|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ «___» ______________ 20____ г. Секретаря учебной части (диспетчера) |
УТВЕРЖДАЮ Проректор ФГАОУВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет» ________________ ___________________ подпись инициалы, фамилия МП |
I. Общие положения
1. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование__________________________________________________________
(без предъявления требований к стажу работы; стаж работы не менее 3 лет)
или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Принятие на должность секретаря учебной части (диспетчера) и увольнение производится приказом ректора КФУ по представлению ____________________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)
4. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:
4.1. Устав КФУ;
4.2. Правила внутреннего распорядка КФУ;
4.3. документы, регламентирующие организацию учебного процесса;
4.4. основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
4.5. организацию делопроизводства;
4.6. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в университете;
4.7. основы работы с информационной системой «Студент»;
4.8. основы работы с офисными программами;
4.9. основы трудового законодательства Российской Федерации;
4.10. правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
4.11. структуру университета и его подразделений;
4.12. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
4.13. порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
5. Секретарь учебной части (диспетчер) непосредственно подчиняется ____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
6. На время отсутствия секретаря учебной части (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо в соответствии трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору).
Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части (диспетчер):
1. Оформляет личные дела принятых на обучение в университет.
2. Оформляет журналы успеваемости, студенческие билеты и зачетные книжки обучающихся.
3. Ведет алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4. Готовит журналы учебных занятий, представления в приказ.
5. Оформляет учетно-отчетную документацию.
6. Оформляет сдачу в архив документов подразделения согласно номенклатуре дел.
7. Регистрирует и выдает справки об учебе для представления по месту требования и другие справки установленного образца.
8. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представленных на подпись руководителю.
9. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
10. Подготавливает и сдает в архив университета документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
12. Выполняет приказы и распоряжения ректора КФУ, Правила внутреннего распорядка КФУ, другие локальные акты КФУ, распоряжения
____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
III. Права
Секретарь учебной части (диспетчер) вправе:
1. Знакомиться с проектами решений и решениями руководства КФУ, касающихся его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности отдела (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя у руководителей других подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя).
6. Требовать от руководства КФУ, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Секретарь учебной части (диспетчер) несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
______________________ ___________________
(должность руководителя) (Ф. И.О. руководителя)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник Управления кадров
Юридический отдел ___________(Ф. И.О.)
С инструкцией ознакомлен(а): (Ф. И.О. работника)
