Инструкция для председателя правления по организации деятельности правления товарищества.
Организация деятельности правления товарищества
Общие положения
Данная инструкция носит рекомендательный характер и предназначается председателям правлений кооперативов (товариществ) для: правильной организации работы правления, проведения собраний, облегчения работы с населением в дни приема, ведения делопроизводства, заключения договоров, разрешения споров, оказания консультативной помощи жильцам дома по вопросам, касающимся деятельности кооператива (товарищества).Так как председатель правления выборное лицо, то вполне вероятно, что он ранее данную должность не занимал и опыта работы не имеет. В связи с этим у него возникает необходимость в короткий срок ознакомиться со спецификой новой деятельности, правильно принять дела и должность у предыдущего правления, быстро войти в курс дел управления жилым домом и правильно организовать работу правления. В этом ему поможет данная инструкция.
Порядок избрания председателя правления
Председатель правления - выборное лицо. В зависимости от требований устава товарищества он может избираться непосредственно на общем собрании членов товарищества или из состава правления. Он считается выбранным:
· общим собранием, если за него проголосовало большинство присутствующих на общем собрании, при условии наличия кворума (если в уставе не оговорено);
· правлением, если за него проголосовало большинство членов правления.
Председатель правления избирается на срок, установленный уставом, не более чем на два года.
Нередко члены товарищества сталкиваются с такой проблемой, как нежелание председателя правления по истечении срока выборности сложить свои полномочия. Председатель, выбранный общим собранием, может быть отстранен от руководства только решением общего собрания, и то при наличии кворума, а это проблематично. В случае отказа председателя правления о выполнения своих обязанностей после избрания его на общем собрании требуется повторно собрать собрание. Поэтому целесообразно в уставе закрепить порядок избрания председателя из состава правления. В данном варианте председатель переизбирается правлением, а также отпадает необходимость проведения повторного собрания, но для этого необходимо в устав товарищества в раздел о полномочиях правления внести следующее дополнение: "освобождение от должности председателя правления".
Порядок приема дел и должности
Предлагаемый порядок приема дел и должности разработан на основе практического опыта и может дополняться и изменяться в зависимости от специфики деятельности конкретного товарищества.
После избрания на общем собрании или на заседании правления и оформления приказа о назначении его на должность председателя правления ТСЖ ему необходимо:
1. Ознакомиться с должностной инструкцией председателя правления и настоящей инструкцией.
2. Собрать правление, пригласить ревизионную комиссию и по возможности правление старого состава.
3. Определить порядок и сроки передачи дел и должности.
4. Назначить ответственных из состава нового правления за инвентаризацию материальных средств и документации (управленческой и бухгалтерской) товарищества.
5. Произвести полную инвентаризацию материальных средств и документации по книге учета документов правления, а также журналу учета и наличия материальных средств.
6. Совместно с членами нового правления принять материальные средства и документацию товарищества.
7. Составить акт инвентаризации материальных средств (2 экз.)
8. Составить акт о передаче дел и должности (2 экз.)
9. Подготовить выписку из протокола общего собрания о выборах председателя правления; при выборе председателя правления на заседании правления - выписку из протокола заседания правления.
10. Оформить пропуск в банк, где открыт расчетный счет товарищества.
11. Оформить в нотариальной конторе банковскую карточку с образцами с образцами подписей правления и главного бухгалтера.
12. Представить в банк, где открыт банковский счет, банковскую карточку, выписку из протокола общего собрания или заседания правления.
13. Сообщить в заинтересованные организации фамилию, имя, отчество и адрес нового председателя правления.
14. Одновременно со сменой банковской карточки написать письмо в банк с просьбой выдать распечатку движения денежных средств за последний год по расчетному счету товарищества для проведения ревизионной комиссией бухгалтерской ревизии финансово - хозяйственной деятельности товарищества.
Оформление банковской карточки
В соответствии с Федеральным законом РФ от 01.01.01 г.№ 000 - ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 01.01.01 г.) ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель исполнительного органа организации либо лицо, ответственное за ведение дел организации).
Руководитель организации может в зависимости от объема учетной работы:
A. учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
B. ввести в штат должность бухгалтера;
C. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру - специалисту;
D. вести бухгалтерский учет лично.
В случае если в штатном расписании товарищества отсутствует должность главного бухгалтера и
председатель правления ведет бухгалтерский учет лично, то оформление банковской карточки может быть произведено с одной подписью. При замене банковской карточки в данном случае необходимо представить в банк решение правления о предоставлении председателю правления полномочий по подписанию платежных требований единолично.
Для заверки банковской карточки необходимо представить следующие документы:
· оригинал устава товарищества;
· выписку из протокола общего собрания товарищества об избрании правления и выписку из протокола заседания правления (если в уставе предусмотрена процедура выбора председателя правления из состава правления);
· документы, подтверждающие личность подписывающих банковскую карточку.
Также необходимо при себе иметь круглую печать юридического лица.
Разграничение полномочий
Разграничение полномочий между председателем и правлением является важным и необходимым условием. Для правильной организации работы правления должен быть определен круг вопросов, за которые отвечает персонально председатель и коллегиально правление.
Полномочия председателя правления утверждаются решением общего собрания. Оформляются в виде должностной инструкции председателя кооператива (товарищества).
Полномочия правления определены законодательными актами и непосредственно указаны в уставе кооператива (товарищества). В устав, по решению общего собрания, могут вноситься и дополнительные полномочия, не противоречащие действующему законодательству. Все дополнения и изменения, вносимые в устав, подлежат государственной регистрации.
Правление товарищества имеет право:
· контролировать и обеспечивать своевременное внесение членами товарищества установленных обязательных платежей и взносов;
· составлять годовой план, бюджет, смету и отчеты;
· заключать договоры от имени товарищества;
• представлять интересы товарищества во всех судебных, государственных, общественных и других организациях;
· управлять кондоминиумом или заключать договоры на управление;
· нанимать рабочих и служащих для управления и обслуживания дома, а также увольнять их;
· заключать договоры на обслуживание, эксплуатацию и ремонт недвижимого имущества дома;
· вести списки членов товарищества, делопроизводство, бухгалтерский учет и отчетность;
· распоряжаться средствами товарищества, находящимися на счету в банке, в соответствии с утвержденной сметой;
· созывать и организовывать проведение общего собрания;
· предоставлять общему собранию членов товарищества на утверждение должностные инструкции лиц, наделенных управленческими функциями.
Дополнительно по решению общего собрания на правление могут возлагаться обязанности:
· подготовка изменений и дополнений в устав товарищества;
· сдача в аренду нежилых помещений, согласно условиям и требованиям, установленным общим собранием товарищества или соглашением собственников общего имущества дома;
· получение доходов от хозяйственной деятельности и распоряжение ими согласно смете, а также направлениям, условиям и требованиям, установленным общим собранием;
· установление размера разовых платежей на покрытие образовавшихся издержек;
· распоряжение ограниченными финансовыми средствами товарищества, выделенными в отдельный фонд и не входящими в годовую смету, для производства аварийных и срочных работ и др.
Председателю правления дополнительно могут быть предоставлены правлением следующие права:
· самостоятельно распоряжаться определенной суммой денежных средств, установленных решением общего собрания товарищества, для оплаты канцелярских принадлежностей, регистрационных сборов и т. п.;
· представлять лично интересы товарищества во всех судебных, государственных и общественных и других организациях;
· предъявлять иски в суд в случае невыполнения домовладельцами своих обязательств или нарушения ими законодательства;
· оформлять и выдавать жильцам дома документы установленных образцов;
· осуществлять подбор персонала;
· единолично руководить деятельностью персонала;
· подбирать подрядные организации.
Председатель правления не имеет права:
1. Производить платежи, не утвержденные правлением, а также не предусмотренные сметой.
2. Входить в квартиры жильцов дома без их волеизъявления.
3. Увольнять работников без решения правления (если иное не принято в уставе).
4. Выполнять решения общего собрания и правления, если они противоречат действующему законодательству.
5. Заключать договоры без решения правления, если иное не предусмотрено уставом или должностной инструкцией.
Приведенные выше инструкции являются примером и могут быть и должны быть переработаны каждым ТСЖ согласно конкретным условиям и возможностям.
Например:
· Председатель правления, он же комендант (управляющий), в подчинении у которого может находиться рабочий по дому;
· или - Председатель правления одно лицо, а комендант (управляющий) - другое, он нанимается правлением, подотчетен правлению и председателю и одновременно является рабочим по дому;
· или - Правление с председателем во главе передает часть полномочий управляющей организации и т. п.
Разнообразие взаимоотношений вызовет и разнообразие должностных инструкций. Главное, что в этих документах должны быть зафиксированы права, обязанности и ответственность. Без этого товарищество будет втянуто в пучину склок и конфликтов.
