ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 № 00
начальника отдела автоматизированной
системы управления ____________________________________
____________________________________
______________ ____________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
1. Цели
1.1.Формировать и поддерживать современную автоматизированную систему управления; создавать возможности для всех работников автоцентра выполнять миссию: объединить продажу автомобилей и предоставление современных услуг автосервиса, с целью обеспечить комплексное обслуживание клиентов. Работать для того, чтобы после приобретения у нас автомобиля, покупатель с удовольствием пользовался услугами нашего автосервиса, и с благодарностью вспоминал наш автоцентр во время движения.
1.2.Поддерживать средства автоматизации управления и программное обеспечение постоянно в рабочем состоянии. Заботиться о том, чтобы всем сотрудникам автоцентра были созданы наилучшие условия для автоматизации рабочих процессов.
1.3.Постоянно совершенствовать автоматизацию рабочих процессов, по согласованию с генеральным директором проводить модернизацию технического оборудования и обновление программного обеспечения.
1.4.Экономить рабочее время сотрудников автоцентра и средства предприятия, за счёт автоматизации рабочих процессов на всех участках, где это возможно.
2. Требования к работнику
2.1.На должность начальника отдела автоматизированной системы управления назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (инженерно-техническое) образование и стаж работы по специальности в области автоматизации информации не менее 5 лет.
2.2.Начальник отдела автоматизированной системы управления должен знать:
- миссию, фирменные стандарты, бизнес-плана автоцентра;
- организационную структуру автоцентра, Положение об объединенной административной системе;
- правила и стандарты, установленные в компании на процесс взаимодействия с клиентами и партнерами;
- нормативные и методические материалы по организации автоматизированных систем;
- функциональные связи между подразделениями автоцентра;
- задачи и содержание автоматизированной системы управления автоцентром;
- порядок разработки проектов автоматизированной системы управления и её подсистем;
- технические характеристики, конструктивные особенности, назначения и правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- основы проектирования автоматизированной обработки информации и программирования;
- формализованные языки программирования;
- действующие системы счислений, шрифтов и кодов;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок разработки и оформления технической документации;
- правила и нормы охраны труда.
2.3.Генеральный директор автоцентра заключает трудовой контракт с начальником отдела автоматизированной системы управления на срок не менее 1 (Одного) года. При заключении трудового контракта генеральный директор вправе устанавливать дополнительные требования к кандидатуре на должность начальника отдела автоматизированной системы управления.
3. Место должности в организационной структуре
3.1.Начальник отдела автоматизированной системы управления относится к категории управляющих.
3.2.Назначение на должность и освобождение от неё производится генеральным директором автоцентра. На время отсутствия (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
3.3.Начальник отдела автоматизированной системы управления является материально ответственным лицом, и подписывает об этом соответствующий договор с генеральным директором.
3.4.Начальник отдела автоматизированной системы управления подчиняется по всем вопросам оперативного управления коммерческому директору.
3.5.Эффективность его работы оценивается по следующим показателям:
- выполнение своей должностной инструкции по всем, без исключения, позициям;
- выполнение бизнес-плана автоцентра по автоматизации процессов управления;
- своевременное предоставление достоверной информации по обслуживанию автоматизированной системы управления коммерческому директору и генеральному директору автоцентра;
- способность к восприятию новых знаний и внедрению новых методов автоматизации процессов управления;
- высокий уровень служебной дисциплины начальника отдела АСУ и всех его подчиненных;
- доброжелательная, творческая атмосфера среди его подчиненных, умение предотвращать конфликты.
3.6.Начальник отдела АСУ является управляющим, в прямом подчинении у него находятся программист, системный администратор.
3.7.Как управляющий выполняет следующие функции:
- возглавляет работу отдела, направляет его деятельность на выполнение миссии и бизнес-плана автоцентра; организует выполнение бизнес-плана автоцентра в своем отделе;
- разрабатывает бизнес-план на год для своего отдела;
- принимает в пределах своих функциональных обязанностей решения по своему отделу;
- преобразует распоряжения директора управления в конкретные поручения для своих подчиненных и обеспечивает выполнение этих распоряжений;
- формулирует проблемы, возникающие в его отделе; проводит с подчиненными обсуждение этих проблем; предлагает директору управления планы решения проблем в письменном виде;
- организует в своем отделе накопление и анализ информации о работе отдела, маркетинговой и финансовой информации; организует подготовку информации по своему отделу для принятия решений директору управления;
- организует разработку и изменение организационных документов для своего отдела: положений, должностных инструкций, памяток и технологических карт; внедряет в работу эти документы после утверждения их директором управления;
- следит за исполнением трудовой дисциплины, предотвращает нарушения;
- координирует деятельность своих подчиненных, распределяя между ними ежедневные и долгосрочные обязанности;
- обеспечивает выполнение требований к ритмичности и качеству работы;
- является наставником по отношению к своим подчиненным, обучает и вводит в коллектив вновь принятых на работу;
- несёт полную материальную ответственность за правильное и эффективное использование в своем отделе оборудования, площадей, программного обеспечения, информации и персонала.
4.Должностные обязанности
Начальник отдела автоматизированной системы управления:
4.1.Организует участие сотрудников отдела в формировании маркетинговой системы автоцентра в вопросах автоматизации процессов управления; в разработке миссии, бизнес-плана по вопросам, относящимся к задачам отдела.
4.2.Организует постоянное исследование системы управления, порядка и методов планирования и регуляции внутренних рабочих процессов, для того, чтобы определить возможности их формализации и целесообразности перевода на автоматизированный режим.
4.3.Организует составление технических заданий по автоматизации рабочих процессов во всех управлениях автоцентра, где это необходимо. Определяет задачи, их алгоритмизацию, расчеты финансового обеспечения проектов.
4.4.Готовит планы проектирования и внедрения автоматизированной системы управления, контролирует их выполнение. Привлекает для решения отдельных задач сторонние организации, устанавливает с ними договорные отношения, контролирует выполнение ими работы, предусмотренной договорами.
4.5.Организует работы по совершенствованию документооборота в автоцентре (определение входных и выходных документов; порядка их ввода и вывода, приёмы переформирования, передачи по каналам связи, оптимизация документов, удовлетворяющих требованиям автоматизированной системы управления и удобствам для работы соответствующих исполнителей).
4.6.Разрабатывает и проектирует технологические схемы обработки информации по всем задачам автоматизированной системы управления.
4.7.Выполняет обязанности по защите информации, относящейся к коммерческой тайне автоцентра. Организует разработку системы паролей, шифров, уровней доступа к коммерческой и финансово - экономической информации для сотрудников автоцентра, использующих в работе информацию, расположенную на электронных носителях.
4.8.Разрабатывает регламент использования информации и методические рекомендации по работе для всех структурных единиц автоцентра.
4.9.Руководит разработкой инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением автоматизированной системы управления (кодирование товаров, видов услуг, материалов, деталей, сборочных единиц; подготовка необходимых справочников, дешифраторов и т. п.).
4.10.Обеспечивает правильность переноса исходных данных на машинные носители.
4.11.Организует установку, отладку, опытную проверку и ввод в эксплуатацию комплекса технических средств автоматизированной системы управления.
4.12.Обеспечивает бесперебойное функционирование системы, и принимает оперативные меры по устранению возникающих в процессе работы нарушений.
4.13.Контролирует своевременность поступления первичных документов, предусмотренных системой, правильность их оформления, передачу в предусмотренные организационными документами управления и отделы.
4.14.Анализирует и учитывает случаи отказа системы. Разрабатывает и проводит мероприятия по повышению качества и надёжности автоматизированной системы управления. Организует модернизацию применяемых технических средств и программного обеспечения по мере необходимости.
4.15.Оказывает методическую помощь структурным единицам и отдельным сотрудникам автоцентра в подготовке исходных данных для автоматизированной системы управления.
4.16.Организует формирование базы данных о клиентах и сделках. Обеспечивает разработку или приобретение необходимого программного обеспечения, разрабатывает регламент заполнения базы данных и изменения информации для отделов продаж и отдела сервисного обслуживания, для отдела маркетинга.
4.17.Организует модернизацию, ремонт и поддержание в рабочем состоянии внутренних телефонных линий. Изучает опыт применения для организации внутренней связи проводной и беспроводной (сотовой) связи, по согласованию с генеральным директором разрабатывает планы по применению наиболее выгодных систем связи связи.
4.18.Составляет заявки и сметы на закупку необходимого оборудования, ведет учёт его поступлений и использование средств, выделенных на эти цели.
4.19.Обеспечивает соответствие внедрённых систем современному уровню развития техники, требованиям охраны труда.
4.20.Изучает отечественный и зарубежный опыт автоматизации управления, применяет приобретенные знания в работе.
4.21.Внедряет учёт и составление отчётности о выполненных работах.
4.22.Участвует в постановке задач по автоматизации бухгалтерского и управленческого учёта.
4.23.Обеспечивает установку и настройку программы 1С: Бухгалтерия и 1С: Предприятие под конкретные задачи структурных подразделений автоцентра.
Организует настройку документов, отчётов и печатных форм программ 1С.
5. Права
Начальник отдела автоматизированной системы управления имеет право:
5.1.Знакомиться с проектами решений коммерческого директора автоцентра, касающимися его отдела.
5.2.Вносить на рассмотрение коммерческому директору и директорам других управлений предложения по улучшению процессов автоматизации внутри их управлений.
5.3.Запрашивать лично или по поручению коммерческого директора автоцентра от руководителей отделов и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5.4.Подписывать, и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Ответственность
Начальник отдела автоматизированной системы управления несёт ответственность за:
6.1.Бесперебойную работу автоматизированной системы управления, вычислительной техники и средств связи.
6.2.Нарушение сроков представления первичных документов для формирования бухгалтерской отчетности.
6.3.Представление недостоверной информации о состоянии выполнения заданий и отчетных данных.
6.4.Невыполнение приказов, распоряжений и поручений коммерческого директора.
6.5.Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6.6.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.7.Причинение материального ущерба – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
7. Условия работы
График работы: ненормированный рабочий день, командировки по мере необходимости.
Выходные дни: в случае несвоевременного выполнения своих должностных обязанностей может быть привлечен к работе в выходные дни.
Предоставляемое для работы оборудование: ПК, программное обеспечение и база данных, отдельный телефонный стационарный аппарат и сотовый телефон, мебель: стол, стул, 2 стула и 1 стол для сотрудников, шкаф для хранения документов.
С инструкцией ознакомлен: ______________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000
