"Зарплата", 2008, N 10

"Зарплата", 2008, N 10

КОМАНДИРОВКИ: АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Одна из самых популярных тем, которую затрагивают читатели журнала "Зарплата" в письмах в редакцию, - командировка. Мы собрали воедино наиболее острые для бухгалтеров вопросы, связанные со служебными поездками, и постарались ответить на них в рамках этого материала.

Кого можно направить в командировку

Известно, что не всех работников организации можно направить в командировку. Но, к сожалению, работодатели не всегда следуют нормам трудового законодательства. Чтобы избежать ошибок, определимся, кого можно направить в командировку, а кого нет.

Не направляем

Нельзя посылать в командировку:

- сотрудников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

- работников в возрасте до 18 лет, за исключением отдельных случаев, установленных законодательством (ст. 268 ТК РФ).

Направляем с письменного согласия

Определенные категории работников могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия. Согласно ч. 2 и 3 ст. 259 Трудового кодекса это правило относится:

- к женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет;

- матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работникам, имеющим детей-инвалидов;

- сотрудникам, осуществляющим уход за больными членами их семей.

Гарантии и льготы, предоставляемые матерям, в том числе связанные с командировками, распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Сотрудники данной категории должны быть письменно ознакомлены с правом отказаться от направления в служебную командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Работник может написать в произвольной форме заявление или расписку в том, что он ознакомлен с правом отказаться от командировки (образец см. ниже) или поставить соответствующую отметку в приказе о направлении в служебную поездку.

Образец заявления

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Генеральному директору ООО "ТехноПлюс"│

│ │

│ от экономиста│

│ │

│ │

│ Заявление │

│ │

│ Я, , ознакомлена со своим правом│

│отказаться от направления в служебную командировку в соответствии со│

│ст. 259 Трудового кодекса Российской Федерации. │

│ │

│ 3 октября 2008 г. Захарова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Командировка и подряд

Достаточно часто возникает вопрос о правомерности направления в командировку лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, и возмещения им командировочных расходов.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса расходы, связанные со служебными командировками, возмещаются только работникам, состоящим в штате организации. Об этом говорится, в частности, в Письме Минфина России от 01.01.2001 N /1/844. А физическое лицо, заключившее гражданско-правовой договор, не является работником компании. Поэтому на него не распространяются положения Трудового кодекса относительно возмещения затрат, связанных со служебными командировками.

В свою очередь, оплата расходов на проезд и проживание, связанных с выполнением работы по гражданско-правовым договорам, является дополнительным вознаграждением в пользу физических лиц и облагается НДФЛ. Об этом говорится, например, в Письме УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 21-11/037533@.

Выплаты командированным и расчет налогов

Итак, работник отбыл в командировку. Однако за весь период выполнения им служебного задания его ждут разные непредвиденные ситуации. Да и бухгалтеру в отсутствие командированного нужно решить ряд задач. Поговорим о них.

Выплачиваем средний заработок

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Эта норма распространяется и на период его нахождения в пути. При этом средний заработок выплачивается за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 01.01.2001 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", далее - Инструкция).

Тем не менее предприятия нередко выплачивают командированным работникам вместо среднего заработка текущую заработную плату. На этот счет у специалистов Роструда есть определенная точка зрения. В Письме от 01.01.2001 N 275-6-0 говорится, что в случаях, когда в Трудовом кодексе предусмотрено сохранение за работником среднего заработка, следует выплачивать именно его, а не заработную плату. Несмотря на то что заработная плата может оказаться выше среднего заработка, выплата работнику зарплаты за дни нахождения в командировке, по их мнению, будет противоречить положениям Трудового кодекса.

При наличии финансовых возможностей организация может в положении о командировках или коллективном договоре установить доплату разницы между окладом и средним заработком. Однако, как полагают специалисты Минфина России, только сумма средней заработной платы, выплаченной за период нахождения работника в командировке, уменьшает облагаемую налогом прибыль (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N /1/335).

Таким образом, доплата не облагается ЕСН и пенсионными взносами (п. 3 ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 01.01.2001 N 167-ФЗ). В то же время взносы на страхование от несчастных случаев на производстве придется начислить, поскольку доплата командированному работнику не поименована в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 765. С суммы доплаты нужно удержать и НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Командировка в выходной

Отъезд сотрудника по служебным делам нередко порождает ряд вопросов. Например, можно ли работнику отбыть в командировку в выходной или праздничный день и какая компенсация ему при этом положена.

Обратимся к п. 8 Инструкции. Если по распоряжению администрации предприятия сотрудник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из поездки предоставляется другой день отдыха. На основании заявления работника, составленного в произвольной форме (образец см. на с. 23), руководитель издает приказ по унифицированной форме N Т-6, установленной Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Образец заявления

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Не возражаю Директору ООО "ТехноПлюс"│

│Комаров │

│ от инженера 1-й категории│

│ отдела механизации│

│ │

│ │

│ Заявление │

│ │

│ Прошу предоставить мне день отдыха 24 октября 2008 г., так как я│

│выехал в командировку на машиностроительный завод в г. Глазов Глазовского│

│р-на Удмуртской Республики в воскресенье 12 октября 2008 г. │

│ │

│ 23 октября 2008 г. Выходцев │

│ │

│ День отдыха положен на основании п. 8 Инструкции│

│Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 01.01.2001 N 62 "О служебных│

│командировках в пределах СССР". │

│ │

│Начальник отдела кадров Загорулько │

│ 23 октября 2008 г.│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Тем не менее следует помнить, что Инструкция применяется лишь в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. В этой связи Верховный Суд РФ в Решении от 01.01.2001 N ГКПИ указал, что работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. При этом, если сотрудник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему выплачивают зарплату как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни.

Согласно же ст. 153 Трудового кодекса работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Причем в локальном нормативном акте может быть установлена повышенная оплата. В связи с этим возникает вопрос, можно ли включить в расходы оплату труда за работу в выходные дни, которая превышает минимальный размер, гарантированный Трудовым кодексом.

В соответствии с ч. 1 ст. 255 Налогового кодекса на расходы можно отнести любые начисления работникам, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами. В п. 3 ст. 255 Налогового кодекса установлено, что в расходы на оплату труда включаются доплаты за работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, если предусмотреть в коллективном (трудовом) договоре повышенный размер доплат, их сумма уменьшит облагаемую прибыль. При этом нужно учитывать общее правило признания расходов. Они должны быть обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такая позиция отражена в Письме Минфина России от 01.01.2001 N /1/206.

Вопросы оплаты труда, в том числе и за работу в выходные дни, могут быть раскрыты в положении об оплате труда или другом локальном документе компании. Если в коллективном (трудовом) договоре на них дана ссылка, в этом случае также можно уменьшить облагаемую налогом прибыль.

Что касается суточных, их выплачивают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (п. 14 Инструкции).

Однодневные командировки

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос: выписывать ли при направлении работника в однодневную командировку командировочное удостоверение? В п. 2 Инструкции говорится, что этого можно не делать. Такой же точки зрения придерживается Минфин России в Письме от 01.01.2001 N /2/206. Поэтому в данном случае достаточно приказа (распоряжения) руководителя.

Напомним, что при отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда (приезда) в командировку считаются текущие сутки, а после 24.00 - следующие сутки (п. 7 Инструкции).

При командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются (п. 15 Инструкции). При этом Верховный Суд РФ в Решении от 01.01.2001 N ГКПИ05-147 установил, что суточные необходимы исключительно для покрытия личных расходов работника на срок служебной командировки. Ведь на время командировки средний заработок ему сохраняется, проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, также возмещаются расходы и по найму жилого помещения. Поэтому выплата суточных связана только с компенсацией затрат, произведенных вне места постоянного жительства, за период, превышающий 24 часа. Так что при однодневных командировках о суточных речь не идет.

Однако если в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом организации работникам, направляемым в однодневные командировки, все же выплачиваются суточные, их сумма:

- не относится к расходам для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 20-12/11312);

- не подлежит обложению ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ);

- не подлежит обложению пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 01.01.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации");

- подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 210 и п. 3 ст. 217 НК РФ).

Вопрос о том, может ли сотрудник ежедневно возвращаться из места командировки, решается в каждом конкретном случае руководителем организации. В учет принимаются удаленность места командировки, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания, а также необходимость создания работнику условий для отдыха (п. 15 Инструкции).

Командировка затянулась

Что делать, если времени, отведенного на командировку, не хватило для выполнения служебного задания? Решение есть - ее можно продлить. Необходимо, чтобы руководитель организации издал соответствующий приказ. Именно этот документ обоснует несовпадение количества календарных дней, прописанных в приказе о направлении работника в командировку и его командировочном удостоверении. Кстати, аналогичным образом следует поступать и при сокращении дней командировки.

Как правило, приказ руководителя организации издается на основании служебной записки начальника структурного подразделения командированного сотрудника. Образец служебной записки смотрите на с. 26, а приказа, составленного в произвольной форме, - на с. 27.

Образец служебной записки

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Не возражаю Директору ООО "ТехноПлюс"│

│Комаров │

│В отдел кадров: от начальника отдела механизации│

│подготовить приказ на продление │

│командировки │

│до 22 октября 2008 г. │

│ │

│ Служебная записка │

│ │

│ Довожу до вашего сведения, что инженер 1-й категории отдела│

│механизации находится в служебной командировке в связи с│

│испытанием пружин-моделей. Он сообщил, что для более точного построения│

│кривых равной вероятности усталостного разрушения плунжерных пружин ему│

│необходимо еще пять дней сверх установленных в командировочном│

│удостоверении. Об этом он известил в служебной записке, присланной по│

│факсу на мое имя. Прошу дать разрешение на продление командировки│

│ до 22 октября 2008 г. │

│ │

│ Начальник отдела механизации Исаков │

│ 17 октября 2008 г.│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Образец приказа

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью "ТехноПлюс" │

│ │

│ Приказ N 114-к │

│ │

│ г. Рязань 17 октября 2008 г.│

│ │

│ В связи с производственной необходимостью приказываю продлить срок│

│пребывания в командировке инженера 1-й категории на пять│

│дней до 22 октября 2008 г. │

│ Основание: служебная записка начальника отдела механизации│

│ от 01.01.01 г. │

│ │

│ Генеральный директор Комаров │

│ │

│ С приказом ознакомлен: Исаков │

│ 17 октября 2008 г.│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Также к приказу можно приложить соответствующее заявление работника о продлении командировки, полученное, например, по факсу. Основная трудность возникнет с подписанием приказа самим командированным лицом. Поэтому детальную процедуру ознакомления с документом следует прописать в положении о командировках.

Командировка превращается... во временный перевод

Если командировка затягивается надолго, лучше оформить временный перевод работника в другую местность. Когда наступает критический момент? Обратимся к п. 4 Инструкции. В нем сказано, что срок командировки определяется руководителем организации, однако он не может быть больше 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Вместе с тем для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, командировка не должна превышать одного года.

Данное ограничение связано с тем, что работник, находясь в командировке, срок которой превышает норму, не может исполнять свои трудовые обязанности по месту работы, указанному в трудовом договоре, поскольку фактически он работает в месте командирования. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 01.01.2001 N /1, от 01.01.2001 N /335, от 01.01.2001 N /405 и от 01.01.2001 N /421. Поэтому, если сотрудник выполняет свои трудовые обязанности вне места постоянной работы в период, превышающий максимальное время командирования, соответствующие затраты не могут рассматриваться в целях налогообложения как расходы на командировку (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N /2/30).

В другом разъяснении финансисты уточняют, что такой работник не может считаться находящимся в командировке уже со дня отъезда (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N /22).

Вместе с тем налоговые специалисты считают, что направление работника в другую местность на срок более 40 дней рассматривается в качестве его временного перевода на работу в другую местность. Такое мнение высказано, например, в Письме УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 20-12/062183. В данном случае можно руководствоваться ст. 169 Трудового кодекса. В ней говорится, что при переезде сотрудника на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему расходы на переезд, а также компенсировать затраты на переезд членов его семьи, провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и обустройство на новом месте жительства. Размеры возмещения определяются по соглашению сторон трудового договора.

Если работник заболел

Согласно п. 16 Инструкции в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании:

- возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения на стационарном лечении);

- выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не более двух месяцев;

- назначается пособие по временной нетрудоспособности.

Работнику, находящемуся вне места регистрации, листок нетрудоспособности выдается (продлевается) с разрешения главного врача организации здравоохранения либо его заместителя с соответствующей записью в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного и листке нетрудоспособности. Причем при продлении больничного он оформляется с учетом дней, необходимых для проезда домой (к месту регистрации или временного проживания). Так сказано в п. 7 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 01.01.2001 N 514 (далее - Порядок выдачи больничных листов).

Работникам, находящимся вне места постоянной регистрации, в строке "Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам, находящимся вне постоянного места жительства" указывается дата начала и окончания периода нетрудоспособности, ставится подпись главного врача или его заместителя и печать медицинской организации (п. 75 Порядка выдачи больничных листов).

Отметим, что документы, подтверждающие временную нетрудоспособность сотрудников в период их пребывания за границей (после легализированного перевода), по решению врачебной комиссии медицинской организации могут быть заменены листками нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца (п. 8 Порядка выдачи больничных листов).

Обратите внимание, что период временной нетрудоспособности не включается в срок командировки (п. 16 Инструкции). Поэтому эти дни в табеле учета рабочего времени отмечают буквенным кодом Б или соответствующим ему цифровым кодом 19.

Командируем члена совета директоров

Если член совета директоров не числится в штате организации, может ли компания уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму расходов, связанных с его командировкой? Нет, она не может так сделать (п. 21 ст. 270 НК РФ). Об этом сказано в Письме Минфина России от 01.01.2001 N /1/755.

В другом Письме от 01.01.2001 N /1/221 финансисты разъяснили, что исполнение работниками обязанностей членов советов директоров данного общества никоим образом не связано с выполнением ими служебных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями. Поэтому расходы, возмещенные сотрудникам организации - членам советов директоров при направлении их в командировки для участия в заседаниях советов директоров, не могут учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Тем не менее выплаты в виде возмещения расходов на проезд и наем жилого помещения не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Дело в том, что командировочные нормы, установленные в п. 3 ст. 217 НК РФ, распространяются и на членов совета директоров или любого аналогичного органа компании, участвующих в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа организации (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N /129).

Суточные за время простоя

Бухгалтеров нередко волнует вопрос: может ли предприятие сэкономить на выплате суточных за дни, когда сотрудник не работал по своей вине? Ведь время простоя в таком случае не оплачивается (ч. 3 ст. 157 ТК РФ).

Однако каждому командированному сотруднику должны быть выданы суточные (п. 10 Инструкции). Заметим, что данная сумма не является вознаграждением за труд (то есть не относится к заработной плате), а носит компенсационный характер. Поэтому выплата суточных не может быть поставлена в зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции. Такой вывод содержится в Письме Роструда от 01.01.2001 N 1024-6.

Что указать в графике?

На сотрудников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы (п. 8 Инструкции).

В табеле учета рабочего времени весь период служебной командировки отмечается буквенным кодом К, которому соответствует цифровой код 06. Обозначения утверждены Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

День отъезда и день приезда также являются командировочными. Обратимся к Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1. В них говорится, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях, в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми. Данное правило относится и к периоду нахождения работника в командировке.

Налоговый консультант

Подписано в печать

18.09.2008

Источник публикации

"Зарплата", 2008, N 10

Название документа

Статья: Командировки: актуальные вопросы

("Зарплата", 2008, N 10)

Номер в ИБ

116719