ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«433 ВОЕННО-СТРОИТЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ»
Юридический адрес: 115516 , корпус 2
Почтовый адрес: , корпус 2
,
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
433 ВСУ»
________________
«___»________2010 г.
|
Система менеджмента качества ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕР |
г. Москва
Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила разработки, согласования, утверждения, введения в действие должностных инструкций работников Общества с ограниченной ответственностью «433 военно-строительное управление», п.5.1. раздела 5 и п.6.2. раздела 6 ГОСТ ИСО и СТП СМК Б 4-01-03.
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории технических исполнителей.
2.1. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
- нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- Уставом;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями генерального директора предприятия;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации ПК;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами (телефон, факс);
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- основы электронного документооборота;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
2. Функции
На офис-менеджера возлагаются следующие функции:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы генерального директора предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций офис-менеджер обязан:
3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы генерального директора предприятия и его подразделений.
3.2. Получать необходимые генеральному директору сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.
3.3.Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
3.4. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов..
3.5. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
3.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
3.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа - и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
3.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
3.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
3.10. Организовывать телефонные переговоры генерального директора, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения генерального директора их содержание.
3.11. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс и др.).
3.12. Вести делопроизводство на бумажных носителях и в электронном виде.
3.13. Принимать поступающую на имя генерального директора корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.14. Редактировать при подготовке к печати, в случае необходимости, поступающие документы, печатать грамотно, не допускать орфографических ошибок, правильно расставлять знаки препинания, красиво располагать текст на листе. В конце 1-ой страницы, в обязательном порядке, указывать электронный адрес отправителя корреспонденции.
3.15. Осуществлять контроль над сроками исполнения поручений генерального директора.
3.16. Вести протоколы производственного совещания.
3.17. Принимать документы на подпись генерального директора.
3.18. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения жалоб, просьб и предложений работников.
3.19. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на ксероксе.
3.20. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрировать картотеку.
3.21. Выполнять другие обязанности и поручения по устному либо письменному распоряжению генерального директора предприятия.
4. Права
Офис-менеджер имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений генерального директора предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение генерального директора предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Р. Ф.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
