ОБРАЗЕЦ
Должностная инструкция
начальника информационно-аналитического отдела
Управления менеджмента качества и стратегии развития
КемГУ
1. Общие положения
1.1. Главной задачей начальника информационно-аналитического отдела является осуществление оперативного руководства, планирования работы отдела, подготовка организационных документов.
1.2. Начальник информационно-аналитического отдела подчиняется непосредственно начальнику УМКСР КемГУ.
1.3. Начальник информационно-аналитического отдела назначается и освобождается от должности приказом ректора КемГУ.
1.4. В своей деятельности начальник информационно-аналитического отдела руководствуется: действующими законодательными актами РФ в области образования, Уставом КемГУ, стандартами ГОСТ Р серии ИСО 9001:2001, международными стандартами ISO серии 9000:2000, государственными и отраслевыми стандартами, стандартами университета, Положением и должностными инструкциями сотрудников УМКСР КемГУ, правилами внутреннего распорядка, приказами (указаниями) и распоряжениями ректора.
1.5. Во время отсутствия начальника информационно-аналитического отдела его обязанности выполняет ведущий инженер, назначенный начальником отдела, а в особых случаях сотрудник, назначенный начальником УМКСР КемГУ, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.
2. Функции
2.1. Формирование структуры информационно - аналитического отдела.
2.2. Осуществление оперативного руководства и планирования работы информационно-аналитического отдела. Подготовка текущих графиков работы и отчетов по ним, в рамках утвержденного бюджета подразделения.
2.3. Организация работ по подготовке к сертификации на соответствие требованиям ИСО 9001 и последующего периодического инспекционного контроля.
2.4. Участие во взаимодействии с органами по сертификации и консалтинговыми фирмами по вопросам, связанным с системой менеджмента качества.
2.5. Участие в подготовке проектов распорядительных и нормативных документов по внедрению, поддержанию и улучшению СМК.
2.6. Контроль и непосредственное участие в проведении внутренних аудитов подразделений КемГУ.
2.7. Участие в подготовке отчетов по проведенным аудитам и предоставление их руководству для анализа и утверждения.
2.8. Участие в подготовке проектов и согласовании документации СМК; анализ, содержащихся в ней требований и определение необходимости в актуализации.
2.9. Участие в организации процессов управления документацией СМК.
2.10. Участие в организации управления записями о качестве, обеспечение ведения единой базы записей о качестве в бумажном и /или электронном виде.
2.11. Организация работ по формированию информационного и программного обеспечения автоматизированной информационной системы СМК КемГУ.
2.12. Обеспечение расчета рейтинговых показателей на основе индивидуальных данных о деятельности сотрудников в соответствии с планом работ УМКСР КемГУ.
2.13. Осуществление контроля достоверности предоставленной структурными подразделениями информации (основы расчета рейтинговых показателей).
2.14. Участие в организации и проведении внутренних текущих аудитов.
2.15. Оказание информационно-консультационной поддержки подразделениям в проведении самообследования, рейтинговой оценке деятельности, проведению внутреннего текущего аудита.
2.16. Подготовка для руководства университета аналитической и статистической информации, отражающей динамику и прогноз развития КемГУ и его структурных подразделений.
2.17. Организация и координация научно-исследовательской деятельности, ориентированной на разработку критериев, требований, методик и инструментария рейтингового анализа.
2.18. Руководство созданием контента Web-сайта УМКСР КемГУ.
2.19. Осуществление контроля за трудовой дисциплиной, соблюдением правил внутреннего трудового распорядка и культурой обслуживания подчиненного персонала при выполнении работ.
ОтветственностьНачальник информационно-аналитического отдела несет ответственность:
3.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
3.2. За неиспользование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
3.3. За несоблюдение законодательства РФ, инструкций, приказов, распоряжений, правил и др. документов, регулирующих работу начальника информационно-аналитического отдела.
3.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
3.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества.
3.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями управления.
3.7. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).
4.Права
Начальник информационно-аналитического отдела имеет
право:
4.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.
4.2. Вносить на рассмотрение начальнику УМКСР предложения по стимулированию (в т. ч. материальному) сотрудников информационно-аналитического отдела и /или сотрудников других подразделений, внесших особый вклад в процесс разработки внедрения и постоянного улучшения системы менеджмента качества КемГУ.
4.3. Участвовать в обсуждении бюджета отдела.
4.4. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).
4.5. Пользоваться утвержденными ректором инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами и др. документами, регламентирующими работу начальника информационно-аналитического отдела.
4.6. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
4.7. Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Квалификационные требования
5.1. Общие требования
· ученая степень кандидата наук;
· владение методами статистической обработки информации;
· знание основ теории систем и системного анализа;
· владение компьютером на уровне опытного пользователя;
- стаж работы по специальности не менее 5 лет.
5.2. Начальник информационно-аналитического отдела должен знать:
· законы и нормативные правовые акты, относящиеся к вопросам регулирования сферы своей деятельности;
- международные стандарты качества в области СМК; перспективы и направления развития технологий в СМК; методы анализа, планирования и прогнозирования развития информационных процессов; технологию проведения и методы оценки качественных и количественных социологических исследований; методы и средства формирования и использования собственной базы данных организации; основы законодательства о труде; правила по охране труда.
СОГЛАСОВАНО
(руководитель структурного подразделения)
________ ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
«___» __________ _____
С инструкцией ознакомлен: _________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ
ГОУ ВПО «Кемеровский государственный университет»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения работ и их объема.
1.2. Должностные инструкции являются базой для подбора и расстановки кадров, осуществления контроля за правильностью их использования в соответствии с квалификацией, а также для проведения аттестации специалистов.
1.3. Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются ректором университета на основе рекомендаций аттестационной комиссии. При этом учитывается степень самостоятельности специалиста при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за правильность принятых решений, инициативное и творческое отношение к работе, эффективность и качество труда, а также опыт практической работы и знания по своей специальности.
1.4. Работники, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных квалификационными требованиями, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объёме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии и в порядке исключения могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и работники, имеющие специальную подготовку и необходимый стаж работы.
1.5. Ответственность за составление, корректировку, правильное применение должностных инструкций возлагается на руководителей структурных подразделений университета.
1.6.Ответственность за методическое обеспечение разработки должностных инструкций, за соблюдение единства подхода по оформлению и обозначению этой документации, за применение адекватной терминологии возлагается на
отдел кадров.
1.7. Должностные инструкции утверждаются ректором КемГУ, хранятся и ведутся в соответствующих подразделениях, а контрольный экземпляр № 1 с подлинными подписями – в отделе кадров университета
1.8. При приеме на работу с должностной инструкцией должен быть ознакомлен соответствующий сотрудник, о чем в должностной инструкции проставляется отметка - подпись и расшифровка подписи работника, а также дата ознакомления с инструкцией.
1.9. На основании должностной инструкции отделом кадров университета заключается трудовой контракт с работником. Эти документы используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.
2. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
2.1. Документы включают пять обязательных разделов:
· общие положения;
· функции;
· ответственность;
· права;
· квалификационные требования (см. сайт в Интернет).
2.2. В 1-м разделе указываются:
- отдел (подразделение) и полное наименование должности;
- порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности;
- подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник;
- замещение по должности во время отсутствия;
- квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности;
- правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
2.3. Во 2-м разделе определяются конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения. При этом формулировка функций начинается со слов, обозначающих конкретное действие, например, «проведение, разработка, организация, участие» и др.; указывается форма участия работника в управленческой деятельности: «руководит, утверждает, исполняет, согласовывает» и т. д.
2.4. В 3-м разделе устанавливаются виды ответственности за:
- соблюдение трудовой дисциплины;
- несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав;
- указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника.
2.5. В 4-м разделе формулируются конкретные права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям.
2.6. В 5-м разделе формулируются требования к:
- образованию;
- специальной подготовке;
- производственному опыту;
- личностным качествам.
В случае если специальных требований не предусматривается, делается соответствующая запись.
2.7. При написании должностной инструкции не допускается переадресование к другим документам, например, справочникам, ведомственным предписаниям.
2.8. Ознакомление сотрудника подразделения КемГУ со своей должностной инструкцией фиксируется его подписью на самой инструкции с указанием даты.
Инструкция по составлению
«ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ»
ГОУ ВПО «Кемеровского государственного
университета»
1.«Положение о подразделении» включает семь обязательных разделов:
· общие положения;
· задачи подразделения;
· функции подразделения;
· права
· взаимосвязь с другими подразделениями;
· ответственность.
2. В 1-м разделе определяется точное название подразделения, его место в организационной структуре университета, степень самостоятельности, в чьем непосредственно подчинении находится, кто руководит, перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.
3. Во 2-м разделе дается формулировка основных задач подразделения, обеспечивающих его эффективный вклад в деятельность университета в целом.
4. В 3-м разделе приводится перечень внутренних частей, входящих в подразделение (отдел, кафедра, группа, лаборатория, сектор, бюро и т. д.).
5. В 4-м разделе четко формулируется характеристика деятельности подразделения (распределение всего объема работ) на основе накопленного опыта и организационной структуры университета в целом. Перечисляются функции подразделения с четким их распределением по структурным элементамподразделения. Под функцией понимается регулярно выполняемая работа для реализации задач подразделения. Формулировка функций начинается со слова, обозначающего конкретное действие, например, «проведение, разработка,
организация, участие» и др. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
6. В 5-м разделе указывается перечень прав руководителя и других должностных лиц подразделения, необходимых для реализации возложенных функций. Следует выделить специальные права, если подразделение наделено ими (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами и т. п.). В этом разделе важно отразить соответствие прав действующему законодательству, а также документам, регламентирующим внутреннюю деятельность университета (Устав КемГУ, Коллективный договор и т. д.).
7. В 6-м разделе указываются взаимные обязательства, характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), а также наименования документов, периодичность их представления, наименования подразделений, которые предоставляют и получают данную информацию.
8. В 7-м разделе формулируется перечень основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, достоверность документации, подготавливаемой подразделением, правильность применения тех или иных инструкций, положений и т. п., рациональную организацию труда исполнителей, состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.
9. Положения о структурных подразделениях визируются начальником Управления менеджмента качества и стратегии развития КемГУ, начальником отдела кадров, руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе, проректорами университета, курирующим данное подразделение.
10. «Положения о подразделениях» подписываются руководителем подразделения и утверждаются ректором (проректором) университета.
11. «Положения о подразделениях» обновляются раз в три года либо при изменении и/или дополнении задач, функций подразделения.
12. Обязательными реквизитами «Положения о структурных подразделениях» (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) являются наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ подписывается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.
|
