Должностная инструкция Секретаря

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ «___» ______________ 20____ г. Секретаря _________________________ (наименование отдела, кафедры)

УТВЕРЖДАЮ Проректор ФГАОУВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет» _____________ __________________ подпись инициалы, фамилия МП

1. Общие положения

1.1. Секретарь__________(наименование отдела)(далее по тексту секретарь) относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря учебного отдела назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование ____________________________________

(без предъявления требований к стажу работы; стаж работы не менее 3-х лет)

или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее ректором КФУ по представлению__________________________________ (должность начальника).

1.4. Секретарь подчиняется ______________________ (должность руководителя).

1.5. Секретарь должен знать:

-  Устав КФУ;

-  Правила внутреннего распорядка КФУ;

- положения и инструкции по ведению делопроизводства;

- руководящий состав университета и его подразделений;

- правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- основы работы за компьютером.

1.6. На время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо в соответствии с трудового договора, дополнительного соглашения к трудовому договору.

2. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение в КФУ и протоколы приемной комиссии университета.

2.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.

2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.

2.4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.

2.5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

2.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

2.7. По заданию руководителя работать с компьютерными системами.

2.8. Выполняет приказы и распоряжения ректора КФУ, Правила внутреннего распорядка, другие локальные акты КФУ, распоряжения непосредственного руководителя.

3. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Получать от служб и структур университета информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

3.3. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

(должность руководителя)

(подпись) (Ф. И.О.)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник Управления кадров

Юридический отдел __________(Ф. И.О.)

С инструкцией ознакомлен: _____ ___________

(подпись) (Ф. И.О.)