Должностная инструкция - эффективный инструмент управления персоналом

Вы, наверное, не раз задавали себе вопрос: "Почему одно предприятие работает эффективнее другого при тех же ограниченных ресурсах?"

Ответ на этот вопрос достаточно прост - более успешное предприятие лучше управляется.

Функция управления предприятием включает в себя различные способы и средства управления, в том числе управление денежными и товарными потоками, управление издержками, управление человеческими ресурсами и т. п.

На крупных и средних предприятиях может быть большое количество подразделений, отделов и различных служб (далее - подразделения). Поэтому для достижения согласованной работы всех подразделений предприятия, их место в организационной структуре, функции, задачи и т. п. должны быть дополнительно прописаны в положениях о подразделениях, утверждаемых генеральным директором. В свою очередь, внутри каждой структурной единицы должны быть разработаны должностные инструкции. Правильно составленные, они отражают все функции подразделений. Всю цепочку документов, характеризующих работу предприятия в целом и работников в частности, можно представить следующим образом:

На предприятиях, у которых небольшое количество структурных единиц и их функции реализуют конкретные лица, целесообразнее разрабатывать только должностные инструкции.

Должностная инструкция - внутрифирменный документ, в котором закреплены цель, рабочее место, должностные обязанности, права и ответственность работника. Это, как и контракт, один из массовых документов на предприятии, и должен быть у каждого работника.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Она составляется в трех экземплярах и имеет цель четко определить обязанности работника. Данный документ утверждается генеральным директором. Первый экземпляр хранится непосредственно у руководителя, второй - в отделе кадров, третий - у работника.

Однако необходимость должностных инструкций на предприятии в нынешних условиях не осознана. Это, скорее всего, наследство административно-командной экономики, когда должностные инструкции внедрялись директивными методами, и, что самое характерное, были типовыми. Они не учитывали специфику отрасли, цели и масштабы предприятия. Руководство использовало их преимущественно для обоснования увольнений.

Сейчас для предприятий данный документ управления персоналом просто необходим. Он фиксирует по сути то, что от работника хочет получить предприятие, за что ему платит деньги, дает представление о конкретной работе, чем она отличается от всех других работ, позволяет предупредить трудовые конфликты и улучшить социально-психологический климат в коллективе. Природа многих конфликтных ситуаций - в отсутствии четких должностных обязанностей и границ между ответственностью исполнителей, поэтому иногда приходится слышать: "он мне мешает, влезает не в свое дело" или "я здесь ни причем, я думал, это - не моя работа". Должностная инструкция полезна и при оценке работы персонала на основе принятых критериев эффективности труда, а также при изучении производительности труда. Она служит инструментом для проведения отбора работников при найме, при определении соответствия кандидатов вакантным должностям, способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, так как при неравномерной нагрузке персонала потери рабочего времени составляют до 25%. Это одна из основных причин необходимости разработки должностных инструкций на предприятии

Существуют различные методы написания должностных инструкций. Можно, конечно, прибегнуть к уже кем-то разработанным инструкциям или переписать требования, закрепленные в квалификационных характеристиках работ руководителей, специалистов и служащих, но при этом будет неполно учтена индивидуальность и уникальность работ. Для большей объективности лучше всего доверить это дело специалистам кадровой службы или внешним консультантам.

Нельзя поручать написание инструкций линейным руководителям. Это может привести к необъективной подаче материала, так как в данном случае присутствует субъективизм, личные симпатии и антипатии. Нельзя также давать задание работнику писать себе инструкцию, так как он будет описывать свою работу исходя из собственных возможностей, а не из целей предприятия. Отрицательный результат будет и в том случае, если работа поручена специалисту, пытающемуся самостоятельно разработать должностные инструкции.

Необходимо, чтобы внешний специалист или специалист отдела кадров привлекал к написанию инструкции и работника, на которого она составляется, и его руководителя. Основная ответственность должна лежать на них. Весь этот процесс можно представить следующим образом:

Для сбора необходимой информации специалистом могут быть использованы методы наблюдения (прямого) и собеседования, а также вопросники.

Большую часть информации можно собрать при прямом наблюдении за тем, что работник делает, а после выработать необходимые требования к нему. Эффективность данного метода может повыситься, если его использовать вместе с другими методами, например, собеседованием. Некоторые специалисты утверждают, что для написания инструкций разработчику необходимо некоторое время поработать в данной должности, как бы "вжиться в роль".

Собеседование представляет собой непосредственную беседу с работником, затем с его руководителем. В данном случае целесообразно использовать заранее разработанные вопросники.

Преимущество вопросников состоит в том, что при их использовании, минимизируются временные затраты на сбор информации. Вопросниками можно охватить одновременно большое количество работников и их руководителей. Как правило, вопросники включают:

· наименование должности;

· наименование структурного подразделения, отдела, службы;

· цель должности (основное назначение);

· полномочия должности;

· место в организационной структуре (кому подотчетен, кем руководит);

· контакты (с кем в ходе своей работы контактирует);

· квалификационные требования;

· должностные обязанности;

· критерии эффективности труда (количественные и качественные).

Это лишь приблизительный перечень вопросов. Специалист должен, в зависимости от специфики предприятия, конкретной должности и т. п., задавать себе вопросы, ответы на которые максимально помогут ему при разработке инструкций. В то время, пока работник отвечает на вопросы, руководитель при помощи этих же вопросников представляет свое видение и требования к данной должности. Это позволяет при обработке данных дополнительно выяснить, понимает ли в принципе работник обязанности данной должности. Лучше всего при сборе информации воспользоваться всеми указанными методами, но можно использовать только собеседование и вопросник.

После сбора информации специалист анализирует ее и разрабатывает проект должностной инструкции. Как правило, информация по конкретной должности, представленная работником, значительно отличается от требований руководителя. В таких ситуациях специалист вместе с работником и руководителем проводит обсуждение должностной инструкции. Это дает возможность работнику влиять на критерии оценки его труда и позволяет привязать должность к функциям отдела на основании положения о подразделениях.

После такого коллективного обсуждения специалист формирует проект должностной инструкции и представляет его генеральному директору, которой дает ему оценку в соответствии с планами предприятия и отправляет на доработку или утверждает его. После чего инструкция с грифом "Утверждено" передается работнику.

На что следует обратить особое внимание:

· инструкция разрабатывается на основе положений о подразделениях;

· она должна быть написана простым, доступным языком и по возможности содержать простые предложения;

· не желательно, чтобы число основных должностных обязанностей было более 6-7 и каждая должна содержать не более 6-7 задач;

· описание должностных обязанностей должно начинаться с глаголов например, "проводит", "организует", "изучает";

· должностная инструкция должна быть максимум на трех листах;

· инструкция пишется на должность, а не на конкретного работника, занимающего эту должность;

· она должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника. Таким образом, должностная инструкция - это один из основных документов, который должен разрабатываться на стадии организации предприятия и она должна привязываться к функциям подразделения, вытекающим из стратегического плана предприятия.

УТВЕРЖДАЮ
Директор __________________________
(предприятия, организации)
_________________ (_______________)
(подпись) (фамилия и. о.)
"___" _________ 200_ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. Общие положения
2. Функции и должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
5. Требования к квалификации

Согласовано

Начальник юридического отдела

________________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

Согласовано

Начальник отдела кадров

_________________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен

_______________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

УТВЕРЖДАЮ
Директор __________________________
(предприятия, организации)
_________________ (_______________)
(подпись) (фамилия и. о.)
"___" _________ 200_ г.

Примерная должностная инструкция главного бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

1.2. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности Директором Предприятия.

1.3. Прием/сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

1.4. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно Директору Предприятия.

1.5. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) права и обязанности главного бухгалтера переходят к заместителю главного бухгалтера, о чем объявляется приказом по Предприятию.

2. Функции и должностные обязанности

2.1. Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

2.2. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

2.3. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

2.4. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

2.5. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

2.6. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

2.7. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

2.8. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

2.9. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

2.10. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

2.11. Принимает меры по накоплению финансовых средств, для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.

2.12. Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

2.13. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

2.14. Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

2.15. Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

2.16. Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа. Руководит работниками бухгалтерии.

3. Права

3.1. Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников, с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение.

3.2. Назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

3.3. Договоры и соглашения, заключаемые Предприятием на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ или услуг, предварительно рассматриваются и визируются главным бухгалтером.

3.4. Главный бухгалтер имеет право:

— требовать от руководителей отделов, а в необходимых случаях и от Директора Предприятия принятия мер к усилению сохранности собственности Предприятия, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля, в частности, пересмотра завышенных и устаревших норм расхода материалов и других норм; улучшения складского хозяйства, надлежащей организации приемки и хранения материалов и других ценностей, повышения обоснованности отпуска этих ценностей для нужд Предприятия; проведения мероприятий по улучшению контроля за правильностью применения норм и нормативов;

— проверять в структурных подразделениях соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

— подготавливать предложения о снижении размеров премий или лишении премий руководителей отделов и структурных подразделений, не обеспечивающих выполнения установленных правил оформления первичной документации, ведения первичного учета и других требований по организации учета и контроля.

4. Ответственность

4.1. Главный бухгалтер несет ответственность в случаях:

— неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

— принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей;

— несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

— нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

— составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;

— других нарушений положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.

4.2. Главный бухгалтер несет наравне с Директором Предприятия ответственность:

— за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

— за нарушение сроков предоставления бухгалтерской, статистической форм отчетности и налоговых расчетов соответствующим органам месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

4.3. Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность главных бухгалтеров определяется в соответствии с действующим законодательством.

5. Требования к квалификации

5.1. На должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее профессиональное (экономическое, финансово - экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее ____ лет.

5.2. При оценке качества работы главного бухгалтера и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается, что главный бухгалтер:

— всесторонне владеет современной методологией бухгалтерского учета в условиях рыночных отношений;

— знает действующее законодательство и нормативные акты по бухгалтерскому учету, отчетности и анализу финансово-хозяйственной деятельности, банковским операциям и налогообложению;

— систематически повышает свою квалификацию в учебных центрах, на курсах и семинарах с подтверждением соответствующими свидетельствами и сертификатами.

Согласовано

Начальник юридического отдела

________________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

Согласовано

Начальник отдела кадров

_________________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен

_______________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

УТВЕРЖДАЮ
Директор __________________________
(предприятия, организации)
_________________ (_______________)
(подпись) (фамилия и. о.)
"___" _________ 200_ г.

Примерная должностная инструкция менеджера отдела сбыта

1. Общие положения

1.1. Менеджер отдела сбыта руководит реализацией готовой продукции. Назначается на должность приказом генерального директора по представлению директора по сбыту и снабжению.

1.2. Менеджер отдела сбыта подчиняется директору по сбыту и снабжению.

1.3. Во время отсутствия менеджера отдела сбыта его замещает заместитель менеджера.

1.4. В своей деятельности менеджер отдела сбыта руководствуется приказами и распоряжениями руководства, нормативными документами, принятыми в фирме и вышестоящими организациями, и настоящей должностной инструкцией.

2. Функции и должностные обязанности

2.1. Составляет еженедельный и ежемесячный план по сбыту продукции. Еженедельно и ежемесячно - отчет по сбыту. Самостоятельно разрабатывает форму плана и отчета, утверждая их у руководства.

2.2. Ведет обязательный ежедневный и (еженедельный) учет и отчет:

— отгрузки продукции;

— нереализованной продукции;

— заказов, проданных с рассрочкой платежа;

— выполнения договоров и заказов (несет личную материальную ответственность за своевременность платежей и за продукцию, проданную с рассрочкой платежа).

2.3. Составляет обязательный отчет о результатах деятельности за неделю. Форма отчета определяется самостоятельно и утверждается порядком (положением об организационно-распорядительной документации предприятия).

2.4. Разрабатывает комплекс маркетинговых действий: уточняет объекты возможных продаж, состав населения, сезонное перемещение населения, ставит в известность отдел маркетинга о наиболее эффективных формах рекламы. Принимает участие в стратегическом планировании фирмы, анализирует возможности производства и сбыта.

2.5. Осуществляет продажу с учетом плана производства и приоритетов в поставках согласно политике фирмы в области маркетинга и продаж.

4. Права

4.1. Менеджер отдела сбыта, при выполнении своих должностных обязанностей, имеет право:

 Планировать цены ежедневно и ежемесячно в соответствии с текущими изменениями (по согласованию с руководителем отдела сбыта и снабжения).

 Определять ключевых клиентов и ценовую политику в их направлении.

 Самостоятельно оформлять расчетные и платежные документы.

 Вносить предложения по изменению производства продукции и ее реализации.

5. Ответственность

5.1. Менеджер отдела сбыта несет ответственность за своевременное и качественное выполнение своих функций должностных обязательств, а также за неиспользование своих прав.

6. Требования к квалификации

6.1. Должен иметь высшее образование и стаж работы в области оптовой торговли не менее 2 лет.

6.2. Должен знать:

— номенклатуру товара и его характеристику, потенциальных потребителей, номенклатуру выпускаемой продукции предприятиями-потребителями, цены, объемы производства, спрос розничной торговли;

— коммерческие структуры, работающие на рынке аналогичной области, их номенклатуру, кому поставляют, условия поставок, объемы, методы, цены. Все данные ежедневно заносятся в картотеку;

— постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по планированию, учету, организации сбыта готовой продукции, порядок разработки перспективных и годовых планов производства и реализации продукции;

— методы расчета нормативов запасов готовой продукции, порядок определения общего объема поставок, условия поставки, хранения и транспортировки продукции;

— организацию сбыта продукции, правила оформления материалов для заключения договоров по поставкам, стандарты и технологические условия на выпускаемую продукцию;

— основы технологии производства, методы учета и порядок составления отчетности о выполнении плана реализации;

— экономику производства;

— основы организации производства, труда и управления.

Согласовано

Начальник юридического отдела

________________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

Согласовано

Начальник отдела кадров

_________________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен

_______________________

(подпись)

Ф. И.О.

"___"_________ ____ г.