Должностная инструкция менеджера объекта
Общие положения.
Менеджер объекта относится к категории руководителей среднего звена.
Главной задачей менеджера объекта является обеспечение и организация качественного выполнения работ на объекте.
Менеджер объекта непосредственно подчиняется Директору по клинингу.
Менеджер объекта назначается и освобождается от должности в порядке, установленном компанией, приказом Директора.
Менеджер объекта обязан:
1. Добросовестно и качественно выполнять работу:
- ежедневно планировать свою работу, подводить итоги;
- принимать решения со всей ответственностью, обдумывая и взвешивая все варианты, осознавая все возможные последствия;
- в случае возникновения нестандартных ситуаций четко просчитать план действий, с максимальной пользой для Компании;
- быть позитивно настроенным на непредвиденные ситуации, четко контролировать их;
- быть положительным примером для своих подчиненных.
2. Осуществлять руководство администраторами с целью достижения высокого уровня качества оказываемых услуг и поддержания стандартов чистоты на объекте:
- контролировать исполнение администраторами должностных обязанностей;
- планировать деятельность администраторов на день;
- ежедневно в начале смены проводить собрания с администраторами, ставя цели и задачи на день, давать четкую информацию администраторам о выполнении определенных работ;
- ежедневно в конце рабочего дня проводить согласование объема выполненных работ с администраторами, оценивать качество их работы, отмечать все замечания по работе администраторов и делать отметку о начислении премиального фонда за отработанный день;
- вносить предложения о поощрении лучших работников и наложении на работников взысканий в случаях невыполнения должностных инструкций, нарушения трудовой дисциплины и т. п.;
- принимать решения о начислении премиального фонда администраторам по итогам работы за месяц;
- контролировать принятие администраторами решений по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов (рабочая сила, моющие средства, оборудование и инвентарь);
- контролировать расстановку всего персонала и координацию его деятельности;
- решать организационно-технические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов;
- при необходимости рационально переставлять администраторов с рабочих мест и изменять дневной перечень работ;
- при необходимости заменять администраторов;
- при необходимости поручать администраторам выполнение дополнительных работ;
- отмечать все проблемы и трудности, возникающие в процессе работы, своевременно сообщать о них высшему руководству;
- принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
3. Проводить текущий контроль качества выполняемых работ:
- ежедневно проводить инспекцию объекта в текущем режиме на основании технологической документации, проверять качество работы всех сотрудников;
- контролировать заполнение документов, согласно формам Компании;
4. Проверять следование процедурам, правилам и инструкциям Компании:
- контролировать соблюдение всеми работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- контролировать соблюдение установленных правил и процедур;
- контролировать соблюдение всеми работниками должностных инструкций;
- контролировать соблюдение пропускного режима, установленного на объекте.
5. Контролировать эффективное использование имущества компании, согласно бюджету затрат:
- отслеживать наличие необходимого запаса моющих средств, оборудования и инвентаря на объекте, вести учет материалов на объекте;
- 1 раз в месяц не позднее 16 числа подавать заявку в офис на пополнение запаса моющих средств, расходных материалов и оборудования (в том числе запчасти и прочие необходимые материалы);
- выдавать администраторам с основного склада на текущий склад моющие средства и т. д. для работы;
- контролировать использование моющих средств и оборудования строго по назначению;
- контролировать своевременное обновление маркировки оборудования и инвентаря;
- контролировать соблюдение инструкции по использованию спецодежды (выдача, хранение, сдача при увольнении);
- оформлять обходной лист при увольнении работника с целью предотвращения присвоения имущества компании;
- расследовать все случаи потери, поломки и хищения имущества компании, выявлять виновных лиц, контролировать возмещение ими причиненного ущерба;
- в установленном порядке проводить промежуточные и контрольные инвентаризации с администраторами и ответственным лицом от офиса. Отчет сдается не позднее 05 числа месяца
- отслеживать и анализировать расход моющих средств и инвентаря в течение месяца, согласно бюджету затрат.
6. Вести определенный документооборот:
- проверять и делать отметки о проверке, замечаниях, отметки о начислении премиального;
- вести документы на каждого сотрудника (анкеты, карта учета спецодежды, личная карточка сотрудника, подтверждение добровольного согласия на досмотр.) Отслеживать своевременное оформление санитарных книжек. Отслеживать своевременные уходы в плановые отпуска (совместно с менеджером по персоналу). Контролировать наличие и предоставление больничных листов;
- до 1 числа следующего месяца подавать в отдел кадров: график, списки сотрудников у которых день рождения в следующем месяце, списки лучших сотрудников (с характеристикой) по итогам прошедшего месяца;
- ежедневно контролировать правильное и своевременное заполнение документов администраторами;
- ежедневно анализировать «Внешний журнал контроля качества», ставить роспись;
- не позднее 16 числа подавать в офис заявку на необходимые бланки на месяц;
- не позднее 16 числа подавать в офис заявку на моющие средства, инвентарь, расходные материалы на следующий месяц;
- не позднее третьего числа последующего за отчетным месяца сдавать авансовый отчет за денежные средства, выданные под отчет и подавать заявку на денежные средства на следующий месяц руководителю;
- заполнять прочие утвержденные формы и бланки отчетности;
- по поручению руководителя участвовать в разработке новых документов и в модернизации уже существующих.
7. Поддерживать двухсторонние взаимоотношения с администрацией объекта (высший уровень – заместитель директора, ветврач и т. д.):
- решать возникающие проблемы на месте, не допуская возникновения конфликтных ситуаций;
- учитывать все пожелания и замечания со стороны представителей заказчика (в разумных пределах);
- отмечать и передавать руководителю отдела все отзывы, предложения и замечания со стороны администрации объекта;
- если сделано замечание по качеству, выяснять причину и контролировать исправление его в кратчайшие сроки. Немедленно ставить в известность руководителя отдела;
- ежемесячно сводить все замечания из «Журнала контроля качества» и участвовать совместно с руководителем отдела в обсуждении этих замечаний с Заказчиком. Подписывать у Заказчика акты выполненных работ;
- поддерживать нормальные рабочие отношения с работниками Заказчика, не допускать конфликтов и недоговоренности. В затруднительных ситуациях обращаться к руководителю ежедневных уборок. Обо всех нюансах ставить в известность немедленно.
- Взаимоотношения с представителем Заказчика должны быть только рабочие.
8. Вносить предложения по рациональной организации работ, устранению недостатков в технологическом процессе, а также по др. вопросам, касающимся деятельности Компании на данном объекте:
- отмечать все недостатки, недоработки в организации, которые проявляются в процессе работы;
- принимать во внимание замечания работников по поводу неудобства в процессе осуществления уборки и др.;
- участвовать в периодических собраниях с руководством, проводимых в офисе или на объекте.
9. Работать с персоналом:
- проведение вводного инструктажа нового персонала по установленной процедуре;
- принятие решений о зачислении новых работников в штат постоянных сотрудников;
- при необходимости набор администраторов, их обучение, ознакомление с инструкциями и нормами компании;
- оказание помощи администраторам по логистике персонала (составление графиков, замены во время болезней, отпусков и т. д.);
- участие в процессе оценки деятельности всех сотрудников на объекте и в принятии решений по начислению премиального фонда;
- правильность оформления документов по зарплате, сданных на проверку администраторами. Подавать проверенные сведения в бухгалтерию (не позднее 3 числа месяца) в соответствии с утвержденной инструкцией;
- проводить на объекте собрания по зарплате и по другим вопросам;
- отслеживать наличие у персонала санитарных книжек, не допускать просрочки анализов;
- контролировать эффективное использование рабочей силы на объекте, согласно бюджету затрат;
- отмечать достижения персонала;
- поддерживать позитивный настрой персонала на объекте.
10. Ни при каких обстоятельствах не допускать провалов в качестве оказываемых услуг:
- какая бы ситуация не сложилась, задача менеджера объекта выйти из нее без снижения уровня качества работ. Для достижения этого результата менеджер обязан использовать все имеющиеся ресурсы, в том числе свое непосредственное участие в выполнении уборочных работ, а также внешние ресурсы компании (работников и оборудование с других объектов).
11. Работать с руководителем отдела:
- четко и вовремя выполнять все поручения руководителя;
- отчитываться перед руководителем о проделанной работе;
- по поручению руководителя отрабатывать новые технологии и новые моющие средства, докладывать результат;
- сообщать руководителю об основных действиях и проблемах на объекте, с работниками;
- Внимание! Обеспечивать руководителя отдела полной и своевременной информацией о ситуации на объекте (устно и письменно).
12. Быть готовым в случае производственной необходимости выходить сверх утвержденного графика (болезни администраторов, экстренные ситуации на объекте).
13. Выполнять другие поручения вышестоящего руководства, связанные с прямой деятельностью на объекте.
Права.
Менеджер объекта имеет право:
1. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
2. Своевременно получать от ответственных работников необходимые для работы документы и средства труда, относящиеся к сфере его деятельности.
3. Пользоваться утвержденными директором инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами и др. документами, регламентирующими его работу, а также работу уборщиков и Администратора.
4. Вносить предложения руководству по улучшению деятельности на объекте, участвовать в собраниях, касающихся деятельности предприятия на данном объекте.
5. Информировать руководство Компании об имеющихся недостатках в обслуживании объекта.
6. Вносить на рассмотрение руководителю ежедневных уборок предложения о назначении, перемещении и увольнении работников объекта, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.
Ответственность.
Менеджер объекта несет персональную дисциплинарную и иную предусмотренную действующим законодательством ответственность:
1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
2. За несоблюдение сроков и качества выполнения работ.
3. За несоблюдение технологических карт, инструкций, приказов, распоряжений, правил и др. документов, регулирующих работу всех специалистов компании на объекте (оператора уборки, администратора, менеджера объекта).
4. За несоблюдение техники безопасности и противопожарной безопасности.
5. За порчу, утерю или небрежное отношение к хранению и использованию вверенных ему оборудования, инвентаря, моющих средств и спец. одежды.
6. За хищение имущества фирмы и имущества обслуживаемого объекта.
7. За грубое отношение (поведение) при обращении с персоналом и посетителями обслуживаемого объекта.
8. За неопрятный внешний вид, отсутствие форменной одежды и бейджа при выполнении своих обязанностей.
9. За выдачу конфиденциальной информации о фирме, клиентах, о проведении работ или сбор информации путем проникновения в компьютерную сеть обслуживаемого объекта и просмотра его документации, любой информации, полученной любым путем при проведении работ на объектах Заказчика.
10. За принимаемые им решения и за последствия этих решений.
11. За повреждение имущества Заказчика в процессе выполнения работ.
12. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
13. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Менеджер объекта должен знать:
- должностные инструкции специалистов работающих на объекте;
- документооборот, установленный для объекта;
- структуру управления организацией;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- устройство, назначение и правила эксплуатации применяемого оборудования и приспособлений;
- назначение и концентрацию дезинфицирующих и моющих средств и правила безопасного пользования ими;
- технологические карты по уборке помещений;
- технологию уборки помещений;
- порядок подготовки ответов на поступающие претензии со стороны Заказчика;
- систему оплаты труда, штрафные санкции;
- стандарты чистоты, политику Компании на объекте.
Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию осуществляется по представлению непосредственного начальника и утверждается руководителем предприятия.
