Общество с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня» |
Соответствует коду ОКУД 0253051 УТВЕРЖДАЮ |
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
Генеральный директор |
|
МЕНЕДЖЕРА ВИЗОВОГО ОТДЕЛА |
|
|
Город Москва «___» __________ 20___ года № __/ДИ |
«___» _____ 20___ года м. п. |
Должностная инструкция менеджера визового отдела
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Менеджер визового отдела Общества с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня» (далее – Общество) относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом Генерального директора Общества.
2. На должность Менеджера визового отдела (далее по тексту – Менеджер) назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование, а также стаж работы не менее одного года.
3. Деятельность Менеджера направлена на оказание надлежащих визовых услуг Работникам и Клиентам Общества.
4. В целях исполнения должностных обязанностей Менеджер допущен к обработке персональных данных Клиентов Общества.
5. В период временного отсутствия Менеджера его обязанности решением непосредственного начальника возлагаются на другого сотрудника данного отдела.
6. Менеджер непосредственно подчиняется начальнику визового отдела Общества.
7. Положения настоящей Должностной инструкции являются обязательными для исполнения Менеджером. Менеджер несет персональную ответственность за надлежащее исполнение требований настоящей Должностной инструкции в установленном законодательством порядке.
II. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Менеджер должен знать:
- Устав Общества.
- Федеральный закон от 01.01.2001 года «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».
- Федеральный закон Российской Федерации № 000-1 от 01.01.2001 «О защите прав потребителей».
- Правила оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000.
- Федеральный закон от 01.01.01 года «О персональных данных».
- Федеральным законом «О порядке выезда из Российской Федерации и въезд в Российскую Федерацию» от 01.01.2001 г. .
- Постановление Правительства РФ «О реализации отдельных норм Федерального закона «О порядке выезда из РФ и въезда в РФ» от 01.01.2001 г. № 000.
- Инструкции МВД России о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам РФ для выезда из РФ и въезда в РФ.
- Консульские конвенции, заключенные Российской Федерацией с иностранными государствами
- Требования консульских служб иностранных посольств и иных представительств в Российской Федерации по порядку оформления въездных виз.
- Введенные в действие Локальные внутренние акты Общества, в том числе, регламентирующие правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, обработку и защиту персональных данных, сохранение коммерческой тайны и конфиденциальности информации;
- Методы обработки информации с использованием персонального компьютера и иных технических офисных средств копирования, коммуникации и связи;
- Настоящую должностную инструкцию.
2. Менеджер должен уметь:
- Осуществлять учет и оформление документации Общества с использованием персонального компьютера и используемых в Обществе программ и информационных технологий.
- Составлять и оформлять в соответствии с принятой деловой этикой письма, запросы, ответы и иные письменные документы в адрес юридических и физических лиц, а также в официальные учреждения и ведомства.
- Уверено использовать в работе информацию, размещенную на сайте Общества.
3. Менеджер должен обладать:
- навыками соблюдения служебной этики во взаимоотношениях с коллегами и руководителями Общества;
- опытом пользования персональным компьютером на уровне уверенного пользователя;
- приемами и навыками позитивного делового общения и ведения телефонных переговоров;
- личными позитивными качествами: быть коммуникабельным, внимательным, доброжелательным и лояльным.
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Менеджер обязан:
1. Осуществлять подготовку документов, необходимых для получения въездных виз для Клиентов и Работников Общества в консульских службах посольств иностранных государств и визовых центрах. При необходимости готовить документы для получения российской визовой поддержки иностранных партнеров Общества, въезжающих в нашу страну по приглашению Общества.
2. Осуществлять взаимодействие с консульскими службами посольств, КД МИД РФ и ПВУ МВД РФ.
3. Вовремя оплачивать следуемые консульские сборы и иные обязательные платежи для получения виз и приглашений.
4. Оперативно докладывать непосредственному начальству обо всех изменениях в работе консульских служб посольств иностранных государств, КД МИД РФ и ПВУ МВД РФ – порядке работы, приема документов, стоимости и порядка оплаты сборов, пошлин и иных следуемых платежей.
5. Осуществлять получение и ответственное хранение общегражданских заграничных паспортов и иных документов Клиентов и Работников Общества, выезжающих за рубеж.
6. Осуществлять ведение принятой в Обществе отчетной и учетной документации, связанной с оборотом в Обществе общегражданских заграничных паспортов Клиентов и иной информации о Клиентах Общества.
7. Взаимодействовать с другими структурными подразделениями Общества, для осуществления своих должностных полномочий.
8. Участвовать в подготовке принятой в обществе отчетной документации, в том числе актов, смет, договоров, ежемесячных отчетов, и других документов, связанных с основной деятельностью визового отдела, в пределах своей компетенции.
9. Своевременно и качественно оказывать надлежащие визовые услуги Работникам и Клиентам Общества.
10. Вести финансовую отчетность по платежам и иным затратам, связанным с получением виз и оформлением приглашений.
11. Выполнять требования нормативных документов по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации, защите и соблюдению конфиденциальности персональных данных Клиентов и Работников Общества.
12. Соблюдать положения трудового договора и Правил внутреннего трудового распорядка, трудовую и производственную дисциплину.
13. Повышать собственную квалификацию.
14. Выполнять поручения непосредственного начальника в рамках компетенции, определенной настоящей Должностной инструкцией.
15. Самостоятельно и по указанию непосредственного начальника готовить проекты ответов, писем, отчетов, справок и иных документов. Вести переписку в рамках исполнения обязанностей, определенных настоящей Должностной инструкцией.
16. Поддерживать хорошие отношения с коллегами и руководством для создания рабочей дружелюбной атмосферы и эффективной работы в Обществе. При необходимости во всем помогать коллегам в работе.
17. Не разглашать сведения, содержащие коммерческую тайну Общества, ставшие ему известными при осуществлении своих полномочий.
18. Соблюдать установленный в Обществе режим конфиденциальности персональных данных Работников и клиентов, соблюдать меры по обеспечению безопасности персональных данных Работников и клиентов Общества при их обработке, как на бумажных носителях, так и в информационных системах Общества в соответствии с требованиями законодательства, Положения об обработке и защите персональных данных работников, Положения об обработке и защите персональных данных клиентов и Положения о мерах по организации защиты информационных систем персональных данных Общества.
19. Соблюдать правила пожарной безопасности, требования техники безопасности и санитарно-гигиенических норм и иных локальных нормативных актов, которыми регламентируется деятельность Общества.
20. Соблюдать запрет на внос в помещения Общества взрывчатых, отравляющих и пожароопасных веществ, пользоваться нестандартными электроприборами и нагревателями.
21. Соблюдать запрет на курение. Курить только в местах, специально оборудованных и отведенных для курения.
22. Не находиться в помещениях Общества в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.
IV. ПРАВА
Менеджер имеет право:
1. Запрашивать информацию у специалистов и руководителей Общества, получать необходимые материалы и документы по вопросам, относящимся к служебным обязанностям Менеджера.
2. Требовать от руководства Общества обеспечения организационно-технических и санитарно-гигиенических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3. Вносить свои предложения по усовершенствованию технологии работы отдела, по улучшению своего рабочего места, улучшению качества работы на рассмотрение непосредственного начальника либо руководителей Общества.
4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках, вносить предложения по их устранению.
5. Принимать решения, рассматривать и согласовывать документы, в пределах своей компетенции.
6. Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися его деятельности.
7. Участвовать в подготовке проектов документов, связанных с деятельностью отдела.
8. Требовать от руководства Общества оказания содействия в обеспечении своих прав.
Менеджер не имеет права:
9. Допускать публичные высказывания, суждения или оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности Общества, решений его руководителей, профессионализма коллег и т. п.
10. В общении допускать высказывания, оскорбляющие честь и достоинство, национальные или религиозные чувства собеседника или третьих лиц, а также употреблять ненормативную лексику.
11. Отвечать на любые запросы, поступающие от средств массовой информации или иных лиц и организаций, и должен оперативно передавать их непосредственному начальнику.
12. Без разрешения руководителей Общества вступать в беседу, отвечать на вопросы, предоставлять информацию или документы сотрудникам официальных ведомств, осуществляющих проверку деятельности Общества.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Менеджер несет ответственность за:
1. Неисполнение либо ненадлежащее, либо несвоевременное исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством Российской Федерации.
2. Совершенные в процессе своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела и других руководителей Общества в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. Правильность и достоверность заполнение и ведение всей документации, регламентированной требованиями и стандартами Общества.
5. Сохранность полученных для исполнения должностных обязанностей технических средств, программного обеспечения, мебели, и иного имущества, которое принадлежит Обществу или за которое Общество несет ответственность перед третьими лицами.
6. Разглашение внутренней информации, содержащей конфиденциальные сведения, коммерческую тайну, в том числе персональные данные, в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
7. За подотчетные целевые суммы денежных средств, полученные для осуществления возложенных настоящей инструкцией функций и обязанностей.
8. За свои виновные действия, которые привели к срыву сроков сдачи документов на получение виз, выдачу Клиентам ненадлежащих документов, к обоснованным отказам в выдаче визы из-за нарушения норм визового делопроизводства, в пределах размера ущерба, в виде выплаченным Клиентам по данным обстоятельствам сумм материальной компенсации.
9. Соблюдение графика работы, режима рабочего времени, техники безопасности, трудовой и производственной дисциплины.
10. Содержание рабочего места в чистоте и порядке.
11. Соблюдение требований дресс-кода Общества на рабочем месте.
12. Использование ресурсов сети Интернет только в целях исполнения должностных обязанностей.
13. За причинение материального ущерба Обществу - в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
1. Менеджер получает задания, приказы и информацию, необходимую ему для исполнения должностных обязанностей, непосредственно от начальника отдела.
2. Если Менеджер получил указание, задание, приказ не от своего непосредственного начальника, то он должен сразу же поставить об этом в известность своего непосредственного начальника. Менеджер исполняет данное поручения, если его непосредственный начальник его не отменил.
3. Менеджер готовит проекты письменных документов в адрес любых третьих лиц или организаций только по поручению непосредственного начальника. Менеджер не должен направлять письменные документы, которые он подготовил по поручению непосредственного начальника в адрес третьих лиц, без получения письменной визы или иного письменного одобрения (например, электронным письмом) непосредственного начальника.
4. Менеджер ведет любую служебную переписку с использованием электронной связи только с одобрения непосредственного начальника.
5. Менеджер обязан контролировать, чтобы срок направления ответов, которые он готовит в адрес третьих лиц или организаций, не превышал 30 суток, если только законодательством или непосредственным начальником не определен иной, более короткий срок для предоставления ответа.
6. Менеджер предоставляет информацию или документы другим сотрудникам Общества только с санкции непосредственного начальника.
Должностную инструкцию РАЗРАБОТАЛ:
Менеджер по работе с кадрами Лёня» _____________
«___» ______________ 20__ года
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт Лёня» _____________
Начальник визового отдела Лёня» _____________
«___» ______________ 20__ г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН(А): ___________________ /_____________________/
(подпись)
«___» ______________ 20__ года
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН(А): ___________________ /_____________________/
(подпись)
«___» ______________ 20__ года
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН(А): ___________________ /_____________________/
(подпись)
«___» ______________ 20__ года
12 июля 2007 года
Актуализировано 12 февраля 2012 года
