Образцы, формы и методические документы для организации службы ДОУ

Образцы, формы и методические документы для организации службы ДОУ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Общий бланк предприятия с угловым расположением реквизитов

наименование предприятия
наименование вида документа Дата Регистрационный номер Место составления документа*		[ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ]**
Заголовок к тексту

Общий бланк предприятия с продольным расположением реквизитов

наименование предприятия

Наименование вида документа Дата Регистрационный номер Место составления

Заголовок к тексту

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов

наименование предприятия
Почтовый адрес Телефон: (ХХХ) ХХХ-ХХХХ Факс: (ХХХ) ХХХ-ХХХХ Адрес электронной почты Адрес страницы в Интернете Код ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП Банковские реквизиты* ________ ГГГГ № __________ [на исх. № ________ от __________]		[Адресат]
Заголовок к тексту

Бланк для писем с продольным расположением реквизитов

наименование предприятия
Почтовый адрес Телефон: (ХХХ) ХХХ-ХХХХ, Факс: (ХХХ) ХХХ-ХХХХ Адрес электронной почты, адрес страницы в Интернете, Код ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП [Банковские реквизиты]
________ ГГГГ № __________ [На исх. № ________ от __________]**		[Адресат]
Заголовок к тексту

Примечание. При отсутствии адресата дата и регистрационный номер могут быть расположены на бланке в центре строки.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Основные разделы учредительного договора

-  Преамбула

-  Цель заключения договора

-  Наименование и правовая форма

-  Предмет и характер деятельности

-  Местонахождение и срок деятельности

-  Обязанности участников (учредителей)

-  Порядок образования имущества

-  Ответственность учредителей за нарушение обязательств

-  Условия и порядок распределения прибыли и погашения убытков

-  Организация управления

-  Права и обязанности учредителей

-  Условия и порядок выхода учредителей из состава организации и прием новых членов

-  Разрешение споров

-  Пролонгация и расторжение договора

-  Заключительные положения.

Основные разделы общего положения

-  Общие положения (цели, задачи)

-  Структурные подразделения и их взаимосвязи

-  Регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности лиц)

-  Финансово-материальная база (размеры основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями)

-  Отчетность и ревизионная деятельность

-  Порядок ликвидации ответственности по делам организации

Форма документа “Структура и штатная численность предприятия”

Наименование предприятия
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ________ ГГГГ № _____ Место составления	М. П*	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ________ ГГГГ
Аппарата предприятия

Наименования структурных подразделений и должностей	Штатная численность
1	2**

Заместитель руководителя предприятия подпись расшифровка подписи

(или руководитель структурного

подразделения)

_______ ГГГГ

Визы

Изменение структуры предприятия

Наименование предприятия

ПРИКАЗ* ________ ГГГГ № _____ Место составления

О внесении изменений в структуру и штатную численность аппарата предприятия

В связи с _________________________________________________________________ основание

__________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

внести в структуру и штатную численность аппарата предприятия следующие изменения:

1.  __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи

Визы

Форма документа “Штатное расписание”

Наименование предприятия
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ________ ГГГГ № _____ Место составления		УТВЕРЖДАЮ штат в количестве … единиц с месячным фондом заработной платы … рублей Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ______ ГГГГ
Аппарата предприятия на … год

Наименование структурного подразделения и должности	Кол-во штатных единиц	Долж- ностные оклады	Надбавки	Месячный фонд заработной платы	Примечание
персональные	прочие
1	2	3	4	5	6	7

Заместитель руководителя

предприятия подпись расшифровка подписи

(или руководитель структурного

подразделения) ________ ГГГГ

Визы

Изменение штатного расписания

Наименование предприятия

ПРИКАЗ ________ ГГГГ № _____ Место составления документа

О внесении изменений в штатное расписание аппарата предприятия

В связи с __________________________________________________________________

основание

_________________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

внести в штатное расписание аппарата предприятия следующие изменения:

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи

___________ГГГГ

Визы

Фамилия, инициалы, телефон исполнителя

Правила внутреннего трудового распорядка

Наименование предприятия
ПРАВИЛА ________ ГГГГ № _____ Место составления		УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ________ ГГГГ
Внутреннего трудового распорядка

Структура текста

1.  Общие положения

2.  Порядок приема, перевода и увольнения служащих

3.  Основные обязанности служащих

4.  Рабочее время и его использование

5.  Поощрения за успехи в работе

6.  Взыскания за нарушения трудовой дисциплины

7.  Внутриобъектный режим

8.  Организация работы

.........

Руководитель кадровой службы подпись расшифровка подписи

Визы

________ ГГГГ

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания

трудового коллектива

№ _______ от______ ГГГГ

Форма положения о структурном подразделении

Наименование предприятия
ПОЛОЖЕНИЕ ________ ГГГГ № _____ Место составления		УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ________ ГГГГ
О ____________________________________ наименование структурного подразделения

Структура текста

1.  Общие положения

2.  Основные задачи

3.  Функции

4.  Права и обязанности

5.  Ответственность

6.  Взаимоотношения. Связи

7.  Организация работы

.........

Руководитель структурного

подразделения подпись расшифровка подписи

_______ ГГГГ

Визы

Изменение положения о структурном подразделении

Наименование предприятия

ПРИКАЗ ________ ГГГГ № _____ Место составления

О внесении изменений в положение о (наименование структурного подразделения)

В связи с ________________________________________________________________

основание

ПРИКАЗЫВАЮ:

внести в Положение о (наименование структурного подразделения предприятия) следующие изменения:

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи

_______ ГГГГ

Визы

Фамилия, инициалы, телефон исполнителя

Форма должностной инструкции

Наименование предприятия
должностная инструкция ________ ГГГГ № _____ Место составления		УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ______ ГГГГ
Кому (наименование должности работника)

Структура текста

1.  Общие положения

2.  Основные задачи

3.  Функции

4.  Права и обязанности

5.  Ответственность

6.  Взаимоотношения. Связи

7.  Организация работы

......

Должность исполнителя подпись расшифровка подписи

________ ГГГГ

Визы

Изменение должностной инструкции

Наименование предприятия

ПРИКАЗ ________ ГГГГ № _____ Место составления

О внесении изменений в должностную инструкцию (кому - наименование должности работника)

В связи с ____________________________________________________________

основание

__________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

внести в Должностную инструкцию (наименование должности работника предприятия в дательном падеже) № … от … следующие изменения:

1.  __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи

_________ ГГГГ

Визы

Фамилия, инициалы, телефон исполнителя

Форма приказа о распределении обязанностей

Наименование предприятия

ПРИКАЗ ________ ГГГГ № _____ Место составления

О распределении обязанностей в руководстве

ПРИКАЗЫВАЮ:

утвердить следующее распределение обязанностей:

1. _______________________________________________________________________ 2._______________________________________________________________________ 3. _______________________________________________________________________

Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи

________ ГГГГ

Визы

Фамилия, инициалы, телефон исполнителя

Образец положения о секретариате

Наименование предприятия
ПОЛОЖЕНИЕ ________ ГГГГ № _____ Место составления	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия Подпись расшифровка подписи ______ ГГГГ
О секретариате

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является самостоятельной функциональной службой, ответственной за установление единого порядка работы с документами на предприятии.

1.2. В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства предприятия, методическими материалами архивных органов по работе с документами и настоящим Положением.

1.3. Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием предприятия.

1.4. Секретариат возглавляет секретарь-референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя предприятия.

1.5. Секретарь-референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в коммерческих структурах не менее 1 года.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Для установления единого порядка работы с документами и унификации документов по их составу и содержанию секретариат выполняет следующие функции:

2.1. Устанавливает порядок работы с документами, разрабатывает сводную номенклатуру дел

2.2. Организует по поручению руководства предприятия подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

2.3. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов предприятия.

2.4. Осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, поиск и выдачу документов.

2.5. Контролирует выполнение заданий руководства предприятия по документам, обеспечивающим основную деятельность предприятия.

2.6. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности предприятия для передачи дел на хранение.

2.7. Совершенствует формы и методы работы с документами на основе применения организационной и вычислительной техники.

2.8. Организует обучение работников предприятия по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3. ПРАВА

Для выполнения указанных функций секретариату предоставляются права:

3.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах предприятия.

3.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства предприятия.

3.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Возвращать исполнителям документы и требовать соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.

3.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения новых информационных технологий работы с документами.

3.7. Разрабатывать Положение о секретариате и должностные инструкции его работникам.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На секретариат возлагается ответственность за:

4.1. Не обеспечение установленного порядка работы с документами.

4.2. Невыполнение плана работ, указаний и поручений руководства предприятия.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Секретариат взаимодействует с:

5.1. Руководителями функциональных служб предприятия – по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и предоставлении необходимых руководству предприятия материалов.

5.2. Службой кадров – по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников, работающих с документами.

5.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания предприятия – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

5.4. Секретариат осуществляет взаимоотношения с другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

Должность исполнителя подпись расшифровка подписи

____________ ГГГГ

Визы:

Образец должностной инструкции секретарю-референту

Наименование предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ________ ГГГГ № _____ Место составления	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ______ ГГГГ
Секретарю-референту

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых руководителем предприятия.

1.2. Основной задачей секретаря-референта является организация и совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия.

1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется руководителю предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

– законодательными актами Российской Федерации;

– Уставом предприятия;

– Положением о службе документационного обеспечения;

– Положением о персонале предприятия;

– приказами (указаниями) руководства предприятия;

– нормативно-методическими материалами в области документационного обеспечения управления;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по специальности не менее одного года.

1.6 Секретарь-референт должен владеть вопросами:

– перспектив развития предприятия, ее финансово-хозяйственной деятельности, основных технологических процессов;

– организации работы с документами, составления установленной отчетности и документации;

– культуры труда и служебной этики;

– применения средств вычислительной и организационной техники;

– охраны труда и техники безопасности.

1.7. На время отсутствия секретаря-референта (нахождение в отпуске, командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на__________(наименование должности) в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками предприятия.

2. ФУНКЦИИ

2.1. Руководство секретариатом.

2.2. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.3. Обеспечение документирования совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативное обслуживание руководства предприятия.

2.5. Ведение делопроизводства и его совершенствование.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Определять порядок работы с документами, разрабатывать сводную номенклатуру дел

3.2. Организовывать по поручению руководства предприятия подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск

3.3. Организовывать и обеспечивать документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов предприятия

3.4. Обеспечивать прием, регистрацию, учет, поиск и хранение документов предприятия

3.5. Контролировать выполнение заданий руководства предприятия по документам, обеспечивающим основную деятельность предприятия

3.6. Обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки, использования документов, образующихся в деятельности предприятия, и передачи дел на хранение.

3.7. Совершенствовать формы и методы работы с документами на предприятии, его функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники

3.8. Организовывать обучение работников предприятия по вопросам совершенствования документационного обеспечения его основной деятельности

3.9. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия

3.10. Вести прием посетителей.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах предприятия

4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства предприятия

4.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения

4.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения новых информационных технологий

4.7. Разрабатывать и подписывать Положение о секретариате и должностные инструкции секретариата

4.8. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения отдельных заданий и поручений руководства предприятия

4.9. Требовать от руководства предприятия создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов предприятия.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На секретаря-референта возлагается ответственность за:

5.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами

5.2. Выполнение указаний и поручений руководства предприятия, плана работ и соблюдение условий труда работников, находящихся в его подчинении

5.3. Четкое и своевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией

5.4. Соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретарь-референт в процессе своей работы взаимодействует с:

6.1. Руководителями функциональных служб предприятия — по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и представления необходимых руководству предприятия материалов

6.2. Службой кадров — по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников в области работы с документами

6.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания предприятия — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями

6.4. С другими коммерческими и государственными структурами — по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

Должность исполнителя подпись расшифровка подписи

______________ ГГГГ

Визы:

Образец должностной инструкции секретарю

наименование предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ________ ГГГГ № _____ Место составления	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ________ ГГГГ
Секретаря

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых руководителем предприятия.

1.2. Основной задачей секретаря является своевременное и правильное оформление документов предприятия.

1.3. Секретарь непосредственно подчиняется секретарю-референту.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

– законодательными актами Российской Федерации;

– Уставом предприятия;

– Положением о секретариате;

– Положением о персонале предприятия;

– приказами (указаниями) руководства предприятия;

– нормативно-методическими материалами в области документационного обеспечения управления;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря назначается лицо со средним специальным образованием или со средним образованием и стажем работы по специальности не менее одного года.

1.6 Секретарь должен владеть вопросами:

– перспектив развития предприятия, ее финансово-хозяйственной деятельности, организации основных технологических процессов;

– организации работы с документами, составления установленной отчетности и документации;

– культуры труда и служебной этики;

– применения средств вычислительной и организационной техники;

– охраны труда и техники безопасности.

1.7. На время отсутствия секретаря (нахождение в отпуске, командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на ___________________________ (наименование должности) в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками предприятия.

2. ФУНКЦИИ

2.1. Оформление документов.

2.2. Бездокументное обслуживание сотрудников предприятия.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых материалов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность предприятия

3.2. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс)

3.3. Осуществлять выполнение машинописных работ с помощью персонального компьютера

3.4. Осуществлять копировально-множительные работы.

4. ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах предприятия

4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства предприятия

4.3. Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения

4.4. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы

4.5. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов предприятия.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На секретаря возлагается ответственность за:

5.1.Качественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов

5.2. Выполнение указаний и поручений руководства предприятия и плана работ

5.3. Четкое и своевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией

5.4 Соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Секретарь в процессе своей работы взаимодействует со всеми сотрудниками предприятия по вопросам составления документов и бездокументного обслуживания сотрудников.

Секретарь-референт подпись расшифровка подписи

__________ ГГГГ

Визы:

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Форма приказа по основной деятельности

Наименование предприятия

ПРИКАЗ ________ ГГГГ № _____ Место составления

Заголовок к тексту

В соответствии с (в целях улучшения)_____________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.......

2......

3......

Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи

________ ГГГГ

Визы:

В дело № _____

Подпись дата

Фамилия, инициалы, телефон исполнителя

Образец приказа по личному составу

Фирма “Маяк”

ПРИКАЗ 08.№ 74 Москва

По личному составу

1. Принять

1. с 01.02.2002 на должность старшего научного сотрудника с окладом 4900 рублей в месяц.

Основание - контракт № 12 от 01.01.2001

С приказом ознакомлен:

подпись дата

2. временно с 5.02.97 по 31.03.9 уборщицей с окладом

2500 рублей в месяц.

Основание: заявление

С приказом ознакомлена:

подпись дата

Директор ПЕТРОВ

08.

Визы

В дело № дела

Подпись дата

Фамилия исполнителя, телефон

Форма выписки из приказа

Наименование предприятия

Выписка из ПРИКАЗа* ________ ГГГГ № _____ Место составления

Заголовок к тексту

(обоснование приказа...)

ПРИКАЗЫВАЮ:

2.

Должность руководителя предприятия расшифровка подписи

ВЕРНО (КОПИЯ ВЕРНА)

секретарь подпись расшифровка подписи

________ ГГГГ

Форма распоряжения (указания)

Наименование предприятия

Распоряжение (УКАЗАНИЕ)* ________ ГГГГ № _____ Место составления

Заголовок к тексту

В связи......

ОБЯЗЫВАЮ: (ПРЕДЛАГАЮ:, РЕКОМЕНДУЮ:, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:, УСТАНОВИТЬ:, ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ:)

1. ...

2. ...

руководитель (зам. руководителя) подпись расшифровка подписи

________ ГГГГ

Визы

В дело №_____

Подпись Дата

Фамилия, инициалы, телефон исполнителя

Форма решения (постановления)

Наименование коллегиального органа

Решение (ПОСТАНОВЛЕНИЕ) ________ ГГГГ № _____ Место составления

Заголовок к тексту

Рассмотрев (обсудив)…….

РЕШИЛ: (ПОСТАНОВИЛ:)

1. ...

2. ...

Председатель подпись расшифровка подписи

Секретарь подпись расшифровка подписи

________ ГГГГ

В дело №_____

Подпись Дата

Фамилия, инициалы, телефон исполнителя

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Форма представления о переводе*

Наименование предприятия
представление ________ ГГГГ № _____ Место составления	Адресат (непосредственный руководитель) (место для резолюции)
О переводе на другую работу........

Примерное содержание текста:

Фамилия, имя, отчество, год рождения, образование

Должность (вакантная), структурное подразделение

Вид перевода

Стаж работы на данном предприятии

Оценка производственной деятельности

Повышение профессионального уровня

Основание

Руководитель структурного подразделения подпись расшифровка подписи

дата

Визы заинтересованных должностных лиц

В дело № дела

Подпись дата

Исполнитель документа

Форма представления о поощрении

Наименование предприятия
представление	Адресат (непосредственный руководитель)
________ ГГГГ № _____ Место составления	(место для резолюции)
О поощрении........

Примерное содержание текста:

Фамилия, имя, отчество, год рождения, образование

Должность, структурное подразделение

Стаж работы на данном предприятии

Оценка производственной деятельности

Мотив поощрения, основание

Вид поощрения

...

Должность руководителя

структурного подразделения подпись расшифровка подписи

дата

Визы заинтересованных должностных лиц

В дело № дела

Подпись дата

Форма докладной (объяснительной) записки

Кому (адресат - непосредственный руководитель)

от кого (должность, фамилия, инициалы)

докладная записка

Текст

дата

подпись

В дело № дела

Подпись дата

Форма личного заявления

Кому (адресат - непосредственный руководитель)

от кого (должность, фамилия, инициалы

заявление

Текст заявления

Дата личная подпись

Резолюция руководителя предприятия

Резолюции руководителей функциональных служб

Резолюция непосредственного руководителя

Издан приказ

№ ____ от _____ ГГГГ

В дело №_______

Подпись дата

Образец акта

Наименование предприятия
АКТ ________ГГГГ № ______ Место составления	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ________ГГГГ
О передаче технической документации

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что

___________________________________________________________ передал(а), а

наименование предприятия 1

__________________________________________________получил(а) во временное

наименование предприятия 2

пользование техническую документацию в следующем составе:

1.

2.

3.

Итого ________ документов в ______ листах

Подписи от предприятия 1 Подписи от предприятия 2

В дело № дела

Подпись дата

Фамилия исполнителя, телефон

Форма протокола коллегиального органа

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

ПРОТОКОЛ ________ ГГГГ № _____ Место составления

Заседания (наименование коллегиального органа)

Председатель - фамилия, инициалы

Секретарь - фамилия, инициалы

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

Повестка дня:

1. ...

2. ...

1. СЛУШАЛИ:

- изложение доклада

Выступили:

, должность - содержание выступления

Постановили:

1.1. Утвердить...

1.2. Представить...

2. Слушали:

Выступили:

Постановили:

Председатель подпись расшифровка подписи

Секретарь подпись расшифровка подписи

В дело № дела

подпись дата

Форма сокращенного протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

ПРОТОКОЛ ________ ГГГГ № _____ Место составления

Заседания (наименование коллегиального органа)

Председатель - фамилия, инициалы

Секретарь - фамилия, инициалы

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

Повестка дня:

1. Об итогах...

Доклад - должность, фамилия, инициалы

(фамилии и инициалы выступавших)

Постановили

1.1. Утвердить...

1.2. Представить...

2. О перспективе......

...

Председатель Подпись расшифровка подписи

Секретарь Подпись расшифровка подписи

Форма краткого протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

ПРОТОКОЛ

________ ГГГГ № _____

Место составления

Заседания (наименование коллегиального органа)

Председатель - фамилия, инициалы

Секретарь - фамилия, инициалы

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

Рассмотренные вопросы:

1. ...

2. ...

3. …

Принятые решения:

1. ...

2. ...

3. ...

Председатель Подпись расшифровка подписи

Секретарь Подпись расшифровка подписи

Форма выписки из протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛ А

заседания (наименование коллегиального органа)

№ … от ….

Председатель - фамилия, инициалы

Секретарь - фамилия, инициалы

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

Повестка дня

2.

Слушали:

Фамилия, инициалы выступавшего и тема выступления

Постановили:

2

Председатель Секретарь

Подпись подпись

расшифровка подписи расшифровка подписи

Образцы справок

Справка Ивановне в том, что она работает в школе № 000 завучем с окладом 9.500 рублей. Справка дана для предоставления в детский сад Общеобразовательная средняя школа № 000 12.08.2003  № 14 Суворовский б-р 14, Москва, 123456 Тел. Главный бухгалтер личная подпись*

Генеральному директору Справка По отчетным данным на 1.01. Останкинский хлебозавод №1 имеет в наличии следующее неустановленное оборудование: 1.  макаронные прессы – 2 шт. 2.  холодильные установки – 5 шт. 15.01. Старший экономист хлебозавода

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Примерная форма трудового соглашения (контракта)

Унифицированная форма ТД-1

Трудовой договор (контракт)

________ ГГГГ № _____

__________________________________________________________

Наименование организации

в лице _________________________________________________________________________ должность, фамилия, имя, отчество руководителя

действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем ”Работодатель”, с одной

стороны, и гражданин ___________________________________________________________

фамилия, имя, отчество

действующий от своего имени, в дальнейшем именуемый “Работник”, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор (контракт) о следующем.

1.  Предмет трудового договора (контракта)

1.1. По настоящему трудовому договору (контракту) Работник обязуется выполнять обязанности по профессии (должности)___________________________________________

полное наименование должности

разряд, класс (категория) квалификации

в____________________________________________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

с подчинением трудовому распорядку организации, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы, своевременную выплату заработной платы, необходимые социально-бытовые условия в соответствии с действующим законодательством, локальными нормативными актами, коллективным договором и настоящим трудовым договором (контрактом).

2.Общие положения

2.1. Трудовой договор (контракт) заключается

2.1.1. на _______________________________________________________________________

неопределенный срок, определенный срок, время выполнения определенной работы

причины заключения срочного трудового договора

2.1.2. _________________________________________________________________________

указывается конкретная работа

2.1.3. Срок действия договора с ________________ по ________________

2.1.4. Трудовой договор (контракт) является договором ______________________________

основной работе, совместительству

2.1.5. Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью _____месяцев

2.  Права и обязанности сторон

3.1.  Права Работника ___________________________________________________________

______________________________________________________________________________

3.2.  Обязанности Работника ______________________________________________________

3.3.  Обязанности Работодателя

3.3.1.  Организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, своевременно выплачивать обусловленную трудовым договором (контрактом) заработную плату

3.3.2.  Организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, своевременно выплачивать обусловленную трудовым договором (контрактом) заработную плату

3.3.3.  Обеспечить безопасные условия и охрану труда на рабочем месте с предоставлением компенсаций Работнику за тяжелые работы и работы с вредными или опасными условиями труда

3.3.4.  Прочее

4. Режим работы, время отдыха и социально-бытовые условия

4.1. Режим работы __________________________________________________________ нормальная продолжительность рабочего времени, сокращенная, неполное рабочее время

4.2. Особенности режима рабочего времени_____________________________________

4.3. Работнику устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск общей продолжительностью_________ календарных дней, из них дополнительный отпуск

Вид дополнительного отпуска	Количество дней (календарных, рабочих)	Основание предоставления дополнительного отпуска

ИТОГО

4.4. Социально-бытовые условия, в том числе связанные со спецификой работы

5.Оплата труда

5.1. За выполнение обязанностей, предусмотренных настоящим договором, Работнику устанавливается:

5.1.1. Оклад, надбавки к заработной плате и прочие денежные выплаты:

Оклад (тарифная ставка), надбавки к заработной плате и прочие денежные выплаты	Размер
Процент	Сумма, руб.

ИТОГО

5.1.2. Премии ___________________________________________________________________

6. Ответственность сторон

6.1. Работник несет ответственность в соответствии с законодательством:

6.1.1. За невыполнение или нарушение обязанностей, предусмотренных настоящим трудовым договором;

6.1.2. За ущерб, причиненный Работодателю виновными действиями (бездействием) Работника;

6.1.3. За разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну организации, указанных в приложении к настоящему трудовому договору

6.2. Работодатель несет ответственность в соответствии с законодательством

6.2.1. За нарушение или невыполнение обязательств по настоящему договору

6.2.2. За причинение вреда здоровью Работника в связи с увечьем или профзаболеванием.

7. Иные условия трудового договора (контракта)_______________________________________

Указывается порядок изменения условий договора

_________________________________________________________________________________

его продления, расторжения, разрешения споров

__________________________________________________________________________________

Работодатель: ___________________________________ Справочные данные организации _____________________________________ ________________________________ должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи _________ 200 печать

Работник: ___________________________________ Домашний адрес ____________________________________ паспорт серия ХХ № ХХХХХХ, выдан _________ 200 . кем подпись расшифровка подписи _________ 200

ПРИЛОЖЕНИЕ 6. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Примеры неформальных деловых писем

Рекомендательное письмо

Уважаемый …!

Г-н …, который проработал у нас … лет в должности…, очень стремится заняться … По моему мнению именно в Вашей фирме он мог бы проявить себя наилучшим способом.

Я буду Вам крайне признателен, если Вы сможете что-либо сделать для … За время работы у нас он зарекомендовал себя с самой лучшей стороны.

Заранее благодарен…

Благодарственное письмо

Уважаемый … !

Благодарю Вас за поздравление по случаю моего…(юбилея, назначения на должность…)

Ваше письмо доставило мне огромное удовольствие.

Искренне Ваш …

Соболезнование

Уважаемый …

Только сегодня узнал о (болезни, смерти, несчастном случае)

Искренне сочувствую…

Все сотрудники присоединяются к моим пожеланиям и ждут с нетерпением Вашего скорейшего возвращения на работу.

Обязательно сообщите, если Вам нужна какая-либо помощь – мы постараемся сделать все от нас зависящее.

С уважением…

ПРИЛОЖЕНИЕ 7. ДОКУМЕНТЫ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты проверок и ревизий, приема законченных работ, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации предприятия

Договоры о производстве работ, о материально-техническом снабжении, об аренде помещения, о поставках, научно-техническом сотрудничестве, о материальной ответственности

Технические задания, задания на проектирование, на проведение научно-исследовательских работ, проектных и технологических работ

Инструкции должностные, по документационному обеспечению управления, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка

Отчеты о производственной деятельности, о командировках, о научно - исследовательских работах

Перечни типовых документов с указанием сроков их хранения

Планы производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, работы совещательных органов

Положения о персонале предприятия, о функциональной службе, структурных подразделениях

Программы командировок, проведения работ и мероприятий

Расценки на проведение работ

Сметы расходов средств предприятия, на содержание специалистов предприятия

Структура и штатная численность предприятия

Тарифные ставки

Устав предприятия

Формы унифицированных документов

Штатное расписание и изменения к нему

Примерный перечень документов, подлежащих согласованию

Бизнес-планы

Временные договорные цены на научно-техническую продукцию

Временные оптовые цены

Договоры о материально-техническом снабжении, материальной ответственности

Договоры о поставке, производстве работ, об аренде помещения, совместной деятельности, научно-техническом сотрудничестве и т. п.

Нормы

Нормативы (расхода сырья, материалов), численности работников, технологического проектирования

Планы перспективные, годовые, квартальные по видам деятельности

Планы перспективные и годовые по внедрению новой техники

Планы годовые и перспективные НИОКР

Проектно-сметная документация производственного назначения

Положение о премировании, о выплате вознаграждения за годовые результаты

Положение о распределении прибыли

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, видов деятельности, на которые распространяются льготы, видов документов, подлежащих утверждению, документов с печатями предприятия)

Планы работы НТС

Планы регулярных совещаний

Положение о персонале фирмы

Приказы по основной деятельности

Приказы по личному составу

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок, НИР и ОКР и т. д.)

Сметно-финансовые расчеты

Сметы расходов на содержание аппарата, на капитальное строительство, на рекламу, на представительские расходы и т. п.

Технические задания (на проведение НИОКР, на проектирование объектов, технических сооружений и т. д.)

Тарифы на продукцию научно-технического назначения

Формы унифицированных документов

Примерный перечень документов, требующих печати

Акты проверок и ревизий

Акты приема законченных работ

Акты списания

Акты экспертизы

Акты передачи дел

Акты ликвидации предприятия

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей

Договоры о производстве работ

Договоры о материально-техническом снабжении

Договоры об аренде помещения

Договоры о поставках

Договоры подряда

Договоры о научно-техническом сотрудничестве

Договоры о материальной ответственности

Задания на проектирование

Задания на проведение научно-исследовательских работ

Задания на проведение проектных и технологических работ

Технические задания

Заявки на оборудование

Исполнительные листы

Командировочные удостоверения

Образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

Письма гарантийные на выполнение работ

Письма гарантийные на предоставление услуг

Протоколы согласования планов поставок

Реестры чеков

Реестры бюджетных поручений

Смета расходов на содержание специалистов предприятия

Смета использования средств фонда предприятия

Справки о начисленной зарплате

Спецификации продукции

Устав предприятия

Штатное расписание и изменения к нему

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ*

Письма, присланные для сведения (копии)

Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок

Технические задания на командирование за рубеж и сметы командировочных расходов

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

Графики, наряды, заявки

Информация, присланная для сведения (сводки, реклама, программы конференций)

Учебные планы, программы

Нормативные документы (технические условия, нормативы расходов)

Бухгалтерские и планово-финансовые документы

Корреспонденция с пометкой “лично”

Объяснительные записки, личные заявления

Образцы регистрационных журналов**

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	Присвоенный регистрационный номер	Дата и индекс поступившего документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении***
1	2	3	4	5	6

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа	Регистрационный номер	Исполнитель	Адресат	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата документа	Регистрационный номер	Исполнитель	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма номенклатуры дел предприятия

Наименование предприятия
номенклатура дел _____ ГГГГ № __________ Место составления		УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи _______ГГГГ
На … год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела и № статьи	Примечания
1	2	3	4	5

Должность руководителя

службы ДОУ подпись расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

ЭК предприятия

№ … от ДД. ММ. ГГГГ

Примерная номенклатура дел

Наименование предприятия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____ГГГГ №_______ Место составления		УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи ______ГГГГ
На … год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (то­мов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню	Примеча­ние
1	2	3	4	5
01	Организация управления
01-01	Учредительные документы предприятия (Устав, учредительный договор)		Постоянно, ст. 37а	По Перечню типовых документов... —М., 1989
01-02	Протоколы общих собраний учредителей (акционеров) предприятия. Подлинники		Постоянно, ст. 17г
01-03	Протоколы общих собраний сотрудников предприятия. Подлинники		Постоянно, ст. 17
01-04	Структура и штатная численность предприятия		Пост. ст. 37а
01-05	Штатное расписание предприятия		Пост. ст. 52а
01-06	Должностные инструкции работникам предприятия		3 г. после замены новыми, ст.56
01-07	Решения, распоряжения, указания местных органов власти и управления. Копии.		До минования надобности
01-08	Приказы по основной деятельности предприятия. Подлинники.		Пост., ст. 19а
01-09	Приказы по административно-хозяйственным вопросам		5 л., ст. 19г
01-10	Документы ревизий предприятия органами власти, финансового и налогового контроля (акты, справки, докладные записки)		Постоянно, ст.17г
1	2	3	4	5
02	Планирование
02-01	Годовой план предприятия по основным видам деятельности		Постоянно, ст.1а
02-02	Квартальные планы предприятия по основным видам деятельности		3 г., ст.1686
03	Организация маркетингового дела и производственной деятельности
03-01	Протоколы конъюнктурных совещаний предприятия		Постоянно, ст. 105
03-02	Документы по вопросам конъюнктуры товарных рынков		Постоянно, ст. 100
03-03	Документы по расчетам и обоснованию цен по контрактам		30 лет ст. 214
03-04	Лицевые счета инофирм		30 лет ст. 215
03-05	Книга регистрации контрактов		30 лет ст. 215
03-06	Документы по сотрудничеству с фирмами по вопросам закупки оборудования и материалов (письма, копии договоров и контрактов)		5 лет ст. 218
03-07	Отчеты о ценах на товары и оборудование по сделкам с фирмами		10 лет ст. 206
03-08	Отчеты и задания специалистов по загранкомандировкам		10 лет ст. 44
03-09	Переписка с фирмами и инофирмами по вопросам изучения конъюнктуры рынков		5 лет ст. 177
03-10	Переписка по вопросам сбыта и поставки и заключения договоров и контрактов		3 года ст. 1017
03-11	Переписка по вопросам сбыта и поставки и выполнения заказов		3 г. ст. 1022
04	Финансирование
04-01	Инструкции, методические указания финансовых органов по бухгалтерскому учету, отчетности и финансовой деятельности		До минования надобности
04-02	Годовой финансовый план предприятия		Постоянно, ст.206б
04-03	Квартальные финансовые планы предприятия		3 года, ст.206в
04-04	Годовые сметы по административно хозяйственным расходам		5 лет, ст.220а
1	2	3	4	5
04-05	Годовой и квартальные кассовые планы		3 года, ст.277а
04-06	Отчеты по кассовому плану		3 года, ст. 278
04-07	Валютные котировки иностранных банков и бирж		До минования надобности - ст. 193
04-08	Книги регистрации счетов, поступивших от фирм и инофирм		10 л., ст. 354
04-09	Книга регистрации открываемых аккредитивов и платежных поручений		3 г., ст. 359
04-10	Копии заявлений на переводы и аккредитивы с приложением всех оправдательных документов		10 л., ст. 358
04-11	Карточки учета платежей		10 л., ст. 355
04-12	Переписка с фирмами и инофирмами по вопросам валютных отчислений		5 л., ст. 197
04-13	Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера		1 г., ст. 289б
05	Учет и отчетность
05-01	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности предприятия		Пост., ст.239б
05-02	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности предприятия		5 л., ст. 293г
05-03	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		10 л., ст. 303б
05-04	Квартальные, бухгалтерские отчеты и балансы		3 г., ст. 303в
05-05	Кассовые и банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции		3 г., ст. 310
05-06	Акты о приемке—сдаче и списании имущества и материалов		3 г., ст. 310	При завершении ревизии
05-07	Акты проверки кассы		3 г., ст. 33б	— “—
05-08	Хозяйственные договоры и контракты		5 л.	При условии заверш. срока действ.
05-09	Акты приема—сдачи выполненных работ		3 года, ст. 103б
05-10	Листки нетрудоспособности		3 года, ст. 697
05-11	Заказы на бланки учета и отчетности		1 год, ст. 302
05-12	Переписка с фирмами по вопросам хозяйственной деятельности		3 года ст. 335
1	2	3	4	5
05-13	Доверенности на совершение внешнеторговых операций. Подлинники		10 л., ст. 321
05-14	Отчеты о рекламациях. Копии		До минования надобности, Ст. 33
05-15	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей		3 г. ст. 314
05-16	Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты		3 г. ст. 312	При отсутствии лицевых счетов
05-17	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности		3 г. ст. 335
05-18	Договоры о материальной ответственности		5 л. ст. 340	После увольнения мат. ответств.
06	Организация управления персоналом
06-01	Положение о персонале предприятия		3 г., ст. 37а
06-02	Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, премировании, длительных зарубежных командировках		75 л., ст. 19б
06-03	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках		3 г., ст.19в
06-04	Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу (трудовые контракты и соглашения, заявления, докладные записки, справки)		3 г., ст.492
06-05	Личные дела		75 л., ст. 498в
06-06	Личные карточки Т-2		75 л., ст. 504
06-07	Невостребованные трудовые книжки		50 л., ст. 524
06-08	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 л., ст. 526а
06-09	Книга учета приема, перемещений и увольнений работников предприятия		75 л., ст. 508
06-10	Журнал учета зарубежных командировок		5 л., ст. 536б
06-11	Журнал учета командировок		3 г., ст. 536а
06-12	Журнал учета выдачи командировочных удостоверений		3 г., ст. 537
06-13	Журнал учета выдачи справок с места работы		3 г., ст. 538
1	2	3	4	5
07	Документационное обеспечение управления
07-01	Журнал учета заказной корреспонденции и бандеролей		1 г., ст. 107
07-01	Журнал учета бланков строгой отчетности		3 г., ст. 110а
07-03	Номенклатура дел предприятия		До минования надобности, ст. 95а
07-04	Описи дел постоянного и временного (св. 10 лет) сроков хранения		До минования надобности, ст.117а
07-05	Журнал учета телеграмм, телефонограмм, телексов, факсов		1г.
07-06	Журнал регистрации приказов, распоряжений, указаний		Постоянно, ст.106а
07-07	Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов		3 г., ст. 106б
07-08	Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию		1 г., ст.107

Должность исполнителя Подпись расшифровка подписи

дата

Одобрено

Протокол заседания ЭК

№_______ от ____ ГГГГ

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных на предприятии

_________________________________________________________________

в … году

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой ЭК организации
постоянного
долговременного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Должность руководителя

службы ДОУ подпись расшифровка подписи

Итоговые сведения переданы в архив предприятия

Наименование должности

лица, передавшего сведения подпись расшифровка подписи

______ГГГГ № ____

Образец положения об экспертной комиссии

Наименование предприятия
ПОЛОЖЕНИЕ ________ ГГГГ № _____ Место составления	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия Подпись расшифровка подписи ______ ГГГГ
Об экспертной комиссии

1. Общие положения

1.1. С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче в ведомственный архив создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

1.2. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их руководством предприятия

1.3. Эк назначается приказом руководителя предприятия и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включаются работник, ответственный за организацию делопроизводством, заведующий архивом.

1.4. В своей деятельности ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, соответствующими нормативами по документационному обеспечению управленческой деятельности, приказами руководителя предприятия, инструкциями и указаниями Государственной службы РФ, типовыми и отраслевыми перечнями документов, номенклатурой дел предприятия, описями дел, положениями об ЭК.

2. Функции экспертной комиссии

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

2.1. Проводит совместно с архивом ежегодный отбор документов предприятия для дальнейшего хранения или уничтожения, осуществляет контроль за организацией работы с документами в аппарате предприятия.

2.2. Выносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

2.3. Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел предприятия, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

2.4. Выносит на рассмотрение руководства предприятия предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3. Права экспертной комиссии

ЭК предприятия предоставляется право:

3.1. Давать указания специалисту, ответственному за организацию работы с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче в архив предприятия.

3.2. Требовать от руководства предприятия розыска дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

3.3. Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов а области документационного обеспечения управления и архивоведения.

3.4. Запрашивать от специалистов предприятия сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.5. Информировать руководство предприятия по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

4. Организация работы экспертной комиссии

4.1. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем предприятия, и отчитывается перед ним о своей работе.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже 2-х раз в год.

4.3. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Документирование деятельности ЭК предприятия, формирование дел, сложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Заместитель руководителя подпись расшифровка подписи

(или руководитель службы

делопроизводства) ______ГГГГ

Визы
Форма акта о выделении документов к уничтожению

Наименование предприятия
АКТ ______ГГГГ №______ Место составления		УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия Подпись расшифровка подписи ______ГГГГ
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно—исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №____________________________ (название фонда)

№ п/п	Заголовок дела и групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела, тома, части и №№ статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого____________________________________дел за __________________годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭК ______________________________________ наименование архивного учреждения

(протокол от ДД. ММ. ГГГГ №)

Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов	Подпись дата	расшифровка подписи
ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК от ____ГГГГ №________

Документы в количеств ____ дел, весом ____ кг сданы в ___________________________________________________________________________

(наименование предприятия)

на переработку по приемо—сдаточной накладной от ____ГГГГ №___

Наименование должности специалиста предприятия, сдавшего документы

Подпись дата

расшифровка подписи

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ—ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____

В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________________ листа (ов) (цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы__________________________________________________

пропущенные номера ____________________________________ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности специалиста, составившего заверительную надпись	Подпись	расшифровка подписи
	______ГГГГ

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №______

№№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Тема документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего внутреннюю опись

документов дела ______ГГГГ

Форма описи дел постоянного и временного хранения

Наименование предприятия
ОПИСЬ _______ГГГГ №______ Место составления	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя предприятия подпись расшифровка подписи ______ГГГГ
На …. год

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _________________________ по № ___________________________, в том числе:

Литерные номера: Пропущенные номера:	_____________________________	_____________________
Наименование должности составителя описи	Подпись дата	расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Секретарь—референт

Подпись дата

расшифровка подписи

ОДОБРЕНО Протокол ЭК (назв. предприятия) №____ от ___ГГГГ ________

Передал _______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения	подпись	расшифровка подписи
	______ГГГГ
Принял __________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника ведомственного архива	Подпись дата	расшифровка подписи

СОДЕРЖАНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ.. 1

Общий бланк предприятия с угловым расположением реквизитов. 1

Общий бланк предприятия с продольным расположением реквизитов. 1

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов. 2

Бланк для писем с продольным расположением реквизитов. 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 3

Основные разделы учредительного договора. 3

Основные разделы общего положения. 3

Форма документа “Структура и штатная численность предприятия”. 4

Изменение структуры предприятия. 5

Форма документа “Штатное расписание”. 6

Изменение штатного расписания. 7

Правила внутреннего трудового распорядка. 8

Форма положения о структурном подразделении. 9

Изменение положения о структурном подразделении. 10

Форма должностной инструкции. 11

Изменение должностной инструкции. 12

Форма приказа о распределении обязанностей. 13

Образец положения о секретариате. 14

Образец должностной инструкции секретарю-референту. 16

Образец должностной инструкции секретарю.. 19

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 21

Форма приказа по основной деятельности. 21

Образец приказа по личному составу. 22

Форма выписки из приказа. 23

Форма распоряжения (указания) 24

Форма решения (постановления) 25

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 26

Форма представления о переводе. 26

Форма представления о поощрении. 27

Форма докладной (объяснительной) записки. 28

Форма личного заявления. 29

Образец акта. 30

Форма протокола коллегиального органа. 31

Форма сокращенного протокола. 32

Форма краткого протокола. 33

Форма выписки из протокола. 34

Образцы справок. 35

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.. 36

Примерная форма трудового соглашения (контракта) 36

ПРИЛОЖЕНИЕ 6. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА.. 39

ПРИЛОЖЕНИЕ 7. ДОКУМЕНТЫ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 40

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.. 40

Примерный перечень документов, подлежащих согласованию.. 40

Примерный перечень документов, требующих печати. 41

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.. 42

Образцы регистрационных журналов. 42

Форма номенклатуры дел предприятия. 43

Примерная номенклатура дел. 44

Форма итоговой записи к номенклатуре дел. 49

Образец положения об экспертной комиссии. 50

ВизыФорма акта о выделении документов к уничтожению.. 51

Форма акта о выделении документов к уничтожению.. 52

Форма листа-заверителя дела. 53

Форма внутренней описи документов дела. 53

Форма описи дел постоянного и временного хранения. 54

* Указывается, если место составления не следует из наименования предприятия

** Здесь и далее в квадратных скобках указаны необязательные реквизиты

* Указываются только в письмах, содержание которых связано с финансовыми операциями

** Указывается только в письме-ответе

* Печатью заверяется подпись на документах, передаваемых в другую организацию

** Строка с нумерованными столбцами вводится вместо заголовочной строки в тех случаях, когда таблица переходит на следующую страницу

* ПРИКАЗ может оформляться на бланке и с продольным и с угловым расположением реквизитов

* ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, как и сам ПРИКАЗ, могут оформляться на бланке и с угловым и с продольным расположением реквизитов

* РАСПОРЯЖЕНИЯ И УКАЗАНИЯ, как и ПРИКАЗ, могут оформляться на бланке и с угловым и с продольным расположением реквизитов

* Представления, как и другие документы, создаваемые должностными лицами или руководителями структурных подразделений, могут оформляться непосредственно исполнителями не на бланках (они, как правило, не регистрируются, но хранятся в соответствующем личном деле).

* В справке, содержащей финансовые сведения, подпись заверяется печатью

* Список нерегистрируемых документов каждая организация формирует самостоятельно

** Приведен один из вариантов журналов для каждого вида документов. Данные в них могут быть дополнены, а также может быть создан один журнал для всех видов документов

*** Отметка об исполнении – номер дела и дата отправки документа в него.