|
УТВЕРЖДАЮ Глава района ________________________ «13»02 2012 г. № 000 |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника архивного отдела администрации Инжавинского района
1. Общие положения
1.1 Муниципальный служащий – Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Инжавинский район (далее – начальник Отдела) является муниципальным служащим и осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящей должностной инструкцией.
1.2 Начальник Отдела назначается на должность по итогам конкурса и освобождается от должности муниципальной службы распоряжением главы муниципального образования района. Начальник Отдела непосредственно подчиняется главе района и заместителю главы администрации, курирующего исполнение.
2. Квалификационные требования
2.1. Для замещения должности начальника Отдела устанавливаются следующие требования:
2.1.1 наличие высшего профессионального образования;
2.1.2 наличие не менее четырех лет стажа муниципальной (гражданской) службы или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
2.2 наличие профессиональных знаний, навыков включая знание Конституции Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации,
Правил работы Архивов, утвержденных Федеральным Законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в РФ», устава Тамбовской района, Закона Тамбовской области «О муниципальной службе в Тамбовской области», Закона «Об архивном фонде Тамбовской области»,
законов Тамбовской области, Устава Инжавинского района; основ управления и организации труда и делопроизводства, процесса прохождения муниципальной службы, норм делового общения, служебного распорядка администрации района;
2.3 наличие профессиональных навыков, необходимых для руководства Отделом, оперативного принятия решений, ведения деловых переговоров, взаимодействия с другими ведомствами, государственными органами, представителями субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений, стимулирования достижения результатов, требовательности, публичного выступления, владения конструктивной критикой, учета мнения коллег и подчиненных, пользования современной оргтехникой и программными продуктами, систематического повышения профессиональных знаний, редактирования документации на высоком стилистическом уровне, своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций, приводящих к конфликту интересов.
3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением об архивном отделе на начальника отдела возлагается следующее:
3.1. Выполнять задачи, полномочия, функции в соответствии с Положением об архивном отделе.
3.2. Отчитываться перед вышестоящим руководителем по результатам
собственной служебной деятельности.
3.3. Точно и в срок выполнять указания и поручения вышестоящего
руководителя, а в его отсутствие — лица, его замещающего.
3.4. Осуществлять контроль и государственный учет документов постоянного хранения в целях социально-правовой защиты граждан.
3.5. Заниматься комплектованием архива документами.
3.6.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.7.Вести контроль за соблюдением учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области, местного самоуправления в области архивного дела.
3.8. Начальник архивного отдела осуществляет следующие функции:
3.8.1. Разрабатывает и представляет на утверждение органа местного самоуправления списки учреждений, документы которых подлежат передачи в архив. Ведет систематическую работу по уточнению этих списков. Организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
3.8.2. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве.
3.8.3. Информирует органы местного самоуправления и учреждения о составе и содержании документов архива, ведет базу данных.
3.8.4. Использует документы в социально-экономических и культурно-
просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в печати, в
установленном порядке представляет документы архива учреждениям и
гражданам с целью их научного и практического использования.
3.8.5. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу.
3.8.6. Ведет по фондовый статистический учет документов учреждений.
3.8.7. Вносит на рассмотрение органа местного самоуправления предложения
по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.
3.8.8. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат
к хранящимся документам.
3.8.9. Обеспечивает сохранность документов в архиве, систематически
проводит проверки наличия дел.
3.8.10. выдает в установленном порядке документы во временное пользование;
3.8.11. Рассматривает предложения и жалобы, относящиеся к компетенции отдела, проводит прием граждан, ведет журнал входящей, исходящей документации.
3.8.12. Информирует орган местного самоуправления архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде и архиве.
3.8.13. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПК архивного отдела
поступление от учреждений описи дел.
3.8.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов,
организации документов в делопроизводстве учреждений.
3.8.15. Проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив.
3.8.16. Представляет сведения о работе архивного отдела в Управление культуры и архивного дела области, администрации муниципального образования; готовит информацию для размещения на сайте архивного отдела администрации района; следит за своевременным размещением информации, касающейся работы архивного отдела, за достоверностью и полнотой размещаемой информации.
3.9. надлежащим образом исполняет обязанности муниципального служащего, установленные в соответствии с федеральным и областным законодательством;
3.10. соблюдает установленные федеральными законами запреты и
ограничения, связанные с прохождением муниципальной службы;
3.11. бережет и рационально использовать муниципальное имущество,
предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
3.12. принимает участие в профилактике терроризма и экстремизма, а так же минимизации и (или) ликвидации последствий проявления терроризма и экстремизма на территории района;
3.13. оказывает методическую, консультативную, информационную помощь главам сельсоветов и поссовета района в пределах компетенции;
3.14. осуществлять иные полномочия, установленные федеральным и областным законодательством.
3.15. уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы
прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в соответствии с федеральным законом от 01.01.01 года «О противодействии коррупции».
3.16. Начальник Отдела в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее – Федеральный закон о муниципальной службе) обязан:
3.16.1. соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав Тамбовской области, законы Тамбовской области, иные нормативные акты тамбовской области, Устав Инжавинского района и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение;
3.16.2. исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;
3.16.3. соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
3.16.4 . соблюдать установленные в администрации района правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
3.16.5. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
3.16.6. представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера);
3.16.7. соблюдает Кодекс этики служебного поведения муниципальных
служащих администрации района.
4 Права начальника архивного отела администрации района
Основные права начальника отдела определены статьей 11 Федерального
закона от 01.01.01 года «О муниципальной службе в
Российской федерации».
Исходя из установленных полномочий, начальник отдела имеет право на:
4.1.реализацию установленных федеральными законами основных прав муниципального служащего;
4.2. основные и дополнительные гарантии, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
4.3. ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе;
4.4. обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
4.5. оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе и трудовым договором (контрактом);
4.6. отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска;
4.7. получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
4.8. участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы;
4.9. повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета;
4.10. защиту своих персональных данных;
4.11. ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;
4.12. рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений;
4.13. пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2 Кроме того начальник Одела администрации района вправе:
вести переписку с исполнительными органами государственной власти области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами в соответствии с действующим законодательством;
проводить совещания, инструктажи, семинары, использовать другие организационные формы работы для рассмотрения вопросов, относящихся к компетенции Отдела;
участвовать в работе коллегии администрации района, в случае, если он не является членом коллеги;
запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений администрации района, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций и граждан района информацию и материалы в пределах своей компетенции.
4.3 Начальник Отдела администрации района в соответствии со своей компетенцией вправе самостоятельно принимать решения и (или) участвовать в подготовке (обсуждении) по вопросам:
подготовки предложений и докладных записок по вопросам деятельности в порядке подчиненности;
организации разработки инструктивных и методических материалов по вопросам деятельности Отдела;
участия в обсуждении проектов решений и документов, относящихся к компетенции Отдела;
подготовки проектов ответов на запросы территориальных органов федеральных органов государственной власти, исполнительных органов государственных власти области и органов местного самоуправления области, обращений граждан, общественных объединений, организаций по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, а также в организации и контроле подготовки по ним соответствующих решений;
5. Ответственность
начальник отдела несет установленную законодательством ответственность за нарушение запретов, связанных с муниципальной службой, несоблюдением ограничений и невыполнений обязательств, установленных федеральными законами, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязательств, за утрату или порчу муниципального имущества, которое было представлено ему для исполнения должностных обязанностей.
6. Порядок служебного взаимодействия
6.1 В связи с исполнением должностных обязанностей начальник Отдела взаимодействует по вопросам деятельности, входящим в его компетенцию в соответствии Уставом района, Регламентом администрации, Положением об Отделе и настоящей должностной инструкцией:
6.1.1. с руководителями структурных подразделений и сотрудниками администрации района;
6.1.2. с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными структурами;
6.1.3. с органами государственной власти субъектов Российской Федерации;
6.1.4. с исполнительными органами государственной власти области;
6.1.5. с органами местного самоуправления области;
6.1.6. со средствами массовой информации;
6.1.7. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.
6.2. поручения и указания начальнику отдела даются вышестоящими руководителями или лицом, исполняющим его обязанности в письменной форме;
6.3. объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя начальник отдела представляет в письменной форме;
6.4. начальник отдела вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам компетенции отдела представителям организаций и гражданам только по поручению вышестоящего руководителя.
7. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности
Эффективность профессиональной служебной деятельности начальника Отдела оценивается по следующим показателям:
выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;
своевременности и оперативности выполнения планов, поручений;
качеству предоставляемых услуг;
качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);
профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
осознанию ответственности за последствия своих действий.
|
Согласовано: Заместитель главы администрации района по социальным вопросам | |
|
Начальник юридического отдела администрации района |
С должностной инструкцией ознакомлен(а):__________________________________
(подпись, дата)
