Кодекс поведения работников как элемент организационной культуры

КОДЕКС ПОВЕДЕНИЯ РАБОТНИКОВ КАК ЭЛЕМЕНТ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ

Кодекс поведения работников как элемент организационной культуры // Общеэкономические концепции функционирования предприятия в условиях рынка: межвузовский сборник научных трудов. – Вып. 16. – Тольятти: Изд-во ТГАС, 2005. – С.129-136.

, аспирант кафедры «Экономика и управление»

Тольяттинской государственной академии сервиса, [e-mail]

Важность формализации отдельных аспектов культуры организации

Современные внутренние и внешние экономические отношения России предъявляют повышенные требования к соблюдению общепринятых форм делового общения, этикета, этических норм. По свидетельству, как самих российских предпринимателей, так и их зарубежных партнеров, весьма часто нормы делового поведения, бытующие ныне в России, расходятся с принятыми в мире [1]. Многие из аспектов типичной культуры современного российского предприятия не могли сформироваться в прежней системе, а складывались стихийно в процессе перестройки экономики.

Несовпадение стандартов культуры российских предприятий с общемировыми безусловно наносит ощутимый ущерб репутации российского бизнеса. В будущем это может привести к созданию устойчивого негативного стереотипа, опровергнуть который весьма трудно, если вовремя не приложить усилия по созданию позитивного облика российского предприятия. Остановить развитие отрицательных тенденций возможно при условии совершенствования экономического законодательства, улучшения социально-политической обстановки, а также целенаправленной разработки системы практических мероприятий по формированию надлежащей организационной культуры отечественных компаний.

В настоящее время такая система практически отсутствует, и современные подходы к культуре организации наши предприниматели усваивают ценой больших издержек, как материальных, так и морально-психологических. Средства массовой информации лишь фрагментарно освещают вопросы организационной культуры; в сфере бизнес-образования почти нет комплексных курсов по культуре организации; недостаточно учебных пособий, особенно отечественных, учитывающих российскую специфику, мало проводится профессиональных научных исследований, результаты которых можно было бы использовать для надежных и эффективных практических рекомендаций.
Таким образом, к настоящему времени сформировалась весьма актуальная потребность в изменении сложившейся ситуации. Организационная культура не может развиваться далее без целенаправленного, системного и научно обоснованного содействия.

Одной из серьезных проблем, мешающих развитию организационной культуры на современных российских предприятиях, является отсутствие формализованного набора правил поведения работников. Отчасти этим обуславливается разница во впечатлениях, например, после посещения российского офиса зарубежной компании и завода, работающего с советских времен. В последнем случае работники в первые месяцы работы вынуждены большинство необходимой информации узнавать из слухов, обрывочных фраз руководства, от недовольных работой сослуживцев. Руководителям подразделений зачастую некогда проводить беседы с новыми работниками, а мастера и бригадиры не обладают ни информацией, ни желанием доводить до работников принятые на предприятии нормы общения.

Важной вехой в формировании организационной культуры предприятия может стать введение кодекса поведения работников, иногда ошибочно называемого «корпоративным кодексом». Не стоит забывать, что под «корпоративным кодексом» в современной практике управления подразумевается документ, регулирующий отношения между компанией и акционерами.

Чаще всего кодекс поведения работников - это документ декларативного характера, дополняющий коллективный договор, описывающий принятые в коллективе нормы поведения и то, каких действий от работников в тех или иных ситуациях ожидает руководство предприятия [2]. Однако в некоторых компаниях, например, в российском филиале «Самсунг-электроникс», кодекс поведения сформулирован в виде обязательства работника перед фирмой и подписывается им при поступлении на работу.

Требования к формированию организационной культуры дошли и до государственных структур. В августе 2002 г. Президент Российской Федерации подписал Указ "Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих" [3]. В этом документе указывается, что государственным служащим рекомендуется:

·  не оказывать предпочтения каким-либо профессиональным или социальным группам и организациям;

·  быть независимыми от влияния со стороны граждан и различных групп и организаций;

·  соблюдать политическую нейтральность, исключающую возможность какого-либо влияния на служебную деятельность решений политических партий или иных общественных объединений;

·  проявлять терпимость и уважение к обычаям и традициям народов России;

·  не использовать свое должностное положение для оказания влияния на деятельность государственных органов;

·  воздерживаться от публичных высказываний, суждений и оценок в отношении деятельности государственных органов, их руководителей, если это не входит в его должностные (служебные) обязанности.

Кроме этого, в 2004 году лидеры традиционных религий России приняли на заседании Межрелигиозного совета РФ "Свод нравственных принципов и правил в хозяйствовании", который был разработан экспертами Русской православной церкви и Торгово-промышленной палатой РФ [4]. Приведем лишь одну выдержку из этого довольно объемного документа:

Человек - не "постоянно работающий механизм". Ему нужно время для отдыха, духовной жизни, творческого развития.

Постоянная однообразная работа, даже интеллектуальная, духовно обедняет личность и приводит к ее деградации. Ничто не может оправдать отказа человека от законного времени отдыха, выходных дней и полноценного отпуска. Помимо этого, человек должен иметь возможность для перемены сфер и видов деятельности.

Предпринимателям, власти и обществу необходимо заботиться об интеллектуальном, духовном и физическом развитии каждой личности. Капитал материальный и финансовый сегодня невозможно ни создать, ни удержать без капитала интеллектуального - добровольного приложения человеком своих способностей, умений и знаний. Ему должны быть доступны знания и сокровища культуры, возможность реализовать себя через образование, научную и творческую деятельность. Употребленная на это часть рабочего времени окупится сторицей. Дальновидный работодатель будет заботиться и о развивающем досуге работников.

Ведь личность, потенциал и таланты которой всесторонне раскрылись, принесет максимальную пользу и обществу в целом, и конкретному делу в экономике.

Основные положения данной статьи были сформулированы после изучения автором более тридцати кодексов поведения работников, действующих как в отечественных, так и в зарубежных компаниях. Безусловно, предлагаемая читателю структура является лишь фундаментом и может развиваться в зависимости от нужд конкретной организации.

Структура кодекса поведения работников компании

Типичный кодекс поведения не перегружен информацией, занимает около 20-25 страниц, издается в удобном формате и регулярно обновляется. В нем дается лишь самая общая информация, и приводятся ссылки на необходимые нормативные документы. Работник получает свой экземпляр кодекса при приеме на работу и в нем он может найти решение большинства проблем, с которыми сталкивается новичок. А затем он, став уже опытным членом коллектива, имеет перед глазами напоминание о необходимости сохранять определенные нормы поведения.

На первых страницах кодекса поведения обычно находится приветственное обращение первого руководителя предприятия к новому работнику, описания структуры организации, ее истории, роли в жизни отрасли, города, области и страны, приводятся почетные награды предприятия и т. п.

Следом идут рекомендации, как и кому необходимо оформлять заявления по различным вопросам, время приема руководителей предприятия по личным вопросам. Далее приводится, какая информация относится к конфиденциальной, и куда необходимо обращаться в случаях утери важных документов. Также работники информируются об ответственности за разглашение данных сведений. Описывается пропускной режим и принятые на предприятии меры безопасности; что необходимо сделать, чтобы провести на территорию предприятия посетителей и как правильно оформлять на них пропуска.

В разделе, посвященном охране труда, работникам напоминаются основные травмоопасные места предприятия и участки технологического процесса, перечисляются опасные и вредные факторы. Здесь же приводятся правила техники безопасности, основные телефоны экстренных служб, предупреждения о необходимости соблюдать бдительность и срочно информировать руководство обо всех замеченных нарушениях в этой сфере. Также описываются действия работников в случае пожара, угрозы стихийных бедствий или террористического акта. Избежать травм и поломок оборудования можно, предупредив работников о необходимости обязательного прохождения инструктажа по технике безопасности, о запрете пользоваться неисправным оборудованием и недопустимости наладки его без соответствующего допуска.

Следующие разделы посвящаются заботе о репутации предприятия и имидже его сотрудников. В них приводятся рекомендации: как принято одеваться, какая существует спецодежда, как поддерживать порядок на рабочих местах, как действовать в случае обращения представителей средств массовой информации с просьбой дать интервью.

Обычно большой раздел посвящается этике рабочих отношений на предприятии. Например, часть его может быть сформулирована так:

1.  Относитесь к посетителям и коллегам по работе так, как Вы бы хотели, чтобы они относились к Вам.

2.  Создавайте вокруг себя положительную эмоциональную атмосферу, не забывайте слова «пожалуйста» и «спасибо».

3.  Никогда не говорите того, что может унизить достоинство человека, даже в его отсутствие.

4.  Ведите себя профессионально на рабочем месте.

5.  Ни в коем случае не прерывайте телефонные разговоры Ваших коллег.

6.  Не решайте Ваши личные проблемы на рабочем месте.

7.  Обращайтесь за помощью к своему непосредственному руководителю и всегда помните о законах субординации.

8.  Руководство предприятия не собирается постоянно контролировать исполнение Вами этих правил, так как уверено, что халатное отношение к ним в конечном итоге скажется на результатах Вашей работы и отношениях в трудовом коллективе.

На любом предприятии бумажная или электронная документация являются одним из основных средств делового общения. Поэтому необходимо знать и применять нормы служебной переписки, правильно создавать, оформлять, регистрировать и хранить документы. В кодексе перечисляются основные требования к оформлению внутренней и внешней служебной документации. Правильное и быстрое прохождение документов часто затруднено в крупных организациях с большим документооборотом и здесь будет уместным описать механизм работы курьерской службы, указать, где можно получить образцы тех или иных документов.

Одной из наиболее острых тем на предприятиях любого размера является распространение слухов [5]. Собираясь небольшими группами в местах отведенных для курения и в рабочих комнатах, в разговорах некоторые работники допускают публичное обсуждение непроверенной информации о работе предприятия, деловых качеств и личной жизни руководителей, коллег по работе, правильность вынесенного руководством решения, размера заработной платы и т. п. Представляется целесообразным включить в кодекс положения о недопустимости подобных действий, например, в такой формулировке:

Если Вы услышали где-либо (в рабочее или нерабочее время) информацию, носящую характер слуха и имеющую отношение к работе предприятия, то Вы обязаны сообщить о ней своему непосредственному руководителю. Руководитель должен дать подробное разъяснение работникам по данному вопросу. Если у него отсутствует информация, то ему необходимо обратиться к своему руководителю и довести полученное разъяснение до обратившихся работников.

Помните, что непроверенная и неподтвержденная информация почти всегда бывает ложной и распространяется в целях дестабилизации работы коллектива. Менеджеры несут персональную ответственность за принятие всех возможных мер по пресечению случаев распространения и обсуждения непроверенной информации подчиненными им работниками.

На любом предприятии отмечают праздники, как государственные, так и профессиональные (например, День строителя, День автомобилиста и др.). Новые работники не всегда в курсе, когда наступает тот или иной профессиональный праздник и имеет смысл привести их во внедряемом кодексе поведения [6].

В век информационных технологий почти вся интеллектуальная работа выполняется с помощью персонального компьютера. Часто у работников возникает соблазн использовать служебный компьютер в личных целях – игры, подготовка работ для учебных заведений и т. п. Нередко, крупные предприятия имеют выделенный канал высокоскоростного доступа в сеть Интернет, поэтому работников нелишне предупредить о том, что вся их работа в сети автоматически протоколируется и ресурсы сети должны использоваться только в служебных целях.

В разделе, который может называться «Режим работы», рекомендуется включить пункты, описывающие рабочее время, оформление работы после окончания рабочего времени, оформление отсутствия на рабочем месте в течение рабочего дня, необходимость информирования руководителя о своем местонахождении, возможности установления гибкого графика рабочего времени, режиме работы в предпраздничные дни и т. п.

Также уместно вкратце перечислить основные социальные льготы, гарантии и компенсации, которыми имеют право воспользоваться работники с указанием ссылок на документы, в которых эта информация освещена более подробно. Кроме прав и льгот, каждый работник несет ответственность за свои действия. К ним могут быть применены меры дисциплинарного взыскания и общественного воздействия, вплоть до передачи дел в правоохранительные органы. Ниже приведен один из возможных вариантов части такого раздела:

Следующие нарушения могут послужить основанием для проведения служебного расследования или направления материалов в соответствующие правоохранительные органы:

Отказ от выполнения работы, соответствующей указаниям руководителя и должностной инструкции. Явное неуважение к клиентам или коллегам, проявленное в личной беседе или по телефону и подтвержденное фактами. Изучение информации о клиентах в базе данных предприятия, если этого не требуют должностные инструкции. Рукоприкладство на территории предприятия. Намеренная фальсификация трудовой автобиографии, личных данных, записей, связанных с оплатой труда, производственной информации предприятия. Ношение и хранение оружия на территории предприятия без соответствующего разрешения. Намеренная порча имущества предприятия, включая информационную систему. Подтвержденное фактами разглашение информации о клиентах предприятия или любой другой конфиденциальной информации. Покушение или подозрение на хищение собственности предприятия или его работников. Оставление рабочего места без разрешения руководителя за исключением перерывов на обед, технических перерывов и случаев экстренной необходимости. Грубое, угрожающее поведение по отношению к коллегам по работе или руководству. Регистрация под другим именем и паролем в информационной системе предприятия и проведение транзакций от имени другого лица.

В прочих разделах кодекса поведения работников могут найти отражение множество вопросов, таких как:

порядок использования служебного автотранспорта; ограничение курения в общественных местах; использование библиотеки предприятия, организация подписки на периодические издания; организация питания на предприятии; возможности продвижения по службе; формы подачи жалоб и апелляций; организация опросов общественного мнения и др. [7].

На последних страницах могут быть приведены схемы проезда к офисам компании, режимы работы складов, часто используемые телефоны и т. п.

Правильно разработанный корпоративный кодекс станет незаменимым помощником руководителей всех уровней, улучшит морально-психологический климат в коллективе и поможет новым работникам быстрее адаптироваться к организационной культуре предприятия. Кроме того, любая попытка сформулировать основные принципы культуры организации позволит создать базу для ее дальнейшего совершенствования.

Следующими этапами могут стать, например, более детальные рекомендации по поведению тех или иных групп работников, либо развитие кодекса в части поведения всей организации в целом по отношению к внешней среде.

Список использованной литературы

1.  Материалы национальной программы торгово-промышленной палаты РФ "Российская деловая культура" (научный руководитель разработки программы - профессор ).

2.  Правовое регулирование деятельности коммерческих организаций внутренними (локальными) документами (Законодательно-нормативная база, образцы внутренних (локальных) документов организаций, профессиональный комментарий кандидата юридических наук . Выпуск № 9), «Библиотечка «Российской газеты», М., 2002, стр. 127-128.

3.  Указ Президента Российской Федерации № 000 от 01.01.2001 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих».

4.  Свод нравственных принципов и правил в хозяйствовании. Принято на итоговом пленарном заседании VIII Всемирного Русского Народного Собора. Гостиничный комплекс «Даниловский», 4 февраля 2004 г.

5.  Слухи в организации: оружие или барометр, М., 2000.

6.  Лузаков и дело в управлении организацией или зачем предприятию нужна идеология. Человек. Сообщество. Управление (Научно-информационный журнал). Краснодар: Кубанский госуниверситет. 2000 № 3-4.

7.  Положение о персонале , М., 2002.