Документальное обеспечение деятельности библиотеки, Консультация

МАУК « Мелеузовская ЦБС »

Центральная библиотека

Методический отдел

Советы методиста

Документальное обеспечение

деятельности библиотеки

Консультация

г. Мелеуз – 2011 г.

Строительство в нашей стране правового государства требует освоения специалистами библиотек законодательных и иных нормативных актов, регулирующих важнейшие направления и обеспечивающих законность их профессиональной деятельности.

Основные направления деятельности библиотек развиваются в соответствии с федеральными, региональными, муниципальными и внутрибиблиотечными нормативными актами. Фундаментом правовой базы библиотечного дела являются следующие законы:

·  Основы законодательства Российской Федерации о культуре от 09.10.92 № 000-1 (с изм. от 23.12.03 );

·  Федеральный закон от 29.12.94 «О библиотечном деле»;

·  Федеральный закон от 29.12.94 «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. от 23.12.03);

·  Закон РФ от 09.07.93 № 000-1 «Об авторском праве и смежных правах» (ред. от 19.07.95);

·  Федеральный закон от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации» (ред. от 10.01.03);

·  Федеральный закон от 12.01.96 «О некоммерческих организациях» (ред. от 23.12.03);

·  Положение об основах хозяйственной деятельности и финансировании организаций культуры и искусства (утв. постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 000);

·  Закон РФ от 07.02.92 № 000-1 «О защите прав потребителей» (ред. от 30.12.01 );

·  Федеральный закон от 18.07.95 «О рекламе» (с изм. от 01.07.02);

·  Гражданский кодекс Российской Федерации: Часть первая от 30.11.94 (ред. от 10.01.03), Часть вторая от 26.01.96 (ред. от 26.03.03), Часть третья от 26.11.01 ; Часть четвертая.

·  Федеральный закон от 06.10.03 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

·  Федеральный закон от 11.08.95 «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях».

Кроме федеральных законов, регламентирующих деятельность библиотек, в регионах разрабатываются местные законы. Таковым является Закон Республики Башкортостан «О библиотечном деле».

Все многообразие регламентирующих библиотечные технологии документов можно условно дифференцировать по признаку назначения, выделив по этому основанию:

·  организационно-распорядительную документацию;

·  нормативную документацию;

·  технологическую документацию:

·  научно-методическую документацию.

Организационно-распорядительная документация

К организационно-распорядительной документации относятся: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, уставы, положения, инструкции, правила, стандарты, прейскуранты услуг и др.

Этим шрифтом выделены документы, которые должны находиться в библиотеке-филиале

№ п/п	Название документа	Составитель или разработчик	Местонахождение документа
1.	Государственные стандарты по библиотечно - информационной деятельности	Российская государственная библиотека, технический комитет по стандартизации и др.	ЦБ ЦБС
2.	Постановления, приказы, распоряжения, решения и т. д.	Администрация муниципального района Мелеузовский район	ЦБ ЦБС
3.	Постановления, приказы, распоряжения, решения и т. д.	ЦБС	Администрации сельских поселений, библиотеки-филиалы
4.	Устав МАУК « Мелеузовская ЦБС»	ЦБС	ЦБ ЦБС
5.	Штатное расписание	ЦБС	Администрация муниципального района Мелеузовский район ЦБ ЦБС
6.	Правила внутреннего трудового распорядка	ЦБС	ЦБ ЦБС
7.	Положение об оплате труда работников мунициМАУК «Мелеузовская ЦБС»	ЦБС	Администрация муниципального района Мелеузовский район ЦБ ЦБС
8.	Коллективный договор МАУК « Мелеузовская ЦБС» муниципального района Мелеузовский район РБ	ЦБС	ЦБ ЦБС ( в филиалах извлечения из данного документа)
9.	Должностная инструкция	ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
10.	Положение о библиотеке-филиале МАУК « Мелеузовская ЦБС»	ЦБС	библиотеки-филиалы
11.	Положения структурных подразделений ЦБ ЦБС	ЦБС	Структурные подразделения ЦБ ЦБС
12.	Правила пользования библиотеками МАУК « Мелеузовская ЦБС»	ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
13.	Инструкция « Об учете библиотечного фонда» (1998 г.),	Министерство культуры РФ	ЦБ ЦБС
14.	Положение о порядке и условиях предоставления платных услуг МАУК «Мелеузовская ЦБС» и прочие документы по платным услугам;	ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы ( если библиотека осуществляет оказание платных услуг)
15.	Прейскурант на платные услуги	ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
16.	Положение о порядке учета библиотечного фонда Мелеузовской ЦБС	ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
17.	Положение об исключении документов из библиотечного фонда Мелеузовской ЦБС	ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
18.	Положение о краеведческой деятельности МАУК « Мелеузовская ЦБС»	ЦБС	ЦБ ЦБС

Нормативная документация

В библиотечной практике наибольшее распространение получили нормы времени, выработки, нормативы численности, обслуживания, трудоемкости, эффективности библиотечного производства, качества и т. д.

№ п/п	Название документа	Составитель или разработчик	Местонахождение документа
1	Модельный стандарт деятельности публичной библиотеки (2001 г.)	Российская библиотечная ассоциация	ЦБ ЦБС
2	«Базовые нормативы ресурсного обеспечения деятельности муниципальных библиотек Республики Башкортостан» Утверждены распоряжением Правительства РБ от 01.01.2001 г.	Правительство РБ	ЦБ ЦБС
3	Стандартов бюджетных услуг в области культуры и искусства утверждены постановлением Правительства Республики Башкортостан от 8 апреля 2008 года № 000	Правительство РБ	ЦБ ЦБС
4	Критерии оценки эффективности деятельности и качества услуг библиотек муниципального учреждения « Мелеузовская централизованная библиотечная система» ( 2009 г.)	ЦБС	Администрация муниципального района Мелеузовский район ЦБ ЦБС
5	Стандарт качества предоставления муниципальных услуг в сфере библиотечного обслуживания МУ « Мелеузовская ЦБС» на территории муниципального района Мелеузовский район Республики Башкортостан (2009 г.)	ЦБС	Администрация муниципального района Мелеузовский район ЦБ ЦБС
6	Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках (1997 г.)	Министерство труда и социального развития	ЦБ ЦБС

Технологическая документация

Названная документация определяет требования к технологическим процессам и операциям. По форме технологические документы могут быть текстовыми, графическими, табличными и т. д.

№ п/п	Название документа	Составитель или разработчик	Местонахождение документа
1	Путь книги (издания) в библиотеке. Инструкция, разработанная в библиотеке, регламентирующая порядок комплектования, регистрации, учета, каталогизации, организации справочно-поискового аппарата, хранения, сохранности, предоставления читателям изданий, исключения их из фондов.	ЦБС	ЦБ ЦБС
2	Путь библиографической справки (запроса) в библиотеке. Инструкция, регламентирующая технологический путь приема и выполнения библиографической справки/запроса, включая подбор источников, их анализ, определение последовательности просмотра, непосредственный поиск, выявление, отбор и оценку информации	ЦБС	ЦБ ЦБС
3	Путь карточки. Инструкция, отражающая жизненный цикл каталожной карточки (создание, тиражирование, расстановку в каталогах и картотеках, обращение читателя к каталогу (картотеке), сверку, удаление из справочно-поискового аппарата библиотеки).	ЦБС	ЦБ ЦБС
4	Требования по ведению дневника учета работы библиотеки	ЦБС	ЦБ ЦБС, филиалы
5	Требования по работе с документами принятыми от читателей взамен утерянных.	ЦБС	ЦБ ЦБС, филиалы
6	Алгоритм исключения документов из библиотечного фонда структурного подразделения (филиала)	ЦБС	ЦБ ЦБС, филиалы
7	Алгоритм приема партии новых поступлений в структурное подразделение (филиал)	ЦБС	ЦБ ЦБС, филиалы

Методическая документация

Методическая документация носит рекомендательный, консультационный характер, содержит советы по выполнению определенных видов работ, обоснованные методические решения. Например:

№ п/п	Название документа	Составитель или разработчик	Местонахождение документа
1	Азбука библиотечного проектирования ( Методические рекомендации)	Методический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
2	Массовая работа: от идеи до воплощения (Методические рекомендации)	Методический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
3	Поставьте всех в известность о себе! (Связь с общественностью или «Паблик рилейшнз» библиотеки) (Методические рекомендации)	Методический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
4	Внестационарное обслуживание в вопросах и ответах (Методические рекомендации)	Методический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
5	Библиотечная выставка: новый взгляд (Методические рекомендации)	Методический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
6	Что нам стоит Клуб построить? ( Методические рекомендации)	Методический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
7	Организация библиотечного обслуживания (Методические рекомендации)	Методический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы
8	Библиографический обзор (Методические рекомендации)	Информационно-библиографический отдел ЦБ ЦБС	ЦБ, ЦДБ, библиотеки-филиалы

Ежегодно ЦБ ЦБС разрабатывают для библиотек-филиалов «Календарь библиотекаря» и ряд методических пособий.

Учетная и планово-отчетная документация

Кроме того можно выделить еще несколько вида внутрибиблиотечной документации:

·  учетная документация;

·  плановая документация;

·  отчетная документация.

Учетная документация

Основные учетные документы для учета работы с читателями в библиотеке:

·  формуляр читателя;

·  дневник библиотеки;

Факультативные учетные документы для учета работы с читателями в библиотеке:

·  карточка регистрации читателя ( в городских библиотеках)

·  листок учета справок;

·  паспорт массового мероприятия;

·  тетрадь учета копий ( если есть соответствующая техника);

·  ведомость по платным услугам ( если таковые оказываются)

·  квитанции (учет платных услуг, залогового обслуживания и учет взимания штрафов) и др ( в некоторых библиотеках)

Учетные документы библиотечного пункта выдачи:

·  формуляр библиотечного пункта выдачи;

·  тетрадь учета читателей библиотечного пункта выдачи;

·  тетрадь учета книг библиотечного пункта выдачи.

Учетные документы для учета библиотечного фонда:

·  инвентарная книга;

·  книга суммарного учета или книга учета фонда;

·  тетрадь учета книг взамен утерянных;

·  регистрационная картотека периодических изданий;

·  акты

·  накладные.

Плановая документация

В библиотеке должна быть следующая плановая документация:

·  годовой план работы;

·  план работы на месяц;

·  планы по отдельным направлениям работы;

·  тематические программы или проекты.

Отчетная документация

В библиотеке составляется следующая отчетная документация:

·  квартальный отчет;

·  информационный годовой отчет;

·  годовой статистический отчет 6НК;

·  отчеты по отдельным направлениям работы.

Сроки хранения документации

Кроме того надо учитывать, что некоторые документы имеют свои сроки хранения.

·  дневник учета работы библиотеки подлежит хранению в библиотеке в течение пяти лет;

·  срок пользования и хранения формуляра читателя и регистрационной карточки читателя составляет три года ( если он не посещает библиотеку)

·  статистические и текстовые отчеты библиотек и функциональных отделов подлежат постоянному хранению в библиотеках и функциональных отделах.

·  сводные статистические и текстовые отчеты МАУК «Мелеузовская ЦБС» подлежат постоянному хранению в организационно-методических отделах.

Организационно-распорядительная документация как правило хранится до момента появления новой редакции данного документа.

Документы по учету библиотечного фонда хранятся в соответствии с « Инструкцией об учете библиотечного фонда» от 1998 года.

Извлечение из Инструкции

11. Делопроизводство в организации учета фонда

11.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ6.30-97 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

11.2. Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

11.3. Сроки хранения учетных документов устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:

Категории документов <*>	Сроки хранения
1	2
Книги и ведомости учета библиотечного фонда	Постоянно, до ликвидации библиотеки
Учетный каталог	Постоянно, до ликвидации библиотеки
Описи инвентарных номеров	Постоянно, до ликвидации библиотеки
Сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступающую литературу)	5 лет после проверки фонда <**>
Акты на книги, журналы, брошюры и др. материалы, полученные без сопроводительного документа	5 лет
Заявления, докладные записки о получении в дар	5 лет
Акты о покупке книг и др. документов у частных лиц	Постоянно, до ликвидации библиотеки
Книги (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных	Постоянно, до ликвидации библиотеки
Акты на списание (исключение) произведений печати или других документов, акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу	Постоянно, до ликвидации библиотеки

(*) В том числе на микроформах.

(**) Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после

завершения проверки библиотечного фонда.

11.4. По истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке. В целях квалифицированного решения вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе пользоваться услугами архивных служб.

11.5. Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на микроносители.

11.6. Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера, замена проставленных на изданиях и других документах инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек на периодические и другие

виды изданий и т. п.), производятся с разрешения должностного лица и документально оформляются (распоряжением, служебной запиской и т. п.).

11.7. Утилизация АВД производится в соответствии с установленными правилами.

Для эффективной деятельности библиотеки и сохранности вышеуказанных документов в библиотеки создаются папки по видам документов.

Список литературы:

1.  ГОСТ 7.20-200 Библиотечная статистика [Текст] // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности. – СПб., 2003.- С.191-200.

2.  Зайцева, методики делопроизводства в библиотеке[Текст]: Учебное пособие.- М.: Либерея, 2004,- 128 с.

3.  Инструкция об учете библиотечного фонда [Текст] // Библиотека и закон: справочник.- М., 1998. Вып. 5.- С.242-265.

4.  Курс начинающего библиотекаря [Текст]. – Мелеуз, 2009

5.  Справочник библиотекаря [Текст]. – СПб.: Профессия, 200с.