за 2008 год
УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы города по административным
вопросам города Покачи
_____________
«_____»______________2009 год
Об отчете развития архивного
дела в архивном отделе
администрации г. Покачи
за 2008 год
1. В сфере правового, организационного, кадрового обеспечения
В течение 2008 года отделом изучались и внедрялись в работе «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
Отделом также была разработана должностная инструкция начальника отдела, согласно внесенных изменений в Федеральном законе «О муниципальной службе в Российской Федерации»; разработан «Порядок формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов города Покачи», разработан реестр расходных обязательств архивного отдела.
2. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
Краткий справочник по фондам архивного отдела был разработан еще в 2007 году и размещен на сайте администрации города Покачи. В конце календарного года в него вносятся изменения и дополнения.
Для улучшения физического состояния документов и удобства в работе с ними, была проведена экспертиза ценности документов фонда № 25 «Отдела труда и миграции администрации города». Была переработана опись дел постоянного срока хранения на 48 ед. хр. за годы;
- составлена опись № 2 (спец. документации) на 29 ед. хр. за годы;
- составлена опись № 3 (трудовые договора) на 16 ед. хр. за годы. Отделом было подшито 30 ед. хр.
Также отделом были описаны трудовые книжки фонда № 16 «АООТ «Покачижилстрой»» за гг. в кол-ве 6 ед. хр. и фонда № 37 « за гг. в кол-ве 23 ед. хр., составлена опись дел по личному составу за гг. в кол-ве 5 ед. хр.
В 2008 году отделом ежемесячно в хранилище проводились санитарные дни по обеспыливанию документов и полок стеллажей, также ежемесячно велся контроль за температурно - влажностным режимом архивохранилища.
3. В сфере комплектования:
В течение года отдел продолжал работу по контролю за обеспечением сохранности и упорядочением архивных документов государственных органов и организаций, ликвидированных в ходе административной реформы. Постоянно оказывал методическую помощь территориальным органам федеральных органов государственной власти, организациям не зависимо от формы собственности находящихся на территории города в организации архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, расчете штатной численности архивов организаций на основе нормативов по труду.
Отделом также проводились индивидуальные консультации, консультации по телефону делопроизводителей учреждений муниципальной формы собственности и негосударственных организаций, проводился прием документов на постоянное хранение от учреждений-источников комплектования архивного отдела, а также от ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника.
Постоянно проводились консультации и с жителями города, обращавшихся в архивный отдел за справками социально-правового характера о нахождении той или иной организации, выдавались их адреса и номера телефонов.
Проведена комплексная проверка организации делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения Думы города, результаты проведенной проверки направлены в Управление по делам архивов.
Отделом были разработаны и утверждены в Управлении по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа списки источников - комплектования архивного дела, списки источником комплектования научно-технической документации, а также списки источников комплектования документами личного происхождения.
Отделом осуществлялись мероприятия:
- по оказанию методической и практической помощи учреждениям, организациям, предприятиям федеральной, окружной и частной форм собственности;
- по внедрению программного комплекса «Учреждения — источники комплектования»;
- по внедрению «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно — технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).
В 2008 году отделом было принято от учреждений и организаций города всего – 127 е. хр. из них:
Управленческой документации 68 е. хр.:
· управление экономики и статистики администрации города - 4 е. хр. за 2005 г.;
· отдел труда и миграции администрации города – 7 е. хр. за гг.;
· комитет по физической культуре и спорту администрации города – 14 е. хр. за 2006 г.;
· администрация города - 43 е. хр., за гг.;
Документы по личному составу – 59 е. хр.:
· лизинговая компания» – 5 е. хр. за гг.;
· отдел труда и миграции администрации города – 45 е. хр. за гг.;
· комитет по физической культуре и спорту администрации города – 2 е. хр. за г.;
· Администрация города - 7 ед. хр. за гг.;
Фото документов – 20 ед. уч.
Источником поступления фото документов в архивный отдел администрации города является устная договоренность с работниками администрации. В данном случае фото документы (позитивы) были представлены комитетом по физической культуре и спорту администрации города.
Согласно утвержденному графику согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел на 2008 год, плана развития архивного дела в архивном отделе на 2008 год отделом были направлены на утверждение в ЭПМК Управления по делам архивов ХМАО-Югры описи дел постоянного хранения, спец. документации и дел по личному составу.
В результате было утверждено на ЭПМК Управления по делам архивов ХМАО-Югры описей дел учреждений и организаций города:
Управленческой документации – 427 ед. хр.:
· Комитет по физической культуре и спорту администрации — 14 ед. хр. за 2006 г.;
· Отдел труда и миграции администрации города — 48 ед. хр. за гг.;
· Управление архитектуры и градостроительства – 1 ед. хр. за гг.;
· Управление образования администрации – 14 ед. хр. за учебный год;
· Управление экономики и статистики администрации города – 34 ед. хр. за 2005 г.;
· Муниципальное учреждение «Комбинат питания г. Покачи» - 8 ед. хр. за 2005 г.;
· Муниципальное учреждение «Краеведческий музей» города – 8 ед. хр. за 2004 г.;
· Комитет по культуре и делам молодежи – 8 ед. хр. за 2007 г.;
· Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации – 19 ед. хр. за 2005 г.;
· Управление федерального казначейства города Покачи – 89 ед. хр. за 19г.;
· Муниципальное учреждение здравоохранения «Центральная городская больница» - 62 ед. хр. за 2005 г.;
· Прокуратура города – 13 ед. хр. за 2005 г.;
· Территориальная избирательная комиссия – 49 е. хр. за 2005 г.;
· Администрация города – 45 ед. хр. за 2005 г.;
· Муниципальное общеобразовательное учреждение средняя школа № 2 – 7 ед. хр. за 2005 г.;
· Отдел сбора и обработки стат информации – 30 ед. хр. за 2005 г.;
· Покачевское профессиональное училище № 15 – 8 ед. хр. за 2005 г.;
Документов по личному составу – 208 ед. хр.:
· Муниципальное учреждение «Комбинат питания г. Покачи» - 7 ед. хр. ха 2005 г.;
· - 5 ед. хр. за гг.;
· Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации –6 ед. хр. за 2005 г.;
· Управление федерального казначейства города Покачи – 35 ед. хр. за гг.;
· Отдел труда и миграции администрации города — 45 ед. хр. за гг.;
· Муниципальное учреждение здравоохранения «Центральная городская больница» - 28 ед. хр. за 2005 г.;
· Общество с ограниченной ответственностью - 23 ед. хр. за гг.;
· Акционерное общество открытого типа «Покачижилстрой» - 6 ед. хр. за гг.;
· Администрация города – 9 ед. хр. за 2005 г.;
· Муниципальное образовательное учреждение «Средняя школа № 2» - 4 ед. хр. за 2005 гг.;
· Покачевское профессиональное училище № 15 – 10 ед. хр. за 2005 гг.;
Научно-технической документации и спец. документации – 530 ед. хр.,
· Управление по архитектуре и градостроительству администрации – 6 ед. хр. за гг.;
Фото документы – 20 ед. хр.
Фото документы (позитивы) были представлены комитетом по физической культуре и спорту администрации города.
Отделом также были направлены на согласование ЭПМК - 7 номенклатур дел учреждений:
1. МУ «Городская библиотека»;
2. Управление архитектуры и градостроительства администрации;
3. Комитет по управлению муниципальным имуществом;
4. Территориальная избирательная комиссия города Покачи;
5. Комитет по культуре администрации города;
6. Автономное учреждение Издательско-полиграфический центр «Медиа»;
7. Управление архитектуры и градостроительства администрации города.
В течение года неоднократно разрабатывался и дополнялся «Реестр расходных обязательств» архивного отдела на 2008 и 2009 годы, в котором на каждое мероприятие отдельно указывали НПА Российской Федерации, Ханты – Мансийского автономного округа – Югры и муниципального образования, планировали и рассчитывали финансовые средства на каждое мероприятие отдельно по вопросам местного значения и не урегулированным вопросам формирования и содержания муниципального архива, согласно Закону Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» от 01.01.2001 г. ст. 16, п. 22 и Закону Российской Федерации «Об Архивном деле в РФ» от 22.г. ст. 4, 8, 17, 20, 21, 23.
Ежеквартально отдел разрабатывал мероприятия по основным направлениям развития архивного дела в отделе и направлял их в администрацию города, Думу города для составления единых полугодовых планов работы администрации города и Думы города. Также отделом ежегодно рассылаются письма по организациям города о юбилейных и памятных датах, отмечаемых организациями в предстоящем году для составления информационных мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами в истории города Покачи.
Отделом в 2008 году началась работа по созданию тематической картотеки БД. Таким образом, в 2008 году было закаталогизированно 12 ед. хр. фонда № 2 «Покачевский поселковый Совет народных депутатов» составлено 265 каталожных карточек. В тематическую базу данных введено 4,66 Мб, а в учетную БД «Архивный фонд» введено 8,86 Мб в нее вносятся все изменения происшедшие в составе и объеме фондов: исторические справки, количество описей, количество принятых дел, их годы и их физическое состояние.
В архивном отделе ведется тематическая каталогизация управленческой документации (решения Думы города, постановления, распоряжения главы города), видео-, фото-документов, вся картотека ведется на карточках и заполняется вручную.
За текущий период, отделом было подготовлено 4 инициативных информации: составлен календарь памятных и юбилейных дат города Покачи на 2009 год, подготовлены информации по документам ф. № 2 «Покачевского поселкового Совета народных депутатов» о комплексной программе «Семья», принятой решением исполнительного комитета Покачевского Поселкового Совета , т. к. 2008 год был объявлен «Годом семьи».
Согласно распоряжению главы города от 01.01.2001 «О проведении ревизии муниципальных нормативных актов», отделом была проведена ревизия нормативных актов администрации города за годы и Думы города за годы.
Также отделом было исполнено:
- запросов социально-правового характера - 487, из них с положительным результатом – 404, 27 запросов были направлены в другие архивы, выдано - 585 справок;
- тематических – 163 запроса;
- городской архив посетило 5 исследователей;
- выдано – 256 ед. хр.;
- изготовлено – 1646 копий документов.
По состоянию на 01.01.2009 года по паспорту архивного отдела в разделах:
1. Состав и объем архивных документов
Всего насчитывается 39 фондов, из них:
Документы на бумажной основе составляют -37 фондов:
· Управленческой документации составляют - 28 фондов;
· Документы по личному составу – 9 фондов;
· Фото документов – 1 фонд;
· Видео фонограмм – 1 фонд.
На 01.01.2009 г. в архивном отделе хранится всего – 5 391 ед. хр., из них:
Документы на бумажной основе составляют – 5 391 ед. хр.:
· Управленческой документации – 3 302 ед. хр.;
· Документы по личному составу – 2 089 ед. хр.;
· Фото документов – 160 ед. хр.;
· Видео фонограмм – 9 ед. хр.
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов (этот раздел отдел не заполняет, т. к. он в отделе отсутствует).
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам.
3.1. Описи, каталоги, базы данных.
В реестре описей архивного отдела насчитывается всего – 59 описей, из них:
Документы на бумажной основе составляют – 59 описей.:
· Управленческой документации – 31 опись;
· Документы по личному составу – 28 описей.;
· Фото документов – 3 описи;
· Видео фонограмм – 1 опись.
Каталогизированный всего 5 фондов, 287 ед. хр., 9 ед. уч., составлено всего 3972 каталожные карточки.
Документы на бумажной основе закаталогизированно – 3 фонда, 127 ед. хр., составлено 3 251 каталожная карточка.
Управленческой документации – 3 фонда, 127 ед. хр., составлено 3 251 каталожная карточка.
· Фото документов – 1 фонд, 160 ед. хр., составлено 712 каталожные карточки;
· Видео фонограмм – 1 фонд, 9 ед. уч., 9 каталожных карточки.
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки.
На 01.01.2009 в архивном отделе имеются в наличии – 40 книг и брошюр, 662 газеты, 222 журнала, 16 др. видов печатной продукции.
5. Условия хранения документов
В архивном отделе имеется 2 приспособленных архивохранилища, в 1 из них имеются металлические стеллажи с протяженностью полок – 20 пог. м., загруженность 1 архивохранилища составляет 100 %, т. к. во 2 – стеллажное оборудование отсутствует. В архивохранилищах имеется 100% пожарная и охранная сигнализация.
Закартонировано – 4 308 ед. хр.
Начальник архивного отдела
