Администрации
Родионово-Несветайского района
РАСПОРЯЖЕНИЕ
30.12.2005 г. № 000 сл. Родионово-Несветайская
О Регламенте администрации
Родионово-Несветайского района
В связи с внесенными изменениями и дополнениями в Устав муниципального образования «Родионово - Несветайский район» Ростовской области решением Собрания депутатов Родионово-Несветайского района, Ростовской области от 01.01.2001 г. № 000, и в целях установления единой системы делопроизводства, порядка работы с документами, обеспечения выполнения принимаемых актов и повышения эффективности управленческой деятельности аппарата администрации района:
1. Утвердить Регламент администрации Родионово-Несветайского района в новой редакции (прилагается).
2. Руководителям органов и структурных подразделений администрации района, довести Регламент до сведения всех работников и обеспечить строгое соблюдение его в практической деятельности.
3. Ранее принятые постановления и распоряжения по вопросам, регламентирующим работу аппарата администрации, действуют в части, не противоречащей данному Регламенту.
4. Контроль за выполнением Регламента администрации района возложить на управляющего делами
5. Постановления Главы администрации района от 01.01.2001г № 000 "О Регламенте Администрации Родионово-Несветайского района", от 01.01.2001 г. № 000 «О внесении дополнения в Регламент Администрации Родионово-Несветайского района» считать утратившими силу.
Глава администрации района
Распоряжение вносит
управделами администрации района
Приложение к распоряжению Главы администрации района
от 01.01.2001 г. № 000
РЕГЛАМЕНТ
Администрации Родионово-Несветайского района
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. В соответствии с Уставом муниципального образования «Родионово-Несветайский район Ростовской области», исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления района является Администрация Родионово-Несветайского района.
2. Администрация района в своей деятельности руководствуется:
Конституцией Российской Федерации. Федеральными Законами.
Указами, распоряжениями Президента Российской Федерации. Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации. Областными законами и решениями Законодательного Собрания Ростовской области. Указами, постановлениями и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) области, постановлениями и распоряжениями Администрации области. Уставом муниципального образования.
Решениями Собрания депутатов Родионово-Несветайского района. Настоящим Регламентом.
3. Возглавляет Администрацию района Глава администрации района, который определяет ее структуру и штатное расписание в пределах соответствующих расходов районного бюджета. Он назначает заместителей Главы администрации, глав сельских администраций, руководителей органов и структурных подразделений Администрации района на срок своих полномочий.
4. Заместители Главы администрации района выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей. Проект постановления о распределении обязанностей между заместителями Главы администрации района готовится управляющим делами на основании предложений заместителей Главы администрации района. Внесение изменений в распределение обязанностей проводится в том же порядке.
5. В случае временного отсутствия Главы администрации района, обязанности Главы администрации района исполняет первый заместитель Главы администрации района.
6. Органы и структурные подразделения Администрации района действуют на основе Положений о них, разрабатываемых их руководителями и утверждаемых Главой администрации района в месячный срок со дня их образования.
Внесение изменений в положения об органах и структурных подразделениях проводится в том же порядке.
Руководители органов и структурных подразделений в месячный срок со дня назначения и далее, по мере необходимости, разрабатывают должностные инструкции подчиненных сотрудников и представляют их на утверждение курирующим заместителям Главы администрации района.
7. Муниципальные предприятия и учреждения действуют на основе соответствующих уставов.
8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации района, возлагается на их руководителей.
9. Работники Администрации района, несут ответственность за выполнение
требований настоящего Регламента, сохранность документов и
неразглашение содержащейся в них служебной и конфиденциальной
информации. 10.В аппарате Администрации района используется автоматизированная
система - правовая база данных «Консультант +». При необходимости могут
внедряться другие системы.
11. Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации района осуществляется управляющим делами. Инструктивные материалы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех подразделениях Администрации района.
12. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, обязательны для всех служащих и технических работников Администрации района.
II. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ
1. Порядок формирования структуры и штатов аппарата Администрации района определяется Уставом района и Областными законами "О муниципальной службе в Ростовской области", "О реестре муниципальных должностей, должностей муниципальной службы Ростовской области".
2. Структура Администрации района утверждаются решением Собрания депутатов района по представлению Главы администрации района. Штатное расписание Администрации района утверждается постановлением Главы администрации района.
3. Порядок заключения и расторжения трудового договора с муниципальными служащими и иными работниками Администрации района регулируется
соответствующими статьями Трудового кодекса Российской Федерации и Областного закона «О муниципальной службе в Ростовской области».
4. Глава администрации района назначает на должность на условиях срочного трудового договора, на период исполнения своих полномочий, заместителей Главы администрации района, руководителей отраслевых органов местного самоуправления, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации района.
Срочный трудовой договор, на один год, заключается с работниками, достигшими предельного возраста, установленного для замещения муниципальной должности муниципальной службы, в случае принятия в соответствии со ст. 17 Областного закона «О муниципальной службе в Ростовской области» решения о продлении им срока нахождения на муниципальной службе. Договор может продлеваться ежегодно на срок не более года до даты окончания полномочий Главы администрации района.
С остальными муниципальными служащими трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.
С работниками, занимающими должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности аппарата Администрации района, трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.
5. Заместители Главы администрации района, руководители местного самоуправления и другие работники аппарата Администрации района, назначаются на должности и освобождаются от должности распоряжением Главы администрации района.
Другие работники аппарата Администрации района назначаются распоряжением Главы администрации района.
6. Формирование аппарата Администрации района проводится на основе индивидуального подбора кадров с использованием резерва на выдвижение.
7. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся главным специалистом по делопроизводству и кадровой работе Администрации района.
8. Кандидаты для назначения на должности, замещающие руководителей отраслевых органов местного самоуправления, проходят собеседование с заместителями Главы администрации района, курирующими соответствующие подразделения, управляющим делами администрации района и согласовываются в министерствах области.
9. Кандидатуры, рекомендуемые на должность в аппарат Администрации района на основе индивидуального подбора, до назначения проходят собеседование с руководителем соответствующего подразделения, с заместителем Главы администрации района, курирующим данное подразделение.
10. Лица, претендующие на замещение вакантной должности, представляют главному специалисту по делопроизводству и кадровой работе администрации района:
1) личное заявление;
2) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
3) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
4) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
5) документы воинского учет - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
6) документы, подтверждающие профессиональное образование;
7) справку из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений о доходах и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности.
11. После проведения собеседования, согласования главный специалист по делопроизводству и кадровой работе готовит трудовой договор с работником, и распоряжение о назначении на должность, подписываемый Главой администрации района.
13. На всех принятых муниципальных служащим и работников, осуществляющих техническое обеспечение аппарата администрации района главным специалистом по делопроизводству и кадровой работе оформляется личное дело.
14. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих занимаемым должностям, решения вопросов выдвижения работников на вышестоящие должности и присвоения им квалификационных разрядов проводится аттестация муниципальных служащих.
Порядок проведения аттестации устанавливается Положением об аттестации муниципальных служащих в Администрации Родионово - Несветайского района, утвержденным постановлением Главы администрации района.
15. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания работников Администрации района определяются Трудовым кодексом Российской Федерации и Областным законом "О муниципальной службе в Ростовской области".
III. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
Деятельность Администрации района осуществляется в соответствии с утвержденными Главой администрации района планами работы на полугодие, а также мероприятиями на месяц, обеспечивающими выполнение полугодовых планов.
1. Полугодовой план Администрации района составляется управляющим делами на основе предложений, предоставляемых заместителями Главы администрации, руководителями муниципальных учреждений - отделов, управлений, председателями комиссий при Администрации района до 25 июня и 25 декабря.
В предложениях указываются основные мероприятия, намечаемые к проведению органами и структурными подразделениями аппарата Администрации, сроки их исполнения, исполнители.
2. Месячный план Администрации района составляется управляющим делами администрации района на основе предложений, предоставляемых заместителями Главы администрации района, руководителями муниципальных учреждений - отделов, управлений, председателями комиссий при Администрации района до 25 числа каждого месяца.
3. Месячный план работы структурных подразделений составляется заместителями Главы администрации, руководителями отделов, управлений, комиссий.
4. План мероприятий, проводимых с участием Главы администрации района и заместителей Главы администрации района, на очередную неделю составляется управляющим делами администрации района на основании предложений, предоставляемых заместителями Главы администрации района каждый четверг не позднее 13.00 часов, в которых указываются вид мероприятия, рассматриваемые на них вопросы, дата, количество участников и категории приглашенных.
Подготовленный план мероприятий в четверг предоставляется в Администрацию области, Главе администрации района, заместителям Главы администрации района и другим должностным лицам.
IV. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ИЗДАНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1. Глава администрации района по вопросам, отнесенным к его ведению, издает постановления и распоряжения, которые подлежат обязательному документационному оформлению. Оформление документов тем или другим актом определяется юристом при их визировании. Постановления принимаются в целях решения наиболее важных задач, как правило, длительного действия.
Распоряжения принимаются по оперативным и организационным вопросам деятельности. Как правило, они имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Постановления Главы администрации района издаются по вопросам:
- утверждения штатного расписания Администрации района и ее отделов;
- утверждения положений о коллегиальных органах Администрации района;
- утверждения положений об отделах и структурных подразделениях;
- присвоения звания «Ветеран труда»;
- выдачи удостоверений к медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне гг»;
- социально-экономического развития района и социальной защиты населения;
- определения основных направлений деятельности Администрации района;
- выдачи лицензий и копий лицензий, разрешающих осуществление розничной продажи алкогольной продукции предпринимателям без образования юридического лица, а также прекращения или возобновления их действий;
- утверждения тарифов на жилищно-коммунальные услуги;
- утверждения прейскуранта цен на платные услуги, оказываемые муниципальными учреждениями и предприятиями;
- утверждения состава постоянно действующих комиссий при Администрации района;
- начала и окончания отопительного сезона;
- другим наиболее социально значимым вопросам.
Распоряжения Главы администрации района издаются по вопросам:
утверждения внутрирайонных маршрутов движения автотранспорта;
- создания временных комиссий, рабочих групп;
- назначения и освобождения заместителей Главы администрации, руководителей отделов и структурных подразделений Администрации района;
- распределения обязанностей между заместителями Главы администрации района;
- выделения средств из резервного фонда Администрации района;
- командирования муниципальных служащих к местам назначения;
- командирования команд района на спортивные соревнования;
- поощрения и другим вопросам.
Изменения и дополнения в постановления и распоряжения вносятся
соответствующими актами.
Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется на основании поручения Главы администрации района.
2. Правом вносить проекты постановлений или распоряжений обладают:
заместители Главы администрации района, руководители структурных подразделений.
3. На основании полученного поручения должностное лицо (заместители Главы администрации района, руководители отделов, структурных подразделений) определяет исполнителей и сроки подготовки проекта, списки должностных лиц, визирующих проекты, список рассылки.
Для подготовки отдельных постановлений, распоряжений могут образовываться специальные группы из ответственных работников.
4. Проекты постановлений и распоряжений о присвоении звания "Ветеран труда", выдаче удостоверений к медали "За доблестный труд в Великой Отечественной войне гг" готовятся управляющим делами Администрации района.
5. Срок подготовки проектов постановлений, распоряжений (от поручения на подготовку до передачи на подпись) устанавливается до 15 рабочих дней, а срочных - до 5 рабочих дней. В необходимых случаях Глава администрации района может установить и другой конкретный срок.
6. Ответственность за качество подготовки проектов нормативно-распорядительных документов, согласование и визирование их с заинтересованными лицами возлагается на заместителей Главы администрации района.
7. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:
Соответствовать действующему Федеральному и областному законодательству, Уставу района, ранее принятым постановлениям и распоряжениям Главы администрации района.
Быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами.
Содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного.
Содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на заместителей Главы администрации района, руководителей управлений, отделов и других должностных лиц.
Если принимаемое постановление или распоряжение исключает действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.
При необходимости в документах делается ссылка на соответствующие нормативно-правовые акты.
Если проект постановления и распоряжения предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.
Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений Федеральных органов власти и управления, Законодательного Собрания области, Указов, постановлений и распоряжений Главы Администрации области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" или "прилагается" (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами 1,2,3). Приложения подписываются управляющим делами администрации района, а в период его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) - главным специалистом по делопроизводству и кадровой работе Администрации района.
Подготовленный проект печатается в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала. Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя Главы администрации района, структурное подразделение или орган Администрации, которыми вносится проект.
8. Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:
- низкого качества исполнения текста;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц, органов, организаций;
- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля;
- не устраненных принципиальных разногласий по проекту документа;
- неотредактированности;
- несоответствия положениям настоящего Регламента. 9. Исполнитель организует согласование и визирование проекта.
На последней странице проекта постановления, распоряжения и каждом приложении к нему визируют:
исполнитель, готовивший проект документа;
руководитель структурного подразделения;
заместитель Главы администрации района - куратор подразделения или
вопроса.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его фамилии, должность и дату.
Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в тексте проекта документа.
Особое внимание (замечание) излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа. Не снятое разногласие обязательно докладывается при подписании постановления или распоряжения Главе администрации района.
На листе согласования визы проставляют в последовательности:
Руководители заинтересованных управлений, комитетов, отделов, а также организации, кому в проекте документа предусматриваются задания или поручения и поручается исполнение документа.
-Заместитель Главы администрации, в сферу деятельности которого входят вопросы издаваемого проекта.
Главный специалист по правовому обеспечению деятельности органов местного самоуправления;
-Управляющий делами.
Проект постановления или распоряжения, переданный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение не более двух рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3 часов.
За нарушение сроков согласования проекта документа несет ответственность руководитель подразделения, в котором проходит согласование проекта.
При наличии разногласий по проекту документа последние рассматриваются у заместителя Главы администрации района, курирующего подразделение, готовившее документ, и по ним принимается решение об отклонении или принятии замечания.
Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами. В целях не допущения принятия незаконных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, проекты документов по наиболее актуальным и значимым для района вопросам руководитель подразделения, готовившего документ, предварительно направляет его в прокуратуру района для подготовки по нему заключения.
10. После визирования исполнитель передает документ со списком рассылки управляющему делами для проверки, обработки и исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа Главой администрации района.
11. Организационную работу по подписанию документов проводит управляющий делами.
Передача на подпись подготовленных проектов постановлений и распоряжений, минуя управляющего делами, не допускается.
V. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ИЗДАНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1. Распоряжения по личному составу издаются по вопросам приема на работу, увольнения, перемещения, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, предоставления отпусков, командировкам, поощрениям, взысканиям и другим вопросам.
Подготовка их и работа с ними осуществляется главным специалистом по делопроизводству и кадровой работе Администрации района.
Распоряжения по личному составу подписываются Главой администрации района.
VI. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПОСТАНОВЛЕНИЯМИ И РАСПОРЯЖЕНИЯМИ ГЛАВЫ РАЙОНА.
1. Подписанные постановления и распоряжения вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком рассылки находятся у управляющего делами администрации района.
В необходимых случаях к списку рассылки прилагаются полные и точные адреса получателей, которые представляют работники, готовившие проект документа.
2. Управляющий делами регистрирует подписанные документы, обеспечивает их выпуск и передает с копией листа рассылки старшему инспектору для направления заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку..
3. Регистрация производится по каждому виду документов отдельно с
соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.
4. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 5-ти дневный срок после подписания, а срочных после подписания и регистрации - немедленно.
Каждый экземпляр рассылаемого постановления или распоряжения заверяется круглой печатью управления делами.
5. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат официальному опубликованию.
6. Управляющий делами также осуществляет передачу копий документов в Центральную библиотечную систему и прокуратуру района.
7. Правовые документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Ответственность за это возлагается на управляющего делами.
8. Подлинники постановлений и распоряжений в течение пяти лет хранятся у управляющего делами. Они предоставляются для ознакомления сотрудникам аппарата Администрации, руководителям структурных подразделений по разрешению управляющего делами.
По истечении пятилетнего срока указанные документы сдаются в архивный отдел Администрации района на постоянное хранение.
9. Передача подписанных подлинников актов Главы администрации района из кабинета управляющего делами не допускается. Снятие копий с документов по заявкам организаций и граждан возможна по разрешению управляющего делами.
VII. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ, ИЗДАНИЕ И РАССЫЛКА РЕШЕНИЙ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА.
1. Заседание коллегии Администрации района проводятся по мере необходимости.
2. Подготовка и проведение заседаний коллегии осуществляются в соответствии с Положением о коллегии Администрации района, утвержденным постановлением Главы администрации района.
3. Ответственность за подготовку заседаний, регистрацию приглашенных возлагается на управляющего делами администрации района
4. Протокол заседания коллегии ведет главный специалист администрации района по правовому обеспечению деятельности органов местного самоуправления.
5. Подготовка решений коллегии и порядок работы с ними осуществляется в соответствии с Положением о коллегии.
6. Решения коллегии регистрируются и хранятся у управляющего делами.
7. Рассылка решений коллегии проводится в соответствии с требованиями настоящего регламента.
VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ОРГАНОВ ЮСТИЦИИ, ПРОКУРАТУРЫ И СУДА.
1. Обращения, касающиеся правомерности издания актов Главы администрации района, после их регистрации передаются ему на рассмотрение.
2. Правовую защиту нормативных правовых актов, изданных Главой администрации района, которые в установленном действующем законодательством порядке оспариваются органами юстиции, прокуратуры, иными правоохранительными органами или в судебном порядке, осуществляет главный специалист по правовому обеспечению деятельности органов местного самоуправления в рамках своей компетенции. Нормативный акт по корректировке таких документов готовится в соответствии с данным Регламентом.
3. Доверенность на представление интересов Администрации района в судах специалисту выдает Глава администрации района.
IX. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ И СОГЛАШЕНИЙ С УЧАСТИЕМ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1. Инициатива заключения договоров и соглашений может исходить от Главы администрации района, заместителей Главы администрации района, а также предприятий и организаций через соответствующих заместителей Главы администрации района в зависимости от характера затрагивающих вопросов.
2. Основанием для подготовки проектов договоров и соглашений или организации подписания представленных документов второй стороной является резолюция Главы администрации района на письме заместителя Главы администрации с приложением-обоснованием о заключении договора или соглашения, им же определяется, кто должен подписать договор, соглашение.
3. Подготовку проектов договоров, соглашений проводят заместители Главы администрации района.
4. Проверку соответствия требованиям действующего законодательства и визирование проектов договоров, соглашений проводит гл. специалист по правовому обеспечению деятельности органов местного самоуправления Администрации района.
5. Организация печатания, оформления к подписанию договора, соглашения проводится управляющим делами администрации района.
6. Договоры и соглашения, требующие утверждения Собранием депутатов района, передаются на рассмотрение Собрания депутатов в установленном порядке.
Необходимость представления договора или соглашения на утверждение Собранием депутатов определяется заместителями Главы администрации района.
7. После подписания подлинник договора или соглашения регистрируется и хранится у управляющего делами администрации района.
8. Договора и соглашения по истечении срока действия передаются для хранения в архив Администрации района.
X. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. При подготовке и оформлении документов работники аппарата руководствуются следующими основными требованиями: Документы печатаются, как правило, на бланках установленного образца, регистрируются в приемной Администрации.
К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.
Содержание документа должно быть кратким, аргументированным.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
В письмах - ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.
Представленные на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов.
Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре и на копии документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
2. Подготовка писем в областные органы возлагается на заместителей Главы администрации района. Они обязаны следить за прохождением писем в областных органах и принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.
3. Телеграммы подписываются Главой администрации района, а также по согласованию с ним заместителями Главы администрации района.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предложений (если при этом не искажается ее содержание).
4. Письма печатаются в 2-х экземплярах, а телеграммы - в зависимости от количества адресатов.
XI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
1. Организация и обеспечение функционирования в аппарате Администрации района единой системы делопроизводства возложено на управляющего делами, куда входит
- учет и контроль за прохождением и сроками рассмотрения писем граждан;
- подготовка номенклатуры дел Администрации района, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, подготовка и передача дел в архивный отдел Администрации района;
- выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- ознакомление работников с правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
- консультирование работников по вопросам работы с документами;
- подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
- учет печатей, штампов и бланков, используемых в Администрации района.
2. Документы, поступающие в Администрацию района, принимаются, учитываются. регистрируются, передаются на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих резолюций непосредственно исполнителю, вносятся в журнал регистрации резолюций руководителя или его переадресовку и отправку адресатам старшим инспектором
3. На документах, поступающих в Администрацию и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки или пометки.
4. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующих по своему характеру решения или ответа.
5. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты.
6. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления и входящий номер документа.
7. После регистрации документы передаются на рассмотрение Главе администрации района.
8. Глава администрации района рассматривает документы в этот же день или не позднее следующего дня.
Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях.
Резолюция проставляется на документе ниже реквизита адреса, а при необходимости - на любой свободной от текста площади первого листа документа.
Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.
Фамилии исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационный журнал.
9. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя предоставить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.
10. Копии документов с резолюциями Главы администрации района, требующих контроля, передаются главному специалисту по делопроизводству и кадровой работе администрации района.
11. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования через старшего инспектора. В журнале регистрации делается отметка о переадресовании документа.
На оборотной стороне последнего листа документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата и на основании чего происходит переадресование (не по назначению, по договоренности и т. д.).
12. Ознакомление ответственных работников Администрации с поступившими документами по поручению Главы администрации района осуществляется в течение одного дня с момента получения. Работник, ознакомившийся с документом, ставит свою подпись и дату.
13. При подготовке распорядительного документа по документу вышестоящего органа последний находится у исполнителя до подписания постановления (распоряжения) Главой администрации района или снятия им данного документа с контроля.
О принятом постановлении (распоряжении) исполнителем делается отметка на первом листе документа, внизу, а по исполненным документам -информация о выполнении, и документ возвращается в приемную Главы администрации района, а информация - управляющему делами администрации района.
14. Исходящие документы, подписанные руководителями Администрации, регистрируются старшим инспектором, здесь же хранятся и копии этих документов.
К письму или телеграмме прилагаются списки рассылки и почтовые или телеграфные адреса, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата.
Корреспонденция, поступившая старшему инспектору для отправки после 15 часов (кроме телеграмм и срочной корреспонденции), отправляется следующим днем.
15. Все входящие и исходящие документы, имеющие контрольные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в секторе по делопроизводству, кадровой, мобилизационной и организационной работе.
Ответ на служебный документ готовится исполнителем документа и через старшего инспектора, после соответствующего оформления, направляется адресату.
16. Номенклатура дел подразделений на следующий год разрабатывается до 15 числа руководителями структурных подразделений, обобщается управляющим делами, рассматривается экспертной архивной комиссией и представляется на утверждение Главе администрации района.
Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года.
17. Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
18. По истечении года лица, ответственные в подразделениях аппарата за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел на постоянное хранение.
19. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Администрации возлагается на управляющего делами.
В каждом структурном подразделении Администрации ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель.
Инструктивные письма управления делами по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в подразделениях Администрации района.
XII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
1. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан принимаются и регистрируются управляющим делами. В тот же день передаются на рассмотрение Главе администрации района.
По содержанию каждого обращения, Глава администрации района определяет, кому из руководителей администрации района направить его на рассмотрение.
Управляющий делами под роспись передает обращение исполнителям не позднее следующего дня и контролирует сроки исполнения.
Контроль за исполнением обращения, а также поручений, данных Главой администрации района, по обращениям граждан, осуществляется заместителями Главы администрации района, руководителями структурных подразделений.
Исполнитель готовит информацию Главе администрации района с четким докладом по затронутым вопросам или, если вопрос полностью не решен, с просьбой о продлении срока исполнения.
Поступившие в Администрацию района письма депутатов Государственной Думы РФ и Законодательного Собрания области, отражающие обращения к ним граждан, передаются на доклад Главе администрации района, как служебная корреспонденция.
2. В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников Администрации района, представителей управлений, отделов и иных организаций. В этих проверках могут принимать участие сами заявители.
3. Обращения, поступающие в Администрацию района, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения могут быть, в порядке исключения, продлены Главой администрации района, но не более, чем на один месяц. О продлении срока информируются управляющий делами и заявитель исполнителем обращения.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.
При необходимости эти сроки могут быть, в порядке исключения, продлены Главой администрации района, но не более чем на 15 дней.
Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также обращения лиц, имеющих психические заболевания (если имеются на то соответствующие подтверждения), заявления и жалобы которых носят абстрактный характер.
4. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной или устной форме.
Ответы на обращения подписываются тем заместителем Главы администрации района, кому поручено рассмотреть их.
5. О ходе рассмотрения обращений граждан и нарушении сроков рассмотрения управляющим делами предоставляется информация Главе администрации района.
6. Личный прием граждан осуществляется Главой администрации района и заместителями Главы администрации района по вопросам, отнесенным к их ведению.
Время приемов устанавливается согласно графику, утвержденному распоряжением Главы администрации района. График приема вывешивается в Администрации района на доступном для обозрения месте.
7. Предварительная запись на прием возлагается на старшего инспектора (секретаря). При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению Администрации района, старший инспектор дает необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем.
8. Решения по устным обращениям записываются в карточки лицом, ведущим прием, контроль за их исполнением осуществляет старший инспектор.
9. Заместители Главы администрации района при выезде на места с информационными группами предусматривают время для проведения личного приема граждан в заранее определенных местах. Учет обращений граждан на встречах возлагается на секретарей информационных групп, контроль за исполнением поручений, направлением ответов на отдел по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам. Итоговую информацию по приему граждан на встречах два раза в год (по полугодиям) начальник отдела по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам предоставляет управляющему делами Администрации района.
10. Два раза в год (по полугодиям) управляющий делами готовит для доклада Главе района анализ письменных и устных обращений, поступивших в Администрацию района.
XIII. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1. Система контроля определяет организацию, порядок работы должностных лиц с находящимися на контроле документами, регулярное информирование Главы администрации района о ходе их выполнения, своевременное предупреждение срыва сроков их исполнения, как в аппарате Администрации, так и в других исполнительных органах.
2. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесение изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.
3. В аппарате Администрации района контролю подлежат:
- указы, постановления и распоряжения Главы администрации (Губернатора) области, законы и решения, принятые законодательным Собранием Ростовской области в части поручений исполнительным органам муниципальных образований;
- постановления и распоряжения Главы администрации района, решения коллегии Администрации района;
- поручения Главы администрации района;
- запросы депутатов;
- письма и обращения граждан;
- служебные письма.
На контроль могут ставиться и другие документы, по решению Главы администрации района или заместителей Главы администрации района.
Контроль за исполнением документов должен обеспечивать их своевременное и качественное исполнение, своевременное выявление нарушения сроков выполнения заданий, предоставление руководству информации о ходе и результатах исполнения документов. Контроль исполнения включает:
- учет служебных документов в аппарате Администрации;
- доведение документов до исполнителей;
- определение сроков предоставления информации о ходе исполнения;
- контроль за сроками исполнения;
- направление напоминаний об истечении сроков исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- проверку качества исполнения;
- снятие документов с контроля;
- подготовку информации о состоянии контроля и исполнения.
4. Контроль за своевременным и полным исполнением документов осуществляют Глава администрации района, заместители Главы администрации района, руководители структурных подразделений.
5. Оперативный контроль за сроками исполнения документов возлагается на начальника отдела по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам и руководителей структурных подразделений.
Если контроль за выполнением возлагается на нескольких должностных лиц или структурных подразделений, то созыв и отчетность за реализацию документов возлагается на записанного первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов может поручаться различным должностным лицам.
Заместители Главы администрации или другие должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением, в течение 2-х дней после получения поручения определяют меры по организации исполнения и сроки предоставления информации об исполнении с учетом введения промежуточных сроков контроля, позволяющих внести соответствующие коррективы в процесс и сроки его выполнения.
6. Главный специалист по делопроизводству и кадровой работе доводит до исполнителей установленные сроки предоставления информации об исполнении.
7. Сбор информации, обработка и представление осуществляется должностным лицом, ответственным за контроль документов, точно в установленные сроки отчетности или по требованию главного специалиста по делопроизводству и кадровой работе.
Информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого документа должна быть конкретной, расположенной по очередности пунктов документа с указанием принимаемых контрольных мер по реализации данного документа, завизирована заместителем Главы администрации или другим должностным лицом, на которого возлагается контроль за исполнением документа.
Несоблюдение сроков отчетности или неполнота представляемых сведений считается нарушением хода выполнения документа, о чем ставится в известность Глава администрации района в представляемой главным специалистом по делопроизводству и кадровой работе.
8. Руководители структурных подразделений Администрации и другие должностные лица, обеспечивающие фактическое исполнение документов, ответственны за своевременное, достоверное и объективное обобщение хода выполнения документов и представление по ним информационного материала в вышестоящие органы.
Информация об исполнении контролируемого документа и согласованное со всеми заинтересованными должностными лицами предложение о снятии его с контроля представляется лицом, осуществляющим контроль, не позднее пяти дней до установленного срока его исполнения.
9. При невыполнении документа и отсутствии объяснений причины невыполнения и принимаемых мер главный специалист по делопроизводству и кадровой работе информирует об этом Главу администрации района.
10. Если в процессе реализации контролируемого документа выясняется невозможность соблюдения указанного срока, то лицом, ответственным за выполнение, готовится на имя Главы администрации района, за подписью осуществляющего контроль заместителя Главы администрации, аргументированное представление о продлении срока действия данного документа или о снятии его с контроля в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения.
Продление срока исполнения документа должно быть оформлено не менее, чем за 5 дней до истечения срока его выполнения.
11. Главный специалист по делопроизводству и кадровой работе администрации района ежеквартально представляет информацию о ходе выполнения контролируемых документов Главе администрации района и заместителям Главы администрации района.
12. В случае принятия решения о снятии документа с контроля главным специалистом по делопроизводству и кадровой работе готовится в установленном порядке проект распоряжения Главы администрации района о снятии документов с контроля.
13. Каждый понедельник после планерки управляющий делами, а в его отсутствие главный специалист по делопроизводству и кадровой работеоформляет протокол совещания у Главы администрации района, в котором указываются устные поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Один экземпляр протокола передается в отдел по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам
В пятницу, не позднее 14.00 , исполнители передают в отдел по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам краткую информацию об исполнении поручения или состоянии работы с ним письменно или по телефону.
Общая информация начальником отдела в пятницу до 17.00 часов передается Главе администрации района.
14. Исполнение писем и заявлений граждан контролируется в соответствии с законодательством управляющим делами администрации района.
XIV. ПОРЯДОК ОФИЦИАЛЬНОГО ПУБЛИКОВАНИЯ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ РАЙОНА И РАБОТЫ С ОПУБЛИКОВАННЫМИ КРИТИЧЕСКИМИ МАТЕРИАЛАМИ В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
1. Опубликование постановлений и распоряжений Главы администрации района и иных документов Администрации района производится в целях информирования жителей района на основании договора между Администрацией района и СМИ.
Официальные материалы направляются в редакцию с соответствующим сопроводительным письмом управляющего делами администрации района.
2. Заместители Главы администрации района, руководители отделов, структурных подразделений аппарата администрации не позднее двух недель с момента опубликования критических материалов направляют в соответствующие средства массовой информации итоги рассмотрения публикаций. Ответы должны носить конкретный характер, с обязательным указанием мер на выступление в СМИ.
Контроль за своевременным реагированием на выступления в СМИ возлагаются на управляющего делами администрации района.
XV. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности определяется Главой администрации района или заместителями Главы администрации района. Они предусматриваются в плане мероприятий на месяц и неделю.
2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на заместителей Главы администрации или руководителя отдела, управления, принявшего решение о его проведении. Ими же утверждается план подготовки и порядок проведения совещания.
3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информация, справки и т. д.), план подготовки, порядок проведения возлагаются на заместителей Главы администрации района.
4. Приглашение участников совещания возлагается на старшего инспектора(секретаря), регистрация - на главного специалист по делопроизводству и кадровой работе, если совещание проводится по инициативе Главы администрации района или заместителей Главы администрации района.
В случае проведения совещания по инициативе руководителей отделов, управлений - приглашение и регистрация проводится работниками этих организаций.
5. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний возлагается на начальника службы эксплуатации зданий администрации района.
XVI. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА И РУКОВОДИТЕЛЯМ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
1. График предоставления отпусков работникам аппарата Администрации района и руководителям структурных подразделений составляется отделом по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам на каждый номенклатурный год не позднее 5 января, утверждается Главой администрации района и доводится до сведения всех работников.
2. Заявления на отпуск работниками аппарата Администрации района пишутся на имя Главы администрации района и оформляются распоряжением Главы администрации района, заявления на отпуск заместителями Главы администрации района, руководителями структурных подразделений, отделов, пишутся на имя Главы администрации района и оформляются распоряжением Главы администрации района после согласования с куратором.
3. Подготовку распоряжений, контроль за наличием необходимых виз на заявлениях, направление должностным лицам копий распоряжений обеспечивает главный специалист по делопроизводству и кадровой работе.
4. Глава администрации района согласовывает отпуск с Главой Администрации области, в форме заявления, завизированного заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - министром сельского хозяйства и продовольствия, заместителем Главы Администрации (Губернатора) области по организационно-правовым и кадровым вопросам, первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатором.
На основании заявления, согласованного с Главой Администрации (Губернатором) области, издается соответствующее распоряжение по возглавляемому исполнительно-распорядительному органу местного самоуправлению.
Копия заявления со всеми видами и резолюцией Главы Администрации (Губернатора) области передается в главное управление государственной и муниципальной службы, организационной и кадровой работы.
XVII. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОК РАБОТНИКАМ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1. Основанием выезда работников в командировки являются письма - вызовы вышестоящей организации.
2. При наличии вызова главных специалистом по делопроизводству и кадровой работе оформляется распоряжение Главы администрации района и выписывается командировочное удостоверение.
3. Подписывает командировочные удостоверения Глава администрации района, а отметку о выбытии и прибытии делает управляющий делами.
4. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник администрации района обязан отчитаться в бухгалтерии о командировочных расходах.
5. Выезд заместителей Главы администрации и других должностных лиц за пределы области согласовывается с Главой администрации района и оформляется его распоряжением.
6. Выезд Главы администрации района за пределы области согласовывается с Главой Администрации (Губернатором) области.
XVIII. ПЕЧАТИ, БЛАНКИ И ШТАМПЫ
1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
В Администрации района имеются следующие печати:
Гербовая печать "Администрация Родионово-Несветайского района Ростовской области".
Простая печать с обозначением "Управление делами".
Простая печать "Для пакетов".
Гербовая печать ставится на документах, подписанных Главой администрации района, заместителями Главы администрации района, управляющим делами, на банковских документах, подписанных Главой администрации района, договорах, справках, командировочных удостоверениях, в трудовых книжках, телеграммах, удостоверениях (пропуск).
Простая печать "Управление делами" ставится на копиях постановлений, распоряжений, писем, и других документах, подписываемых управляющим делами.
Простая печать "Для пакетов" ставится на пакетах, в реестрах на получаемую и отправляемую секретную документацию.
2. Бланки документов, применяемых в Администрации района, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Бланки разрабатываются управляющим делами.
3. Для проставления отметок о получении корреспонденции применяется соответствующий штамп.
Также имеется угловой штамп "Администрация Родионово-Несветайского района Ростовской области" и штамп "Контроль".
4. Гербовая печать, простая печать "управление делами", угловой штамп и бланки хранятся у управляющего делами; простая печать "Для пакетов"-у ведущего специалиста по мобилизационной подготовке - в сейфе; штамп "контроль" у главного специалист по делопроизводству и кадровой работе.
5. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются на согласование и утверждение управляющему делами.
6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати сдаются управляющему делами и уничтожаются по акту.
XIX. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ И МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
1. Печатание документов осуществляется машинисткой и старшим инспектором (секретарем приемной Главы администрации района).
2. Материал объемом до двух страниц машинописного текста и письма печатаются инспектором, в отдельных случаях - машинисткой. Материал объемом более двух печатных страниц и копирование (размножение) их - машинисткой администрации района.
3. Материалы для копирования передаются машинистке с визой управляющего делами с указанием объема работ.
На копирование передаются первые экземпляры (подлинники) материалов или качественно исполненные копии.
Не подписанный или не завизированный материл к размножению не принимается.
Готовый материал выдается заказчику машинисткой под роспись в журнале регистрации исполненных работ.
Печатаются и размножаются документы только служебного характера. Объем выполняемых работ учитывается на основании заказов. Копирование бланков документов, используемых в Администрации, не разрешается.
4. Материалы для выполнения машинописных работ - проекты постановлений и распоряжений принимаются от работников администрации управляющим делами, другие - главным специалистом по делопроизводству и кадровой работе.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнены фиолетовыми, синими или черными чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.
Управляющий делами и главный специалист по делопроизводству и кадровой работе - вправе не принять для печатания материал, написанный или правленый неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или карандашом.
Материалы, подлежащие дополнительному редактированию, печатаются в одном экземпляре через 2 интервала. Корректорские работы работниками, печатающими документы (машинисткой, ст. инспектором) не производятся.
5. Документы печатаются, как правило, на бланках, через полтора интервала.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.
6. Машинописные работы выполняются по трем категориям срочности: весьма срочная, срочная и обычная.
Весьма срочная - при наличии визы заместителей Главы администрации района или управляющего делами - в срок до 2 часов (в зависимости от объема текста)
Срочная - с визой управляющего делами - в течение дня.
Обычная - в течение двух дней.
Внеочередными машинописными работами являются поручения Главы администрации района, материалы за его подписью.
Материал, сданный после 15 часов, выполняется на следующий день.
7. Размножение документов производится на ксероксе.
8. Тиражирование бланков, а также документов объемом более 30 печатных листов производятся в типографиях.
Заказы на работы в типографии оформляются на бланке Администрации, который подписывает управляющий делами.
XX. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ К СДАЧЕ В АРХИВ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в течение одного года, после чего сдаются в архив администрации района (управляющему делами). Документы со сроками хранения до 3 лет могут в архив не сдаваться, а храниться в структурных подразделениях.
2. Оформление дел для сдачи в архив администрации проводится работниками структурных подразделений, согласно номенклатуре дел аппарата Администрации, при методической помощи управляющего делами и архивного отдела администрации района.
3. Контроль за своевременным оформлением дел для сдачи в архив администрации управляющему делами и ответственность за передачу необходимых документов несет руководитель подразделения.
4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются, а временного
подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются.
5. На все завершенные делопроизводством дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются описи.
6. В архивный отдел администрации района передаются дела постоянного хранения через 5 лет. Их передача осуществляется по описям.
Осуществляет эту работу заведующий архивом администрации - управляющий делами.
Дела по личному составу хранятся у заведующего архивом администрации - управляющего делами.
7. Документы временного хранения через 3 года уничтожаются по акту.
XXI. ДЕЖУРСТВО В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1. Дежурство в Администрации района ведется ежедневно в рабочие дни с 12.00 до 13.00 и с 16.00 до 18.00 - в приемной Администрации (; в выходные и праздничные дни круглосуточно - на диспетчерском пункте (, 30-2-83).
2. В рабочие дни дежурят работники аппарата Администрации, ее структурных подразделений по графику, составленному старшим инспектором (секретарем).
В выходные и праздничные дни дежурят диспетчеры ЕДДС (единой дежурно-диспетчерской службы) по графику.
XXII. ВНУТРЕННИЙ ТРУДОВОЙ РАСПОРЯДОК И СОЗДАНИЕ НЕОБХОДИМЫХ УСЛОВИЙ ДЛЯ РАБОТЫ СОТРУДНИКОВ АППАРАТА
1. Ответственность за организацию работы сотрудников аппарата, соблюдение ими внутреннего распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений.
2. Учет выхода на работу работников аппарата Администрации района ведется начальника отделов аппарата Администрации и управляющим делами, которые составляют и подписывают табель учета выхода на работу и в установленные сроки передают в бухгалтерию.
3. За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы производится ежемесячное премирование работников аппарата, а также оказывается материальная помощь.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи регламентируются распоряжениями Главы администрации района.
4. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины по предложению руководителя структурного подразделения к работнику могут применяться меры административного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности, в соответствии с требованиями действующего законодательства по трудовым вопросам.
5. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников аппарата возлагается на начальника службы эксплуатации зданий Администрации района; работников структурных подразделений, органов Администрации - на руководителей соответствующих подразделений.
Управляющий делами администрации района
