ИНФОРМАЦИЯ
об организации и проведении смотра сохранности документов и безопасности
архивов организаций Коченевского района
Смотр сохранности документов и безопасности архивов организаций в Коченевском районе проводился в соответствии с решением коллегии управления государственной архивной службы Новосибирской области /1 и письмом начальника управления ГАС «О проведении смотра сохранности документов и безопасности архивов организаций».
Его цель и задачи – изучение реального состояния делопроизводства учреждений, организаций и предприятий, существующих условий хранения и учета документов постоянного хранения и по личному составу, осуществления практических мер по улучшению организации и условий хранения документов, обобщение и распространение положительного опыта и в конечном итоге, оказание организационно-методической помощи, принятие мер по устранению недостатков.
Отделом архивной службы было разработано положение и утверждено постановлением администрации Коченевского района от 27.№ 67 регламентирующее порядок проведения смотра и требования к постановке делопроизводства, условиям хранения, учету и использованию документов в организациях, учреждениях и предприятиях.
В соответствии с положением создана комиссия по проведению и подведению итогов смотра, утвержден график.
Все участники смотра были поделены на две группы.
В первую очередь проводилась проверка сохранности документов и безопасности архивов администраций сельсоветов и рабочих поселков Коченево и Чик
Во вторую очередь в администрации района, отделах и управлениях администрации района, являющихся самостоятельными источниками комплектования отдела архивной службы, муниципальном учреждении здравоохранения «Коченевская центральная районная больница», муниципальном учреждении «Архитектурно-планировочное бюро».
Смотр проводился в три этапа:
Первый (подготовительный) с 1 января – по 30 января, второй (основной) с 1 февраля по 30 сентября и третий с 01 по 31 октября (итоговый)
На подготовительном этапе был осуществлен комплекс мероприятий по разъяснению целей и задач смотра, ознакомлению организаций с условиями смотра.
Всем им было направлено постановление администрации района «О проведении смотра сохранности документов и безопасности архивов организаций» и документы о его проведении.
Отделом архивной службы на очередном семинаре 30 января 2009 г. специалистам администраций сельсоветов и рабочих поселков Коченево и Чик, были разъяснены условия проведения смотра.
Каждый участник смотра должен был разработать и внедрить пакет нормативно правовых документов: должностные инструкции сотрудников занимающихся организацией работы с документами, положения об экспертной комиссии, об архиве организации, инструкцию по делопроизводству, утвержденную руководителем и согласованную с отделом архивной службы, номенклатуру дел. Организовать работу по делопроизводству в соответствии с нормативами и правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007).
Организационные документы смотра включали также требования об упорядочении дел постоянного хранения и по личному составу по 2006 год включительно.
Первые проверки показали, что в администрациях имеется полный пакет нормативно-методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства и работу с архивными документами
В большинстве администрациях обновлены положения об архиве, об экспертной комиссии, созданы экспертные комиссии, назначены ответственные лица за делопроизводство и архив. В администрациях Овчинникоского, Дупленского, Чистопольского, Кремлевского, Прокудского, Поваренского и рабочего поселка Чик имеются инструкции по делопроизводству. Делопроизводство в администрациях ведется согласно согласованной с отделом архивной службы номенклатуры дел.
Все администрации упорядочили документы постоянного хранения и документы по личному составу по 2006 год включительно. Задолженности по передаче документов в отдел архивной службы не имеется.
Во время проверок комиссией давались конкретные указания по устранению недостатков, и оказывалась практическая помощь в наведении надлежащего порядка в делопроизводстве и хранении архивных документов.
В настоящее время в администрациях находится на хранении 3206 ед. хр. включенных в описи из них 520 ед. хр. постоянного хранения, 1142 ед. хр. по личному составу, 1190 похозяйственных книг, 354 нотариальных дел.
На высоком уровне поставлена работа с документами в администрации Чистопольского сельсовета (ответственная за делопроизводство и архив , специалист администрации). Текущее делопроизводство ведется в соответствии с номенклатурой дел. На высоком уровне оформляются постановления и распоряжения Главы администрации. Грамотно оформляются трудовые книжки, в них внесены все записи о преобразованиях, без замечаний ведутся личные дела. На всех специалистов администрации заведены должностные инструкции. Имеются перечни рассматриваемых вопросов на сессиях, что облегчает поиск той или иной информации.
Значительно улучшили условия хранения документов администрации Поваренского, Целинного, Новомихайловского сельсоветов, которые выделили небольшие помещения под архив.
Смотр позволил улучшить в администрациях оформление документации. Документы стали иметь необходимый комплекс реквизитов, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Идеально поставлена работа по делопроизводству в администрациях Прокудского (ответственная за делопроизводство и архив зам. Главы администрации Н) и Кремлевского (ответственная за делопроизводство и архив специалист ) сельсоветах.
Положительную оценку по организации работы с документами и обеспечению сохранности архивных документов получили администрации Новомихайловского, Поваренского, Дупленского, Кремлевского, Овчинниковского, Краснотальского, сельсоветов и рабочего поселка Чик.
В администрациях Овчинниковского, Новомихайловского, Поваренского, Чистопольского, Прокудского сельсоветах документы хранятся с хорошим качеством архивно-технической обработки. Полностью проведена техническая обработка нотариальных дел, похозяйственных книг. Похозяйственные книги пронумерованы, написаны листы - заверители, оформлены обложки дел, на которых проставлены архивные шифры, имеются внутренние описи.
Администрации Овчинниковского и Краснотальского сельсоветов хранят архивные документы в картонных коробках.
Грамотно оформляются документы по личному составу в администрациях Чистопольского, Кремлевского, Прокудского, Овчинниковского, Новомихайловского, Краснотальского, Поваренского, Дупленского сельсоветов и рабочего поселка Чик.
Во всех 16 администрациях документы по личному составу (трудовые книжки, личные дела работников) хранятся в сейфе.
В тоже время в делопроизводстве и хранении архивных документов администраций имеются существенные недостатки.
В большинстве администраций не имеется отдельных помещений под архив. Документы хранятся в шкафах и столах, что создает угрозу их утраты.
Во время смотра сохранности документов и безопасности архивов во всех администрациях проводилась проверка наличия и состояния дел управленческой документации, похозяйственных книг, дел по личному составу, нотариальных дел. Дела сверялись с описью.
В результате не оказалось в наличии в администрации Крутологовского сельсовета нотариальных дел в количестве 10 дел, 4 похозяйственных книги в администрации Дупленского сельсовета, 20 нотариальных дел не обнаружено в администрации Овчинниковского сельсовета.
В ходе проверки выявлено, что в администрациях Крутологовского, Шагаловского сельсоветов и рабочего поселка Коченево положения об архиве организации, и об экспертной комиссии утверждены в 2002 году и до настоящего времени не обновлялись. В составе экспертной комиссии значатся люди, давно уже не работающие в администрациях. Не назначено ответственных за делопроизводство и архив в администрациях Совхозного, Крутологовского сельсоветов и рабочего поселка Коченево.
В администрациях Целинного, Федосихинского, Крутологовского, Шагаловского, не подшиты расчетно-платежные ведомости, в администрации рабочего поселка Коченево документы подшиты частично. Имеются замечания и по оформлению документов, не всегда соблюдаются параметры страницы и шрифт при печатании документов в администрациях Шагаловского, Крутологовского сельсоветах.
Проверка показала, что в администрациях Крутологовского, Целинного сельсоветах, отсутствует акты приема передачи архивных документов при смене работников ответственных за делопроизводство и архив, особенно бухгалтеров, у которых хранятся документы по личному составу.
Комиссия подвела итоги смотра и определила победителей
1-е место присуждено администрации Чистопольского сельсовета (Глава администрации , ответственная за делопроизводство и архив , специалист администрации);
2-е место – администрации Кремлевского сельсовета (Глава администрации сельсовета , ответственная за делопроизводство и архив , специалист администрации);
и 3-е место поделили администрация Прокудского сельсовета (Глава администрации сельсовета , ответственная за делопроизводство и архив зам. Главы администрации , и администрация Поваренского сельсовета (Глава администрации сельсовета , ответственная за делопроизводство и архив , специалист администрации).
Комиссией отмечена положительная работа администраций Дупленского, Краснотальского, Новомихайловского, Овчинниковского, Федосихинского сельсоветов и рабочего поселка Чик,
По второй группе, куда вошли администрация района, отделы и управления администрации района, являющиеся самостоятельными источниками комплектования отдела архивной службы муниципальное учреждение здравоохранения «Коченевская центральная районная больница», муниципальное учреждение «Архитектурно-планировочное бюро» документы постоянного хранения и по личному составу упорядочены по 2006 год включительно. Задолженности по передаче документов постоянного хранения в отдел архивной службы не имеется.
В администрации района и ее структурных подразделениях имеется пакет нормативно-методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства и работу с архивными документами (должностные инструкции сотрудников, ГОСТ Р 6.30-2003, постановление от 15.г. № 000 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом от 27.№ 49, перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций с указанием сроков хранения М. 2000).
Номенклатура дел согласована с отделом архивной службы 15В номенклатуру дел включены все структурные подразделения администрации, кроме отдела экономического развития, управления сельского хозяйства, управления образования и отдела культуры, являющихся самостоятельными источниками комплектования отдела архивной службы. Дела заведены в соответствии с номенклатурой дел. Разработана инструкция по делопроизводству. Вместе с тем в администрации района в работе по организации делопроизводства имеются недостатки: - не разработана номенклатура дел во вновь созданном структурном подразделении в отделе имущества и земельных отношений. Не отлажена работа с документами в управлении строительства, архитектуры, жилищно-коммунального дорожного хозяйства и транспорта, связи и энергетики. Дела формируются произвольно. Нет порядка в оформлении обложек.
Неплохо налажено делопроизводство в управлении образования, отделе экономического развития. Дела заведены в соответствии с номенклатурой дел. Документы в делах соответствуют заголовку дела.
Имеется полный пакет документов по организации делопроизводства в муниципальном учреждении здравоохранения «Коченевская центральная районная больница», назначено ответственная за делопроизводство и архив . Номенклатура дел согласована с отделом архивной службы 28.02.2007. В номенклатуру включены все подразделения ЦРБ. Документы с истекшим сроком хранения уничтожаются по актам. Все акты специалистом ответственным за делопроизводство и архив подшиваются в дело.
Вместе с тем в ЦРБ нет помещения соответствующего правилам хранения архивных документов. Поэтому часть документов увезена в Чикскую больницу и хранится там. Документы по личному составу хранятся в архиве ЦРБ с 1947 года, их количество составляет 436 единиц хранения. Помещение под архив оборудовано деревянными стеллажами, стеллажи не пропитаны огнезащитным составом, огнетушителя не имеется. Рядом находится вентиляционное помещение и туалет, что противоречит правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01 г. № 19).
По второй группе победитель выявлен не был, так как ни один из участников не выполнил всех условий конкурса.
Вместе с тем, смотр помог значительно улучшить организацию документов в делопроизводстве и их хранение, привлек внимание руководителей, к проблемам архивного дела, помог повысить значимость архивов организаций и делопроизводства.
В 2010 году в соответствии с планом работы отдела архивной службы будет объявлено о проведении смотра сохранности документов и безопасности архивов организаций сельскохозяйственной отрасли, а также в смотре будут участвовать Коченевский районый суд, прокуратура Коченевского района, управление финансов и налоговой политики администрации.
Проверку проводили:
Начальник отдела архивной службы
Начальник отдела организационно-контрольной работе
и кадровой
