Положение об отделе материально – технического обеспечения ПСП – 06.5 – 2008

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Архангельский государственный технический университет»

УТВЕРЖДАЮ

Ректор АГТУ

_____________

“ ____ ” _______________2008 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОТДЕЛЕ МАТЕРИАЛЬНО – ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ПСП – 06.5 – 2008

Экземпляр № ____

Архангельск

2008

Предисловие

РАЗРАБОТАНО отделом материально – технического обеспечения АГТУ

Наименование подразделения

Руководитель работ _______________ ____________ ____________

Подпись дата инициалы, фамилия

Исполнители _______________ ____________ ______________

Подпись дата инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО

проректор по_учебной работе __________ _ _________

должность руководителя Подпись дата инициалы, фамилия

начальник

планово-финансового управления ___________ __________ _

должность руководителя Подпись дата инициалы, фамилия

начальник

управления кадров _________ ______________ __________ __

должность руководителя Подпись дата инициалы, фамилия

главный бухгалтер____ ___________ __________ __

должность руководителя Подпись дата инициалы, фамилия

начальник

правового управления_______ ___________ __________ __

должность руководителя Подпись дата инициалы, фамилия

РАССМОТРЕНО

На заседании комиссии по качеству Архангельского государственного технического университета от «___»______________200__ г., протокол № ___.

На совещании деканов факультетов и директоров институтов (заседании ректората) Архангельского государственного технического университета от «___»______________200__ г., протокол № ___.

ПРИНЯТО

На заседании ученого совета Архангельского государственного технического университета от «___»______________200__ г., протокол № ___.

Приказ от __________ 200__ г. № ___.

ВВЕДЕНО ВПЕРВЫЕ

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Отдел материально-технического обеспечения (далее – Отдел) является самостоятельным структурным подразделением государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Архангельский государственный технический университет», сотрудники которого относятся к категории административно-управленческого персонала.

1.2 Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом ректора на основании решения ученого совета университета.

Отдел создан приказом ректора от 01.01.2001 г. № 000 на основании решения ученого совета университета, протокол от 01.01.2001 г.

1.3 Отдел подчиняется непосредственно ректору университета.

1.4 В своей деятельности отдел руководствуется:

а) действующим законодательством РФ;

б) Трудовым кодексом РФ;

в) постановлениями правительства РФ;

г) уставом университета;

д) настоящим Положением;

е) приказами и распоряжениями ректора университета;

ж) должностными и рабочими инструкциями;

з) правилами внутреннего распорядка и иными нормативными актами.

2 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

2.1 Основной целью отдела материально-технического обеспечения является полное и своевременное обеспечение всех процессов и видов деятельности университета материально-техническими ресурсами необходимого качества и количества.

2.2 Задачами отдела материально-технического обеспечения являются:

- определение потребности в материально-технических ресурсах, необходимых для результативной работы университета;

- реализация планов размещения государственных заказов для обеспечения деятельности университета,

- контроль качества закупок;

- контроль выполнения заявок от структурных подразделений на материально-техническое обеспечение;

- организация работы складского хозяйства университета и обеспечение необходимых условий хранения материально-технических ресурсов;

- мониторинг и анализ распределения и расходования материально-технических ресурсов в структурных подразделениях университета с целью организации их рационального использования;

- анализ деятельности по осуществлению государственных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в целях ее оптимизации и экономии бюджетных и внебюджетных средств университета.

3 ФУНКЦИИ

Основными функциями отдела материально-технического обеспечения являются:

- сбор и регистрация заявок и технических заданий от структурных подразделений на размещение государственных заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг;

- составление реестра заявок по направлениям и видам деятельности университета;

- подготовка реестра традиционных закупок (офисная техника, бумага, канцелярские товары и др.) для обеспечения деятельности университета;

- определение способа и даты размещения государственных заказов, указанных в проектах планов размещения государственных заказов;

- подготовка приказов о проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок;

- подготовка конкурсной и аукционной документации, формы котировочной заявки; извещений о проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок; проектов государственных заказов;

- размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг согласно утвержденному плану;

- публикация на сайте www. ***** информации о размещении государственных заказов в соответствии с требованиями Федерального закона от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

- заключение государственных контрактов с поставщиками (исполнителями, подрядчиками);

- контроль исполнения условий государственных контрактов;

- подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств;

- контроль направления в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный осуществлять контроль в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных или муниципальных нужд, уполномоченный на ведение Реестра недобросовестных поставщиков, сведений о лицах, уклонившихся от заключения контрактов, либо о лицах, с которыми расторгнуты государственные контракты в связи с существенным нарушением ими государственных контрактов;

- организация доставки материально-технических ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками;

- контроль качества закупок;

- обеспечение надлежащих условий хранения приобретенных материально-технических ресурсов на складах университета;

- распределение материально-технических ресурсов по структурным подразделениям согласно заявкам, техническим заданиям и установленным нормам;

- контроль выполнения заявок от структурных подразделений на материально-техническое обеспечение;

- составление годовых отчетов о материально-техническом обеспечении университета.

4 СТРУКТУРА И ШТАТЫ

4.1 Организационную структуру управления отдела материально-технического обеспечения и штатное расписание утверждает ректор университета.

4.2 В структуру отдела входят:

- начальник отдела материально-технического обеспечения;

- заместитель начальника отдела материально-технического обеспечения;

- заведующий складом;

- кладовщик;

- документовед;

- секретарь.

Структура отдела материально-технического обеспечения представлена на рисунке 1 (Приложение А).

4.3 Трудовые отношения работников отдела материально-технического обеспечения оформляются в порядке, установленном в университете, и регулируются в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, уставом университета, коллективным договором и иными нормативными актами.

4.5 Функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудников отдела материально-технического обеспечения устанавливаются должностными инструкциями.

Должностные инструкции сотрудников отдела утверждаются ректором университета при согласовании с начальником отдела материально-технического обеспечения в установленном порядке.

Распределение ответственности сотрудников отдела представлено в матрице ответственности и полномочий (Приложение Б)

5 УПРАВЛЕНИЕ

5.1 Управление отделом материально-технического обеспечения строится по принципу сочетания коллегиальности и единоначалия, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом университета, иными нормативными актами и настоящим Положением.

5.2 Отдел возглавляет начальник отдела материально-технического обеспечения, который назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора университета.

5.3 Начальник отдела материально-технического обеспечения имеет одного заместителя. Заместитель начальника отдела материально-технического обеспечения назначается приказом ректора по представлению начальника отдела.

5.5 Начальник отдела материально-технического обеспечения:

5.5.1 Начальником отдела материально-технического обеспечения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на руководящих должностях или по специальности не менее пяти лет.

5.5.2 Функции начальника отдела материально-технического обеспечения:

-  организует мероприятия по обеспечению деятельности университета материально-техническими ресурсами требуемого качества;

-  участвует в разработке проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения всех процессов и видов деятельности университета, а также создания необходимых запасов материальных ресурсов;

- контролирует и анализирует распределение и расходование материально-технических ресурсов в структурных подразделениях университета с целью организации их рационального использования;

-  обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками и согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов;

-  организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи;

-  обеспечивает доставку материально-технических ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль качества поставляемых материально-технических ресурсов и хранение на складах университета;

- подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств;

- несет ответственность за публикацию на сайте www. ***** информации о размещении государственных заказов в соответствии с требованиями Федерального закона от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»;

-  контролирует заключение государственных контрактов по итогам проведения закупочных процедур, изменение условий государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, если возможность изменения условий государственных контрактов предусмотрена законодательством Российской Федерации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;

-  координирует работу складского хозяйства и организует мероприятия по созданию оптимальных условий хранения материальных ресурсов;

-  организует учет движения материальных ресурсов на складах университета, принимает участие в инвентаризации материальных ценностей;

-  регулярно подготавливает отчеты о выполнении планов материально-технического обеспечения университета;

- руководит сотрудниками отдела материально-технического обеспечения;

- принимает решения о способе размещения заказа в соответствии с законодательством Российской Федерации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;

-  принимает решение о размещении заказа без заключения государственного контракта на закупки одноименных товаров, одноименных работ, одноименных услуг для государственных нужд в соответствии с законодательством Российской Федерации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;

-  принимает решение о размещении заказов у единственного источника в соответствии с законодательством Российской Федерации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;

-  осуществляет иные полномочия в соответствии с должностной инструкцией начальника отдела материально-технического обеспечения и полномочия, переданные ему ректором и ученым советом университета.

5.4.3 Начальник отдела материально-технического обеспечения в праве:

-  давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности;

-  контролировать выполнение плановых заданий и работ, отдельных поручений и заданий подчиненных ему служб;

-  запрашивать и получать необходимую информацию, необходимую для выполнения задач, возложенных на отдел;

-  взаимодействовать с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов в рамках деятельности, входящей в компетенцию начальника отдела материально-технического обеспечения;

-  вносить предложения ректору о поощрениях, взысканиях, предусмотренных уставом университета и правилами внутреннего распорядка, и доплатах штатным сотрудникам и привлекаемым к деятельности отдела сотрудникам за интенсивность, напряженность труда и качество работы.

5.4.4 Начальник отдела материально-технического обеспечения несёт ответственность:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, настоящим Положением, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за организацию деятельности подразделения по выполнению задач и функций, возложенных на подразделение;

- за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации сотрудниками отдела строго в служебных целях;

- за своевременное исполнение поручений руководства университета;

- за причинение материального ущерба в порядке, установленном действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за обеспечение безопасных условий труда для сотрудников отдела материально-технического обеспечения;

- за обеспечение пожарной безопасности и выполнение противопожарных мероприятий в помещениях, закрепленных за отделом материально-технического обеспечения;

- соблюдение работниками подразделения трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка университета.

6 ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ И СВЯЗИ

В процессе функционирования отдел материально-технического обеспечения взаимодействует с должностными лицами и структурными подразделениями университета, а также внешними организациями.

Схема взаимодействия представлена в таблице 1.

Таблица 1 –Взаимодействия отдела материально-технического обеспечения

Наименование подразделения и/или должностного лица	Отдел получает информацию	Отдел предоставляет информацию
А) Внутренние
Руководители структурных подразделений	- Заявки на размещение государственных заказов и технические задания	- Информация о выполнении заявок!!!
Председатели рабочих комиссий	- Проекты планов размещения государственных заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг	-Реестр заявок по видам и направлениям деятельности; - Проекты приказов и извещения о проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок; проекты государственных контрактов на согласование; - Акты об авариях для заключения государственного контракта на выполнение работ по ликвидации аварий
Ректор	- Утвержденный план размещения государственных заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для реализации	- Документы по закупочным процедурам; проекты государственных контрактов на утверждение; - Отчет о реализации планов размещения государственных заказов
Планово – финансовое управление	- Лимит финансирования для размещения государственных заказов за счет бюджетных и внебюджетных средств по кварталам	- Проекты приказов о проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок на согласование
Управление бухгалтерского учета		- Проекты приказов о проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок на согласование; - Акт сдачи-приемки исполнения обязательств по государственным контрактам; - Государственные контракты по итогам проведенных конкурсов, аукционов, запросов котировок
Правовое управление		- Проекты приказов о проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок на согласование
Общий отдел	- Внешние и внутренние нормативные документы - Приказы и распоряжения ректора и проректоров университета - Учтенные экземпляры документов системы качества
Ученый секретарь	- Решения ученого совета университета
Б) Внешние
Управление федеральной антимонопольной службы по Архангельской области		- Письма о согласовании возможности заключения государственных контрактов с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком); -Уведомления и проекты государственных контрактов на выполнение работ по ликвидации аварий
Внешние организации	- Заявки на участие в конкурсе, аукционе, запросе котировок	- Извещения о проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок; - Уведомления о победе в закупочной процедуре; - Протоколы оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе (для организации – победителя); - Протокол об отказе от заключения государственного контракта (для организации, с которой университет отказывается заключить контракт); - Государственные контракты по итогам проведенных конкурсов, аукционов, запросов котировок (для организации – победителя)

Приложение А

Организационная структура отдела материально-технического обеспечения

Начальник ОМТО

Заместитель начальника ОМТО

Приложение Б

Распределение ответственности сотрудников

отдела материально-технического обеспечения

Таблица 2 – Матрица ответственности и полномочий

Направление деятельности	Начальник Отдела	Заместитель начальника Отдела	Документовед	Секретарь	Заведующий складом	Кладовщик
1 Сбор и регистрация заявок от структурных подразделений	О	И	И	И
2 Составление реестра заявок по видам и направлениям деятельности	О	И	У
3 Подготовка реестра традиционных закупок для обеспечения деятельности университета	О	И	И
4 Подготовка и ведение документации по закупочным процедурам	О	И	И	И
5 Реализация планов размещения государственных заказов	О	И	И	У
6 Публикация на сайте www. ***** информации о размещении заказов	О		И	И
7 Заключение государственных контрактов с поставщиками (подрядчиками, исполнителями)	О	И
8 Контроль исполнения условий государственных контрактов	О	И
9 Контроль качества закупок	О				И	И
10 Организации доставки материально-технических ресурсов	О				И	И
11 Обеспечение надлежащих условий хранения материально-технических ресурсов на складах университета					О	И
12 Распределение материально-технических ресурсов по структурным подразделениям					О	И
13 Контроль выполнения заявок от структурных подразделений	О	И			У
14 Составление годовых отчетов о выполнении планов материально-технического обеспечения университета	О/И	У

Условные обозначения:

О – ответственность

И - исполнение

У – участие

Лист регистрации изменений

Номер измене­ния	Номера листов	Основание для внесения изменений	Подпись	Расшифровка подписи	Дата	Дата введения изменения
заменен­ных	новых	аннулиро­ванных