Должностной регламент секретаря руководителя управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края

УТВЕРЖДАЮ Исполняющий обязанности первого заместителя Губернатора Красноярского края – председателя Правительства Красноярского края _____________________ «03» февраля 2012 года

Должностной регламент

секретаря руководителя управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование государственного органа: Правительство Красноярского края (далее – край).

1.2. Наименование должности: секретарь руководителя управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края (далее – секретарь руководителя).

1.3. Назначение (цель) должности: организационное, документационное, информационное обеспечение деятельности руководителя (первого заместителя Губернатора края – председателя Правительства края, заместителя Губернатора края – заместителя председателя Правительства края, руководителя аппарата Правительства края, руководителя структурного подразделения аппарата Правительства края).

1.4. Категория должности: обеспечивающие специалисты.

1.5.  Группа должности: младшая должность.

1.6. Должность непосредственного руководителя: начальник управления документационного обеспечения Правительства края (далее – начальник Управления).

Оперативно подчиняется руководителю (первому заместителю Губернатора края – председателю Правительства края, заместителю Губернатора края – заместителю председателя Правительства края, руководителю аппарата Правительства края, руководителю структурного подразделения аппарата Правительства края).

1.7. Перечень подчиненных должностей: не имеет.

1.8. Наименование должности лица, осуществляющего назначение на должность, порядок назначения на должность: назначается
на должность государственной гражданской службы края первым заместителем Губернатора края – председателем Правительства края
или иным определенным им должностным лицом по итогам конкурса
на замещение вакантной должности государственной гражданской службы края либо из кадрового резерва, сформированного на конкурсной основе, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации
о государственной гражданской службе Российской Федерации.

1.9. Порядок замещения должности в период отсутствия: в период отсутствия (отпуска либо болезни) секретаря руководителя порядок замещения определяется начальником Управления.

При необходимости по представлению начальника Управления секретарь руководителя может замещать временно отсутствующих специалистов Управления.

1.10 Положение об использовании сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну,
и служебной информации: для реализации возложенных на него должностных обязанностей секретарь руководителя в работе использует служебную информацию.

1.11. Перечень основных правовых актов, которыми государственный гражданский служащий должен руководствоваться при исполнении должностных обязанностей:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 01.01.2001 «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»;

Федеральный закон от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральный закон от 01.01.2001 «О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 01.01.2001 «О противодействии коррупции»;

Указ Президента Российской Федерации
«Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

Устав края;

Закон края -4314 «Об особенностях организации
и правового регулирования государственной гражданской службы Красноярского края»;

Закон края -1930 «О Правительстве края и иных органах исполнительной власти края»;

Закон края -3610 «О противодействии коррупции
в Красноярском крае»;

указ Губернатора края от 01.01.2001 «О структуре органов исполнительной власти Красноярского края»;

указ Губернатора края от 01.01.2001 «Об Администрации Губернатора Красноярского края»;

указ Губернатора края от 01.01.2001
«Об утверждении инструкции по делопроизводству»;

постановление Правительства края от 01.01.2001
«Об аппарате Правительства Красноярского края»;

постановление Правительства края от 01.01.2001
«Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Красноярского края»;

постановления Правительства края от 01.01.2001
«Об утверждении Регламента Правительства Красноярского края»;

постановление Правительства края от 01.01.2001
«О служебном распорядке Правительства Красноярского края».

Раздел 2. Квалификационные требования

2.1. Уровень образования и (или) направления подготовки (специальности): среднее или высшее профессиональное образование.

2.2. Стаж государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стаж (опыт) работы по специальности: требования к стажу не предъявляются.

2.3.  Профессиональные знания:

общие знания (достаточный уровень):

Конституции Российской Федерации, Устава и законов края, указов Губернатора края, постановлений Правительства края и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края по вопросам, связанным
с исполнением должностных обязанностей;

нормативных правовых актов Российской Федерации и края
о государственной гражданской службе;

нормативных правовых актов, определяющих основы правового статуса органов исполнительной власти края и Администрации Губернатора края;

правил служебного распорядка;

правил делового этикета;

правил организации документооборота и работы со служебной информацией;

форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

2.4.  Умения и навыки:

навыки:

сбора и обработки информации;

систематизации и подготовки аналитического и иного информационного материала;

подготовки служебных документов и работы с документами;

делового общения;

владения компьютерной и другой современной оргтехникой, работы
с программным обеспечением, необходимым для исполнения должностных обязанностей, работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, правовыми справочными системами, почтовыми системами, Интернетом.

умения:

организовать деятельность приемной руководителя;

оперативно действовать в напряженных условиях;

избегать конфликтных ситуаций;

оперативно принимать решения в пределах своей компетенции.

Раздел 3. Должностные обязанности

3.1.  Организация делопроизводства в приемной руководителя:

получение в установленное время зарегистрированной на имя руководителя корреспонденции;

предварительное рассмотрение и подготовка проектов резолюций
на документы, полученные на имя руководителя;

внесение в систему автоматизированного делопроизводства,
в получаемые реестры служебных писем и обращений граждан (получение которых осуществляется через отдел служебных писем и отдел по работе
с обращениями граждан Управления соответственно) следующей информации: фамилии исполнителей, содержания поручения, срока исполнения, даты, отметки о контроле;

передача служебных документов в соответствии с принятым руководителем решением через отдел служебных писем Управления, отдел по работе с обращениями граждан Управления конкретным исполнителям,
в структурные подразделения аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органы государственной власти края, органы местного самоуправления, различные организации и учреждения;

представление информации по запросам специалистов аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, иных заявителей
о прохождении документов;

осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя по поступившим документам.

3.2. Организация приема посетителей, консультация обратившихся
в приемную в пределах компетенции.

3.3. Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствии полученной информации и доведение ее содержания до его сведения; передача и получение информации по различным каналам связи (факс, электронная почта), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения руководителя полученной информации.

3.4. Участие в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке совещания, регистрация участников).

3.5. Печатание служебных документов, различных материалов
по поручению руководителя.

3.6. Выполнение при необходимости копировально-множительных работ.

3.7. Ведение учета бланков писем Губернатора края, Правительства края, заместителей Губернатора края, полномочных представителей Губернатора края, Администрации Губернатора края, аппарата Правительства края имеющих учетные номера (далее – бланки писем)
и используемых при оформлении документов, подготовка отчета
об их использовании.

3.8. Обеспечение руководителя в установленном порядке канцелярскими принадлежностями, справочным материалом.

3.9. Выполнение иных правомерных поручений руководства в пределах компетенции.

Раздел 4. Права

В целях исполнения должностных обязанностей секретарь руководителя имеет право:

на обеспечение надлежащими организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения должностных обязанностей;

не передавать на подпись руководителю документы, оформленные
не в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству;

вносить предложения по улучшению организации труда приемной руководителя;

получать доступ в систему автоматизированного делопроизводства, доступ к справочно-информационным системам «Консультант-Плюс», «Гарант», «Кодекс»;

взаимодействовать с государственными гражданскими служащими структурных подразделений аппарата Правительства края и Администрации Губернатора края, органов исполнительной власти края по вопросам, касающимся исполнения секретарем руководителя должностных обязанностей.

Раздел 5. Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей

Секретарь руководителя несет ответственность в соответствии
с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей,
в том числе:

за систематическое нарушение без уважительных причин сроков выполнения должностных обязанностей;

за некачественное выполнение обязанностей;

за несвоевременное представление в отдел служебных писем и отдел по работе с обращениями граждан подписанных документов, повлекшее
нарушение сроков рассмотрения служебных документов
и обращений граждан.

Раздел 6. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

В пределах своей компетенции принимает решения в отношении организации работы, способов и механизмов выполнения полученных
от руководства заданий и поручений, а также принимает решение о передаче проектов служебных документов на подпись руководителю.

Раздел 7. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов управленческих
и иных решений

Секретарь руководителя не принимает участие в принятии подобного рода решений.

Раздел 8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

В течение рабочего дня со дня получения служебной корреспонденции секретарь руководителя готовит проект резолюции и представляет документ на подпись руководителю.

Если документ носит срочный характер – готовит проект резолюции
в первоочередном порядке и представляет руководителю.

Раздел 9. Порядок служебного взаимодействия государственного гражданского служащего

Вид должностной обязанности	С кем взаимодействует (сторона взаимодействия)	В чём выражается взаимодействие (вид взаимодействия)
Подготовка проектов резолюций на документы, полученные на имя руководителя	Государственные гражданские служащие аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края	Получение консультаций по вопросам исполнения документов (компетенция)
Осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя по поступившим документам	Государственные гражданские служащие аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органов исполнительной власти края	Своевременное напоминание специалистам о сроках исполнения документов
Участие в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке совещания, регистрация участников)	Государственные гражданские служащие аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органов исполнительной власти края, специалисты иных органов и организаций	Информирование о проведении совещания (о дате и месте, повестке совещания, составе участников)
Ведение учета бланков писем строгой отчетности, используемых при оформлении документов, подготовка отчета об их использовании	Государственные гражданские служащие аппарата Правительства края	Выдача бланков и осуществление контроля за использованием бланков писем. Уточнение сроков и формата представления отчета по использованным бланкам
Обеспечение руководителя в установленном порядке канцелярскими принадлежностями, справочным материалом	Государственные гражданские служащие аппарата Правительства края, управления делами Губернатора и Правительства Красноярского края	Уточнение количества и вида требуемых канцелярских принадлежностей. Уточнение формата подготовки запроса на канцелярские принадлежности

Раздел 10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа

Секретарь руководителя государственные услуги в пределах должностных обязанностей не оказывает.

Раздел 11. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего

Должностная обязанность (функция)	Виды показателей эффективности и результативности	Примеры показателей результативности и эффективности
Получение в установленное время зарегистрированной на имя руководителя корреспонденции	Своевременность	Своевременное получение служебной корреспонденции (в соответствии с инструкцией по делопроизводству)
Подготовка проектов резолюций на документы, полученные на имя руководителя	Своевременность Качество	Своевременная подготовка проекта резолюции и представление ее на подпись руководителю (в день поступления документа) Отсутствие критических замечаний по подготовке документов от руководителя
Внесение в систему автоматизированного делопроизводства, в получаемые реестры служебных писем и обращений граждан следующей информации по документам: фамилии исполнителей, содержания поручения, срока исполнения, даты, отметки о контроле	Качество Своевременность	Внесение соответствующей корректной информации в срок
Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя по поступившим документам, за прохождением документов, за сроками их исполнения	Своевременность Качество Количество	Своевременное напоминание государственным гражданским служащим структурного подразделения и иным исполнителям о сроках исполнения документов Отсутствие документов с истекшими сроками исполнения Доля служебных документов с истекшими сроками исполнения (по видам) за отчетный период к общему количеству поступивших служебных документов (по видам) за отчетный период
Организация приема посетителей	Качество	Отсутствие жалоб и замечаний со стороны посетителей и руководителя
Организация и проведение телефонных переговоров	Своевременность Качество	Оперативное соединение по телефону по поручению руководителя Грамотное и корректное общение по телефону
Передача информации полученной в отсутствие руководителя	Своевременность Качество	Своевременное доведение до руководителя полученной информации Полное изложение полученной информации
Участие в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем	Своевременность Качество	Своевременное оповещение участников о времени и месте проведения Создание условий для проведения заседаний, совещаний в части обеспечения необходимыми материалами
Печатание служебных документов, различных материалов по поручению руководителя	Своевременность Качество	Выполнение заданий в установленные руководителем сроки Отсутствие замечаний по качеству исполнения документа
Выполнение иных поручений в пределах компетенции, определяемых руководителем	Своевременность Качество	Выполнение поручений в установленные руководителем сроки Отсутствие замечаний по качеству исполнения правомерных поручения

Согласовано Начальник управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края _________________ «________»______________2012 г.

Ознакомлен Секретарь руководителя управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края _________________ «________»______________2012 г.