать во вред друг другу.

2. Термины, применяемые в настоящем Соглашении, означают
следующее:

Информация, составляющая Коммерческую тайну - научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой введен режим коммерческой тайны.;

Информация, составляющая Служебную тайну – информация ограниченного доступа, к которой относится несекретная информация, не подпадающая под перечень сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну, но ограничение на доступ и распространение которой диктуется служебной необходимостью для обеспечения защиты государственных и ведомственных интересов Гознака;

Носители информации - материальные объекты, в которых информация, составляющая Коммерческую или служебную тайну, находит свое отображение в виде символов, технических решений и процессов;

Режим конфиденциальности - правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем Информации меры по охране ее конфиденциальности, установленные Сторонами;

Гриф конфиденциальности - реквизиты, свидетельствующие о конфиденциальности Информации, наносимые на Носитель информации и (или) содержащиеся в сопроводительной документации.

Информация, составляющая Коммерческую тайну «Гознак», должна иметь гриф:

« Коммерческая тайна

Федеральное государственное унитарное

предприятие «Гознак», Санкт-Петербург,

Петропавловская крепость, литера «В»,

а информация, составляющая служебную тайну «Гознак»:

«Для служебного пользования»,

соответственно.

Информация, составляющая Коммерческую тайну Исполнителя, должна иметь гриф:

« Коммерческая тайна

Организационно-правовая форма

наименование Исполнителя,

юридический алрес,

а информация, составляющая служебную тайну Исполнителя:

«Для служебного пользования»,

соответственно.

Разглашение конфиденциальной Информации - действие или бездействие, в результате которых Информация, составляющая Коммерческую или служебную тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации.

3. В целях исполнения предмета настоящего Соглашения Стороны обязуются:

3.1. Соблюдать режим конфиденциальности Информации, составляющей Коммерческую тайну или служебную тайну (далее - Информация), передаваемой Сторонами в соответствии с установленными настоящим Соглашением правилами и формами, а также по письменным запросам.

3.2. Осуществлять передачу Информации ценными (заказными) почтовыми отправлениями, курьерами Сторон или защищенными каналами связи.

3.3. Не передавать друг другу Информацию по открытым каналам телефонной, телеграфной и факсимильной связи, а также с использованием сетей Интернет и Интранет без принятия мер, обеспечивающих ее защиту.

3.4. Обращаться с Информацией и ее носителями в соответствии с требованиями внутренних нормативных документов Сторон.

3.5. Раскрывать полученную Конфиденциальную информацию своим аффилированным лицам и работникам в пределах, необходимых для выполнения работ по Договору.

3.6. Незамедлительно информировать друг друга о случаях разглашения конфиденциальной информации, организовать расследование этих фактов и о результатах информировать другую Сторону.

4. Исполнитель обязуется использовать полученную от «Гознака» Информацию только в целях решения задач, связанных с выполнением работ по Договору № _____ и на условиях конфиденциальности.

5. После окончания действия Договора Исполнитель обязуется незамедлительно уничтожить или вернуть полученную Конфиденциальную Информацию, а «Гознак» соглашается, что не подлежат уничтожению или возврату аналитические и отчётные документы, подготовленные Исполнителем, и Исполнитель вправе хранить их копию, в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.

6. Обязательства по настоящему Соглашению распространяются также на Информацию, полученную Сторонами друг от друга до заключения настоящего Соглашения.

7. Сторона, допустившая утрату или разглашение Информации, несет ответственность за убытки, понесенные передающей Стороной и возникшие в связи с раскрытием Получателем переданной ему Информации.

8. Передача Информации органу государственной власти не считается разглашением в случаях, когда такой орган государственной власти уполномочен в соответствии с законодательством требовать предоставления Информации. При этом передача органу государственной власти Информации должна осуществляться в соответствии с законами Российской Федерации на основании официального запроса. По этому факту, передающая информацию Сторона обязана уведомить другую Сторону письменно.

9. Права и обязанности Сторон по настоящему Соглашению в случае реорганизации какой-либо из Сторон переходят к соответствующему правопреемнику (правопреемникам). В случае ликвидации какой-либо Стороны такая Сторона должна до завершения ликвидации обеспечить возврат Передающей Стороне всех оригиналов и уничтожение всех и любых копий носителей с Информацией, переданных Передающей Стороной.

10. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами в связи с настоящим Соглашением, будут по возможности разрешаться путем переговоров между Сторонами. В случае не достижения соглашения путем переговоров все споры, разногласия или требования, касающиеся его исполнения, нарушения, прекращения или недействительности подлежат разрешению в суде.

Настоящее Соглашение толкуется и регулируется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Любые поправки, изменения и дополнения к настоящему Соглашению имеют силу только в том случае, если они составлены в письменном виде и подписаны должным образом уполномоченными представителями каждой из Сторон.

12. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

13. Настоящее Соглашение подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Должность руководителя Генеральный директор »

Организационно-правовая форма и наименование Исполнителя

______________________/ ФИО / _______________________/ /

МП МП

Раздел 5

Форма представления конкурсной заявки

В Конкурсную комиссию

«__» __________2010 г.

Конкурсная заявка на участие в конкурсе № 2010/01-ИТ на выполнение работ для » по проекту ЕСЭД

Наименование Исполнителя: __________________________________________________

Адрес Исполнителя: __________________________________________________________

1. Стоимость работ для » по проекту ЕСЭД:

№ п/п

Наименование

Цена,

с учетом НДС, руб.

в т. ч.

НДС 18%,

руб.

Выполнение работ для » по проекту ЕСЭД

2. Срок выполнения работ для » по проекту ЕСЭД: ___ дней.

Изучив документацию на проведение конкурса, мы предлагаем заключить договор в порядке и на условиях, установленных в документации.

Мы согласны придерживаться положений настоящей конкурсной заявки до момента заключения договора на выполнение работ. Эта конкурсная заявка будет оставаться для нас обязательной и может быть принята в любой момент до истечения вышеуказанного срока.

Мы также подтверждаем достоверность представленной нами в документах информации.

Приложения:

1. Перечень документов из п.2.1.6. Раздела 2 с указанием наименования и количества страниц.

2. План-график работ.

3. Квалификационная анкета участника.

(подпись, МП.)

(фамилия, имя, отчество подписавшего заявку, должность)

Приложение А

ДОВЕРЕННОСТЬ

г.______________________ "___" _________________ 2010 г.

Настоящей доверенностью______________________________________________________

(организационно-правовая форма, полное наименование организации, учреждения, предприятия)

в лице______________________________________________________________________ ,

(должность, Ф. И.О.)

действующего на основании____________________________________________________

(устав, положение, доверенность)

уполномочивает сотрудника предприятия________________________________________

(должность, ФИО)

паспорт серия_____ №___________ выдан______________

представлять интересы предприятия, участвующего в конкурсе на поставку

Данная доверенность дает_____________________________________________________

(должность, ФИО.)

право на совершение от имени__________________________________________________

(организационно-правовая форма, полное наименование организации, учреждения, предприятия) следующих действий:

- представление устных и письменных пояснений и разъяснений по форме и содержанию представленной предприятием конкурсной заявки;

- внесение изменений (их заверение) в конкурсную заявку по согласованию с членами конкурсной комиссии;

- снятие с участия в конкурсе заявленных предприятием лотов, позиций;

- получение и/или передача документов.

Настоящая доверенность выдана без права передоверия полномочий по ней третьим

лицам.

Настоящая доверенность выдана сроком до___________________ 20 г.

Руководитель ______________________ _________ ________________________

(должность, Ф. И.0.)

Приложение Б

СХЕМА СОСТАВЛЕНИЯ КОНВЕРТА В КОНКУРСНОЙ ЗАЯВКЕ

Название предмета	Адрес
конкурса:	организатора:
	·
	·
Наименование поставщика,	·
обратный адрес: не вскрывать
·	До _________________

Надпись на конверте и в сопроводительном письме:

- Выполнение работ для » по проекту ЕСЭД.

- Почтовый адрес подачи конкурсной заявки: г. Москва ул. Мытная, д. 17.

- В конкурсную комиссию.

Примечание: данный лист служит основанием для формирования конверта конкурсной документации, но не является частью его содержания

Приложение В

КВАЛИФИКАЦИОННАЯ АНКЕТА

участника конкурса

по теме:

«Выполнение работ для » по проекту ЕСЭД»

1. Общие сведения об организации – участнике.

1.1. Наименование организации и ее организационно-правовая форма (в соответствии с учредительными документами участника).

2. Производственно-технический потенциал участника.

2.1. Потенциал и квалификация исполнителей по профилю предлагаемой тематики (штатные сотрудники, без совместителей):

№ п/п	Должность руководителей и специалистов	ФИО	Опыт работы	Стаж работы, лет	Ученая степень
общий	по специальности	в данной организации
1	2	3	4	5	6	7	8

2.2. Объем выполненных проектов за последние 3 года по профилю предлагаемой тематики - основные параметры успешно реализованных проектов (количество рабочих мест, территориальная распределенность системы, интеграция со смежными решениями, срок эксплуатации).

2.3. Профессиональная репутация организации-претендента (публикации, участие в федеральных, региональных, международных программах в соответствующей предметной области, дипломы, премии, медали, охранные документы, сведения о наличии интеллектуальной собственности в соответствующей предметной области).

2.4. Материально-техническая база и трудовые ресурсы (наличие оборудования и аппаратуры для проведения работ в данной предметной области, обеспеченность средствами вычислительной техники, наличие производственной базы, арендуемой или находящейся на балансе, кадров, наличие технической поддержки по телефону и электронной почте).

2.5. Сколько лет организация является официальным партнером разработчика предлагаемого решения, наличие положительных отзывов заказчиков по профилю предлагаемой тематики.

______________/____________________/

МП