ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Уральский государственный университет им. »
Исторический факультет
Кафедра документационного и информационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления
в социально-культурном сервисе и туризме
Программа курса
Екатеринбург
2006
Утверждаю
Проректор
____________
(подпись)
__________
(дата)
Программа дисциплины «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме» составлена в соответствии с требованиями федерального/национально-регионального (вузовского) компонента к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки:
дипломированного специалиста по специальности «Социально-культурный сервис и туризм», шифр
бакалавра, магистра по направлению _____________________________ (название, шифр)
по циклу «Гуманитарных и социально-экономических дисциплин» государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования.
Семестр 4
Общая трудоемкость дисциплины 64 часа, в том числе:
Лекций – 32
Практических занятий - 32
Контрольные мероприятия:
Тестирование
Контрольные практические работы
Автор - , старший преподаватель кафедры документационного и информационного обеспечения управления
Рекомендовано к печати протоколом заседания
кафедры Документационного и информационного обеспечения управления
от 01.01.01 г. № 1.
Согласовано:
Зам. председателя
Гуманитарного совета
_________________
(подпись)
(дата)
(С) Уральский государственный университет
(С) ____, 2006
Введение
Цель дисциплины «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме» - ознакомить студентов с основными принципами организации эффективного документационного обеспечения обслуживания и современными технологиями делопроизводственного обслуживания.
Задачи дисциплины:
- ознакомить студентов с нормативно-методической базой делопроизводства, основными принципами и методами организации работы с документами современной организации;
- ознакомить студентов с особенностями организации делопроизводственного обслуживания в сфере социально-культурного сервиса и туризма;
- на основании полученных теоретических знаний научить студентов организовать делопроизводственное обслуживание управленческой деятельности небольшой коммерческой организации.
Дисциплина «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме» связана с рядом учебных дисциплин, использует знания и навыки, полученные студентами специальности «Социально-культурный сервис и туризм» в ходе изучения других дисциплин учебного курса.
В свою очередь, дисциплина «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме» дополняет и углубляет знания, полученные студентами в ходе изучения других дисциплин учебного курса.
В ходе изучения дисциплины основное внимание уделяется принципам и методам документационного обеспечения управленческой деятельности коммерческой организации с относительно небольшим объемом документооборота.
В результате изучения теоретического материала по дисциплине «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме» студенты должны знать:
- нормативно-методические основы делопроизводства;
- принципы организации делопроизводственного обслуживания управленческой деятельности коммерческой организации;
- особенности организации делопроизводственного обслуживания в сфере социально-культурного сервиса и туризма;
- правила составления и оформления документов, возникающих в деятельности коммерческой организации.
На основе полученных теоретических знаний и в результате практических занятий по дисциплине студенты должны уметь:
- организовывать учет и регистрацию документов;
- формировать и вести базы данных по документам организации;
- систематизировать документы и формировать их в дела;
- организовать текущее хранение документов;
- подготовить документы по личному составу к длительному хранению;
- составлять и оформлять основные виды и разновидности документов, возникающих в деятельности организации сферы социально-культурного сервиса и туризма.
В результате изучения дисциплины «Организация секретарского обслуживания» студенты должны получить необходимый секретарю комплекс знаний и навыков для обеспечения эффективной деятельности руководителя современной организации.
Содержание курса
Вводное занятие
Цель и задачи учебного курса. Место курса в системе профессионального обучения студентов специальности «Социально-культурный сервис и туризм». Связь курса с другими учебными дисциплинами. Требования к уровню освоения содержания курса, формы контроля усвоения материала. Комплекс знаний и навыков, получаемых студентами в результате изучения курса. Источники и литература по курсу. Учебные пособия по курсу. Публикации журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь. RU», «АиФ. Секретарь».
Документационное обеспечение управления, делопроизводство, организация работы с документами, документооборот, соотношений понятий.
Тема 1. Делопроизводственная служба
Задачи и основные функции делопроизводственной службы. Структурные звенья организации, выполняющие функции делопроизводственного обслуживания. Роль секретариата в организации делопроизводственного обслуживания коммерческой фирмы. Взаимодействие делопроизводственного персонала с сотрудниками других структурных подразделений. Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность делопроизводственной службы, делопроизводственного и секретарского персонала.
Тема 2. Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства, особенности, составляющие. Федеральный закон РФ Об информации, информатизации и защите информации, основные положения. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ, основные положения, проблемы. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Рекомендательный характер стандартизации, основные понятия, Федеральный закон РФ О техническом регулировании. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, нормативный характер классификаторов, основные понятия, состав, проблемы использования, Особенности и проблемы нормативно-правового регулирования новых технологий делопроизводства, Федеральный закон РФ Об электронной цифровой подписи.
Федеральная целевая программа Электронная Россия ( гг.)", задачи, этапы, основное содержание. Основные проблемы нормативно-методического регулирования делопроизводственных процессов на современном этапе, проект Федерального закона О документационном обеспечении управленческой деятельности, основные положения.
Тема 3 . Организация документооборота
Понятие «документооборот». Принципы организации документооборота. Порядок движения и обработки поступающих, отправляемых и внутренних документов. Значение предварительного рассмотрения документов. Понятие «объем документооборота», учет объема документооборота.
Тема 4. Регистрация документов, формирование справочно-информационного аппарата по документам организации
Регистрация документов, понятие, значение. Виды регистрационных форм, их основное содержание, особенности регистрации различных категорий документов. Формирование информационно-поисковых систем по документам организации. Традиционные и электронные технологии регистрации документов и формирования информационно-поисковых систем.
Тема 5. Контроль исполнения документов
Понятие, значение контроля исполнения документов. Основные принципы организации контроля исполнения документов и поручений. Традиционные и электронные технологии контроля исполнения.
Тема 6. Систематизация документов, номенклатура дел организации
Формирование дел, основные понятия и принципы. Требования к составлению заголовков дел. Особенности группировки в дела различных видов документов.
Номенклатура дел, понятие, функции, виды.
Методика составления номенклатуры дел организации, порядок ее оформления, согласования и утверждения.
Тема 7. Документирование трудовых правоотношений и организация работы с документами по личному составу
Персональные данные, понятие, структура, принадлежность, требования к обработке и передаче. Комплексы документов по личному составу, значение, особенности подготовки и оформления. Организационно-правовая кадровая документация, должностные инструкции персонала, значение, структура, порядок подготовки и оформления. Распорядительная кадровая документация, приказы по личному составу, значение, порядок подготовки и оформления. Персональная кадровая документация, трудовая книжка, значение, порядок ведения
Тема 8. Подготовка документов к хранению
Оформление и описание дел.
Описи дел, понятие, значение, виды. Методика составления и оформления годового раздела описи дел с документами по личному составу.
Выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Тема 9. Основные направления и методы совершенствования документационного обеспечения управления организацией
Упорядочение документирования. Ускорение и сокращение неоправданного роста объема документооборота. Совершенствование локальных нормативно-методических документов. Использование современных технических средств управления и офисного программного обеспечения для оптимизации делопроизводственного обслуживания.
Практические занятия
Занятие 1
Правила оформления реквизитов документа
Цель – повторение правил оформления реквизитов документов
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать правила оформления реквизитов документов;
- уметь редактировать проекты основных видов документов коммерческой организации.
Задание:
Найти ошибки составления и оформления предложенного документа: отсутствие реквизитов, неправильно оформленные реквизиты. Внести необходимые изменения - переоформить документ.Занятие 2
Регистрация документов
Цель – изучение традиционной технологии регистрации документов
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать структуру информации регистрационных форм;
- иметь навыки проектирования и заполнения регистрационных форм.
Задание:
Спроектировать регистрационную форму. Сформулировать регистрационные номера полученного, внутреннего и отправляемого документа. Занести сведения о поступившем, внутреннем и отправляемом документе в регистрационную форму.Занятие 3
(в компьютерном классе)
Автоматизированная регистрация документов
Цель занятия:
- изучение стандартных функций и возможностей автоматизированной системы регистрации и учета документов – «электронной картотеки»;
- изучение структуры электронной регистрационной карточки;
- изучение принципов формирования электронных информационно-поисковых образов документов;
- приобретение навыков заполнения электронных регистрационных карточек.
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать назначение, структуру, стандартные функции, состав информации систем регистрации и учета документов;
- уметь использовать «электронные картотеки» для учета документов и поиска информации о документах.
Задание:
1. Ознакомиться со структурой и функциями предложенной системы регистрации и учета документов.
2. Заполнить электронные регистрационные карточки
- поступающих писем,
- отправляемых писем,
- приказов по основной деятельности.
Занятие 4
Организация коммерческой переписки
Цель занятия:
- изучение правил составления, порядка подготовки и оформления коммерческих писем;
- приобретение навыков составления и оформления коммерческих писем.
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать правила составления и оформления коммерческих писем;
- уметь составлять и оформлять коммерческие письма.
Задание:
Составить проекты коммерческих писем:
- рекламное письмо,
- коммерческий запрос,
- ответ на коммерческий запрос,
- коммерческое предложение - оферта,
- рекламации – претензия,
- ответ на рекламацию.
Занятие 5
Должностные инструкции персонала организаций сферы социально-культурного сервиса и туризма
Цель занятия:
- изучение структуры, методики составления, порядка оформления, согласования и утверждения должностной инструкции;
- приобретение навыков составления и оформления должностных инструкций сотрудников коммерческих организаций сферы социально-культурного сервиса и туризма.
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать методику составления и порядок оформления должностной инструкции;
- уметь составить должностную инструкцию сотрудника коммерческой организации сферы социально-культурного сервиса и туризма.
Задание:
1. Изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению должностных инструкций.
2. Проанализировать предложенную должностную инструкцию, найти ошибки составления и оформления документа, внести необходимые изменения.
3. Составить должностную инструкцию сотрудника коммерческой организации сферы социально-культурного сервиса и туризма (по выбору).
Занятие 6
Номенклатура дел организации
Цель занятия:
- изучение структуры, методики составления, порядка оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации;
- приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел коммерческой организации.
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать методику составления и оформления номенклатуры дел организации;
- знать назначение и уметь пользоваться перечнем документов с указанием сроков хранения;
- уметь составить номенклатуру дел небольшой коммерческой организации.
Задание:
1. Изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел.
2. Изучить структуру и состав перечня документов с указанием сроков хранения.
3. Проанализировать предложенную номенклатуру дел, найти ошибки составления и оформления документа, внести необходимые изменения.
4. Составить номенклатуру дел небольшой коммерческой организации.
Занятие 7
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению, составление годового раздела описи дел с документами по личному составу
Цель занятия:
- изучение структуры, методики составления, порядка оформления, согласования и утверждения годового раздела описи;
- приобретение навыков составления и оформления годового раздела описи дел с документами по личному составу.
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать методику составления и оформления годового раздела описи;
- уметь составить годовой раздел описи дел с документами по личному составу.
Задание:
1. Изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению годового раздела описи.
2. Проанализировать предложенный годовой раздел описи, найти ошибки составления и оформления документа, внести необходимые изменения.
3. Составить годовой раздел описи дел документов по личному составу.
Занятие 8
(в компьютерном классе)
Система «Дело 8.0» как пример комплексной системы автоматизации делопроизводства
Цель занятия:
- изучение стандартных функций и возможностей системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело 8.0» (разработчик фирма «Электронные офисные системы».
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
- знать назначение, структуру, стандартные функции, состав информации системы автоматизации делопроизводства «Дело 8.0»,
- уметь использовать возможности системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело 8.0» для учета и поиска документной информации.
Задание:
1. Ознакомиться со структурой и функциями системы «Дело 8.0»
2. Сформировать справочники-классификаторы:
- номенклатуры документов,
- видов поступления информации,
- организаций – корреспондентов,
- пользователей системы.
3. Заполнить электронные регистрационные карточки
- поступающих писем,
- отправляемых писем,
- приказов по основной деятельности.
4. Провести сеансы с поиска различных категорий документов и документной информации
Перечень вопросов для оперативной проверки усвоения студентами учебного курса:
Делопроизводство или документационное обеспечение управления – это …
Составляющие документационного обеспечения управления:
Документирование – это …
Документ – это …
ГОСТ Р 51141 – 98 содержит …
Документ, определяющий термины и определения делопроизводства и архивного дела -
Реквизит документа – это …
Формуляр документа – это…
Юридическая сила документа – это …
Реквизиты, определяющие юридическую силу документа:
Право подписи документов закрепляется в …
В организациях, действующих на основе единоначалия, документы подписывает…
Постоянными реквизитами документа называются реквизиты, наносимые …
Переменными реквизитами документа называются реквизиты, наносимые…
Реквизиты, оформляемые на всех документах кроме писем:
Реквизиты, оформляемые исключительно на письмах:
Реквизит, фиксирующий внутреннее согласование документа –
Реквизит, фиксирующий внешнее согласование документа –
Виды писем (привести любую классификацию писем):
Официально-деловой стиль речи -
Особенности официально-делового стиля речи:
Организация работы с документами –
Организацией делопроизводственного обслуживания небольшой организации, как правило, занимается…
От каких факторов зависит структура, состав и численность работников делопроизводственной службы:
Документооборот - это …
Централизованная система документооборота (или документооборот, организованный по централизованному принципу) характеризуется тем, что …
Смешанная система документооборота (или документооборот, организованный по смешанному принципу) характеризуется тем, что …
Объем документооборота - это …
Основное содержание предварительного рассмотрения поступивших документов:
Резолюция документально фиксирует …
Регистрация документа - это …
Основные сведения, которые заносятся в регистрационную форму о поступившем документе:
Основные сведения, которые заносятся в регистрационную форму о внутреннем документе:
Основные сведения, которые заносятся в регистрационную форму об отправляемом документе:
Основные условия эффективности контроля исполнения документов:
Один из основных критериев исполнения документа (при условии документирования исполнения) –
Срок исполнения документа может продлить только …
Дело – это …
Формирование дел – это …
Номенклатура дел – это …
Заголовками разделов номенклатуры, организованной по структурному принципу, являются наименования…
Заголовками разделов номенклатуры, организованной по функциональному принципу, являются наименования …
Статья номенклатуры – это …
Статья номенклатуры содержит следующие сведения:
Опись дел – это …
Годовой раздел описи дел – это …
Годовой раздел описи
составляется …
согласовывается …
и утверждается ….
В любой организации (независимо от направления деятельности и организационно-правовой формы) ведется опись дел …
Примерный перечень вопросов к экзамену
Понятия делопроизводство и документационное обеспечение управления, две основные составляющие делопроизводства. Понятие организация работы с документами, основное содержание. Документационное обеспечение управления как информационная база управленческих решений.
Состав нормативно-методической базы организации документационного обеспечения управления.
Понятие документооборот, основные принципы организации документооборота.
Понятие централизованная система документооборота, особенности документооборота, организованного по централизованному принципу.
Понятие смешанный принцип организации документооборота, особенности организации документооборота по этому принципу.
Порядок движения и обработки поступающих документов.
Порядок движения и обработки отправляемых документов
Порядок движения и обработки внутренних документов.
Порядок движения и обработки внутренних распорядительных документов – приказов по основной деятельности.
Порядок движения и обработки важнейших внутренних документов в условиях смешанной системы документооборота.
Понятие объем документооборота, правила учета объема документооборота.
Понятие предварительное рассмотрение поступающих документов, его значение и основное содержание.
Понятие регистрация документов, значение регистрации документов, формы регистрации.
Основные принципы формирования регистрационных номеров и их значение для различных видов документов.
Регистрационно-контрольная карточка, ее реквизиты и правила заполнения.
Понятие контроль исполнения документов и поручений. Значение и организация контроля исполнения документов. Основные этапы контроля исполнения.
Понятие формирование дел, основные принципы формирования дел. Особенности группировки в дела отдельных видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри дела.
Понятие номенклатура дел организации, назначение номенклатуры дел, виды номенклатур дел.
Основные этапы составления номенклатуры дел организации.
Составление заголовков дел, индексация дел, систематизация заголовков дел в номенклатуре дел организации.
Порядок согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел организации, составления и назначение итоговой записи номенклатуры дел.
Основные этапы оформления дел с документами по личному составу
Опись дел, понятие, назначение, виды описей. Систематизация и нумерация дел в описи, особенности индексации дел. Описательная статья описи, ее элементы. Годовой раздел описи.
III. Распределение часов курса по темам и видам работ
|
№ п/п |
Наименование разделов и тем |
ВСЕГО (часов) |
Аудиторные занятия (час) |
Самостоятельная работа | |
|
в том числе | |||||
|
Лекции |
Практические (семинары, лабораторные работы) | ||||
|
Цель, задачи, значение курса |
2 |
2 | |||
|
1 |
Правила оформления реквизитов документа |
2 |
2 | ||
|
2 |
Организация коммерческой переписки |
6 |
6 | ||
|
1 |
Делопроизводственная служба |
2 |
2 | ||
|
2 |
Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства |
2 |
2 | ||
|
3 |
Организация документооборота |
4 |
4 | ||
|
4 |
Регистрация документов, формирование справочно-информационного аппарата по документам организации |
8 |
2 |
6 | |
|
5 |
Контроль исполнения документов |
2 |
2 | ||
|
6 |
Систематизация документов, номенклатура дел организации |
6 |
2 |
4 | |
|
7 |
Документирование трудовых правоотношений и организация работы с документами по личному составу |
10 |
4 |
6 | |
|
8 |
Подготовка документов к хранению |
6 |
2 |
4 | |
|
9 |
Основные направления и методы совершенствования документационного обеспечения управления организацией |
6 |
2 |
4 | |
|
ИТОГО: |
56 |
24 |
32 |
IV. Форма итогового контроля - экзамен
V. Учебно-методическое обеспечение курса
Рекомендуемая литература (основная)
Веселов делового письма. Культура делового общения и официальной переписки. - М., 1993
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /, , и др. Под ред. _ М.: Юнити – Дана, 2001
Чувенков документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.М.: Дело, 2003.
Рекомендуемая литература (дополнительная)
Веселов деловое письмо в промышленности. - М.,1990
, Веселов переписка (конструкции типовых писем). - М., 1990
Волков основы гостиничного сервиса. - Ростов-на-Дону, 2003
Гостиничное и ресторанное дело, туризм: Сборник нормативных документов. - Ростов-на-Дону, 2003
Гущин право: Учебное пособие / Под ред. . – М., 2002
Додонова составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № 3
Организация работы с документами. Учебник. / и др. – М.: ИНФРА – М,1999
Дан Язык письма. - М., 2002
Пшенко и основные нормативные требования к документам. - М.: Юр. колледж МГУ, 1994
Стенюков . Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.,1996
, Щур в сфере гостиничного обслуживания: Сборник должностных и производственных инструкций. - М., 2003
, Щур туристических агентств, туроператоров, экскурсионных бюро: Сборник должностных и производственных инструкций. - М., 2003
Янковая составить текст делового письма. //Секретарское дело. – 1998 - № 3
Нормативно - методическая база документационного обеспечения управления
Федеральный закон от 01.01.01 № 24 – ФЗ Об информации, информатизации и защите информации
Гражданский кодекс РФ
Трудовой Кодекс РФ
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 000 О техническом регулировании
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 Об электронной цифровой подписи
Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников
Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.11.2000
VI. Ресурсное обеспечение
Компьютерный класс для проведения практических занятий
Перечень компьютерных программ
Стандартная система регистрации и учета документов – «электронная картотека», учебная версия
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело 8.0» - разработчик фирма «Электронные офисные системы», учебная версия
