ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника архивного отдела Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области
1. Общие положения.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность начальника архивного отдела Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
1.2. Должность начальника архивного отдела Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области (далее – начальник архивного отдела) относится к группе главных должностей муниципальной службы.
1.3. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается
от должности распоряжением Главы Администрации муниципального образования «Гагаринский район" Смоленской области в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и действующим законодательством о муниципальной службе.
1.4. Начальник архивного отдела в своей работе непосредственно подчиняется управляющему делами Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области.
1.5. В своей работе начальник архивного отдела руководствуется Конституцией
Российской Федерации, нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы организации местного самоуправления в Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами применительно к исполнению должностных обязанностей, Уставом муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области, Регламентом Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, утвержденным постановлением Главы Администрации муниципального образования "Гагаринский район" от 01.01.2001 №1, основами прохождения муниципальной службы, основами делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.
2. Квалификационные требования.
К начальнику архивного отдела предъявляются следующие квалификационные
требования:
2.1. Наличие высшего профессионального образования.
2.2. Стаж муниципальной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет.
2.3. Знание Конституции Российской Федерации, нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации местного самоуправления в Российской Федерации; федеральных законов и иных нормативных правовых актов применительно к исполнению должностных обязанностей; Устава муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области; основ прохождения муниципальной службы; основ делопроизводства.
2.4. Навыки практического применения нормативных правовых актов, оперативного принятия и реализации решений, подготовки делового письма, эффективной организации своей работы, эффективного сотрудничества с коллегами, владения компьютером и оргтехникой и использования необходимого программного обеспечения, работы со служебными документами, умение не допускать личностных конфликтов во взаимоотношениях с коллегами.
3. Должностные обязанности.
Начальник архивного отдела обязан:
3.1.Осуществлять свои полномочия по направлениям деятельности, исходя из возложенных на отдел задач и функций:
3.1.1. Организовать деятельность отдела по реализации полномочий, определенных п. 16 ст. 15 Федерального закона от 01.01.2001 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
3.1.2. Осуществлять контроль за выполнением требований законодательства Российской Федерации, Смоленской области, иных нормативных правовых актов в области архивного дела и документоведения учреждениями, организациями и предприятиями, входящими в список организаций - источников комплектования архивного отдела.
3.1.3. Осуществлять планирование работы отдела, подготовку и представление планирующих и отчетных документов о состоянии архивного дела на территории муниципального образования «Гагаринский район» управляющему делами и, в установленном порядке, в архивное управление Департамента по культуре Смоленской области.
3.1.4. Готовить проекты постановлений и распоряжений Главы Администрации муниципального образования «Гагаринский район» по вопросам ведения отдела.
3.1.5. Контролировать состояние, оказывать организационно – методическую помощь по вопросам делопроизводства и ведения ведомственных архивов организаций-источников комплектования отдела.
3.1.6. Участвовать в работе ликвидационных и экспертных комиссий.
3.1.7. Обеспечивать соблюдение работниками отдела трудовой и исполнительской дисциплины, правил охраны труда, противопожарной безопасности, а также сохранность документов и имущества отдела.
3.2. Исполнять федеральные законы, областные законы, другие нормативные и правовые акты федеральных органов государственной власти и Смоленской области, нормативные правовые акты органов местного самоуправления муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
3.3. Исполнять распоряжения и указания вышестоящих, в порядке подчиненности, руководителей, изданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных или унижающих человеческое достоинство.
3.4. Обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан.
3.5. Своевременно и в пределах своих должностных полномочий рассматривать непосредственные обращения граждан, а также выполнять поручения руководителя или иного уполномоченного вышестоящего должностного лица Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области в связи с обращениями граждан, организовывая по ним работу отдела в порядке, установленном федеральными законами и нормативными правовыми актами Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
3.6. Сохранять государственную и иную охраняемую законом тайну, а также ставшие ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан, их политические убеждения и вероисповедание.
3.7. Поддерживать свою квалификацию на уровне, необходимом для исполнения должностных обязанностей.
3.8. Соблюдать нормы служебной этики, установленный служебный распорядок, настоящую должностную инструкцию, порядок обращения со служебной информацией, не совершать действий, затрудняющих работу Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области, а также приводящих к подрыву авторитета муниципальной службы.
3.9. Беречь муниципальную собственность.
3.10. Возвратить при прекращении муниципальной службы все документы, содержащие служебную информацию.
3.11. Выполнять другие обязанности, предусмотренные Уставом муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области и иными правовыми актами Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
4. Права.
Начальник архивного отдела имеет право:
4.1. На предоставление ему рабочего места, имеющего необходимое для исполнения должностных обязанностей техническое оснащение, включая оргтехнику и средства связи, оборудование, обеспечивающее сохранность служебной информации и документов.
4.2. Ознакомления с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы.
4.3. Знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также приобщать к личному делу свои объяснения.
4.4. На защиту своих персональных данных.
4.5. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии с замещаемой должность.
4.6. На отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.
4.7. Участвовать в подготовке решений, принимаемых органом местного самоуправления, а также принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию и материалы.
4.9. Посещать в установленном порядке для выполнения должностных полномочий предприятия, организации и учреждения, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
4.10. Взаимодействовать в пределах своих должностных обязанностей с работниками исполнительной власти Смоленской области, органов местного самоуправления иных муниципальных образований, муниципальных предприятий, учреждений, общественных организаций.
4.11. Участвовать в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых в Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
4.12. Вносить предложения по совершенствованию деятельности органа местного самоуправления.
4.13. На продвижение по службе в зависимости от отношения к исполнению служебных обязанностей и уровня квалификации.
4.14. Повышать квалификацию, проходить переподготовку за счет средств бюджета муниципального образования.
4.15. На иные права, установленные федеральным законодательством.
5. Ответственность.
Начальник архивного отдела несет ответственность:
5.1. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей; действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан; разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
6. Условия работы.
6.1. Режим работы начальника архивного отдела определяется регламентом Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
6.2. Начальник архивного отдела может выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения) в связи с исполнением должностных обязанностей.
6.3. Для решения оперативных вопросов начальнику архивного отдела может выделяться служебный транспорт.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
специалиста первой категории архивного отдела Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность специалиста первой категории архивного отдела Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
1.2. Должность специалиста первой категории архивного отдела Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области (далее – специалист 1 категории) относится к группе младших должностей муниципальной службы.
1.3. Специалист 1 категории назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Главы Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области по представлению начальника архивного отдела Администрации муниципального образования «Гагаринский район» в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и действующим законодательством о муниципальной службе.
1.4. Специалист 1 категории в своей работе непосредственно подчиняется начальнику архивного отдела
1.5. В своей работе специалист архивного отдела руководствуется Конституцией Российской Федерации, нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы организации местного самоуправления в Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами применительно к исполнению должностных обязанностей, Уставом муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области, Регламентом Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, утвержденным постановлением Главы Администрации муниципального образования "Гагаринский район" , основами прохождения муниципальной службы, основами делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.
2. Квалификационные требования
К специалисту архивного отдела предъявляются следующие квалификационные требования:
2.1. Наличие среднего профессионального образования без предъявлений требований к стажу муниципальной службы и стажу работы по специальности.
2.2. Знание Конституции Российской Федерации, нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации местного самоуправления в Российской Федерации; федеральных законов и иных нормативных правовых актов применительно к исполнению должностных обязанностей: Устава муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области; основ прохождения муниципальной службы; основ делопроизводства.
2.3. Навыки практического применения нормативных правовых актов, оперативного принятия и реализации решений, подготовки делового письма, эффективной организации своей работы, эффективного сотрудничества с коллегами, владения компьютером и оргтехникой и использования необходимого программного обеспечения, работы со служебными документами, умение не допускать личностных конфликтов во взаимоотношениях с коллегами.
3. Должностные обязанности.
Специалист 1 категории обязан:
3.1. Осуществлять свои полномочия по направлениям деятельности:
3.1.1. Проводить мероприятия по обеспечению сохранности, учету и рациональному размещению находящихся на хранении документов в архивохранилищах.
3.1.2. Создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к находящимся на хранении в отделе документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
3.1.3. Вести пофондовый и статистический учет хранящихся в ведомственных архивах документов.
3.1.4. Осуществлять прием документов от организаций-источников комплектования архива на хранение.
3.1.5. Подготавливать ответы на запросы организаций и заявления граждан социально-правового и тематического характера по документам, хранящимся в архиве.
3.2. Исполнять федеральные законы, областные законы, другие нормативные и правовые акты федеральных органов государственной власти и Смоленской области, нормативные правовые акты органов местного самоуправления муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
3.3. Исполнять распоряжения и указания вышестоящих, в порядке подчиненности, руководителей, изданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных или унижающих человеческое достоинство.
3.4. Обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан.
3.5. Своевременно и в пределах своих должностных полномочий рассматривать непосредственные обращения граждан, а также выполнять поручения руководителя или иного уполномоченного вышестоящего должностного лица Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области в связи с обращениями граждан, принимая по ним решения в порядке, установленном федеральными законами и нормативными правовыми актами Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
3.6. Сохранять государственную и иную охраняемую законом тайну, а также ставшие ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан, их политические убеждения и вероисповедание.
3.7. Поддерживать свою квалификацию на уровне, необходимом для исполнения должностных обязанностей.
3.8. Соблюдать нормы служебной этики, установленный служебный распорядок, настоящую должностную инструкцию, порядок обращения со служебной информацией, не совершать действий, затрудняющих работу Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области, а также приводящих к подрыву авторитета муниципальной службы.
3.9. Беречь муниципальную собственность.
3.10. Возвратить при прекращении муниципальной службы все документы, содержащие служебную информацию.
3.11. Выполнять другие обязанности, предусмотренные Уставом муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области и иными правовыми актами Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
4. Права.
Специалист 1 категории имеет право:
4.1. На предоставление ему рабочего места, имеющего необходимое для исполнения должностных обязанностей техническое оснащение, включая оргтехнику и средства связи, оборудование, обеспечивающее сохранность служебной информации и документов.
4.2. Ознакомления с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы.
4.3. Знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также приобщать к личному делу свои объяснения.
4.4. На защиту своих персональных данных.
4.5. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии с замещаемой должность.
4.6. На отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.
4.7. Участвовать в подготовке решений, принимаемых органом местного самоуправления, а также принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию и материалы.
4.9. По распоряжению начальника отдела посещать в установленном порядке для выполнения должностных полномочий предприятия, организации и учреждения, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
4.10. Взаимодействовать в пределах своих должностных обязанностей с работниками исполнительной власти Смоленской области, органов местного самоуправления иных муниципальных образований, муниципальных предприятий, учреждений, общественных организаций.
4.11. Участвовать в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых в Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
4.12. Вносить предложения по совершенствованию деятельности органа местного самоуправления.
4.13. На продвижение по службе в зависимости от отношения к исполнению служебных обязанностей и уровня квалификации.
4.14. Повышать квалификацию, проходить переподготовку за счет средств бюджета муниципального образования.
4.15. На иные права, установленные федеральным законодательством.
5. Ответственность.
Специалист архивного отдела несет ответственность:
5.1. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей; действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан; разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
6. Условия работы.
6.1. Режим работы специалиста 1 категории определяется регламентом Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
6.2. Специалист 1 категории может выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения) в связи с исполнением должностных обязанностей.
6.3. Для решения оперативных вопросов специалист 1 категории может выделяться служебный транспорт.
Должностная инструкция
старшего инспектора архивного отдела
Администрации муниципального образования
«Гагаринский район» Смоленской области
1. Общие положения.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность старшего инспектора (далее по тексту – инспектора) архивного отдела (далее по тексту - отдел) Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области (далее по тексту - Администрация).
1.2. Инспектор отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Главы Администрации в порядке, установленном трудовым законодательством
1.3. Инспектор отдела непосредственно подчиняется начальнику отдела.
1.4. На должность инспектора отдела назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу.
1.5. В своей работе инспектор отдела руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным и областным законодательством, Уставами Смоленской области и муниципального образования «Гагаринский район», нормативными документами Федерального архивного агентства, архивного управления области, положением об отделе, настоящей инструкцией.
2.Должностные обязанности
Инспектор отдела, исходя из возложенных на отдел задач, обязан:
2.1. Проводить мероприятия по обеспечению сохранности документов в архивохранилище.
2.2. Знать размещение документов отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
2.3. Исполнять запросы организаций и заявления граждан социально-правового и тематического характера.
2.4. Исполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.5. Исполнять обязанности специалиста 1 категории отдела в его отсутствие.
3. Права.
Инспектор отдела имеет право:
3.1. Докладывать начальнику отдела о выявленных недостатках в работе ведомственных архивов и делопроизводства в организациях – источниках комплектования в период проведения проверок.
3.2.Получать от должностных лиц, ответственных за делопроизводство и ведомственные архивы, материалы, необходимые для выполнения возложенных на отдел функций.
3.3. На предоставление ему рабочего места, имеющего необходимое для исполнения должностных обязанностей техническое оснащение, включая оргтехнику и средства связи, оборудование, обеспечивающее сохранность служебной информации и документов.
3.4. На защиту своих персональных данных.
3.5. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии с замещаемой должность.
3.6. На отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.
3.7. По распоряжению начальника отдела посещать в установленном порядке для выполнения должностных полномочий предприятия, организации и учреждения, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
3.8. На продвижение по службе в зависимости от отношения к исполнению служебных обязанностей и уровня квалификации.
3.9. Повышать квалификацию, проходить переподготовку за счет средств бюджета муниципального образования.
3.10. На иные права, установленные федеральным законодательством.
4. Ответственность.
Инспектор отдела несет ответственность за:
4.1. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей; действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан; разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
.
5. Условия работы.
5.1. Режим работы инспектора отдела определяется регламентом Администрации муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области.
5.2. В связи с исполнением функций отдела инспектор может привлекаться для проведения проверок делопроизводства и ведомственных архивов организаций – источников комплектования архива.
