МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ
ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ
СИСТЕМА КАЧЕСТВА
Факультет документально-информационных коммуникаций
|
|
|
,
Организация и технология ДОУ
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС
специальности: 032001 Документоведение и ДОУ
|
Пермь 2009
Авторы - составитель:
, старший преподаватель кафедры документоведения,
библиотековедения и библиографии
, преподаватель кафедры документоведения,
библиотековедения и библиографии
Учебно-методический комплекс «Организация и технология ДОУ»
|
|
Дисциплина входит в федеральный компонент цикла общепрофессиональных дисциплин и является обязательной для изучения.
Согласования с библиотекой ПГИИК:
Зав. библиотекой ПГ
СОДЕРЖАНИЕ
Часть 1 Рабочая учебная программа дисциплины ……………………………………..5
1.1 Цели, задачи и предмет дисциплины……………………………………………......5
1.2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины……………………...…5
Блок А Организация и технология ДОУ (часть 1)
1.3 Объем дисциплины…………………………………………………………………...7
1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы………………………………….…..7
1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы………………………...8
1.4 Содержание дисциплины……………………………………………………………10
1.5 Темы практических и семинарских занятий……………………………………….17
1.6 Список литературы …………………………………………………………….........32
Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок проведения
промежуточной и итоговой аттестации………..………………………….….32
2.1 Темы рефератов и методические
рекомендации по их выполнению……………………………………..…………..……32
2.2 Вопросы для подготовки к экзамену и / или зачету…………………………….....33
2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины………………….……………....35
2.3.1 Методические указания для преподавателей…………………………...……35
2.3.2 Методические указания для студентов……………………………..….…….35
2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины……………………………...……..36
2.3.4 Материально-техническое и информационное обеспечение
дисциплины………………………………………………………………….…..36
Блок Б Организация и технология ДОУ (часть 2)
1.3 Объем дисциплины…………………………………………………………………..83
1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы………………………………….…83
1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы……………………….83
1.4 Содержание дисциплины……………………………………………………………84
1.5 Темы практических и/ или семинарских занятий………………………………….88
1.6 Список литературы …………………………………………………………….........98
Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок проведения
промежуточной и итоговой аттестации………..………………………….….98
2.1 Темы рефератов и методические
рекомендации по их выполнению……………………………………..…………..……98
2.2 Вопросы для подготовки к экзамену ……………………………............................99
2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины………………….……………..101
2.3.1 Методические указания для преподавателей…………………………...…..101
2.3.2 Методические указания для студентов……………………………..….…...101
2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины……………………………...……102
2.3.4 Материально-техническое и информационное обеспечение
дисциплины………………………………………………………………….…102
Часть 1 Рабочая учебная программа дисциплины
1.1 Цели, задачи и предмет дисциплины
Курс «Организация и технология ДОУ» является дисциплиной общепрофессионального цикла. Он изучается студентами в 4 и 5 семестрах после освоения общего и специального документоведения.
Важнейшей задачей курса является изучение истории, теории и современной организации ДОУ. Овладение учебным материалом будет способствовать специальной подготовке документоведов и позволит им профессионально выполнять свои функции в службах ДОУ.
Первая часть курса посвящена истории и организации делопроизводства в дореволюционной России и в советский период ( гг.). Во второй части курса изучается теория и практика организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.
1.2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины
В результате изучения первой части курса студенты должны знать:
1) основные этапы и тенденции развития делопроизводства в государственном аппарате управления в различные исторические периоды;
2) особенности формирования структуры, функций штатного состава делопроизводственных подразделений и должностные обязанности служащих в различные исторические периоды;
3) состав деловых документов каждого периода, особенности их составления и оформления;
4) организацию и технологию работы с документами в зависимости от развития государственного аппарата управления;
5) важнейшие источники и работы специалистов дореволюционного и советского периодов по истории и организации документационного обеспечения управления.
6) делопроизводственную терминологию;
7) основные нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности и основную научно-исследовательскую литературу в области делопроизводства;
8) особенности формирования структуры, функций, штатного состава делопроизводственных подразделений и обязанности служащих;
9) этапы документооборота в современных учреждениях и правила его организации.
Блок А Организация и технология ДОУ (часть 1)
1.3 Объем дисциплины
1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы
Для специальности «Документоведение и ДОУ» при продолжительности изучения дисциплины в течение 1 семестра.
Форма обучения - очная (гр. ДМ-34).
|
Вид учебной работы |
Количество часов |
|
Аудиторные занятия: |
56 |
|
лекции |
36 |
|
практические / семинар. |
8 |
|
лабораторные работы (практикум) |
10 |
|
Самостоятельная работа | |
|
Всего часов |
60 |
|
Текущий контроль (количество) | |
|
Курсовая работа |
- |
|
Виды итогового контроля (экзамен, зачет) (экзамен, зачет) №№ семестров |
Экзамен – 4 |
Форма обучения - заочная (гр. ЗДМ-24, 25э).
Дисциплина изучается в течение 2-х семестров.
|
Вид учебной работы |
Количество часов по группам | |
|
1-й семестр |
2-й семестр | |
|
Аудиторные занятия: | ||
|
лекции |
10 |
- |
|
практические / семинар. |
14*2 | |
|
лабораторные работы (практикум) | ||
|
Самостоятельная работа | ||
|
Всего часов |
10 |
38,25 |
|
Текущий контроль (количество) | ||
|
Курсовая работа | ||
|
Виды итогового контроля (экзамен, зачет) (экзамен, зачет) №№ семестров |
Зачет – 10,25 |
1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы
Форма обучения очная
Группа ДМ-34
|
Названия тем |
Виды учебных занятий | |||
|
Аудиторные занятия, в т. ч. | ||||
|
Всего часов по учебному плану |
Лекции |
Практ. занятия, семинар |
Лабораторные работы | |
|
Тема 1. Введение |
1 |
1 | ||
|
Тема 2. Возникновение и развитие делопроизводства в IX – XV вв. |
1 |
1 | ||
|
Тема 3. Делопроизводство в учреждениях русского централизованного государства XVI – XVII вв. |
9 |
3 |
2 |
4 |
|
Тема 4. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в. |
16 |
8 |
2 |
6 |
|
Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России первой половины XIX в. |
16 |
8 |
2 |
6 |
|
Тема 6. Делопроизводство в учреждениях России конца XIX – начала XX вв. |
9 |
5 |
2 |
2 |
|
Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских государственных учреждениях ( гг.) |
20 |
10 |
4 |
6 |
|
ИТОГО: |
72 |
36 |
12 |
24 |
Форма обучения заочная
Группа ЗДМ-24, 25 э (2 семестра)
|
Названия тем |
Виды учебных занятий | |||
|
Аудиторные занятия, в т. ч. | ||||
|
Всего часов по учебному плану |
Лекции |
Практ. занятия, семинар |
Лабораторные работы | |
|
Тема 1. Введение |
0,5 |
0,5 | ||
|
Тема 2. Возникновение и развитие делопроизводства в IX – XV вв. |
0,5 |
0,5 | ||
|
Тема 3. Делопроизводство в учреждениях русского централизованного государства XVI – XVII вв. |
4 |
1 |
2 |
1 |
|
Тема 4. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в. |
5 |
2 |
3 | |
|
Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России первой половины XIX в. |
5 |
2 |
3 | |
|
Тема 6. Делопроизводство в учреждениях России конца XIX – начала XX вв. |
3 |
1 |
2 | |
|
Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских государственных учреждениях ( гг.) |
6 |
3 |
1 |
2 |
|
ИТОГО: |
24 |
10 |
14*2 24 |
1.4 Содержание дисциплины
Тема 1. Введение
Цели и задачи курса. Методы исследования. Основные источники и литература по изучению истории и организации ДОУ в России.
Тема 2. Возникновение и развитие делопроизводства в IX – XV вв.
Зарождение Древнерусского государства и функций управления. Дипломатические отношения Руси и особенности составления договорных документов. Документирование норм феодального права и создание Русской и Пространной Правды – первых письменных сборников русских законов. Княжеские церковные уставы и документирование правового положения русской церкви.
Русь в период феодальной раздробленности (XII - конец XV вв.). Создание феодальных княжеств и аппарата управления. Появление уставов великих князей, межкняжеских договоров и многочисленных разновидностей грамот, фиксирующих внешнеполитическую и внутреннюю жизнь княжеств. Складывание традиций и обычаев в работе с официальными документами.
Тема 3. Делопроизводство в учреждениях русского централизованного государства XVI – XVII вв.
Государственные учреждения России в XVI - XVII веках и принципы принятия управленческих решений. Документирование деятельности государственных учреждений. Основные виды и разновидности документов, их характеристика. Понятие формуляра документа и основные его реквизиты. Особенности составления и оформления документов.
Организация делопроизводства в центральных учреждениях русского государства (приказах) и местных учреждениях (приказных избах). Законодательные акты (Судебники, Соборное уложение) и отражение в них вопросов работы с документами. Состав должностных лиц (служилых людей) и их обязанности в работе с документами. Влияние норм обычного права на организацию делопроизводства.
Основные этапы технологии работы с документами. Организация прохождения и исполнения документов. Столбцовая форма делопроизводства и формирование дел. Возникновение архивного хранения документов.
Тема 4. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в.
Административные реформы Петра I. Система органов управления государством: высшие, центральные и местные учреждения. Структура, штатный состав и должностные обязанности чиновников. Принцип принятия управленческих решений.
Особенности документирования деятельности государственных учреждений России XVIII века. Виды и разновидности документов, особенности формуляра, его реквизиты и правила оформления. Введение гербовой бумаги, отмена столбцовой техники делопроизводства.
Генеральный регламент 1720 года и его значение для организации делопроизводства в коллегиях. Регламентация должностных обязанностей служащих в законодательных актах XVIII века. Табель о рангах.
Организация и технология работы с документами. Порядок получения и рассмотрения документов в коллегиях. Регистрация документов и ее особенности. Контроль исполнения документов. Создание «текущих» и «окончательных» архивов.
Губернская реформа 1775 года и ее особенности. «Общее губернское учреждение» о порядке делопроизводства в местных учреждениях России. Установление иерархии во взаимоотношениях центральных и местных учреждений XVIII века. Регистрация документов и контроль за их исполнением. Формирование дел и организация хранения дел.
Отличия технологии делопроизводства XVIII века от технологии предшествующего периода.
Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России
первой половины XIX в.
Административные реформы первой четверти XIX века. Влияние реорганизации госаппарата на внутреннее устройство высших, центральных и местных учреждений России и делопроизводства.
Документирование деятельности учреждений России XIX века. Виды документов, особенности формуляра, введение бланков.
«Общее учреждение министерств» 1811 года как основной законодательный акт по единообразному порядку делопроизводства в учреждениях XIX века. Создание системы делопроизводства, соответствующей единоначальному порядку принятия решений в центральных учреждениях России XIX века. Регламентация работы с документами. «Порядок производства дел» - движение документов, их регистрация, «ревизия дел», отчеты. Особенности формирования дел и организация их хранения.
Тема 6. Делопроизводство в учреждениях России
конца XIX – начала XX вв.
Государственное управление в России второй половины 19 – начала 20 в. и новые тенденции в развитии документоведения. Тенденции роста документооборота и меры по его сокращению в нормативных актах XIX века. Развитие техники документирования, средств связи и их влияние на организацию работы с документами. Новые виды документов, возникшие в результате применения технических средств документирования.
Разработка рациональных систем делопроизводства в отдельных ведомствах России во второй половине XIX века. Постановка делопроизводства в Канцелярии попечителя Московского учебного округа. «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», его содержание. Значение этого опыта для последующего развития делопроизводства.
Современная оценка системы делопроизводства дореволюционной России. Влияние делопроизводственного опыта на дальнейшее развитие способов и методов работы с документами.
Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских государственных учреждениях ( гг.)
Формирование советского государственного аппарата. Складывание советского стиля работы аппарата управления. Декреты первых лет советской власти, затрагивающие вопросы документирования. Поиски рациональных форм организации делопроизводства в годах.
Научная организация управленческого труда как форма общественного движения за рационализацию всех направлений деятельности государственного аппарата. Деятельность Наркомата Рабоче-Крестьянской инспекции (НК РКИ) по совершенствованию государственного аппарата управления. Первый координационный орган по научной организации управленческого труда – Совет по научной организации труда.
Создание научно-исследовательских институтов, ведомственных и вневедомственных органов рационализации, их исследовательская деятельность и практические разработки по внедрению научной организации управленческого труда. Опыт работы Отдела административной техники (АТО) НК РКИ, акционерного общества «Оргстрой», государственного Института техники управления по рационализации делопроизводства в центральных и местных учреждениях.
Характеристика и значение «Общих правил документации и документооборота» как попытки обобщения методов рационализации делопроизводства и внедрения в практику работы единых правил организации и технологии делопроизводства.
Общественные объединения активистов НОТ. Периодические издания и специальная литература по проблемам НОТ и делопроизводства.
Значение опыта 20-х начала 30-х годов для последующего теоретического и практического совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности.
Процесс свертывания рационализаторской деятельности в начале 30-х годов, его причины и последствия. Регламентация основных вопросов документирования в советском законодательстве. Конституция 1936 года об актах и распорядительных документах органов государственной власти и управления.
Ведомственный характер организации делопроизводства. Ведомственные нормативные акты по делопроизводству. Создание ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения и их значение. Передача государственных архивов и функций по охране документов в ведомствах органам НКВД в 30-е годы. Ограничение доступа к документам.
Первое межотраслевое совещание по оргтехнике 1941 года и его значение. Основные положения программы по улучшению постановки делопроизводства.
Деятельность Главного архивного управления (ГАУ) по методическому руководству делопроизводством в период Великой Отечественной войны и в послевоенные годы.
Совершенствование стиля работы государственного аппарата управления в 60-70-е годы. Партийные и правительственные постановления этого периода и их роль в развитии государственного делопроизводства и регламентации работы с документами.
Решение правительства о разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно-управленческого аппарата (1960). Постановление СМ РСФСР «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» (1961). Утверждение Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР.
Постановление СМ СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» (1963). Значение «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР».
Постановление СМ РСФСР «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшению подготовки кадров по делопроизводству». Открытие в Московском историко-архивном институте факультета государственного делопроизводства.
Создание ВНИИДАД и его роль в развитии теории и практики документоведения и архивного дела. Деятельность ВНИИтруда, ВНИИстандартизации и ВНИИоргтехники по нормативно-методическому регулированию организации делопроизводства.
Создание и внедрение Основных положений Единой государственной системы делопроизводства. Значение ЕГСД для организации делопроизводства в учреждениях и организациях. Государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД), на единую терминологию в делопроизводстве и архивном деле. Унифицированные системы документации (УСД). Состав и содержание УСОРД. Общесоюзный классификатор управленческой документации.
Совершенствование делопроизводства в 80-е годы. Формирование концепции ДОУ и разработка проекта Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Характеристика основных положений и тематических разделов ГСДОУ. Развитие работ по стандартизации и унификации управленческих документов и их влияние на документирование и организацию работы с документами.
Теоретические и прикладные исследования ВНИИДАД и Историко-архивного института по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления и архивного дела ве годы.
1.5 Темы практических и семинарских занятий
Тема 3. Делопроизводство в учреждениях русского централизованного государства XVI – XVII вв.
Практическая работа 1
Законодательные акты XVI-XVII вв., регулировавшие вопросы делопроизводства на Руси
Цель практического занятия –
а) получить представление о содержании основных законодательных актов XVI-XVII вв. (Судебник 1550 г., Соборное Уложение 1649 г.);
б) ознакомиться с положениями указанных документов по вопросам делопроизводства на Руси;
в) приобрести навыки анализа нормативных документов как исторических источников по изучаемому курсу.
Содержание и методика выполнения заданий
Используя комплект нормативных документов (Судебник 1550 г. и Соборное Уложение 1649 г.), студенты проводят их анализ по различным аспектам.
Задание 1. Определите, каков был согласно Судебнику 1550 г. состав лиц, вершивших суд и документировавших деятельность суд. Укажите номера статей, в которых содержится данная информация.
Задание 2. Составьте порядок подачи, рассмотрения и исполнения челобитных согласно Судебнику и Соборному Уложению. В каких статьях это указывается?
Сделайте вывод об общих и отличительных чертах процесса работы с челобитными по нормативным актам 1550 г. и 1649 г. Вывод можно составить в виде следующей таблицы:
|
№ п/п |
Общие черты процесса работы с челобитными |
Отличительные черты процесса работы с челобитными по Судебнику 1550 г. и Соборному Ул ожению 1649 г. |
Задание 3. Какие применяли регистрационные формы для «судных дел», и каков был порядок их ведения по Соборному Уложению 1649 г.
Задание 4. Проанализируйте Судебник и Соборное уложение с точки зрения взимания пошлин, в частности выясните:
а) виды и размер взимаемых пошлин;
б) порядок взимания пошлин;
в) где и когда пошлины взимались.
Задание 5. Установите нормы и виды ответственности за подделку документов и недобросовестное отношение к должностным обязанностям по Судебнику 1550 г. и Соборному Уложению 1649 г. Укажите статьи, посвященные этой теме.
Задание 6. Сделайте общий вывод к работе, в котором необходимо отразить значение для делопроизводства Русского государства XVI-XVII вв. Судебника 1550 г. и Соборного Уложения 1649 г., их общие черты и принципиальные различия.
Тема 4. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в.
Практическая работа 2
Законодательные акты XVIII в., регулировавшие вопросы делопроизводства на Российской империи
Цель практического занятия –
а) получить представление о содержании основных законодательных актов XVIII в. (Генеральный Регламент 1720 г., Учреждения для управления губерний Всероссийских 1775 г.);
б) ознакомиться с положениями указанных документов по вопросам организации и технологии делопроизводства в России;
в) приобрести навыки анализа нормативных документов как исторических источников по изучаемому курсу.
Содержание и методика выполнения заданий
Используя комплект нормативных документов (Генеральный Регламент 1720 г., Учреждения для управления губерний Всероссийских 1775 г.), студенты проводят их анализ по различным аспектам. Практическая работа состоит из двух частей:
Часть 1. Анализ Генерального Регламента 1720 г.
Часть 2. Анализ Учреждений для управления губерний 1775 г.
Часть 1. Анализ Генерального Регламента 1720 г.
Задание 1. Определить структуру коллегии и ее должностной состав.
Задание 2. Выявить функции и обязанности должностных лиц, работавших в коллегии. Более подробно указать проанализировать функционал канцелярских служащих.
Задание 3. Установить порядок получения документов в коллегиях.
Задание 4. Написать согласно Генеральному Регламенту порядок рассмотрения документов в коллегиях. Данную процедуру можно представить в виде схемы.
Задание 5. Изучить организацию и технологию регистрации документов по Генеральному Регламенту в плане того:
- кто занимался регистрацией документов;
- когда и после каких стадий обработки документов проводилась их регистрация;
- какие виды и каково было назначение регистрационных форм.
Задание 6. Определите построение справочно-информационного аппарата по Генеральному Регламенту 1720 г., а именно укажите, какие виды книг велись в коллегиях и для учета каких документов.
Задание 7. Ответьте на вопрос о сроках исполнения разного рода документов в коллегиях.
Задание 8. Ответьте на вопрос, в чем была особенность организации хранения документов в коллегиях.
Задание 9. Сделайте общий вывод о содержании и значении Генерального Регламента для постановки и развития российского делопроизводства в XVIII веке.
Часть 2. Анализ Общего губернского учреждения г.
I. Система губернских органов власти и управления
Задание 1. Установите на основании статей 20-23, каково было деление губернских и уездных учреждений. По какому принципу они разделялись? Какие именно учреждения функционировали и каково было их назначение? Схематически изобразите структуру губернских властей, структуру уездных властей и структуру городских властей.
Задание 2. Определить структуру волостных и сельских властей (для государственных и удельных крестьян) на основании статьи 24.
Задание 3. По статье 25 выявите особые установления во всех губерниях.
II. Структура и состав канцелярии и архива
Задание 4. Опишите структуру канцелярии и ее должностной состав.
Задание 5. Отметьте, какие виды архивов определялись для присутственных мест губернии, какие документы полагалось хранить в каждом из видов архивных учреждений.
III. Должностной состав канцелярских служащих и их обязанности по работе с документами
Задание 6. Выявите функционал каждого из служащих канцелярских служащих.
IV. Организация и технология работы с документами
Задание 7. Установите особенности приема документов (ст. 96-101), в частности порядок распечатывания конвертов с поступившими документами, порядок приема документов в присутствии.
Задание 8. Определите правила регистрации документов в присутственных местах (виды реестров, их назначение).
Задание 9. Проанализируйте порядок подготовки документов к рассмотрению (ст. 114-129) и укажите его особенности.
Задание 10. Укажите правила рассмотрения дела и принятия решения по нему (ст.130-149).
Задание 11. Опишите процедуру ведения протокола и составления записей в журнале заседаний присутствия.
Задание 12. Опишите порядок исполнения дел (ст. 171-187):
- из каких этапов состоит эта процедура;
- нормы по составлению и оформлению исходящей документации;
- ведение реестров на исходящую документацию присутствия.
Задание 13. Опишите порядок отправления документов (ст. 188-193):
- запечатывание конвертов для разного рода документов;
- пошлины за отправку документов;
Задание 14. Опишите процедуру контроля за исполнением документов (ст. 209-211).
Задание 15. Опишите организацию хранения документов (ст. 72-78).
Задание 16. Сделайте общий вывод об особенностях организации делопроизводства в органах губернского и уездного управления с точки зрения регламентации процессов документооборота.
Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России
первой половины XIX в.
Практическая работа 3
«Общее учреждение министерств» 1811 г. как основа организации делопроизводства в Российской империи XIX века
Цель практического занятия –
а) получить представление о содержании «Общего учреждения министерств» 1811 г. как базового документа по организации делопроизводства в министерствах Российской империи;
б) ознакомиться с положениями данного нормативно-правового акта по вопросам организации и технологии делопроизводства в России;
в) закрепить знания по теме «Делопроизводство в России в первой половине XIX века».
Содержание и методика выполнения заданий
Используя «Общее учреждение министерств» 1811 г., студенты анализируют его статьи и выполняют предложенные задания.
Задание 1. Определить структуру министерства и его управленческий аппарат. Структуру министерства можно представить в виде схемы.
Задание 2. Ответьте на вопрос о том, какова была структура делопроизводственной службы в центральных органах управления Российской империи. Структуру можно представить в виде схемы.
Задание 3. Выявите специфику и опишите стадии документооборота в министерствах и их структурных подразделениях:
а) поступление документов (в Канцелярию министра, в департаменты министерства);
б) движение документов, направляемых в Канцелярию Министра, в Совет Министра, в департамент, в Общее присутствие департамента, в особые установления;
в) исполнение документов в Канцелярии Министра, в департаментах;
г) организация и технология регистрации документов согласно «Общему учреждению министерств» 1811 г.
д) организация контроля за исполнением документов (ревизии дел) по «Общему учреждению министерств»;
е) формирование дел;
Задание 4. Установите порядок хранения документов в министерствах и их структурных подразделениях.
Задание 5. Выявите виды и назначение отчетов, создаваемых в министерствах.
Задание 6. Подведите итог проделанному анализу, указав в чем особенности и значение «Общего учреждения министерств» 1811 г. для российского делопроизводства в XIX веке.
Тема 2. Возникновение и развитие делопроизводства в IX – XV вв.
Тема 3. Делопроизводство в учреждениях русского централизованного государства XVI – XVII вв.
Тема 4. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в.
Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России
первой половины XIX в.
Практическая работа 4
Сравнительная характеристика организации и технологии делопроизводства в России с XV по XIX века
Цель практического занятия –
а) проанализировать по заданным параметрам особенности организации и технологии делопроизводства в различные исторические периоды;
б) закрепить знания по теме «Делопроизводство в дореволюционной России».
Содержание и методика выполнения заданий
На основании полученных знаний в ходе лекционных и практических занятий студентам предлагается заполнить сводную таблицу и сделать соответствующие выводы.
Задание 1. Заполните графы представленной таблицы.
Сравнительная характеристика организации и технологии делопроизводства в дореволюционной России
|
№ п/п |
Параметры для характеристики |
«Приказное» делопроизвод-ство XV-XVII вв. |
«Коллежское» делопроизвод-ство XVIII в. |
«Министерское» делопроизвод-ство XIX в. |
|
1 |
Принцип управления и порядок принятия решений. Общие особенности делопроизводства | |||
|
2 |
Основные законодательные документы, определяющие порядок делопроизводства | |||
|
3 |
Структурные подразделение, отвечавшее за делопроизводство во центральных органах власти, их структура и управление | |||
|
4 |
Должностной состав служащих, отвечавших за делопроизводство в органах власти, их функции | |||
|
5 |
Видовой состав документов эпохи | |||
|
6 |
Этапы работы с документам | |||
|
7 |
Правила регистрации документов, виды регистрационных форм и их назначение | |||
|
8 |
Контроль за исполнение документов: ответственные лица и порядок его проведения |
Задание 2. Сделайте вывод об общих и отличительных чертах делопроизводства в каждой из рассмотренных эпох. Как развивалось документирование и организация и технология работы с документами с 15 по 19 века, по каким направлениям, от чего зависел этот процесс?
Тема 6. Делопроизводство в учреждениях России
конца XIX – начала XX вв.
Практическая работа 5
Ведомственная рационализация делопроизводства Российской империи в конце XIX – начале XX века
Цель практического занятия –
а) получить представление о содержании и направлениях рационализации делопроизводства в Военном ведомстве Российской империи;
б) ознакомиться с нормами, закрепленными в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве» (1911 г.);
в) закрепить знания по теме «Делопроизводство в России в конце XIX – начале ХХ века».
Содержание и методика выполнения заданий
Студентам выдается для работы «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве», на основании чего они должны выполнить следующие задания.
Задание 1. Определить структуру «Положения о письмоводстве…», его основные разделы.
Задание 2. Проанализировать содержание «Положения о письмоводстве…» с точки зрения рационализации делопроизводства. В каждой из глав выделить правила ведения делопроизводства в Военном ведомстве, установленные виды служебных бумаг, порядок документирования информации. Указать, каким образом производилось сношение между военнослужащими, особенности организации работы канцелярии и архива.
Задание 3. Подвести итог анализа «Положения» и ответить на вопросы: Насколько глубоко и тщательно были продумана рационализация в Военном ведомстве? Какие аспекты она затрагивала? Что из предложенных мер могло бы быть применимо в сегодняшней практике?
Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских государственных учреждениях ( гг.)
Практическая работа 6
Анализ содержания «Единой государственной системы делопроизводства»
Цель практического занятия –
а) проанализировать ЕГСД с точки зрения содержания и выявить, какие аспекты делопроизводства регулировались данным документом;
б) закрепить знания по теме «Рационализация делопроизводства в СССР в 60-90-е гг. ХХ века».
Содержание и методика выполнения заданий
Студенты получают на руки из коллекции кабинета документоведения ЕГСД, знакомятся с содержанием данного документа и выполняют предложенные задания.
Задание 1. Определить назначение и сферу применения ЕГСД.
Задание 2. Указать структуру ЕГСД, ее основные разделы.
Задание 3. Кратко охарактеризовать содержание каждого из разделов ЕГСД.
Задание 4. Сделать вывод о значении ЕГСД для советского делопроизводства, о преимуществах и недостатках данной системы.
Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских государственных учреждениях ( гг.)
Практическая работа 7
Анализ содержания «Государственной системы документационного
обеспечения управления»
Цель практического занятия –
а) проанализировать ГСДОУ с точки зрения содержания и выявить, какие аспекты делопроизводства регулировались данным документом;
б) закрепить знания по теме «Рационализация делопроизводства в СССР в 60-90-е гг. ХХ века».
Содержание и методика выполнения заданий
Студенты получают на руки из коллекции кабинета документоведения ГСДОУ, знакомятся с содержанием данного документа и выполняют предложенные задания.
Задание 1. Определить назначение и сферу применения ГСДОУ.
Задание 2. Указать структуру ГСДОУ, ее основные разделы.
Задание 3. Кратко охарактеризовать содержание каждого из разделов ГСДОУ.
Задание 4. Сделать вывод о значении ГСДОУ для советского делопроизводства, о преимуществах и недостатках данной системы.
Задание 5. Заполнить сравнительную таблицу:
Общие и отличительные черты ЕГСД и ГСДОУ
|
Характеристика |
ЕГСД |
ГСДОУ |
|
1. Общие черты | ||
|
2. Отличительные черты |
Семинарские занятия
Тема 3. Делопроизводство в учреждениях русского централизованного
государства XVI – XVII вв.
Семинар 1
Организация работы с документами в учреждениях XV – XVII вв.
Цель семинарского занятия – углубить знания, полученные в ходе лекционных занятий, на предмет структуры органов власти рассматриваемого периода, содержания законодательных актов того времени, особенности организации и технологии приказного делопроизводства в учреждениях страны.
Вопросы для обсуждения:
1. Что собой представляла система центральных и местных органов управления?
2. Назовите правовые акты этого периода, в которых закреплялись нормы по работе с документами. Когда они появились, в связи с чем? Дайте краткую характеристику этих правовых актов.
3. Какие виды и разновидности документов были характерны для управленческой деятельности этого периода?
4. Охарактеризуйте формуляр управленческого документа XVI –XVII вв., особенности оформления основных реквизитов.
5. Какими законодательными актами была закреплена и отменена столбцовая форма делопроизводства? В чем ее особенности, преимущества и недостатки.
6. Назовите законодательно регламентированные обязанности «служилых людей» в работе с документами.
7. Какие технологические операции в работе с документами сформировались в этот период.
8. Как систематизировали и хранили документы в приказах?
9. Перечислите особенности системы делопроизводства в центральных учреждениях России. Какое название оно получило и почему?
Тема 4. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в.
Семинар 2
Организация работы с документами в учреждениях XVIII века
Цель семинарского занятия – углубить знания, полученные в ходе лекционных занятий, на предмет структуры высших, центральных и местных органов власти рассматриваемого периода, содержания «Генерального регламента» (1720 г.) и иных законодательных актов того времени, особенности организации и технологии коллежского делопроизводства в учреждениях страны.
Вопросы для обсуждения:
1. Сколько насчитывалось приказов в конце XVII века? Какие изменения произошли в системе государственного управления России в начале XVIII века? Какими органами власти был представлен центральный аппарат управления?
2. Что представлял собой Генеральный регламент по своей структуре? В чем заключалось его историческое значение для организации управленческой деятельности?
3. Какие виды и формы документов были характерны для учреждений этого периода? Назовите особенности формуляра служебного документа и используемые реквизиты.
4. Как был определен Генеральным регламентом должностной состав и обязанности канцелярских служащих?
5. Какие новые делопроизводственные операции возникли в учреждениях России этого периода? Перечислите основные этапы работы с документами.
6. В чем заключались особенности системы регистрации документов в коллегиях? Для чего применялась каждая из регистрационных форм?
7. Какие изменения в систему управления в России внесла губернская реформа 1775 года? В чем значение Закона «Учреждения для управления губерний» (7 ноября 1775 г)? В каком правовом документе определен порядок решения дел в присутствии? Охарактеризуйте этапы работы с документами в местных учреждениях.
8. Назовите положения законодательных актов XVIII века, направленных на организацию делопроизводственного и архивного хранения документов.
9. Сравнивая систему делопроизводства в коллегиях и губернских учреждениях, перечислите изменения, произошедшие в этой системе к концу века.
10. Сравните систему приказного и коллежского делопроизводства, назовите наиболее характерные отличия.
Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России первой половины XIX в.
Семинар 3
Организации работы с документами в учреждениях XIX века
Цель семинарского занятия – углубить знания, полученные в ходе лекционных занятий, на предмет структуры высших, центральных и местных органов власти рассматриваемого периода, содержания «Общего учреждения министерств» (1811 г.) и иных законодательных актов того времени, особенности организации и технологии министерского делопроизводства в учреждениях страны.
Вопросы для обсуждения:
1. Какие административные реформы проводятся в XIX веке и как они повлияли на организацию работы с документами?
2. В чем суть и значение Законов «О разделении государственных дел на особые управления» (1810) и «Общего учреждения министерств» (1811)?
3. Как развивалась структура делопроизводственной службы в первой половине XIX века? Чем она отличалась от коллежской?
4. Какие требования предъявлялись к организации документооборота в министерствах XIX века. На какие основные документопотоки разделялись документы в министерствах?
5. Назовите характерные черты системы регистрации документов в министерствах? В чем принципиальные отличия технологии регистрации документов, используемые в центральных учреждениях России в XVIII и XIX веках?
6. В какой форме осуществлялся контроль за исполнением документов в системе министерского делопроизводства?
7. В чем заключаются особенности организации хранения документов в делопроизводстве министерств? Какие правила обработки дел для сдачи в архив появились в XIX веке?
8. Сравните систему коллежского и министерского (исполнительного) делопроизводства, назовите наиболее характерные отличия.
Тема 6. Делопроизводство в учреждениях России
конца XIX – начала XX вв.
Семинар 4
Рационализация работы с документами в конце XIX –начале XX вв.
Цель семинарского занятия – охарактеризовать особенности работы с документами на рубеже XIX-XX вв., новые технологии их создания и обработки; проанализировать деятельность отдельных ведомств и направления рационализации делопроизводства в них.
Вопросы для обсуждения:
1. В чем заключались предпосылки ведомственной рационализации делопроизводства в России в данный период?
2. Какие новые тенденции в документировании появились в конце XIX века?
3. В каких направлениях и какими способами осуществлялась рационализация делопроизводства:
· в Канцелярии попечителя Московского учебного округа;
· в военном ведомстве (каким документом регламентировались меры по совершенствованию работы с документами);
· в Управлении казенных железных дорог (в чем значение и суть предложений по совершенствованию делопроизводства).
Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских
государственных учреждениях ( гг.)
Семинар 5
Организация и развитие делопроизводства в первой половине XX века
( 20-50-ые годы )
Цель семинарского занятия –
- охарактеризовать новую систему органов управления в России после 1917 г. и нормативную базу их деятельности; выявить проблемы в постановке делопроизводства в государственных учреждениях страны;
- определить особенности и содержание деятельности отдельных государственных структур и научно-исследовательских учреждений в области рационализации делопроизводства;
- подвести итоги проделанной работы в сфере совершенствования организации и технологии работы с документами в начале XX в. в России.
Вопросы для обсуждения:
1. Охарактеризуйте изменения, произошедшие в системе управления государством в 20-ые годы. Какие органы власти были созданы в центре и на местах?
2. Какие нормативные акты оказали влияние на процессы документирования в 20-ые годы? Какие вопросы получили в них отражение и в чем сущность принятых решений?
3. Назовите основные учреждения, созданные в 20-30-ые годы и какие проблемы они решали с целью совершенствования управления и организации делопроизводства.
4. Какова роль Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции в процессах создания системы советского делопроизводства?
5. Охарактеризуйте направления деятельности ОРГСТРОЯ по рационализации делопроизводства.
6. Какую роль сыграл Институт техники управления в развитии делопроизводства? Назовите и охарактеризуйте основные разработки ИТУ.
7. Какие изменения происходят в системе управления государством после принятия Конституции 1936 года?
8. Назовите виды распорядительных документов, которые принимали органы власти и управления в 30-50-ые годы?
9. Охарактеризуйте наиболее значимые нормативные акты 30-ых годов, посвященные вопросам делопроизводства. В чем заключалось значение принятых решений?
10. Какие направления делопроизводства развивались в советских учреждениях в 30-50-ые годы?
11. Назовите мероприятия, которые были включены в программу совершенствования делопроизводства, принятую на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике 1941 года.
12. Дайте характеристику деятельности Главархива по руководству делопроизводством в годы войны.
13. Каковы основные итоги развития делопроизводства в первой половине XX века? Охарактеризуйте положительные результаты и недостатки.
Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских
государственных учреждениях ( гг.)
Семинар 6
Организация делопроизводства в советских учреждениях
второй половины XX века (60-80-е годы)
Цель семинарского занятия –
- осуществить анализ нормативно-методической базы по ДОУ в 60-90-е гг. XX в. в СССР и России;
- исследовать особенности процессов стандартизации, унификации и классификации как направлений совершенствования документации в СССР.
1. Какими нормативными актами регулировались вопросы делопроизводства в 60-80-е годы? В чем заключалась роль этих документов для развития ДОУ? Какие проблемы ДОУ отражены в решениях этих документов?
2. Что собой представляет ЕГСД, каковы ее цели, задачи, структура? Какие учреждения принимали участие в разработке ЕГСД?
3. Охарактеризуйте значение Основных положений ЕГСД для организации делопроизводства в учреждениях и организациях.
4. В чем отличие ЕГСД от ЕГСДОУ и ГСДОУ?
5. Какова роль Главного архивного управления в методическом руководстве постановкой делопроизводства в учреждениях и организациях в 60-80-е годы?
6. Как осуществлялись процессы стандартизации и унификации управленческих документов в 70-80-е годы? Какое влияние они оказали на документирование и организацию работы с документами?
7. Перечислите направления теоретических и прикладных исследований в области совершенствования ДОУ в 70-80-е годы.
8. Охарактеризуйте основные направления деятельности ВНИИДАД в 60-80-е годы. Какова роль этого Института в развитии теории и практики ДОУ?
9. Сформулируйте направления развития делопроизводства в 60-80-е годы. Какие положительные тенденции и недостатки можно отметить в развитии ДОУ учреждений этого периода?
1.6 Список литературы
Основная
1. Делопроизводство: учебник для вузов / Под ред. проф. . - М.: МЦФЭР, 2004. – Глава 1. - С
Дополнительная
1. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов. М: ЮНИТИ - ДАНА, 20с.
2. Организация работы с документами: учебник / и др. – М.: ИНФРА - М, 2001. - Глава 1.
Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок
проведения промежуточной и итоговой аттестации
2.1 Темы рефератов и методические
рекомендации по их выполнению
Рефераты должны быть выполнены на основании трех и более источников, что отражается в списке литературы. В тексте реферата обязательно должны быть ссылки на источники. Структура реферата включает в себя:
- титульный лист;
- содержание;
- введение;
- разделы;
- заключение;
- список использованных источников.
Работа оформляется на листах формата А4, в печатном варианте (шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5). Поля – левое, верхнее, нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.
Темы:
1. Приказное делопроизводство в России 15-17 вв.: его организация и технология.
2. Основные этапы технологии прохождения документов в приказном делопроизводстве.
3. Состав и должностные обязанности канцелярских служащих в коллегиях и местных учреждениях России 18 в.
4. «Генеральный регламент» 1720 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 18 в. Характеристика содержания и структуры «Генерального регламента».
5. Общая характеристика документов 19 в., правила их составления и особенности оформления.
6. Советское законодательство 20-30-х гг. о порядке документирования управленческой деятельности.
7. Деятельность Института техники управления как общесоюзного научно-методического центра по совершенствованию служб ДОУ в центральных и местных учреждениях.
8. Основные направления деятельности ВНИИДАД.
2.2 Вопросы для подготовки к экзамену и зачету
1. Основные источники и литература по изучению истории и организации ДОУ в России.
2. Возникновение и развитие делопроизводства в Киевской Руси.
3. Делопроизводство в период феодальной раздробленности Древнерусского государства.
4. Государственное управление в Русском централизованном государстве 15-17 вв. и особенности организации приказного делопроизводства.
5. Состав и должностные обязанности служилых людей в работе с документами в учреждениях России 15-17 вв.
6. Общая характеристика документов этого периода, особенности их составления и оформления.
7. Основные этапы технологии прохождения документов в приказном делопроизводстве.
8. Систематизация документов и организация их хранения в приказном делопроизводстве.
9. Судебники 15-16 вв. и Соборное уложение 1649 г. как основа законодательной регламентации порядка работы с документами.
10. Государственное управление в Российской империи 18 в. и особенности организации коллежского делопроизводства.
11. Состав и должностные обязанности канцелярских служащих в коллегиях и местных учреждениях России 18 в.
12. Общая характеристика документов 18 в., порядок их составления и оформления.
13. Порядок получения и рассмотрения документов в коллежском делопроизводстве. Схема исполнения документов в коллегиях.
14. Организация и технология регистрации документов в коллежском делопроизводстве. Контроль за исполнением документов.
15. «Генеральный регламент» 1720 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 18 в. Характеристика содержания и структуры «Генерального регламента».
16. Закон «Учреждения для управления губерний» 1775 года и его роль в организации ДОУ местных учреждений.
17. Государственное управление в Российской империи первой половины 19 в. и особенности организации министерского делопроизводства.
18. Структура и функции делопроизводственных служб учреждений 19-начала 20 вв.
19. Общая характеристика документов 19 в., правила их составления и особенности оформления.
20. Организация движения документов и порядок их рассмотрения в учреждениях 19 в.
21. Организация и технология регистрации документов в делопроизводстве министерств. Контроль (ревизия дел) за исполнением документов.
22. Закон «Общее учреждение министерств» 1811 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 19 в. Характеристика структуры и содержание закона.
23. Государственное управление в России второй половины 19 – начала 20 в. и новые тенденции в развитии документоведения.
24. Основные направления и способы рационализации делопроизводства в учреждениях России 19 – начала 20 вв.
25. Основные этапы становления и развития делопроизводства в первой половине 20 в.
26. Советское законодательство 20-30-х гг. о порядке документирования управленческой деятельности.
27. Основные направления деятельности научно-исследовательских институтов, ведомственных учреждений и других организаций по рационализации делопроизводства в 20-30-е гг. 20 в.
28. Деятельность Института техники управления как общесоюзного научно-методического центра по совершенствованию служб ДОУ в центральных и местных учреждениях.
29. Основные направления развития делопроизводства в 30-50-е гг. 20 в.
30. Основные этапы и тенденции развития делопроизводства в 60-80-е гг. 20 в.
31. Советское законодательство и нормативное регулирование ДОУ в 60-80-е гг. 20 в.
32. Разработка и внедрение основных положений «Единой государственной системы делопроизводства» (ЕГСД). Структура ЕГСД, характеристика ее основных положений.
33. Стандартизация и унификация управленческих документов в 70-80-е гг. 20 в. и их влияние на документирование и организацию работы с документами.
34. Теоретические и прикладные исследования по совершенствованию ДОУ в 60-80-е гг. Формирование концепции ДОУ и разработка Государственной системы документационного обеспечения управления.
35. Основные направления деятельности ВНИИДАД.
2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины
2.3.1 Методические указания для преподавателей
Дисциплину следует осваивать посредством сочетания лекционных занятий и лабораторно практических работ, что позволит закреплять теоретический материал, расширять знания студентов в плане видов и форм документов, содержания нормативных актов дореволюционной и советской России. Семинарские занятия должны быть направлены на углубление материала по отдельным аспектам организации и технологии ДОУ. В качестве дополнительного задания на семинары можно предложить разработку схем и наглядных материалов, электронных презентаций по обсуждаемым вопросам.
Текущую проверку знаний студентов целесообразно проводить путем устных опросов в начале занятий, тестирования по окончании темы, подведения итогов в конце разделов.
2.3.2 Методические указания для студентов
Комплексное изучение студентами учебной дисциплины «Организация и технология ДОУ» включает в себя: овладение материалами лекций, учебной и дополнительной литературы, указанными в программе (в том числе нормативной базой курса), работу студентов в ходе проведения практик и семинаров.
Лекционные занятия посвящены раскрытию особенностей организации и технологии ДОУ в различные периоды развития Российского государства, в частности отражается устройство высших, центральных и местных органов власти, должностной состав канцелярских служб, их функции, этапы документооборота и пр. Студентами должны быть приняты во внимания наиболее важные положения темы, на которых делает акцент преподаватель в ходе лекций.
Задачей практических работ является знакомство с нормативными документами по ДОУ и системе управления дореволюционного и советского периодов, а также их глубокий анализ.
На семинарских занятиях контролируется степень усвоения материала студентами, их самостоятельная работа с литературой. На семинары выносятся вопросы в рамках пройденной темы, но рассматриваются подробнее с привлечением дополнительных источников. Приветствуется творческий подход студентов, подготовка ими наглядных материалов и презентаций. Тема, форма проведения семинара предполагает дискуссионность, свободный обмен мнениями. Студентам при подготовке к семинару следует сформировать свою точку зрения по каждому из вопросов, выносимых на обсуждение.
Основой для подготовки студента к семинарским занятиям являются лекции и издания, рекомендуемые преподавателем. При изучении источников студентам рекомендуется законспектировать основные идеи публикации, предлагаемые определения, зафиксировать существенные факты, суть приводимых примеров.
2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины
Для более глубокого и эффективного изучения и усвоения материала студенты могут пользоваться:
– Комплектами нормативных документов – Судебник 1550 г., Соборное уложение 1649 г., Генеральный регламент 1720 г., Общее учреждение министерств 1811 г., ЕГСД, ГСДОУ и пр.
- Комплектом наглядных материалов с образцами документов различных периодов развития делопроизводства в России.
2.3.4 Материально-техническое и информационное обеспечение
дисциплины
В ходе проведения лекционных и семинарских занятий необходимо использовать компьютерное и мультимедийное оборудование для показа презентаций преподавателя и студентов с целью представления наглядных схем документооборота, структуры органов управления в различные периоды развития делопроизводства в России.
Приложение 1
Лекционные материалы
Приказное делопроизводство XV-XVII вв.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.
По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:
Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.
В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и Др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.
На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" - приказную избу и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая 'изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.
В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.
Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением - их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.
В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!
Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.
Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг - более трехсот. Это - ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.
Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):
"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."
или:
"...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...", а затем излагалось существо вопроса.
Челобитные и отписки начинались с обращения:
"Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ..."
или:
"Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...".
При обращении к великому князю служилые люди писались холопами ("бьет челом холоп твой"); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети - сиротами; духовные лица - богомольцами.
В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:
"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день".
Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.
Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "... вели государь мне дать...", а заканчивалось: "...царь-государь смилуйся пожалуй...".
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:
- вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
- постановления о финансовом управлении;
- отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
- постановления о полицейской деятельности воеводы;
- определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
- поступление документа на рассмотрение;
- подготовка дела к "докладу";
- рассмотрение и решение дела;
- оформление документа, содержащего решение.
Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.
Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.
При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий "справлял", т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью - "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.
Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: "а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки". Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.
В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.
Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни -Рождество (с 24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
Система коллежского делопроизводства XVIII в.
Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В указе по этому поводу говорилось следующее:
"... дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много... А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше".
Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных^ переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.
Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.
Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения, и стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления - 100 руб., за два - вдвое больше и т. д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.
В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. Всего за гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" ("Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют"), утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (глава 2 Генерального регламента "О преимуществе коллегий").
С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).
Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т. д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.
В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел полагалась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях устанавливался поверстный срок - по 2 дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались. Однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенных дел - сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.
Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.
Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.
Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей.
В ведении регистратора находились регистрационные книги - журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги ("регистратуры") - А, В, С и D. Книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входяших. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.
При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой - что по указу исполнено и когда.
Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.
Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.
Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраивалось обсуждение и объявлялось просителю решение.
Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.
После заседания и подписания протокола канцелярия готовила "исполнительные бумаги", содержавшие решение вопроса и отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все коллегии между собой сносились промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.
Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование - архивов и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность - архивариус. По регламенту учреждалось два архива - один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой - финансовый - под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив - через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту ("алфавит дел").
Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.
В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи отмечают:
"Хотя прежние дьяки, окольничьи, воеводы влачат еще кое-как свое существование в Москве и других старых городах, но рядом с ними теперь в новой столице являются и новые люди, которым присваиваются и новые чины, взятые с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмейстер, губернатор, инспектор... маклер, министр... и др."
Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.
Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.
Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. "О форме суда" содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т. е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее - указом от 01.01.01 г. - губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.
В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:
"Октября 17 дня 1723 года".
Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав "Учреждения для управления губерний" 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них - Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.
Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным местам и лицам.
Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.
По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу - наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства.
Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. "Учреждение..." вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.
XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.
Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.
Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".
Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.
Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" - законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Структура министерств имела следующий вид:
Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.
"Общим учреждением министерств" вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.
Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".
Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.
Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.
Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.
О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная. Автор известного "Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России" (1856 г.) называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров.
Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".
Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.
Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.
Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.
Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел ("не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности" - ПСЗ II. Т. 11, отд. 2. ? 9757).
Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.
Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на?..." или: "От такого-то" и т. п.
Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.
На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.
Особенностью организации делопроизводства в этот период яв-ялась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.
Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.
На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы - "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы:
"... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления".
Делопроизводство разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это "наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел"; практическое делопроизводство - это "общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг". К предмету теоретического делопроизводства он отнес: "наружные свойства" деловых бумаг и их "внутренние> свойства".
В разделе о наружных свойствах документов он дает:
классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:
1. сношения (или отношения);
2. реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;
3. официальные письма;
4. записки;
5. выписки;
- порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;
- части деловой бумаги (т. е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, "кувертные" надписи;
- титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.
К внутренним свойствам он относит стиль ("слог") документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.
В практическом разделе работы чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и "просительские" дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.
Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Обшем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.
История управления и делопроизводства в гг.
Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении Фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период. В историографии декларировалось положение о качественном отличии новой системы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Многие современные исследователи напрочь вычеркивают историческую ценность последующего времени. Главный недостаток обоих подходов - игнорирование преемственности в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства.
Концепция "эшелонов развития" цивилизации, выдвинутая историками и экономистами еще в 80-е гг., при спорности отдельных ее построений, во многом объясняет особенности социально-экономического, политического и культурного развития России, дает ключ к пониманию ее развития на протяжении советского периода. Эти особенности влияли самым непосредственным образом на создаваемую систему управления, поскольку любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неграмотными исполнителями. Поэтому, несмотря на страшную цену проводимых в советской России реформ, они приносили и позитивные результаты, прежде всего в экономической сфере, неизмеримо в меньшей степени - в социальной.
Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК - исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).
По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: фактическое отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 01.01.01 г. "Об уничтожении сословий и гражданских чинов". Для. работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Председатель СНК признал, что "...культурный уровень не поднят, и поэтому бюрократы. занимают старые места". Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г.
"О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".
При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. Например, при создании "Положения о письмоводстве и делопроизводстве" за основу взят аналогичный по наименованию и по содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т. п.). При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам. Тем не менее период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:
- организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
- вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);
- практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности "общего делопроизводства" и специальных систем документации.
Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (, , и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и Управления (руководителя Центрального института труда), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок; направление, возглавляемое (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране - Лиги "Время", в дальнейшем переименованной в Лигу "НОТ" - 1924 г.). сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: "... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д." Значительный круг ученых объединяла школа Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович управленческой мысли - "производственная трактовка" управленческих процессов представлено в литературе , , и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие "локальные" управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.
Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности "низовых" органов управления, методическая помощь и т. д.).
Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.
В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:
- документооборот учреждений и методы его оптимизации;
- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;
- контроль исполнения документов;
- хранение документов.
Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.
По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.
В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:
- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Правилах" определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в "Правилах" можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.
Разработанные составителями "Правил" признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т. п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).
В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.
Статистическая документация - важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.
Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.
В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке - в частности, усилия были направлены на "закрепощение" правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.
Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.
Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.
Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:
- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
- механизация труда "канцелярских" работников;
- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.
Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.
История управления и делопроизводства в гг.
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения Управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажного офиса". Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.
Приложение 2
Тест по теме «Делопроизводство на Руси 10-17 вв.»
1. С чем связано появления документирования на Руси:
а) с принятием христианства;
б) с объединением Руси и превращением в централизованное государство;
в) с заключением торговых и военных международных договоров Руси и Византии;
г) с возникновением и распространением письменности.
2. Когда и где появляется в России термин «делопроизводство»:
а) в 16-17 вв. в приказах;
б) в 12-13 вв. при княжеских дворах и монастырях;
в) в 18 в. в коллегиях;
г) в 18 в. в приказах.
3. Источником сведений о законодательстве и социально-экономическом укладе на Руси в 11-12 вв. служит:
а) берестяные грамоты;
б) международные договоры с Византией и европейскими государствами;
в) грамоты и летописи;
г) Русская правда.
4. До 15 в. документы в основном велись в:
а) гостиных дворах;
б) при княжеских дворах;
в) в монастырях;
г) а, б, в.
5. Что собой представлял столбец как форма документа:
а) один лист пергамена, подклеенный к другому узкой стороной;
б) один длинный узкий лист пергамента;
в) лист пергамена, на котором текст писался в виде узких столбиков.
6. Документы до 15 века хранились, как правило, в:
а) сундуках;
б) ларях;
в) свитках;
г) деревянных шкафах.
7. Для текстов документов периода 10-14 вв. характерно было:
а) сплошное написание;
б) сплошное написание, без разделения на отдельные слова;
в) выделение абзацев и развитие пунктуации;
г) сплошное написание, без разделения на отдельные слова и пунктуации.
8. Для удостоверения документов в 10-15 вв. использовались:
а) скрепы дьяков и писцов, печати;
б) скрепы дьяков и мосты;
в) скрепы дьяков и писцов, мосты и печати;
г) печати и мосты.
9). В 16-17 вв. текст документа писался только на одной стороне, а вторая использовалась для:
а) не использовалась;
б) проставления помет, резолюций и адреса;
в) написания имени дьяка, составлявшего документ;
г) проставления адреса.
10. В столбец 16-17 вв. свитки могли подклеиваться по признакам (укажите самостоятельно):
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
11. Для делопроизводства 16-17 вв. характерно:
а) зарождение архивного дела;
б) развитие делопроизводственных кадров;
в) появление тетрадной формы документов наряду со столбцовой;
г) а, б, в.
12. В приказах решение дел производилось;
а) единолично судьями;
б) коллегиально судьями и дьяками;
в) единолично дьяками;
г) коллегиально судьями и дьяками, единолично дьяками.
13. Как распределялись делопроизводственные функции в приказах (соотнесите букву и цифру):
а) судья;
б) дьяк;
в) старые подьячие;
г) средние подьячие;
д) младшие подьячие;
1) руководили столами и повытьями,
2) переписывали документы;
3) руководили приказом, принимали решения;
4) наводили справки, составляли документы;
5) проставление на документах резолюций, их распределение по столам и повытьям, принятие решения по делу.
14. Установите правильную последовательность делопроизводства в приказах:
_ дьяк делал на документе помету «выписать»;
_ составление проекта ответного документа;
_ поступление документа в приказ;
_ поступление документа в стол или повытье;
_ подбор материалов по делу и создание проекта документа;
_ доклад дьяку о деле;
_ вынесение приговора;
_ составление ответного документа.
15. Соотнесите правильно документы и направления переписки:
а) от царя и Боярской думы в приказ поступали…;
б) из приказа в приказ направлялись…;
в) приказы выдавали воеводам…;
г) от воевод в приказы поступали…;
1. наказные памяти;
2. приговоры, указы, грамоты;
3. отписки;
4. памяти.
Организация и технология ДОУ (часть 2)
1.3 Объем дисциплины
1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы
Для специальности «Документоведение и ДОУ» при продолжительности изучения дисциплины в течение 1 семестра.
Форма обучения - очная (гр. ДМ-34).
|
Вид учебной работы |
Количество часов |
|
Аудиторные занятия: |
74 |
|
лекции |
44 |
|
практические / семинар. |
10 |
|
лабораторные работы (практикум) |
20 |
|
Самостоятельная работа |
- |
|
Всего часов |
74 |
|
Текущий контроль (количество) |
- |
|
Курсовая работа |
- |
|
Виды итогового контроля (экзамен, зачет) (экзамен, зачет) №№ семестров |
Экзамен |
1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы
|
Названия тем |
Виды учебных занятий | |||
|
Аудиторные занятия, в т. ч. | ||||
|
Всего часов по учебному плану |
Лекции |
Практ. занятия, семинар |
Лабораторные работы | |
Тема 1. Введение, предмет и содержание курса |
2 | |||
|
Тема 2. Делопроизводство – основа технологии управления |
2 |
2 | ||
|
Тема 3. Нормативно-методическая база делопроизводства |
4 |
2 |
4 | |
|
Тема 4. Организация труда работников служб документационного обеспечения управления |
4 |
2 |
5 | |
|
Тема 5. Организация документооборота |
5 |
1 |
3 | |
|
Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания |
5 |
1 |
2 | |
|
Тема 7. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации |
4 |
1 |
2 | |
|
Тема 8. Оформление и формирование дел |
4 |
4 | ||
|
Тема 9. Экспертиза ценности документов. Состав, задачи экспертной комиссии |
4 | |||
|
Тема 10. Направления совершенствования ДОУ |
4 | |||
|
Тема 11. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан |
6 |
1 | ||
|
ИТОГО: |
74 |
44 |
10 |
20 |
1.4 Содержание дисциплины
Тема 1. Введение, предмет и содержание курса
Предмет, содержание и задачи курса. Терминология основных понятий в области делопроизводства, ее эволюция. Взаимосвязь организации и технологии государственного делопроизводства с развитием государственного аппарата, его функциями и структурой. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами в разные исторические периоды, их преемственность в условиях деятельности советского и российского государственного аппарата. Место курса в системе наук. Связь делопроизводства с историческими науками, архивоведением, правоведением, экономическими, техническими науками, с науками об информации, теорией управления.
Тема 2. Делопроизводство – основа технологии управления
Понятие «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Делопроизводство как функция управления, его место среди других функций управления. Делопроизводство как система работы с документами. Управленческая деятельность и делопроизводство. Значение документов для реализации управленческих решений. Оценка современного состояния делопроизводства. Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях различных уровней управления. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства.
Влияние автоматизированной технологии обработки документов на делопроизводство. Влияние характера управления, принципов принятия управленческих решений на организацию и технологию делопроизводства.
Тема 3. Нормативно-методическая база делопроизводства
Основные законодательные постановления по работе с документами. Единая государственная система (ЕГСД) и основные ее направления. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Классификаторы технико-экономической и социальной информации. Нормативные документы по труду и охране труда. Государственные стандарты, их роль и значение. Стандарты предприятий. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
Тема 4. Организация труда работников служб
документационного обеспечения управления
Общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб. Инструкции по документированию управленческой деятельности. Положение о службе делопроизводства. Должностные инструкции, как основной нормативный ддокумент, определяющий организационно-правовое положение работника. Формы организации работы с документами.
Категории учреждений по объему документооборота. Структура и функции канцелярии. Нормирование труда работников служб документационного обеспечения управления. Организация рабочих мест и условия труда работников службы документации. Оформление офиса и рабочего стола. Механизация документационных процессов. Новейшие средства копирования и размножения документов. Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с документами. Подготовка кадров делопроизводственных служб. Формы повышения квалификации специалистов.
Тема 5. Организация документооборота
Понятие документооборота. Организация работы с документами на предприятии и в организации. Общие правила организации, методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах. Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения.
Прием, прохождение и порядок исполнения поступивших документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение Порядок прохождения поступивших документов. Особенности обработки отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет объема документооборота, его значение в организации документационного обеспечения. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.
Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
Регистрация как составная часть технологии делопроизводства. Правила регистрации и индексации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Принципы построения информационно-поисковых систем ручного типа, их виды.
Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Основные принципы его организации. Организация контроля за использованием документов. Построение справочной картотеки. Перечень типовых сроков использования документов. Сроки исполнения служебной документации. Обобщение и анализ данных об использовании документов. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения.
Тенденция роста документооборота в современных учреждениях. Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота. Автоматизированные системы документооборота.
Тема 7. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации
Понятие о номенклатуре дел. Требование к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах. Виды номенклатуры, их особенности и назначение. Принципы построения номенклатуры дел. Признаки составления разделов номенклатуры. Особенность номенклатуры дел конкретного предприятия. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел.
Сроки хранения документов. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.
Тема 8. Оформление и формирование дел
Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.
Состав документов дела. Систематизация отдельных категорий документов. Особенности систематизации предложений, заявлений, писем граждан. Особенности расположение в деле распорядительной документации. Порядок изъятия документов из дела. Оформление обложки дела. Создание внутренней и заверительной описи. Учет, хранение и уничтожение дел.
Тема 9. Экспертиза ценности документов.
Состав, задачи экспертной комиссии
Экспертиза ценности документов. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Критерии экспертизы ценности. Перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения. Состав, задачи и функции экспертной комиссии. Унифицированная форма акта уничтожения документов.
Описание документов постоянного и временного срока хранения. Требование к обложке дел длительного срока хранения. Обеспечение сохранности документов дел в текущем делопроизводстве. Порядок сдачи дел в ведомственный архив.
Тема 10. Направления совершенствования ДОУ
Проблемы и сложности постсоветского периода. Появление новых ГОСТов и стандартов в делопроизводственной службе. Активное внедрение в работу по оформлению, изготовлению, пересылки документов современных компьютерных средств. Повышение требований и критерий к сотрудникам этой сферы, изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения. Использование опыта, накопленного в предшествующий период. Укрепление связей между делопроизводственными службами и архивными учреждениями.
Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами.
Тема 11. Делопроизводство по письменным и устным
обращениям граждан
Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан. Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
Основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан, ее особенности. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения. Требования к содержанию ответсных документов.
Виды обращений. Предложение. Заявление и жалоба. Регистрация письменных и устных обращений граждан. Технология работы с такого рода обращениями. Формирование и хранение предложений, заявлений, жалоб граждан. Обобщениение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления. Организация приема граждан в государственных учреждениях. Формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях.
1.5 Темы практических и семинарских занятий
Тема 2. Делопроизводство – основа технологии управления
Семинар 1
Цель занятия: изучение взаимодействия системы управления и системы документационного обеспечения деятельности организаций, выявление путей и особенностей взаимодействия названных сфер, их взаимовлияния.
Вопросы для обсуждения:
1. Что такое «управление» и «делопроизводство», «документационное обеспечение управления»? Назовите и охарактеризуйте основные управленческие функции? Является ли документационное обеспечение функцией управления?
2. Каким образом сфера управления влияет на делопроизводственную сферу на уровне организации или государства в целом? Приведите исторические и современные примеры такого влияния.
3. Как управленческая деятельность зависит от постановки делопроизводства в учреждении?
Тема 3. Нормативно-методическая база делопроизводства
Семинар 2
Документационное обеспечение: структура, функции, принципы организации. Нормативно-правовое обеспечение документационного
обеспечения управления (ДОУ)
Цель занятия: изучение системы документационного обеспечения деятельности организаций любой формы собственности и направлений ее совершенствования.
Вопросы для обсуждения:
1. Изучить требования современных законодательных, нормативных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих вопросы организации документационного обеспечения деятельности. На основе собранных материалов написать аналитическую работу, раскрывающую следующие вопросы:
• Цели государственного регулирования ДОУ
• Дефиниция понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управление».
• Характеристика законодательных и нормативных актов, регламентирующих вопросы ДОУ
• Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства
• Проблемы регулирования ДОУ
2. Значение нормативных и методических документов в организации ДОУ
3. Регулирование ДОУ на уровне организаций. Методика разработки локальных актов
Тема 4. Организация труда работников служб
документационного обеспечения управления
Семинар 3
Цель занятия: изучение требований к организации службы ДОУ, труда работников данного подразделения и нормативного обеспечения их деятельности.
Вопросы для обсуждения:
1. Структура, задачи, функции службы ДОУ.
2. Характеристика типовых форм службы ДОУ.
3. Нормативная регламентация деятельности службы ДОУ.
4. Методика разработки нормативных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ
Тема 5. Организация документооборота
Семинар 4
Организация документооборота предприятия
Цель занятия: изучение документооборота в аппарате управления с позиций его организации, требований к нему и путей совершенствования.
Вопросы для обсуждения:
1. Нормативная регламентация организации документооборота
2. Документооборот: характеристика качественных и количественных параметров
3. Совершенствование документооборота: проблемы и перспективы
Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
Семинар 5
Регистрация документов и организация
справочно-информационного обслуживания
Цель занятия: изучение организации и технологии регистрации управленческих документов.
Вопросы для обсуждения: 1. Регистрация документов: принципы организации
2. Сравнительная характеристика форм регистрации.
3. Характеристика форм и видов ИПС
Тема 7. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации
Семинар 6
Номенклатура дел организации
Цель занятия: изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве.
Вопросы для обсуждения:
1. Выявить и изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел.
2. Типы номенклатур дел (классификационные схемы);
3. Правила формулирования заголовков дел;
4. Источники установления сроков хранения документов;
5. Правила систематизации и индексации заголовков дел;
6. Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел.
Тема 3. Нормативно-методическая база делопроизводства
Практическая работа 1
Цель занятия: анализ современной нормативно-правовой базы по делопроизводству в плане ее структуры и содержания.
Задания:
Задание 1. На основании информационно-правовой поисковой системы «Консультант Плюс» создайте графическую схему структуры нормативно-правовой базы по делопроизводству, соблюдая иерархию правовых актов в Российской Федерации и внутри каждой группы актов - хронологию.
Задание 2. Выявите правовые акты и конкретные статьи в них, касающиеся в целом процессов документирования в Российской Федерации. Заполните полученными данными следующую таблицу:
|
Название нормативно-правового акта, его дата и номер |
№ статьи |
Содержание статьи |
Тема 5. Организация документооборота
Практическая работа 2
Организация документооборота предприятия
Цель занятия: изучение движения документов в аппарате управления с момента их получения до завершения исполнения.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• иметь представление об общих принципах организации традиционного и электронного документооборота;
• знать последовательность прохождения и исполнения документов;
• уметь составить схемы движения входящих, исходящих, внутренних документов;
• иметь навыки учета документооборота.
Задания:
Задание 1. Изучить нормативные требования к организации документооборота, методики подсчета документооборота. Представить результаты анализа в виде краткого конспекта или письменных ответов на вопросы.
Задание 2. Составить модель организации документооборота (используя материалы конкретного предприятия или собственную разработку). Выполняя задание необходимо:
- определить состав должностных лиц, участвующих в обработке и исполнении документов;
- изучить движение документных потоков организации и представить схемы движения входящих документов (отразить перемещения документов от момента приема до подшивки их в дело после завершения исполнения), исходящих документов (отразить перемещения документов от момента подготовки их проектов до отправки их учреждения), движения внутренних документов (от момента подготовки проекта документа до подшивки в дело).
Задание 3. Предложить пути совершенствования документооборота
Тема 4. Организация труда работников служб
документационного обеспечения управления
Практическая работа 3
Организация службы документационного обеспечения управления
Цель занятия: изучение организационных форм, структуры и функций службы делопроизводства.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• знать требования современных нормативных документов к организации службы делопроизводства;
• иметь навыки составления схем организационной структуры службы делопроизводства;
• уметь рассчитывать численный состав службы ДОУ
• уметь разрабатывать нормативные документы, регламентирующие деятельность делопроизводственной службы.
Задания:
Задание 1. Изучить требования действующих нормативных документов к организации, структуре и функциям службы делопроизводства (ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). Основное внимание обратить на статус службы, состав ее функций, формулировку прав и ответственности.
Задание 2. Создать организацию, указав ее название, организационно-правовую форму, структуру, управление. Дать краткую характеристику ее деятельности. Проанализировать организацию службы ДОУ в этой организации и выявить ее особенности.
Задание 3. Начертить схему организационной структуры службы ДОУ создаваемого предприятия, зафиксировать подчиненность служб и структурных подразделений. Для каждого структурного подразделения и участка службы ДОУ на схеме фиксируется вид подчиненности. Обосновать наименование и подчиненность каждого структурного подразделения.
Задание 4. Разработать положение о службе ДОУ. Текст положения должен содержать конкретные формулировки задач, функций, прав, обязанностей и взаимоотношений службы. Положение оформить на общем бланке, определить порядок согласования и утверждения положения (состав структурных подразделений и должность руководителя, утверждающего документ). Аргументировать предложенный проект Положения.
Задание 5. Разработать должностную инструкцию на одного специалиста службы ДОУ. При формулировке должностных обязанностей сотрудника следует согласовывать их основными задачами и функциями службы ДОУ (т. е. с текстом Положения). В разделе «Взаимоотношения, связи» закрепить взаимодействия работника службы и его связи на уровне представления документов.
Задание 6. Разработать инструкцию по документационному обеспечению управления для организации (необходимые материалы предоставляются преподавателем на занятии). Студентам необходимо знать методику разработки данного документа.
Задание 7. Разработать табель унифицированных форм документов (необходимые материалы предоставляются преподавателем на занятии). Студентам необходимо знать методику разработки данного документа.
Задание 8. На основе нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления рассчитать численность сотрудников службы ДОУ.
Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
Практическая работа 4
Регистрация документов и организация
справочно-информационного обслуживания
Цель занятия: изучение организации и технологии регистрации управленческих документов.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• знать нормативные требования к организации регистрации документов;
• уметь обосновать предложения по организации регистрации в конкретном учреждении;
• иметь навыки заполнения регистрационных форм.
Задания:
Задание 1. Изучить требования нормативно-методических документов к регистрации и построению информационно-справочного аппарата. Обратить внимание на состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных баз данных.
Задание 2. Составить сравнительную характеристику форм регистрации документов, выделив преимущества и недостатки (письменно)
Задание 3. Зарегистрировать в журнале, на карточках и в автоматизированной форме предложенные документы. Обратить особое внимание на регистрацию инициативных и ответных писем.
Задание 4. Разработать и обосновать предложения по организации регистрации и информационно-справочной работы для конкретной организации.
Тема 7. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации
Практическая работа 5
Номенклатура дел
Цель занятия: изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, в приобретении навыков составления и оформления номенклатуры дел.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• иметь представление о назначении и возможном применение номенклатуры дел в организации;
• знать назначение и использование перечней документов с указанием сроков хранения;
• знать методику составления номенклатуры дел;
• уметь составить номенклатуру дел конкретной организации.
Задания:
Задание 1. Изучить указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности учреждений и организаций с указанием сроков хранения и выяснить:
• порядок применения перечня в делопроизводстве;
• дифференциацию сроков хранения документов по группам организаций;
• схему построения перечня и его научно-справочный аппарат.
Задание 2. Проанализировать конкретную номенклатуру дел организации, выписывая в тетради выявленные недостатки ее содержания и оформления и иллюстрируя каждый из них примером.
Задание 3. Изучить структуру, функции и состав документного фонда конкретной организации (материалы деловой игры) и разработать классификационную схему и содержание номенклатуры дел.
Тема 8. Оформление и формирование дел
Практическая работа 6
Организация и порядок формирования дел. Описание дел
Цель занятия: изучение комплекса работ по формированию и
описанию дел.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• знать основные требования нормативных документов к работам, проводимым службой ДОУ по формированию и описанию дел;
• иметь представление об отборе документов для дальнейшего хранения и использования;
• знать правила формирования дел;
• знать правила оформления дел для сдачи в архив;
• иметь навыки описания дел.
Задания:
Задание 1. Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, проведению экспертизы ценности документов и их подготовке к сдаче в архив организации. Законспектировать правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок подготовки документов к сдаче в архив организации.
Задание 2. Проанализировать правильность группировки документов в дела (на примере конкретных дел). При проведении анализа дел необходимо обратить внимание на следующее:
• Соответствие заголовков дел документам, помещенных в дело;
• Наличие в деле дублетных, черновых экземпляров документов и документов, подлежащих возврату;
• Наличие в деле документов с различными сроками хранения.
Задание 3. Оформить дела для сдачи в архив организации. При оформлении следует пронумеровать документы дела, составить внутреннюю опись, заверительную надпись и оформить обложку дела.
Задание 4. Составить опись на дела постоянного и временного хранения, подлежащие сдаче в архив; акт об уничтожении документов, утративших научно-практическое значение. Определить последовательность расположения дел в описи, состав должностных лиц, принимавших участие в составлении, визировании и согласовании этих документов.
1.6 Список литературы
Основная
1. Делопроизводство: учебник для вузов / под общ. ред. проф. . –М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
2. Кузнецова, (Документационное обеспечение управления) / . – М.: Интел-синтез, 1999. – 320 с.
Дополнительная
1. Пшенко обеспечение управление (Делопроизводство): учеб. пособие / . – М., 2002. – 256 с.
Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок проведения промежуточной и итоговой аттестации
2.1 Темы рефератов и методические рекомендации по их выполнению
Рефераты должны быть выполнены на основании трех и более источников, что отражается в списке литературы. В тексте реферата обязательно должны быть ссылки на источники. Структура реферата включает в себя:
- титульный лист;
- содержание;
- введение;
- разделы;
- заключение;
- список использованных источников.
Работа оформляется на листах формата А4, в печатном варианте (шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5). Поля – левое, верхнее, нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.
Темы:
1. Структура, функции и задачи служб ДОУ.
2. Регистрация документов современных организаций
3. Новейшие информационные технологии в делопроизводстве.
4. История складывания системы кадровой документации в Российском государстве.
5. Фальсификация документов (любой период).
6. Особенности электронных документов.
7. История развития делового стиля документа.
8. От челобитной к прошению: пути совершенствования.
9. История развития формуляра письма.
10. Анализ документооборота конкретного учреждения.
11. Анализ организации и технологии ДОУ на конкретном предприятии.
12. Анализ организации работы кадровой службы предприятия.
13. Организация и технология работы с обращениями граждан (на примере городской администрации, или конкретного учреждения).
14. Подпись и печать, как важные реквизиты документа: этапы совершенствования.
15. Пути совершенствования службы ДОУ.
16. Современные проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
2.2 Вопросы для подготовки к экзамену
1. Предмет, содержание и задачи курса. ДОУ как функция управления.
2. Основные понятия и терминология ДОУ.
3. Государственная система ДОУ. Организационная структура управления документацией.
4. Нормативно-методическая база делопроизводства и проблемы управления документацией.
5. Организационная структура службы ДОУ. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления.
6. Задачи и функции службы ДОУ. Положение о службе ДОУ; состав информации, порядок разработки и утверждения.
7. Должностной и численный состав сотрудников службы ДОУ, их функциональные обязанности.
8. Должностная инструкция как нормативный документ; состав информации, порядок разработки и утверждения.
9. Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий организацию и технологию ДОУ учреждения; состав информации, порядок разработки , утверждения и внедрения.
10. Нормирование труда сотрудников службы ДОУ. Типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.
11. Понятие документооборота и его основные этапы.
12. Схема движения, технологии обработки и исполнение входящих документов.
13. Схема движения, технологии обработки и исполнение исходящих документов.
14. Схема движения, технологии обработки и исполнение внутренних документов.
15. Анализ структуры документооборота.
16. Методы учета и сокращения документооборота.
17. Регистрация документов как составная часть ДОУ. Принципы регистрации документов.
18. Регистрационные формы, состав информации и порядок их заполнения.
19. Индексирование документов и построение информационно-поисковых систем по документам организации.
20. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления. Поиск и использование информации.
21. Задачи и виды контроля исполнения документов и поручений. Состав контролируемых документов.
22. Технологические процедуры контроля исполнения документов.
23. Организация и порядок формирования дел.
24. Систематизация документной информации. Номенклатура дел: назначение, виды, общие требования к ее составлению и оформлению.
25. Методика составления номенклатуры дел.
26. Хранение документов в оперативной деятельности.
27. Понятие «экспертиза ценности документов», ее задачи. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы.
28. Организация экспертизы ценности документов. Этапы проведения ЭЦД и оформление ее результатов.
29. Перечни документов со сроками хранения, их назначение и использование.
30. Оформление дел. Нормативно-методические материалы об основных требованиях к оформлению дел.
31. Понятие описи дел. Виды описей, правила их составления и оформления.
32. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.
33. рганизация и технология работы с обращениями граждан.
34. Основные направления совершенствования ДОУ.
2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины
2.3.1 Методические указания для преподавателей
Дисциплину следует осваивать посредством сочетания лекционных занятий и лабораторно-практических работ. Особый акцент необходимо делать на практическое закрепление материала, на развитие навыков оформления документации, анализа управленческих ситуаций, законодательных актов, организационно-правовых документов учреждений.
Семины могут быть посвящены более подробному рассмотрению законодательства в изучаемой области, особенностям работы с отдельными видами документации по части создания, оформления и применения, а также рассмотрению отдельных этапов документооборота.
Текущую проверку знаний студентов целесообразно проводить путем устных опросов в начале занятий, тестирования по окончании темы, проверочных работ.
2.3.2 Методические указания для студентов
Комплексное изучение студентами учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» включает в себя: овладение материалами лекций, учебной и дополнительной литературы, указанными в программе (в том числе нормативной базой курса), работу студентов в ходе проведения практик и семинаров.
В течение лекционных занятий студентами изучаются основы документационного обеспечения управления в части документирования, организации и технологии работы с документами. Вторая часть курса посвящена освоению кадрового делопроизводства. Студентам рекомендуется запоминать наиболее значимые положения тем и закреплять, расширять знания в ходе практик и семинаров.
2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины
Для более глубокого и эффективного изучения и усвоения материала студенты могут пользоваться:
- Сборником нормативных документов в сфере ДОУ;
- Наглядным пособием по реквизитам управленческих документов;
- Словарем терминов и определений в приложениях к данному учебно-методическому комплексу;
- Схемами, представленными в приложениях к комплексу.
2.3.4 Материально-техническое и информационное обеспечение
дисциплины
В ходе проведения лекционных и практических занятий целесообразно применять как можно больше наглядных материалов, в том числе образцы управленческих документов, заполненные унифицированные формы документов, схемы документооборота в организации. Рекомендуется использовать ресурсы электронной правовой базы данных «Консультант Плюс» при работе с законодательством в сфере делопроизводства и документирования трудовых правоотношений.
