«УТВЕРЖДАЮ»
Ректор ЯГУ
_______п/п____
«07» декабря 2006 г.
МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ
 |
Система менеджмента качества
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ 2006
ПОЛОЖЕНИЯ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ЯГУ
 |
Вводится впервые
приказом ОД Срок введения установлен
от 01.01.01 г. № 000 с 2006 по 2011 г
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1 Настоящая инструкция устанавливает порядок разработки Положения о структурном подразделении ЯГУ.
1.2 Настоящая инструкция обеспечивает соблюдение единых требований к составлению и оформлению Положений о подразделении.
1.3 Настоящая инструкция действительна для должностных лиц, участвующих в разработке, согласовании и утверждении Положений о подразделении.
1.4. Настоящая инструкция распространяется на все разрабатываемые в ЯГУ Положения о подразделении.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящей методической инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:
- ГОСТ Р ИСО . Системы менеджмента качества. Требования.
- ГОСТ Р ИСО . Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности;
- Трудовой Кодекс Российской Федерации 2003г.;
- Устав ЯГУ.
3. ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
Организационная структура – обязательства, полномочия и взаимоотношения, представленные в виде схемы, в соответствии с которой подразделение выполняет свои функции.
Контрольный экземпляр документа – согласованный и утвержденный экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, печатью организации, хранящийся в специально отведенном месте.
Учтенный экземпляр документа – заверенная копия контрольного экземпляра документа, учтенная в журнале регистрации документов и предназначенная для непосредственного использования в практической деятельности.
Методическая инструкция (МИ)— документ, устанавливающий единые нормы и правила выполнения отдельных видов работ в университете, поясняющий требования стандарта и не вошедшие в него в силу специфики работ, а также осуществление контроля по их выполнению.
Положение о структурном подразделении (ПСП) - документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в организационной структуре ЯГУ; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия с другими подразделениями ЯГУ, формы отчетности.
Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие.
Рабочая инструкция (РИ) - документ, устанавливающий порядок и способ осуществления рабочего процесса (деятельности) конкретным исполнителем на рабочем месте.
Регистрация документа - запись учетных данных документа по установленной форме и присвоение ему цифрового, буквенного или буквенно-цифрового обозначения.
Руководство по качеству (РК) - документ, описывающий систему менеджмента качества организации (университета).
Система менеджмента качества (СМК) - система для разработки политики и целей в области качества, а также достижения этих целей.
4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1 Положение о структурном подразделении (далее - Положение) является локальным нормативным актом университета и составляется в порядке внутреннего самоуправления.
4.2 Все структурные подразделения университета обязаны иметь свои Положения, действие которых распространяется на всех работников соответствующего подразделения. На основании положений о подразделениях строятся взаимоотношения между ними, т. к. подразделения обязаны взаимодействовать и сотрудничать, а не вмешиваться в сферы деятельности и зоны ответственности друг друга.
4.3 Разработка Положения позволяет достичь следующих управленческих целей:
- определить правовой статус подразделения и его место в системе управления предприятием;
- закрепить внутреннюю структуру подразделения;
- разграничить задачи, функции, права и ответственность;
- обеспечить более полное выполнение возложенных на подразделение и его руководителя функций;
- обосновать оценку результатов деятельности подразделения;
- закрепить организационно-правовую основу документирования деятельности подразделения.
5. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
5.1. Текст Положения состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- основные задачи;
- функции;
- права;
- взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями;
- ответственность.
5.2 «Общие положения»
В разделе отражается:
- точное (полное и сокращенное) наименование подразделения;
- его место в организационной структуре ЯГУ (указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения);
- подчиненность (определяется, кому из руководства подчиняется подразделение);
- руководство подразделением (непосредственный руководитель подразделения, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю структурного подразделения, замещение руководителя структурного подразделения в период его отсутствия);
- основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности (первоочередными документами являются Федеральные законы, Устав ЯГУ, "Руководство по качеству ЯГУ", МИ);
- планирование деятельности подразделения – указывается, по каким планам ведется работа подразделения;
- формы отчетности о деятельности подразделения – указывается форма (письменный отчет, заслушивание перед руководством) и периодичность отчетности.
5.3 «Организационная структура подразделения»
Структура подразделения разрабатывается руководством подразделения совместно с ПФУ. По мере деятельности подразделения структура может меняться.
Структуру подразделения можно отразить текстом или представить в виде схемы на листах формата А4, где отражены структурные единицы подразделения и, по возможности, указаны взаимосвязи между ними.
В этом же разделе необходимо отразить порядок утверждения Положений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения ДИ работников и т. д.
В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом Положении или оформляться отдельным приложением.
5.4 «Основные задачи подразделения»
В данном разделе необходимо указать направление деятельности данного структурного подразделения и перечислить основные задачи, решаемые подразделением в рамках реализации Политики ЯГУ в области качества. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то рекомендуется проводить разбивку задач.
5.5 «Функции подразделения»
В данном разделе отражаются конкретные виды деятельности, закрепленные за структурным подразделением. Структура раздела может представлять собой простой текст, а может представляться в виде таблицы матрицы ответственности, которая исключает дублирование функций.
Необходимо отразить функции подразделения, влияющие на качество, в том числе по инициированию и выполнению мероприятий, направленных на предупреждение несоответствий процессов, определению и регистрации любых проблем, касающихся процессов и СМК.
5.6 «Права подразделения»
В отличие от должностной инструкции Положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Рекомендуется привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя его правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые права у него те же, что и у работников подразделения.
5.7 «Ответственность подразделения»
В данном разделе наряду с ответственностью всего подразделения выделяется ответственность руководителя подразделения, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется Положением о подразделении и должностная инструкция на него не разрабатывается. В первую очередь, руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение подразделением своих функций. В Положении указывается, что ответственность работников подразделения устанавливается ДИ. Степень ответственности должностных лиц подразделения за качество процессов отражается в Матрице ответственности (Приложение Б).
5.8 «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения»
В данном разделе отражаются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями ЯГУ и сторонними организациями по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения.
Взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:
- коллегиальная разработка программ, проектов документов, проведение учебно-исследовательских работ, совместно выполнение определенных видов работ;
- в совершении согласованных действий с другими структурными подразделениями;
- в совершении встречных действий.
Способы оформления - тексты, схемы, таблицы (Приложение В).
5.9. Если подразделение имеет право вести предпринимательскую деятельность, обеспечивающую университету получение дохода, то необходимо ввести пункт «Финансово-хозяйственная деятельность», в котором указать:
- подразделение, которое ведет учет финансово-экономической деятельности структурного подразделения;
- источники финансирования подразделения;
- порядок использования бюджетных средств и средств, полученных от предпринимательской деятельности;
- другие особенности финансового обеспечения деятельности подразделения
6. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ И ФОРМИРОВАНИЮ ПОЛОЖЕНИЙ
6.1 Положение о структурном подразделении разрабатывается руководителем подразделения, им подписывается, согласовывается с высшим руководством и утверждается ректором университета.
6.2 Содержание разделов Положения должно быть выразительным, точным и кратким. Слова и фразы, не содержащие необходимой информации, не следует употреблять.
6.3 Все разделы Положения должны быть связаны между собой и с ДИ, которые пишутся на основании Положения о подразделении.
6.4 Положение оформляется на листах формата А 4 в соответствии с приложением А.
6.5 После текста Положения должны быть проставлены должность, инициалы, фамилии разработчиков и согласующих лиц.
6.6 Все Положения о подразделениях ЯГУ должны пройти согласование у первого проректора, курирующего проректора, начальника управления кадров, начальника юридического отдела и в Центре качества ЯГУ.
6.7 Положение утверждается и вводится в действие личной подписью ректора университета.
6.8 Регистрацию положения и присвоение ему обозначения осуществляет ответственный за управление документацией в подразделении-разработчике.
6.9 Положение регистрируется и обозначается датой и номером, который состоит из индекса по номенклатуре дел структурного подразделения университета и отделенного точкой порядкового номера Положения по Журналу регистрации документов системы менеджмента качества подразделения:
Пример - 19.06.2006 № 33-01
6.10 Контрольный экземпляр Положения хранится в Центре качества ЯГУ, учтенный экземпляр – у руководителя подразделения.
6.11 Центр качества осуществляет регистрацию Положений о подразделении в журнале регистрации по форме Приложения Г.
7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЯ
7.1 По мере необходимости (при изменении целей и задач Политики в области качества, организационной структуры университета, перераспределения функций между подразделениями и должностными лицами и т. п.) приказом ректора в Положение вносятся изменения и дополнения.
7.2 Изменения согласовываются, утверждаются и вводятся в действие в том же порядке, который предусмотрен для разрабатываемого Положения.
7.3 После согласования и утверждения изменений руководитель подразделения вносит изменения в подлинник Положения.
7.4 Копию приказа о внесении изменений и дополнений в Положение о подразделении необходимо направлять всем заинтересованным подразделениям и должностным лицам и хранить их вместе с основным текстом Положения.
7.5 В Положение допускается вносить не более пяти изменений, после чего оно подлежит пересмотру.
7.6 Изменения оформляются на отдельном листе с обязательным указанием регистрационного номера приказа. Форма изменений приведена в
7.7 Положение подлежит обязательному пересмотру один раз в пять лет и ежегодному уточнению по итогам работы университета.
7.8 Все изменения и дополнения к Положению составляются и оформляются в письменном виде в том же порядке, которым Положение о подразделении вводится в действие, и подшиваются к соответствующим экземплярам документа.
7.9 Положение должно быть отменено, заново разработано и введено в действие в следующих случаях:
– при изменении названия университета или его структурного подразделения;
– при реорганизации структурного подразделения.
7.10 Положение считается отмененным, если введена в действие его новая редакция.
7.11 Учтенные экземпляры должны быть изъяты и уничтожены ответственным за управление документацией в подразделении в течение трех дней с момента отмены документа. В Журнале регистрации документов подразделения делается пометка об отмене документа и введении нового. На контрольном экземпляре делается пометка об аннулировании.
8. Контроль за выполнением требований
Контроль за выполнением требований настоящей Инструкции осуществляет ответственный за управление документацией в подразделении, а также аудитор при проведении внутренней проверки.
9. Ответственность
Ответственность за разработку Положения о подразделении несет руководитель подразделения; за учет, регистрацию, изъятие и уничтожение – ответственный за управление документацией в подразделении, за хранение – руководитель Центра качества ЯГУ.
Ответственность за утверждение и введение в действие Положения о структурном подразделении несет ректор.
Приложение А
|
Приложение А
Форма титульного листа
Приложение Б
Примерная «Матрица ответственности» руководства подразделения
|
Руководитель Разделы ИСО |
Директор |
Зав. кафедрой |
Начальник отдела |
|
4 Система менеджмента качества |
О |
У |
И |
|
5 Ответственность руководства |
О |
У |
У |
|
6 Менеджмент ресурсов |
О |
У |
У |
|
7 Процессы жизненного цикла |
У |
У |
У |
|
8 Измерение, анализ и улучшение |
О |
У |
У |
Обозначения: О – несет основную ответственность
У – обязательно участвует
И - информируется
Приложение В
Основные взаимосвязи подразделения _________________
с другими структурными подразделениями ЯГУ
|
Наименование подразделения, с которым осуществляется взаимосвязь |
Перечень входящих документов |
Перечень исходящих документов |
|
1 |
2 |
3 |
Приложение Г
Форма журнала для регистрации
Положений о структурных подразделениях ЯГУ
|
№ п/п |
Наименование документа |
Дата введения |
Дата регистрации |
Подпись регистратора |
Приложение Д
Форма листа регистрации изменений и дополнений
В настоящий документ требуется внести следующие изменения и дополнения:
1. п. ………. изложить в следующей редакции __________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. п. ………. изложить в следующей редакции __________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Выдал: (наименование должности руководителя подразделения, Ф. И.О., дата) Исполнитель (наименование должности, Ф. И.О., дата)
