|
УТВЕРЖДАЮ: Директор ________________» _______________/______________/ |
Должностная инструкция
секретаря-референта
I. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Секретаря-референта.
1.2. Секретарь-референт является сотрудником Общества, осуществляющим
документационное и информационное обслуживание деятельности
руководства предприятия, и непосредственно подчиняется директору и заместителю директора.
1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом директора Общества.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, уставом Общества, приказами, распоряжениями руководителя Общества, инструкцией по делопроизводству, положением о секретариате, настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование или среднее профессиональное образование
и опыт работы в должности секретаря не менее одного года.
1.6. Секретарь-референт должен знать:
▪ структуру Общества и направление его деятельности;
▪ фамилии руководителей, с которыми поддерживаются деловые связи;
▪ положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;
▪ правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;
▪ основы этики и эстетики, правила делового общения;
▪ правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.7. Секретарь-референт должен уметь:
▪ пользоваться средствами связи и организационной техникой;
▪ работать на компьютере в операционной среде Windows;
▪ пользоваться Интернетом и электронной почтой;
▪ вести деловые переговоры;
▪ знать нормы делового этикета, правила орфографии и пунктуации.
II. Функциональные обязанности
2.1. Секретарь-референт обязан:
▪ Обеспечивать информационное, документационное и организационно-
техническое обслуживание руководителя.
▪ Совместно с руководителем осуществлять планирование рабочего дня.
▪ Обеспечивать руководителя необходимыми для работы информационными и справочными материалами и документами.
▪ Составлять и оформлять по поручению руководителя служебные письма,
приказы, справки, отчеты и другие документы.
▪ Получать документы, поступившие в адрес руководителя, проводить их предварительное рассмотрение, готовить предложения по их дальнейшему рассмотрению и исполнению.
▪ Принимать и передавать документы и информацию, поступившую по факсу
и электронной почте в адрес руководителя.
▪ Контролировать качество подготовки, правильность составления и согласования документов, представляемых на подпись руководителю.
▪ Отправлять документы, подписанные руководителем.
▪ Контролировать исполнение поручений руководства, принимать
оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
▪ Организовывать оперативное размножение документов по поручению
руководителя.
▪ Формировать, хранить, выдавать для работы документы, образующиеся в
деятельности руководителя.
▪ Обеспечивать хранение и защиту от несанкционированного доступа
документов, содержащих конфиденциальную информацию.
▪ Оперативно осуществлять телефонную связь руководителя, в том числе с
иногородними абонентами.
▪ Записывать в отсутствие руководителя телефонные сообщения,
поступающие в его адрес, с последующим докладом.
▪ Организовывать прием посетителей.
▪ Выполнять отдельные поручения руководства.
III. Права
3.1. Секретарь-референт имеет право:
▪ Обращаться к руководителю за получением указаний и разъяснений.
▪ Требовать от руководства необходимых средств для работы и создания благоприятных условий деятельности.
▪ Пользоваться электронными правовыми базами данных, архивом организации и другими источниками информации.
▪ Принимать решения по оперативному рассмотрению и исполнению документов.
▪ Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением
действующих норм и правил.
IV. Ответственность
4.1. Секретарь-референт несет ответственность за:
▪ Нарушение сроков представления документов руководству.
▪ Низкое качество выполняемых работ, несоблюдение норм и правил
подготовки и оформления документов.
▪ Утрату официальных документов.
▪ Разглашение конфиденциальной информации.
▪ Использование предоставленных служебным положением прав в корыстных
целях.
▪ Нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил
внутреннего трудового распорядка.
V. Взаимодействие с другими работниками
5.1. Секретарь-референт осуществляет взаимодействия с:
5.1.1. С руководителем Общества:
▪ получает устные задания и поручения, документы на исполнение;
▪ передает поступившие из других организаций и от работников документы
на резолюцию руководству, другие документы и информацию по
требованию руководителя.
5.1.2. С работниками организации:
▪ передает документы с резолюцией руководителя на исполнение, устные
поручения и задания руководителя.
▪ получает документы и информацию для представления руководителю,
сведения о ходе исполнения документов.
VI. Иные положения
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениями Трудового Кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
С инструкцией ознакомлен:
_________________/___________________/
«___»_________200__г.
