УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Губахинского муниципального района
_______________
17 января 2012 года
О Т Ч Е Т
о работе архивного отдела администрации Губахинского
муниципального района за 2011 год
В отчетном году работа отдела осуществлялась в соответствии с планом, и основная часть проведенных мероприятий была направлена на обеспечение сохранности документов, переработку нормативных документов, а также формирование БД ПК «Архивный фонд»- 4 версия.
Архивным отделом были подготовлены проекты постановлений:
- о внесении изменений в Инструкцию по технике безопасности и охране труда в архивном отделе .
- об утверждении графиков предоставления номенклатур дел, утверждения описей и приема дел в архивный отдел на 2012 год ;
- об утверждении Административного регламента по предоставлению архивным отделом муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, поступивших в архивный отдел ;
Переработаны Положение об отделе, должностные инструкции работников отдела, инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, внесены изменения в инструкцию по технике безопасности и охране труда в отделе, инструкцию об охранном режиме архивного отдела, инструкцию по обеспечению температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов в отделе.
Подготовлены Соглашения :
- о взаимодействии между Правительством Пермского края и Губахинским муниципальным районом в сфере развития человеческого потенциала:
- 3-хсторонние о порядке взаимоотношений в сфере архивного дела с 9 организациями федеральной и краевой формы собственности - источниками комплектования отдела;
- о предоставлении Агентством по делам архивов средств субвенций бюджету Губахинского муниципального района на выполнение госполномочий по работе с государственной частью архивного фонда Пермского края.
Подготовлен также пакет документов для получения права электронно-цифровой подписи.
Составлены служебные и докладные записки на имя главы администрации :
- о финансировании и проведении работ по монтажу новой локальной сети и установке программных комплексов (выполнено в 1 квартале);
- о финансировании отдела в 2012 году;
- о замене дверей в архивохранилищах № 2 и № 3 на противопожарные цельнометаллические (работа выполнена в 1 и 4 кварталах);
- о дополнительной штатной единице;
- о замене сантехнического оборудования в санузле (установлено в 4 квартале);
- о переводе специалиста 1 категории на ставку ведущего специалиста;
- о подписке на городскую газету ( газета поступает в отдел);
- о замене оконных блоков в архивохранилище № 3.
В соответствующие организации направлены письма об определении объема работ и составлении или проверке смет на ремонтные работы, обработку деревянных конструкций и монтаж пожарной сигнализации.
Подготовлены отчет за 2010 год, плановые документы на 2012 год. Направлялись в Агентство БД ПК «Учет местонахождения документов по личному составу», «Архивный фонд»-4 версия, а также информации, сведения :
- отчет о численности, составе и движении работников архивного отдела за 2010 год;
- об итогах достижения целевых показателей в сфере развития архивного дела в соответствии с Соглашением;
- о заполнении базы данных «Архивный фонд» ежеквартально;
- о прогнозных показателях в области архивного дела;
- о запланированных на 2011 год проверках организаций;
- о количестве принятых на хранение документов за каждый квартал;
- о приеме документов государственной части Архивного фонда Пермского края за полугодие и год;
- о режиме работы отдела и приеме граждан;
- о хранящихся в отделе картографических документах досоветского периода;
- о количестве организаций-источников комплектования по формам собственности и комплектованию документами постоянного и временного срока хранения за 2011 год;
- смета расходов архивного отдела по бюджету Пермского края на 2012 год с расшифровкой и сведения о количестве дел, относящихся к госчасти, занимаемой ими площади в отделе, тарифе на тепловую энергию;
- о поквартальном распределении средств субвенций на гг.;
- ежеквартальные отчеты по расходованию субвенций и о выполнении государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию госчасти Архивного фонда Пермского края.
В Агентство по делам архивов направлено письмо о проблемах, возникающих при описании документов отдела архитектуры и градостроительства, и с просьбой принять решение о целесообразности дальнейшего их описания. О результатах отдел письменно не проинформирован.
В мае отчетного года Агентством по делам архивов проведена комплексная проверка работы отдела. Составлен план мероприятий по итогам проверки, который утвержден главой администрации и направлен в Агентство.
Установлен защищенный канал связи VipNet для работы с Пенсионным фондом через электронную почту, одно рабочее место в отделе подключено к ИСЭД.
С целью обеспечения сохранности документов проведены следующие мероприятия :
- проверка в соответствии с перспективным планом наличия и состояния дел постоянного хранения фонда № 54 Представительство территориального органа Федеральной службы госстатистики по Пермскому краю в г. Губахе – 648 ед. хр. , оформление итогов проверки;
- улучшение физического состояния 200 архивных дел фондов личного происхождения; подшивка дел фондов, описей, документов СИФ – 193 дела; оформление листов –заверителей 133-х дел;
- ежеквартальная выверка книг выдачи архивных документов для работы в читальном зале и во временное пользование, оформление итоговой записи;
- проверка наличия дел постоянного хранения, выдававшихся в 2010 году из фондов: Губахинский горисполком, управление образования, Губахинский биохимзавод, МУП «Редакция газеты «Уральский шахтер», , отдел архитектуры и градостроительства;
- картонирование архивных дел – 1555 ед. хр.; перезакартонированы 648 дел, прошедших проверку наличия и состояния дел;
- пересоставление внутренней описи документов 16 дел фондов;
- опечатывание 46 коробок с документами постоянного хранения фонда № 54, прошедшего проверку наличия и состояния дел, а также 206 коробок с документами 15 фондов, принятыми на хранение в отчетном году и фондов, использованных в процессе исполнения запросов и др. видов работы;
- изготовление и наклеивание желтых ярлыков на 10 коробок с документами, отнесенными к госчасти Архивного фонда Пермского края (горсуда).
В течение года создавались оптимальные условия хранения архивных документов, еженедельно учитывались показания гигрометров в регистрационном журнале. Приобретены экраны на радиаторы отопительной системы в архивохранилищах и стеллаж, выполнен монтаж новой охранно-пожарной сигнализации в двух архивохранилищах. В хранилище № 1 приобретены москитные сетки на окна, деревянный шкаф обработан противопожарным составом. В двух архивохранилищах заменены 5 дверей на противопожарные цельнометаллические с повышенной технической укрепленностью.
В соответствии с утвержденными планом и графиком организован прием и учет дел, поступивших от организаций - 427 ед. постоянного хранения (по плану -276), в т. ч. 89 ед. хр., отнесенных к госчасти. Внепланово приняты дела горсуда 89 дел за гг. и 59 дел за гг. расчетно-кассового центра г. Губахи, поступившие из РКЦ г. Соликамска по взаимному согласию. Утраты дел в организациях при приеме не выявлено.
Сформирован паспорт архивного отдела в ПК «Архивный фонд»-3 версия на 01.01.2012, т. к. в ПК АФ -4 версия паспорт формируется неверно (формировались обе базы данных), и он принудительно исправлен.
Проведена паспортизация архивов организаций-источников комплектования по состоянию на 01.12.2011, заполнены сводные отчетные формы.
Подготовлены «Сведения об изменении в составе и объеме фондов по состоянию на 01.01.2012» .
Внедрен программный комплекс «Местонахождение документов по личному составу», базы данных которого направлялись в Агентство по его указанию.
В течение года вносились необходимые изменения в список источников комплектования ( включен отдел культуры, спорта и молодежной политики), листы фондов, книгу учета поступлений документов, список фондов (два личных фонда), реестр описей, карточки учета работы с организациями, паспорта архивохранилищ, книгу учета документов по личному составу, формировались итоговые записи к описям.
Размещалась информация о работе отдела на информационной площадке Wordpress.
В отчетном году продолжалась плановая работа с организациями-источниками комплектования и формирование Архивного фонда Пермского края.
В соответствии с перспективным планом оказана практическая и методическая помощь двум организациям – Губахинский межрайонный следственный отдел управления Следственного комитета при прокуратуре РФ по Пермскому краю и Территориальное управление Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам. Оформлены рекомендации по устранению выявленных недостатков в организации архивного дела и делопроизводства.
Организован прием дел от организаций и предприятий, помимо указанных выше дел постоянного хранения, по личному составу 691 ед. хр. шести ликвидированных организаций района: , МУП «Аптека № 000», МУ «Дворец молодежи», , МУП «Производственный сектор отдела архитектуры и градостроительства». Планировалось принять документы механический завод», но процедура банкротства не была завершена в отчетном году, и поступление документов по личному составу перенесено на 2012 год. Все организации и предприятия неоднократно посещались работниками отдела, при этом оказывалась консультативная и практическая помощь.
Выполнена необходимая работа по приему и оформлению документов личного происхождения в соответствии с утвержденным списком владельцев архивных документов, подлежащих приему в отдел. В двух новых фондах хранится 63 дела личного происхождения за гг. Оформлены договоры дарения, сдаточные описи, расписки о приеме документов, описи дел, составлены предисловия к описям.
Организовано поступление и описание 15 фотодокументов, отражающих события, связанные с открытием в 2010 году новообразовательного центра (НОЦ) в Губахе.
Также проведена научно-техническая обработка документов архивного отдела за 2008 год - 9 ед. хр.
Организована работа по контролю и оказанию методической помощи организациям по плановому описанию документов постоянного хранения и по личному составу, в т. ч. документов ТИК за 2010 год. Всего в описи дел организаций включено 628 ед. хр. Утраты документов при описании в организациях не выявлено.
В соответствии с графиком согласованы номенклатуры дел финансового управления администрации района и КСП Северо-Углеуральского городского поселения, а также ТИК и отдела культуры, спорта и молодежной политики. Внедрялся Перечень типовых управленческих архивных документов…, утвержденный приказом Минкультуры .
Все организации –источники комплектования предоставили на согласование акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В 2011 году продолжалось создание и усовершенствование научно-справочного аппарата и формирование баз данных:
- формирование картотеки на управленческую документацию фонда администрации города Губахи по 2005 год, составлена 631 карточка (36 ед. хр.);
- внесены соответствующие изменения в БД «Архивный фонд»- 3 и 4 версии в 18 фондов при поступлении на хранение документов, внесены сведения по двум новым личным фондам;
- скопированы в БД исторические справки 19 фондов;
- введены 13291 ед. хр 44-х фондов в БД АФ-4 версия, всего в разделы «Ед. хр.» фондов внесены 14631ед. хр.;
- формировались БД ПК «Местонахождение документов по личному составу»- введено 277 организаций, «Учет обращений граждан и организаций»;
- составлены предисловия к вновь составленным 6 описям, пересоставлены существующие предисловия и исторические справки в связи с необходимостью размещения их в БД АФ-4 версия ;
- проведена пофондовая выверка всех учетных документов, в т. ч. соответствие сведений, внесенных в БД ПК «Архивный фонд»-4 версия.
Запланированные мероприятия по предоставлению информационных услуг и использованию документов в отчетном году также выполнены.
Подготовлена документальная выставка, посвященная 70-летию города Губахи «С днем рождения, Губаха». Выставка была размещена в МУ Культурно-спортивный комплекс «Энергетик» на время проведения торжественных мероприятий и в архивном отделе.
В отдел поступило 1300 запросов, из них 387 тематических. 1193 запроса исполнено по документам отдела, из них 1104 с положительным результатом., в т. ч. 120 запросов по документам, отнесенным к госчасти. Не регистрировались обращения граждан, которым предоставлялись устные консультации по вопросам местонахождения документов, сбору необходимых документов для совершения каких-либо правовых действий и др.
Большинство запросов исполняется по документам о заработной плате, о стаже работы, а также запрашивались сведения об учебе, о районном коэффициенте, отвлечениях от трудовой деятельности, нахождении на больничном листе, реабилитации, награждении, отпусках по уходу за ребенком, сведения по штатным расписаниям, об отнесении населенных пунктов к сельской зоне или рабочим поселкам, решения, постановления об отводе и изъятии земельных участков, о выделении квартир, о приватизации, об опеке, договоры о купле-продаже имущества, наследственные дела и др. Тематические запросы поступали в основном из организаций и органов власти.
Отдел обслуживал пользователей архивной информации – специалистов и работников администраций района и поселений, Земского Собраниия, Управления Пенсионного фонда, МУ «Землеустроитель», отдела архитектуры и градостроительства и производственного сектора отдела архитектуры, комитета по управлению имуществом, МУК «Объединенная центральная библиотека», , кокс», члена Союза писателей РФ и др. В читальный зал и во временное пользование выдавались управленческие документы и по личному составу, фотодокументы. Запрашивалась информация, необходимая для осуществления муниципальной и государственной деятельности, например, сведения о приватизации, продаже имущества и передаче его в аренду, выделении земельных участков, вводе объектов в эксплуатацию, уставы и положения, сведения, необходимые для регистрации организаций, подтверждения права собственности, по истории организации, распорядительные документы, фотодокументы.
В течение года специалисты обучались работе в ИСЭД, начальник отдела принимала участие в совещании, организованном Агентством в июне.
В отчетном году, кроме указанных выше приобретений, отделом куплены информационные стенды, два источника бесперебойного питания, канцтовары.
Все запланированные мероприятия на 2011 год выполнены, некоторые показатели перевыполнены, а также выполнены незапланированные мероприятия.
Не проведен плановый, совместный с администрацией района, семинар-учеба по внедрению Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации . Так и не поступила обещанная Инструкция по делопроизводству в администрации края, разработанная в соответствии с указанными Правилами и с учетом подробной информации по работе с электронными документами, которую можно было бы обговорить на семинаре и предложить для образца организациям.
Не заменены оконные блоки в 2-х хранилищах из-за отсутствия финансирования.
Повышение квалификации работники отдела не проходили.
Уникальных и особо ценных документов на хранении нет, поэтому никакие работы по этому направлению не проводились. Работа по оцифровке архивных документов не проводилась. Для того, чтобы выйти на краевой показатель 60% - доля внесенной информации в БД АФ-4 версия на 31.12.2011, был решен вопрос по приему человека по общественным работам, благодаря чему удалось достигнуть 48 % с учетом увеличения количества хранящихся дел за 2011 год на 1197дел.
В отчетном году проведена инвентаризация имущества архивного отдела.
Начальник архивного отдела А Л. Долганова
17.01.2012
