обеспечения управления
Введение. 3
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 6
1.1 Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы.. 6
1.2. Организационная структура документооборота. 11
1.2.1. Предварительное рассмотрение и регистрация документов. 11
1.2.2. Схема исполнения документов. 12
1.2.3. Контроль исполнения служебных документов. 13
1.2.4. Отправка документов. 15
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖБЫ... 17
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ.. 17
МО «ГОРОД ПИКАЛЕВО». 17
2.1. Организация службы документационного. 17
обеспечения управления. 17
2.2 Организация информационно - справочной работы.. 28
2.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел. 29
2.4 Организация работы с письменными обращениями граждан. 43
2.5 Организация работы по личному приему граждан. 52
2.6 Направления совершенствования службы документационного обеспечения администрации МО «Город Пикалево». 53
ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ.. 60
ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 60
3.1Требования к системе автоматического документирования для внедрения в администрации МО «Город Пикалево». 60
3.2Подбор системы электронного документооборота. 68
для администрации МО «Город Пикалево». 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 82
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ : 83
1. Организация службы документационного
обеспечения управления
Для нормальной работы любой организации необходима систематизация, в том числе в области работы с документами. Отлаженная систематизация позволит организации не только сделать работу более управляемой, но и исключит зависимость процесса работы от конкретных исполнителей. Помимо этого на каждую организацию возложены определенные обязательства по сохранности своего документационного фонда. Для того, чтобы работа в организации была слаженной, во многих учреждениях, предприятиях, организациях имеются специальные службы ДОУ.
Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) - это обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу по организационному обеспечению делопроизводства.
Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций.
В администрации МО «Город Пикалево» функции службы ДОУ выполняет Отдел муниципальной службы и местного самоуправления.
Отдел МС и МСУ подчиняется заведующей, затем заместителю главы администрации по вопросам муниципальной службы и местного самоуправления, которая в свою очередь подчиняется главе Муниципального образования «Город Пикалево».
Состав службы документационного обеспечения
В зависимости от категорийности учреждения, организации, предприятия СДОУ может иметь в своем составе следующие структуры:
|
1. Общий отдел – как правило, бывает в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. В его составе: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
2. Канцелярия – в министерствах и ведомствах ; промышленных объединениях, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.
В учреждениях, не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.
ОМС и МСУ в своем составе имеет : службу контроля, машинописное бюро, административно-хозяйственный сектор, обеспечение работы приемной главы администрации, техническое обеспечение документооборота, пресс-служба
Категории работников СДОУ:
По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Руководители службы ДОУ: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
Технические исполнители : корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.
Состав работников ОМС и МС администрации : заведующая отделом, секретарь приемной главы администрации, специалист по контролю, специалисты по подготовке документов, обеспечивающие печатание, размножение, ксерокопирование, сканирование документов, заведующая административно-хозяйственным сектором и 8 рабочих по уборке и обслуживанию помещений администрации, специалист по обслуживанию оргтехники.
Структура службы ДОУ администрации МО «Город Пикалево»
Функции структурных частей СДОУ:
Функции контроля: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности оформления исходящих и внутренних документов. приём поступающей корреспонденции; сортировка её на регистрируемую и не регистрируемую; распределение документации по структурным подразделениям, ведение количественного учёта документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и ……
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т. к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т. к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ :
Правовые акты:
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г
ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
Литературные источники :
1. , и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах» / Под редакцией и : Эдиториал УРСС, 1999. С. 17-27.
2. Андреева . - М.: АР Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000.
3. Аппак рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г.
4. Басаков делопроизводства. "Феникс", 2002.
5. Бондырева дело. М.: Высшая школа, 2001.
6. Бройдо оргтехника для делопроизводства и управления - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2003.
7. Бондарева дело. – М.: Высшая школа, 2001
8. Веселов в сфере управления. «Феникс»
9. Веселов деловое письмо в промышленности. - М., 2002.
10. , , Гутская дело. Учебное пособие. «Феникс», 2001 г,
11. Кирсанова делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; 2003.
12. Киселев организовать современный офис. - М., 2002.
13. , Печникова работы с документами в организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2004.
14. , Воробьев по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 1998.
15. Настольная книга секретаря-референта. «Менеджер», 2002 г
16. Стенюков Делопроизводство. Практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия., М., Стрикс, 2003 г
Материалы периодической печати :
1. , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. № 1.
2. Аксюта ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматизации делопроизводства и документооборота// Делопроизводство и документооборот предприятии 2004 г №7
3. Банасюкевич ценности документов // Секретарское дело 2003. №5.
4. Баласанян управлять предприятием: от традиционного делопроизводства к электронному документообороту// Делопроизводство и документооборот на предприятии 2003 г№8
5. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2004. №1
6. Ефимова системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4.
7. Капаев внедрения электронного документооборота – возможно ли её рассчитать?// Делопроизводство и документооборот предприятии 2005г №3
8. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2003. № 1.
9. Иритикова по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 2002. №3, С.42.
10. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2004. № 3.
11. Кузнецов делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1.
12. Кузнецов и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3.
13. Кузнецова чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1.
14. Кузнецов выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.
15. Ларин совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2004. №4.
16. Орлова подключить офис оптимальным способом.//
17. Делопроизводство и документооборот предприятия/ 2004 г №2
18. Савельев системы автоматизации делопроизводства и документооборота.// Делопроизводство и документооборот предприятия № 4 2004 г
19. , Андреев возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2002. №4..
20. Санкина черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2.
21. Санкина инструкция секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 2003. №4. С. 20
22. Санкина инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.
23. Материалы сайта «Объединенной редакции деловых журналов» www. *****
Документы администрации МО «Город Пикалево» :
1. Устав
2. Положения об отделах
3. Должностные инструкции
