Документирование управленческой деятельности, утверждено редакционно-издательским советом академии в качестве учебного пособия для студентов специальности

080502 "Экономика и управление на предприятии" заочной формы обучения

Министерство транспорта РФ

Федеральное агентство морского и речного транспорта

ФГОУ ВПО «Новосибирская государственная академия водного транспорта»

Енисейский филиал (в г. Красноярске)

Документирование

управленческой деятельности

Утверждено редакционно-издательским советом академии

в качестве учебного пособия для студентов специальности

080502 "Экономика и управление на предприятии" заочной формы обучения

Красноярск 2008

УДК 651.4/.8(075.8)

ББК 65.050.2я73

Ж 59

РЕЦЕНЗЕНТ:

кандидат экономических наук, профессор

Ж 59 Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для студентов специальности «Экономика и управление на предприятии» заочной формы обучения / ; Новосиб. гос. академия водн. транспорта – Красноярск, 20с.

ISBN

Представлен теоретический и практический материал по изучению дисциплины "Документирование управленческой деятельности".

Книга состоит из введения, семи глав, списка рекомендуемой литературы и приложений. Пособие может быть использовано при изучении теоретического материала, проведении практических занятий, для самостоятельной работы студентов.

Пособие предназначено для студентов специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии» заочной формы обучения.

УДК 651.4/.8(075.8)

ББК 65.050.2я73

Ж59

ISBN © ФГОУ ВПО «Новосибирская государственная академия водного транспорта

Енисейский филиал (в г. Красноярске), 2008

© , 2008.

Содержание

Стр.

Введение……………………………………………………………………….. 4

1. Основные понятия делопроизводства…………………………………….. 4

2. Виды и классификация документов……………………………………….. 6

3. Правила подготовки и оформления основных видов

организационно-распорядительных документов…………………………. 8

3.1. Основные правила оформления реквизитов документов……………….. 9

3.2. Основные правила машинописного оформления документов………… 27

3.3. Составление и оформление основных видов

организационно-распорядительных документов……………………….. 29

3.3.1. Организационные документы………………………………………….. 29

3.3.2. Распорядительные документы…………………………………………. 30

3.3.3. Информационно-справочные документы………………………………34

3.3.4. Документы по личному составу…………………………………………40

4. Технология работы с документами………………………………………… 43

4.1. Организация документооборота…………………………………………. 43

4.2. Работа с входящими документами……………………………………….. 46

4.3. Работа с исходящими документами……………………………………… 47

4.4. Прохождение внутренних документов……………………………………47

4.5. Регистрация документов………………………………………………….. 48

4.6. Контроль исполнения документов и поручений…………………………51

5. Организация оперативного хранения документов…………………………52

5.1. Номенклатура дел и порядок работы с ней……………………………… 52

5.2. Формирование дел………………………………………………………… 55

5.3. Подготовка документов к архивному хранению…………………………56

6. Методика выполнения контрольной работы ………………………………59

6.1. Требования к контрольной работе и варианты

контрольных работ…………………………………………………………60

6.2. Контрольные задания …………………………………………………….. 60

6.3. Порядок представления контрольной работы ………………………….. 66

7. Вопросы к зачету …………………………………………………………….67

8. Список рекомендуемой литературы ………………………………………. 68

8.1. Основная литература ………………………………………………………68

8.2. Дополнительная литература ………………………………………………68

Приложения…………………………………………………………………….. ...70

ВВЕДЕНИЕ

Всем современным предприятиям, учреждениям и организациям присуща управленческая деятельность.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирова­ние, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, кон­троль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается, передается и хранится огромное количество информации, которое используется для выработки управленческих решений. Информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффек­тивность управления зависит от объема, оперативности и достоверности инфор­мации, которая фиксируется в документах.

Принятый 20 февраля 1995 г. Государственной думой Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (с изм. и доп. от 01.01.2001 г.) в ст. 5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов".

В зависимости от объема и характера компетенции учреждения, объема и характера взаимосвязей с другими организациями, а также круга решаемых вопросов, состав и количество создаваемых документов в разных организациях различны.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство есть документирование деятельности организации, основанное на научной организации труда с применением современной техники. Оно охватывает весь комплекс работ по документированию, созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документа­ми, разработанными Федеральной архивной службой России.

В настоящее время термин "Делопроизводство" чаще звучит как "Документационное обеспечение управления" (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Он обладает организационной функцией, т. к. служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения.

Кроме информационной и юридической функций документ несет также коммуникативную функцию, т. к. служит средством связи между должностными лицами, структурными подразделениями, организациями во времени и в пространстве.

Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки специалистов. Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, формирует имидж организации.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

Унификация – приведение документов к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению и т. д. С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управлен­ческой деятельности, снижения трудовых и материальных затрат на их под­готовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифициро­ванных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации (УСД) – комплекс взаимоувязанных документов, созданный по правилам и требованиям, применяемым в определенной сфере деятельности.

В основе УСД лежит единообразие состава и формы управленческих документов.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации, независимо от формы собственности или функций, установлены единые требова­ния по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация - установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию.

2. ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновид­ности документов.

Вид документа следует отличать от его разновидности.

Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, прото­кол - вид документа. Разновидности его - протокол собрания, протокол заседа­ния, протокол допроса и др.

Или: акт - вид документа, его разновидности — акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

·  письменные (рукописные и печатные);

·  изобразительные (фиксируют информацию посредством изображения объекта);

·  фотодокументы;

·  фонодокументы (звуковые);

·  кинодокументы;

·  документы на электронных носителях.

По способу изложения текста:

·  индивидуальные (тексты пишутся составителем или исполнителем традиционным литературным языком);

·  трафаретные (документы с заранее отпечатанным стан­дартным текстом с постоянной информацией и пробелами для переменной информации, например, анкета, справка);

·  типовые используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца.

По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии, выписки и дубликаты.

Подлинник документа – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземп­ляр документа, составленный в первый раз и обладающий юридической силой.

Черновой документ отражает работу автора над содержанием документа (может быть оформлен различными способами, не имеет юридической силы).

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), заверенное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. Отпуск – копия документа, которая остается в делах организации.

Выписка – часть подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Выписка подтверждается подписью должностного лица и печатью.

Дубликат – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника с пометкой "дубликат".

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой России.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, несекретные и для служебного пользования.

По содержанию (количеству затронутых вопросов) документы делятся на простые (по одному вопросу) и сложные (по двум и более вопросам).

По происхождению – служебные и личные.

По срокам исполнения – срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (срок исполнения не устанавливается).

По наименованию - приказ, письмо, справка, акт и т. д.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

·  входящие (поступившие в организацию);

·  исходящие (отправляемые из организации);

·  внутренние (создаваемые и используемые в данной организации).

Совокупность этих трех видов документов образует документооборот организации.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Они называются организационно-распорядительными документами (ОРД), которые, в свою очередь, делятся на организационные, распорядительные и информационно-справочные документы (таблица 2.1).

Таблица 2.1

Организационно-распорядительные документы (ОРД)

Организационные	Распорядительные	Информационно-справочные
Устав Положение Инструкция Правила внутреннего распорядка Структура и штатная численность и др.	Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление	Служебное письмо Протокол Акт Докладная и объяснительная записки Телеграмма Телефонограмма Справка Сводка и др.

Вторая группа документов – это документы по функциям управления. Такие документы составляют работники функциональных подразделений.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕнТОВ

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

·  юридическую силу документов;

·  оперативное и качественное их исполнение и поиск;

·  возможность обработки документов с помощью технических средств;

·  качество документов как исторических источников.

Процесс документирования предусматривает соблюдение процедур составления документов и определенных требований к их изготовлению. Это обеспечивается единым стилем оформления управленческой документации.

В настоящее время на территории РФ в сфере делопроизводства действует ГОСТ Р 6.30 – 2003, в котором изложены требования к оформлению ОРД. Положения стандарта носят рекомендательный характер, тем не менее, с учетом сложившегося порядка и правил документирования деятельности предприятий, организаций и учреждений – как государственных, так и негосударственных - соблюдение указанных требований является фактически обязательным.

Каждый документ состоит из отдельных рек­визитов.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­ческого лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

3.1. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

ДОКУМЕНТОВ

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположе­ния должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.

Реквизит 01 (дополнит.) — Государственный герб Российской Федерации

Герб — отличительный знак государства, помещают на документах в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ (пример 3.1).

Пример 3. 1

Бланк с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ул. Охотный ряд, д. 1, Москва, 103265 ИНН// "____" ____________20___г. №____

Реквизит 02 (дополнит.) — герб субъекта Российской Федерации

Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установлен­ные в законодательстве Российской Федерации и субъекта Российской Федерации (пример 3.2).

Пример 3.2

Герб Красноярского края

Российская Федерация

Красноярский край

Реквизит 03 (дополнит.) — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема — условное или символическое изображение какого-либо понятия, идеи, рода деятельности.

Товарный знак — это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридиче­ских или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических лиц.

Эмблемы, товарные знаки, знаки обслуживания помещают на бланках организа­ций в соответствии с уставом (положением об организации) (пример 3.3).

Пример 3.3

Бланк с изображением товарного знака

Бланк с изображением эмблемы

Реквизит 04 (обязат.) — код организации

Данный реквизит (пример 3.4) проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Код ОКПО включает в себя 8 знаков. Служит для ускорения передачи доку­ментированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно вос­принимаемых названий организаций.

Пример 3. 4

Реквизит "Код ОКПО"

	Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 №26а
		Коды
Организация Государственный учебный центр "ГЗОС" ПРИКАЗ	Форма по ОКУД	0301001 8
по ОКПО
Номер документа	Дата составления
о приеме на работу

Реквизит 05 (обязат.) — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.

Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита. Этот реквизит указывается в составе справочных данных в бланках писем, как и реквизиты 04 "Код организации по ОКПО" и 06 "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет".

Пример 3.5

Бланк с ОГРН

Реквизит 06 (обязат.) — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Этот реквизит организации проставляют в соответствии с документами, выдава­емыми налоговыми органами.

Пример 3.6

Оформление реквизита «Идентификационный номер

налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)»

Реквизит 07 (обязат.) — код формы документа

Код формы документа, входящего в состав УСД (унифицированной системы до­кументации) (пример 3.7), проставляют по Общероссийскому классификато­ру управленческой документации (ОКУД).

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

·  регистрация форм документов;

·  упорядочение информационных потоков;

·  сокращение количества применяемых форм;

·  исключение из обращения неунифицированных форм документов;

·  обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

·  контроль состава документов и исключение дублирования информации;

·  рациональная организация контроля над применением унифицированных форм документов.

Пример 3.7

Реквизит "Код ОКУД"

Реквизит 08 (обязат.) — наименование организации

Указывается наименование организации - автора документа (при­мер 3.8).

Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структур­ное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закреп­ленному в ее учредительных документах.

Пример 3.8

Реквизит "Наименование организации"

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Москва, 103012

Тел.: , , E-mail:*****@***net,

ИНН//

_________№_______________

На №_____________от______

Реквизит 09 (дополнит.) — справочные данные об организации

Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах.

Справочные данные об организации включают в себя:

·  почтовый адрес;

·  номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы организа­ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.);

·  код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД.

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам этого реквизита, не ограничивает состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации. При оформлении этого реквизита могут указываться све­дения о государственной регистрации, лицензиях, патентах (пример 3.9).

Пример 3.9

Указание справочных данных об организации

Реквизит 10 (обязат.) — наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, рег­ламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД.

Все документы имеют название. Вид документа определяется его назначением и содержанием. В письме наименование вида документа не указывают.

Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРО­ТОКОЛ и т. д. (пример 3.10).

Пример 3.10

Оформление акта

Администрация Смоленской области УТВЕРЖДАЮ Управление капитального строительства Начальник управления Иванов АКТ 11 .09.2006 10.09.2006 № 19 г. Смоленск Проверки сохранности документов в Управлении Основание: приказ начальника Управления "О проведении про­верки сохранности документов в Управлении". Составлен комиссией в составе: Председатель: зам. начальника Управления Члены комиссии: 1. Зам. главного бухгалтера . 2. Зам. начальника хозяйственного отдела 3. Начальник сектора отдела кадров В период с 28 августа по 8 сентября 2006 г. комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации области в установленные сроки. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стел­лажами. Составлен в двух экземплярах. 1 экз. — направлен в объединенный архив Управления; 2 экз. — в дело №01-11. Председатель комиссии Мирошниченко Члены комиссии: Копылова Луговая Нелюбова В дело № 01-11 Смирнова 14.09.2006

Реквизит 11 (обязат.) — дата документа

Датой для большинства документов является дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо), для протокола — дата заседания, принятия ре­шения, для акта — дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то документ дол­жен иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последова­тельности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими циф­рами. Например, дату 5 января 2006 г. следует оформлять как 05.01.2006 (при­мер 3.11).

До 2000 года дата документа оформлялась в виде трех пар арабских цифр, раз­деленных точками. Например: 7 мая 1998 г. оформляли следующим образом: 07.05.98.

Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 янва­ря 2006 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ста­вится ноль, например: 05 мая 2006 г.

В международных стандартах установлен способ датирования в следующей по­следовательности: год, месяц, день месяца (2006.01.05 или 98.06.14 или 2006.11.20). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи. Например: 2003.07.01.

Пример 3.11

Указание даты документа

Реквизит 12 (обязат.) — регистрационный номер документа

Этот реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначе­ние, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонден­те, исполнителях и др. (пример 3.12).

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступа­ющие из других организаций и от частных лиц.

Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответ­ствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив и находится под контролем и ответственно­стью организации.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров уста­навливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распоряди­тельных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в до­кументе.

Пример 3.12

Указание регистрационного номера документа

Реквизит 13 (дополнит.) — ссылка на регистрационный номер и дату документа

Указанный реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на ко­торый дается ответ. Этот реквизит оформляется только в исходящих ответных документах (при­мер 3.13). Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем вы­ражения типа: "На ваше письмо от... № сообщаем…".

Пример 3.13

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит 14 (дополнит.) — место составления или издания документа

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его опре­деление по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого администра­тивно-территориального деления, и этот реквизит включает только общеприня­тые сокращения (пример 3.14).

Место составления документа не указывается, если:

·  оно включено в состав наименования организации (например, Мэрия Москвы);

·  в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите "Спра­вочные данные об организации").

Сокращение г. (город) не употребляется при названиях "Москва" и "Санкт-Пе­тербург".

Пример 3.14

Указание места составления документа

Реквизит 15 (дополнит.) — адресат

Этот реквизит указывает, кому предназначается документация. В качестве адре­сата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в име­нительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, - в датель­ном падеже (пример 3.15).

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в не­сколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установлен­ной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Наименование организации может входить в наименование должности.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем по­чтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и иници­алы получателя, затем почтовый адрес.

Пример 3.15

Указание адресата

Реквизит 16 (дополнит.) — гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или спе­циально издаваемым документом.

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должност­ные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения докумен­та должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (пример 3.16).

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоко­лом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТ­ВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в тво­рительном падеже, его даты и номера.

В реквизите "Гриф утверждения" документа эле­менты либо располагаются флаговым способом, либо центрируются относительно самой длинной строки.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроиз­водству организации.

Пример 3.16

Гриф утверждения документа

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО"Болшевский текстиль" Сергеев 11.09.2006

Реквизит 17 (дополнит.) — резолюция

Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, со­держание поручения, срок исполнения, подпись и дату (пример 3.17).

Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на сво­бодном месте между адресатом и текстом.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист­рационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Пример 3.17

Оформление резолюции

Начальнику юр. отдела Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Электрон» к 01.12.2007 Иванов 05.11.2007

Реквизит 18 (обязат.) — заголовок к тексту

Этот реквизит должен раскрывать содержание документа.

Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точ­ным. Он согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

·  "о чем?", например: приказ "О создании экспертной комиссии";

·  "чего?", например: протокол "Собрания трудового коллектива".
Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существитель­ных в предложном падеже ("Об отмене...", "О выделении...", "О назначении...").

Заголовки печатают с прописной буквы без кавычек и не под­черкивают. Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефоно­грамм, телеграмм, извещений.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок можно не составлять.

При составлении документа на основании унифицированной формы постоян­ная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной ин­формацией, конкретизирующей его содержание. Например: приказ "О приеме на работу ".

Пример 3.18

Оформление заголовка к тексту

Об участии в выставке

Реквизит 19 (дополнит.) — отметка о контроле

Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку­ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле исполнения документа обозна­чается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Располагается в правом верхнем углу документа (пример 3.19).

Пример 3.19

Отметка о контроле исполнения документа

		К
	КОНТРОЛЬ

Реквизит 20 (обязат.) — текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка со­держание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную инфор­мацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увяза­но с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляют в виде:

·  связного текста;

·  анкеты;

·  таблицы;

·  соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, ре­комендации.

Текст может содержать только заключительную часть.

Печатать реквизит "Текст" рекомендуется через 1,5-2 межстрочных интерва­ла на бумаге и бланках формата А4, через 1 - на бланках формата А5 шрифтом № 13 и выравнивать по ширине от левого до правого поля. Первая строка аб­заца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (пример 3.20).

Пример 3.20

Оформление реквизита "Текст документа"

Письмом № 000 от 01.01.2001 мы сообщали Вам, что в связи с увеличе­нием производственной мощности наш завод имеет возможность допол­ни­тельно из­готовить и поставить Вашему предприятию в 2008г. различные хи­мические реактивы ив сумму до 1 млн. руб. сверх ранее утвержденного плана поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа мы не получили. Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше со­гла­сие на получение указанных химических реактивов. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная сверх­плано­вая продукция будет нами поставлена другим предприятиям-по­требителям. Приложение: Копия письма № 000 от 01.01.2001 на 1 л. в 1 зкз.

Реквизит 21 (дополнит.) — отметка о наличии приложения

Данный реквизит располагается после текста документа перед подписью и оформ­ляется, как показано в примере 3.21.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его на­именование, количество листов и количество экземпляров; при наличии несколь­ких приложений их нумеруют.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают­ся в тексте.

Пример 3.21

Отметка о наличии приложения

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

Реквизит 22 (обязат.) — подпись

В состав этого реквизита входят (пример 3.22,а):

·  наименование должности лица, подписавшего документ;

·  личная подпись;

·  расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимае­мой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подпи­сывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с рас­пределением.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне (пример 3.22,б).

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уров­не последней строки наименования должности.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указани­ем его фактической должности и фамилии.

Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту пе­ред наименованием должности.

Пример 3.22,а

Оформление подписи

Генеральный директор Медведев Главный бухгалтер Логинова

Пример 3.22,б

Подписание документа равными по должности лицами

Заместитель министра юстиции Российской Федерации Степанов

Заместитель министра финансов Российской Федерации Миронов

Реквизит 23 (дополнит.) — гриф согласования

Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из:

·  слова СОГЛАСОВАНО;

·  должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименова­ние организации);

·  личной подписи;

·  расшифровки подписи (инициалы, фамилия);

·  даты согласования (пример 3.23,а).

Гриф согласования документа с другим документом состоит из:

·  слова СОГЛАСОВАНО;

·  наименования документа;

·  наименования разработчика документа;

·  даты и номера документа (пример 3.23,б).

Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдель­ном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы не­скольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласо­вания прилагается".

Пример 3.23,а

Оформление грифа согласования

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Григорьева 23.04.2006

Пример 3.23,б

Оформление грифа при согласовании протоколом

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Планета"

Реквизит 24 (обязат.) — виза согласования документа

Виза — реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.

Согласование документа оформляется визой, включающей:

·  должность и подпись визирующего документ;

·  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

·  дату подписания (пример 3.24).

При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются".

Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визиро­вания устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Пример 3.24

Оформление визы

Согласен Начальник юридического отдела Орлов 25.11.2007

Реквизит 25 (дополнит.) - печать

Этот реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц либо фиксирующих факты, связанные с финансовы­ми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение под­линной подписи.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита "Печать" и не со­держит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати. Оттиск печати следует распола­гать так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавше­го документ, и первую букву его подписи (пример 3.25).

Форма документа может иметь пометки "Место для печати" или "МП".

Пример 3.25

Оттиск печати

Реквизит 26 (дополнит.) — отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют (пример 3.26):

·  заверительную надпись "Верно";

·  должность лица, заверившего копию;

·  личную подпись;

·  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

·  дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Пример 3.26

Заверение копии документа

Верно Инспектор отдела кадров Колосков 01.06.2006

Реквизит 27 (дополнит.) — отметка об исполнителе

Данный реквизит включает инициалы и фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и но­мер его служебного телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне по­следнего листа документа в левом нижнем углу (пример 3.27).

Пример 3.27

Отметка об исполнителе

Реквизит 28 (обязат.) — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные:

·  ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;

·  слова "В дело";

·  номер дела, в котором будет храниться документ;

·  личную подпись исполнителя;

·  дату исполнения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ (пример 3.28).

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" про­ставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "На­правлен ответ, дата, №", "Дан устный ответ", "Учтено при составлении заявки", "Вопрос решен по телефону" и т. п.

Пример 3.28

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отправлено письмо № 000/02/08 от 12. В дело № 14/08 Федоров

Реквизит 29 (обязат.) - отметка о поступлении документа в организацию

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо­сти - часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего докумен­та в нижнем правом углу (пример 3.29).

Пример 3.29

Регистрационный штамп

ООО "Вымпел" Дата_________ вх. №_______

Реквизит 30 (дополнит.) — идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонти­тул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содер­жащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые дан­ные, устанавливаемые в организации.

Идентификатор электронной копии документа может включать в себя и поиско­вые данные (пример 3.30). Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению. Этот вопрос регламентируется в организации инструкциями и методическими материалами по делопроизводству и применению автоматизированных инфор­мационных систем.

Пример 3.30

Идентификатор электронной копии документа

С:|Протоколы|Смирнова

3.2. основные правила машинописного

оформления документов

Для подготовки управленческой документации используют бланки.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора документа. Бланки изготавливаются на бумаге светлых тонов форматов А-4 и А-5.

Бланки документов должны иметь поля (приложение 1) не менее (мм):

·  20 – левое;

·  10 – правое;

·  20 – верхнее;

·  20 – нижнее.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы, Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номера страниц проставляются арабскими цифрами (приложение 2).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:

·  общий бланк;

·  бланк письма;

·  бланк конкретного вида документа.

Кроме того, если руководитель структурного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи, можно изготавливать:

·  бланк должностного лица;

·  бланк структурного подразделения.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный (приложения 3 и 4).

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73мм´88мм в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (центрированное расположение).

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру – центрированный способ.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12, 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Основные правила размещения реквизитов на документе следующие.

От границы левого поля печатают:

·  реквизиты "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительные надписи "Верно";

·  слова "Примечания" и "Основание" (если в тексте имеются примечания или ссылка на документ-основание к его изданию);

·  слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" (в приказах, распоряжениях);

·  слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" (в протоколах).

Начало абзацев печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля.

3.3. составление И ОФОРМЛЕНИе ОСНОВНЫХ ВИДОВ

организационно-распорядительных ДОКУМЕНТОВ

3.3.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководите­лей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организа­цию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения, либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Организационные документы реализуют нормы административного права и яв­ляются правовой основой деятельности организации. Они содержат положения, обязательные для испол­нения.

К организационным документам относятся:

·  устав организации;

·  положение об организации;

·  учредительный договор;

·  положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещатель­ных органах;

·  регламент;

·  структура и штатная численность;

·  штатное расписание;

·  инструкции по определенным направлениям деятельности;

·  должностные инструкции работников;

·  правила внутреннего трудового распорядка и др.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

·  положение (о чем?) об отделе кадров;

·  структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

·  инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

·  должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответствен­ность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и под­пункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации поря­док согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяю­щей соответствие данного организационного документа действующему законо­дательству.

С точки зрения срока действия организационные документы относят­ся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационных документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных доку­ментов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).

3.3.2. распорядительные документы

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно:

по организационным вопросам;

·  вопросам планирования;

·  вопросам производства;

·  вопросам строительства;

·  вопросам материально-технического снабжения и сбыта;

·  вопросам финансов и кредита;

·  вопросам труда и заработной платы и др.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, должностным лицам, рядовым сотрудникам.

К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения.

Распорядительные документы подготавливаются в целом, аналогично. Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа, обсуждение и согласование (в случае постановлений и решений – на заседании коллегиального органа), оформление и подписание.

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе управления стратегических и тактических задач. Существуют приказы по основной деятельности (приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам) и приказы по личному составу (регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов, предоставление отпусков и т. д.).

Приказы издают по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят: эмблема или товарный знак организации, наименование организации, наименование вида документа – приказ, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от полей. Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

·  исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы, или структурное подразделение, организация);

·  действие;

·  срок.

Таким образом, каждый пункт приказа начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом "контроль за исполнением приказа возложить на (должность, фамилия, инициалы)". Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки с указанием подразделений и должностных лиц, которых касается приказ. Сотрудники организации знакомятся с его содержанием. Подписанный приказ копируется и раздается исполнителям под роспись (приложения 5 и 6).

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае оформляется "Выписка из приказа", которая по составу реквизитов практически не отличается от самого приказа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряже­ния и указания. Эти разновидности распорядительных документов составля­ются аналогично приказам.

РЕШЕНИЕ

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа предприятия, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично приказу. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его исполнении (или ссылка на распорядительный документ, который является основанием для его издания).

Распорядительная часть начинается с названия органа, принимающего решение, и слова "РЕШИЛ", которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте называется лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

ПРОТОКОЛ

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (т. к. он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, номер протокола, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.

Датой протокола является дата заседания.

Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилии и ини­циалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходи­мости указываются должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участ­ников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию, инициалы, докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада от третьего лица единственного числа. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируется содержание выступлений в форме косвенной речи. Оформление этой части протокола аналогично предыдущей.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. В постановляющей части, за исключением общепринятых выражений "Принять к сведению…", "Одобрить…" и др., в каждом пункте необходимо отразить содержание поручения, срок исполнения и ответственного (должностное лицо или подразделение).

Форма протокола приведена в приложении 7.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола - краткая или полная.

В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматривае­мые вопросы и принятые решения.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение, подписи. Иногда выписку из протокола заверяет секретарь.

3.3.3. информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационных и распорядительных документов. Они предназначены либо для фиксации каких-то информационных сведений, либо для передачи информации от одного адресата к другому. Их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческого аппарата. В общем документообороте организации эти документы составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель организации. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Многие информационно-справочные документы – акты, записки, справки и др. являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть составлены от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре и подшиваются в дело по месту составления.

Такие документы, как письма (в бумажном и электронном вариантах), телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.

АКТ

Акт – это документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в экс­плуатацию и т. п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, отметка о наличии при­ложения, подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределе­ние обязанностей между членами комиссии - председателем и членами.

Дата составления акта соответствуют дате актируемого события. Заголовок формулируется в родительном падеже.

Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов.

Текст введения содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки или работы комиссии. Здесь же указываются председатель и члены комиссии, присутствующие.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, результаты проверки.

В заключительной части делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устране­нию выявленных недостатков.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа ("комиссия установила").

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется по­требностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии при­ложения к акту.

Все лица, упомянутые в акте, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Образец оформления акта дан в приложении 8.

докладная, служебная и объяснительная ЗАПИСКИ

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется по личной инициативе автора или по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки делятся на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативные докладные записки составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации, выводы.

Информационные докладные записки составляются регулярно и содержит информацию о ходе работ.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы или ее этапа, выполнении планов, указаний и т. д.

Докладные записки могут быть внутренними и внешними. Если докладная записка адресована руководителю данной организации или подразделения, она считается внутренней и оформляется на общем бланке, подписывается составителем.

Внешняя докладная записка направляется в вышестоящие организации, оформляется на бланке письма, подписывается руководителем организации.

Реквизиты докладной записки: наименование организации, подразделения, наименование вида документа, дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы и т. д.

Образец оформления внутренней докладной записки представлен в приложении 9.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями данной организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может быть инициативной, информационной и отчетной, содержать предложение, просьбу.

Она оформляется на общем бланке (допускается оформление рукописным способом на чистом листе бумаги) и содержит реквизиты, аналогичные реквизитам докладной записки.

Объяснительная записка – документ, объясняющий непосредственному руководителю отдельные положения выполненной работы, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой дисциплины и т. д. Обычно объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, проступках, нарушениях производственной дисциплины.

Датой объяснительной записки является дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом для ее написания, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие поступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Реквизиты объяснительной записки совпадают с реквизитами докладной и служебной записок.

Образец оформления объяснительной записки представлен в приложении 10.

ПИСЬМА

Одним из главных каналов связи организаций с внешним миром явля­ется деловое письмо. Письмо – обобщенное название различных по содер­жанию документов, которые служат средством общения между организа­циями. Это самый распространенный способ обмена информацией, который объединяет большую группу самых различных по содержанию документов, передаваемых по почте. Письма составляют большую часть входящих и ис­ходящих документов любой организации и имеют множество разновидно­стей: сопроводительные, инструктивные, информационные, гарантийные, рекламные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-извещения и т. д.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке, на котором указывают наименование вышестоящей организации, данной организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, почтовый и телеграфный адреса организации, телефон и другие сведения по усмотрению руководства организации. Бланк письма предусматривает место для даты и для номера письма, а также ссылку на номер и дату инициативного документа, если дается ответ, место для заголовка к тексту и для адресата.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

- введение – приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для составления письма;

- доказательства – содержат обоснование вопроса, изложенного в письме;

- заключение – излагаются выводы, предлагаются решения.

В отдельных случаях письма могут содержать только заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу и не должно превышать одну машинописную страницу.

Деловое письмо должно быть информативным и убедительным. Его текст должен быть кратким и содержать только основные сведения. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. Деловые письма пишут в доброжелательном тоне, в вежливой форме. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых средств обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста. Письмо может излагаться:

от первого лица единственного числа ("Прошу… ");

от первого лица множественного числа ("Извещаем…”);

от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются су­ществительные с собирательным значением (дирекция, администра­ция, совет трудового коллектива, кооператив… ставит в известность…);

от третьего лица множественного числа, если употребляется нес­колько существительных с собирательным значением (дирекция и проф­союзная организация подтверждают…).

Служебная переписка включает множество разновидностей писем. Рассмотрим некоторые из них.

Письма-просьбы

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспре­дельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее ис­полнении. Простейший и наиболее распространен­ный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллек­тивного заявления. Например:

Прошу включить в план информационных изданий на 2007г. анали­тический обзор "Физико-химические свойства меди" (авторы . , ) Объем публикации 90 страниц. Ру­копись будет пред­ставлено в III квартале 2006г.

Приложение: аннотация обзора на 1 л. в 1 экз.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться от первого лица множественного числа. Например:

В настоящее время медицинская техника нашей районной больницы изношена на 80%. На постоянный ее ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.

Просим предусмотреть в бюджете области на 2007 год 1,5 млн рублей на приобретение новой техники и ремонт действующей.

Приложение: смета затрат на 5 л. в 2 экз.

Письма-напоминания

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помо­щью телефонных переговоров или личного контакта получить необ­ходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух ло­гических эле­ментов: напоминания о выполнении действий и мерах, ко­торые будут при­няты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами письма-напоминания являются формы глагола "напоминать".

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Письмом № 000 от 01.01.2001 мы сообщали Вам, что в связи с увеличе­нием производственной мощности наш завод имеет возможность допол­ни­тельно из­готовить и поставить Вашему предприятию в 2006г. различные хи­мические реактивы на сумму до 1 млн. руб. сверх ранее утвержденного плана поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа мы не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше со­гла­сие на получение указанных химических реактивов.

При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная сверх­плано­вая продукция будет нами поставлена другим предприятиям-по­требителям.

Приложение: Копия письма № 000 от 01.01.2001 на 1 л. в 1 экз.

Письма-извещения

В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов "сооб­щаем", "извещаем", "доводим до Вашего сведения", "ставим Вас в извест­ность". Например:

Сообщаем Вам о том, что Вашему предприятию выделяются дополнительные места для отдыха на туристической базе "Комета".

Информационные письма

Разновидностью письма-извещения является информационное пись­мо. Цель такого письма заключается в своевременном информиро­вании другого пред­приятия или заинтересованного лица в свершившем­ся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зави­симости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должност­ным лицом. В целом, информацион­ные письма принято подписывать руко­водителем организации. Например:

Предлагаем Вашему вниманию информацию об автоматизированной системе диспетчерского управления жилищно-коммунальным хозяйством, разработанной фирмой ООО "Актив". Данная система включает в себя все необходимое для организации диспетчерской службы жилищно-коммунального хозяйства и налаживания систематического учета предоставляемых коммунальных услуг.

Система позволяет организовать управление жилыми микрорайонами и большими зданиями.

Письма-приглашения

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу или несколь­ким лицам или массовому адресату. При официальном пригла­шении боль­шого количества людей в настоящее время используются как полностью го­товые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты. Например:

!

С 17 по 21 апреля 2006 года в г. Лесосибирске Красноярского края состоится вторая выставка-ярмарка "Деревообработка: оборудование и продукция".

В целях взаимовыгодного сотрудничества, приглашаем лесопромышленные предприятия Вашего региона принять участие в выставке-ярмарке.

Краткая тематика выставки:

- лесозаготовительное и деревообрабатывающее оборудование и инструменты;

- продукция деревообработки;

- продукция лесохимии.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату документов или материальных ценностей. Такие письма необходимо составлять, когда необходимы какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за сохранностью отправляемых документов или ценностей. Например:

Направляем план совместной работы комитета по начальному профессиональному образованию и областного комитета по культуре и спорту по привлечению подростков к участию в массовых культурных и спортивных мероприятиях области.

Договорные письма.

Договорные письма являются разновидностью сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора. Примерный текст договорного письма:

Направляем подписанный нами договор /11 от 01.01.2001. Справка о финансировании будет выслана Вам дополнительно.

Данное письмо является неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о закупке дополнительной партии оборудования на 3 л. в 2 экз.

Международные письма.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации – ИСО (International Organization for Standartization, ISO), в которой представлены национальные органы 130 государств. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

3.3.4. ДОКУМЕНТы ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения и т. д. составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. При поступлении па работу граждане подают письменное заявление, в ко­тором излагают просьбу о приеме на работу, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Однако в последнее время в кадровых службах предприятий разрабатываются образцы – формуляры, которые используются при составлении тех или иных заявлений. Заявления визируются соответствующими должностными лицами. Руководитель организации или его заместитель по персоналу рассматривают заявление и проставляют резолюцию, которая является основанием для изда­ния приказа по личному составу.

По аналогичной схеме составляются заявления о переводе на другую должность, предоставление отпуска и т д. (Приложение 11).

Приказы по личному составу оформляют на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу'", "О переводе на другую должность", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" и т. п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутство­вать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го по­ложения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содер­жание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью пропис­ными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность ука­зывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количе­ство предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска (Приложение 6).

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в кото­рые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в ТК РФ.

Личная карточка формы Т-2 – это основной документ по учету персонала предприятия. Она заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

На основании паспорта в ней указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия и срок дей­ствия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляют­ся дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указы­ваются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тща­тельностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудо­вого стажа.

Характеристика - это официальный документ, который выдает админист­рация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части.

Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность - ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастер­ства и т. п.).

Третья часть - собственно характеристика, т. е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повы­шения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характе­ристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4, либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные составляющие автобио­графии:

название документа (автобиография);

имя, отчество, фамилия автора;

число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы): образование и специальность по образованию;

вид трудовой деятельности;

последнее место работы и должность;

награды и поощрения; участие в общественной работе: семейное положение и состав се­мьи; домашний адрес и телефон; личная подпись; дата.

Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаи­моотношений сотрудника с администрацией. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оп­латы труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами" тарифными став­ками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты труда. Во-вторых, контрактная система позволя­ет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения кон­тракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают кон­трактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где дей­ствительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Контрактная форма оплаты труда - это веление времени, она должна по­всеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой катего­рией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более вы­годных условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об обра­зовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок.

4. Технология работы с документами

В соответствии с нормами действующего Российского законодательства организации, осуществляющие свою деятельность на территории РФ, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности, в обязательном порядке должны вести делопроизводство.

Должностные лица, работающие с документами, обязаны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.

Все это необходимо знать менеджеру, работающему в сфере управления, поскольку документы содержат информацию, необходимую для выработки управленческих решений, или сами управленческие решения. От того, насколько четко организовано движение документов, зависит весь процесс управления, и в особенности один из основных его этапов - доведение управленческого решения до исполнителя.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения до уничтоже­ния или передачи на архивное хранение.

Работа с документами включает в себя:

• организацию рационального документооборота;

• создание информационно-поисковых систем по документам;

• контроль исполнения документов и поручений;

• подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и скреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ

4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в архив называется документооборотом.

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;

• прямоточность движения документов, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;

• целесообразность движения документов, т. е. прохождение их только через те пункты, которые необходимы;

• единообразность процессов обработки основных видов документов..

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатывае­мых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учи­тывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организаци­ей и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в струк­турных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Основные этапы документооборота

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные докумен­ты, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функцио­нировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данной организации.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота.

Общие схемы работы с входящими, исходящими и внутренними документами приведены ниже.

Общая схема работы с входящими документами предприятия

Доставка и прием документов

Первичная обработка документов

Предварительное рассмотрение документов

Рассмотрение документов руководством

Передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям)

Осуществление контроля за исполнением документов

Прием исполненных документов, помещение их в дело

Последующее хранение и работа с документами (до передачи их в архив или на уничтожение)

Общая схема работы с исходящими документами предприятия

Проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей

Регистрация документов

Подготовка документов к отправке

Передача подготовленных к отправке документов в экспедицию

Помещение копий отправляемых документов в дело

Последующее хранение и работа с копиями документов (до передачи их в архив или на уничтожение)

Общая схема работы с внутренними документами предприятия

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа

Редактирование и корректировка предварительного варианта текста документа

Согласование уточненного варианта текста документа

Оформление окончательного варианта текста документа

Утверждение (подписание) документа

Регистрация документа

Тиражирование документа

Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности

Помещение контрольного экземпляра документа в дело

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение)

4.2. работа С входящиМИ документАМИ

Работа с входящими документами начинается с приема и первичной обработки документов.

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

• специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота);

• сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;

• секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:

• конверты с надписью "лично";

• документы, адресованные общественным организациям;

• упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт.

На сортировку документ передается вместе с этим актом.

Проставляется реквизит 29 "Отметка о поступлении документа в организа­цию".

Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

При предварительном рассмотрении документов выделяются следующие группы документов.

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет "Резолюцию".

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства.

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организа­ции; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

Такое предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем переда­ются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражаю­щая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на ис­полнение в структурные подразделения (ответственному исполнителю). Ход исполнения осуществляется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

4.3. работа с исходящими документами

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляет­ся "Гриф согласования".

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, после­дующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю, после чего регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упа­ковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день ре­гистрации.

4.4. прохождение внутренних документов

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих доку­ментов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими документами, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформле­ния проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, при необходимости - юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляется руководителю на подпись и на регистрацию.

После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на испол­нение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку.

4.5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

• контроль их исполнения;

• поиск документов.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Большинство документов подлежат обязательной регистрации.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не подлежащих регистрации.

Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной форме все документы – входящие, исходящие и внутренние – регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя.

В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями, регистрация документов ведется децентрализованно. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей, сотрудников структурных подразделений, отвечающих за делопроизводство, и т. д.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

• проставление отметки на документе;

• заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной!

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

В пределах каждой регистрируемой группы – входящим, исходящим и внутренним документам присваиваются порядковые регистрационные номера – индексы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Индексами внутренних документов обычно являются простые порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января, и заканчивая нумерацию 31декабря каждого года, например: приказ № 28, протокол , акт № 7. Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

• условное обозначение структурного подразделения, указывающее место ис­полнения или составления документа (индекс отдела);

• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• порядковый номер документа по журналу или картотеке.

Последовательность может быть обратная.

Например, номер документа № 01-12/32 состоит из:

• 01 - индекс (условное обозначение) структурного подразделения;

• 12 - номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• 32 - индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируе­мых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов (до 500 в год), так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколь­ко справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. д.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет испол­няться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, то есть порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Примеры регистрационных журналов и карточек даны в таблицах 4.1 – 4.3.

Таблица 4.1

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документов	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Таблица 4.2

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Таблица 4.3

Форма регистрационно-контрольной карточки

915 16 172329 30 31
АО "Электрон" г. Красноярск Корреспондент
Дата поступления и индекс 10.05.2006 № 05-22/215	Дата и индекс документа 05.05.2006 № 03-26/511
Краткое содержание О спортивном оборудовании
Резолюция или кому направлен документ Петрову ответ и направить каталог последних образцов и моделей вместе с прейскурантом. Срок исполнения – 6 дней. Иванов. И. И. 11.05.2006
Отметка об исполнении документа Ответ дан 15.05.2006 № 05-24/678 В дело 05-24 Петров 18.05.2006

Во всех регистрационных журналах графы заполняют только в хронологической последовательности.

Более удобной является карточная форма регистрации. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

Наиболее рациональной формой регистрации документов является регистра­ция на компьютере. В этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными графами, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

4.6. Контроль исполнения документов и поручений

Одна из функций управления - контроль исполнения порученного дела, задания.

В контроле выделяются два аспекта:

·  контроль по существу решения вопроса;

·  контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса - это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторо­ну контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.

Сроковый контроль - вид делопроизводственного обслуживания. Поручает­ся секретарю или службе документационного обеспечения управления.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Контроль исполнения включает:

·  постановку документа на контроль;

·  проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

·  проверку и регулирование хода исполнения;

·  учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

·  заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

·  заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

·  заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т. е. - не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руково­дство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Номенклатура дел и порядок работы с ней

Делом именуется совокупность документов (один документ), относящихся к одному во­просу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку (папку), оформленную по определенным правилам.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Она выполняет ряд функций:

·  Систематизация документов. Номенклатура служит планом распределения документов после их исполнения в дела: определяет систему хранения доку­ментов в организации, правильное формирование дел в делопроизводстве;

·  Установление сроков хранения документов. С помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов, так как каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов;

·  Закрепление индексации дел. Индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

·  Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схе­ма построения справочной картотеки на исполненные документы;

·  Номенклатура дел используется как учетный документ при сдаче в архив организации дел временного хранения (до 10 лет включительно);

·  Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного и долговременного сроков хранения;

·  Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководите­лями и служат пособиями для составления индивидуальных (конкретных) номенклатур дел организаций.

Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в организации в четвертом квартале, завершается в декабре и с января следующего года вводит­ся в действие.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную.

Номенклатура дел структурного подразделения отражает документы подраз­деления.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В но­менклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При со­ставлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архи­вов. Номенклатура дел пред­приятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает рек­визиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, ин­декс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) срок хранения и номер ста­тьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору под­разделений или индекс направления деятельности (при отсутствии струк­турных подразделений),

• порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов опреде­ляется важностью документов, входящих в дело. Сначала располагаются заго­ловки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, да­лее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

• заголовки типа "Общая переписка" "Разные документы", "Справочные материалы" и т. п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал и т. п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

• название предприятия или его структурного подразделения;

• адресат или корреспондент документа;

• краткое содержание документов дела;

• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывает­ся в начале заголовка, а слово "Копии" - в конце заголовка. Например, "Приказы директора организации по основной деятельности за 2007 год. Ко­пии".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. На­пример "Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2007 год".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например "Переписка с Бизнес - Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности".

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные до­кументы, указывается вид документа и автор, например: "Приказы директора предприятия по личному составу за 2007 год".

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими"' и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же ин­дексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 "Количество томов" заполняется по окончании календарного года. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хране­ния дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о не заведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хра­нения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использо­ваны в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в но­менклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предпри­ятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итого­вая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения. Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 12.

5.2. Формирование дел

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

При формировании документов в дела используются различные признаки заведения дел.

Номинальный признак основан на названии вида или разновидности документов. Например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. Пред­метно-вопросный признак основывается на содержании документов. Например, "Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рек­ламации, докладные записки)"

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например, "Протоколы производственных совещаний предприятия "Контакт" за 2007 год".

Корреспон­дентский признак используется для группировки переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например, "'Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2007 год".

Географический признак используется для объединения в одном деле документов нескольких корреспондентов. Например, "Переписка с пред­приятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции".

Хронологи­ческому признаку предполагает группировку документов за какой-либо определенный период. Например, "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях".

Планово-отчетные документы группи­руются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хроноло­гическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соот­ветствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группи­ровать в дела раздельно;

• подлинники отделять от копии;

• годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные до­кументы - от их проектов;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме перехо­дящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотруд­ника на предприятии).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сан­тиметров.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке. Сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере реше­ния вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разроз­ненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирую­щие документы.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными срока­ми их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют само­стоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен быть отнесен к 2008 году, а от­чет за 2007 год, составленный в 2008 году, к 2007 году.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательно­сти. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.

Протоколы заседаний, совещаний группируются по хронологии и порядку номеров. Доку­менты, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последо­вательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хроно­логической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

5.3. Подготовка документов к архивному хранению

Делопроизводственный процесс завершается этапом подготовки исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель этого этапа - создание условий использования документов в справочной работе организации и пополнение Государственного Архивного фонда РФ.

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничто­жение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предпри­ятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типо­вым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хране­ния должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хране­ния проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хране­ния. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по лич­ному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Форма описи приведена в таблице 5.1.

Таблица 5.1

Внутренняя опись документов дела №

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2003 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовывают­ся с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с докумен­тами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела долговременного и временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последова­тельности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последо­вательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в те­чение года);

• нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем пра­вом углу арабскими цифрами;

• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет докумен­тов дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводст­венного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов оп­ределенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной дея­тельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства) Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы) дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и долговременного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один пере­дается с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве осно­вания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному со­ставу составляются отдельные описи.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные кар­точки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивиста совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своем ведомст­венном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях прекра­щения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хра­нения документов, желания самого предприятия.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат час­тичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистемати­зацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хроноло­гическом порядке. Эти документы, как правило, не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

6. МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

По учебным планам заочной формы обучения по дисциплине "Документирование управленческой деятельности" студенты пишут контрольную работу и сдают зачет.

Студент, изучивший курс и выполнивший необходимый объем самостоятельной работы, должен знать основы организации делопроизводства на современном предприятии, представлять документооборот предприятия и его основные компоненты, уметь документально оформить основные управленческие действия.

Контрольная работа является самостоятельной работой студента и выполняется в соответствии с рабочей программой дисциплины.

Цель контрольной работы состоит в приобретении студентами практических навыков составления и оформления управленческих документов.

Для выполнения контрольной работы студент должен ознакомиться с основными вопросами организации службы делопроизводства, технологии работы с документами, изучить ГОСТ Р 6.30-2003, а также знать основы управленческой деятельности современного предприятия.

К выполнению контрольной работы следует приступить только после теоретического изучения ГОСТ Р 6.30-2003 и основных правил подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (ОРД). Основанием для получения зачета по дисциплине является комплект управленческих документов, составленных и оформленных в соответствии с правилами и ГОСТ (контрольная работа), а также положительные результаты итогового контроля знаний теоретического материала.

6.1. требования к контрольной работе и варианты

контрольных работ

Контрольная работа оформляется на листах формата А4 машинописным способом. Документы, оформленные в соответствии с заданием, располагаются на одной стороне листа. Размеры полей – в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

На первой странице (титульном листе) оформленной контрольной работы указываются следующие реквизиты: название вуза, филиала, факультета, контрольная работа по... , фамилия и инициалы студента, шифр группы, сведения о преподавателе (ученое звание, фамилия и инициалы ), город и год по образцу, приведенному в приложении 13.

В конце контрольной работы необходимо привести список литературы, которую использовали при подготовке контрольной работы с указанием автора (авторов), полного названия, места и года издания.

Работу выполняют по вариантам в соответствии с первой буквой фамилии студента.

Вариант 1	А-Б;
Вариант 2	В-Д;
Вариант 3	Е-Ж;
Вариант 4	З-К;
Вариант 5	Л-Н;
Вариант 6	О-Р;
Вариант 7	С-У;
Вариант 8	Ф-Ц;
Вариант 9	Ч-Щ;
Вариант 10	Э-Я.

Для удобства выполнения работы рекомендуется на основании своего опыта (опыта родителей, знакомых, родственников) придумать какое-либо предприятие, его вид деятельности – производство определенных товаров или услуг, его название, его место расположения и другие сведения о нем. В качестве примера можно взять известные предприятия (для студентов заочной форм обучения - те предприятия, где они работают), но, из этических соображений, изменить его название, справочные данные о нем и фамилии сотрудников и руководителей. Названия предприятий, виды оказываемых ими услуг, повестку дня протоколов, содержание докладных и объяснительных записок, используемых в заданиях, можно изменять по согласованию с преподавателем.

6.2. Контрольные задания

Вариант 1

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление о приеме на работу.

3.  Составьте приказ о приеме на работу на основании вышеуказанного заявления.

4.  Составьте приказ о работе предприятия в праздничные дни. В констатирующей части укажите, в связи с чем предприятие переходит на особый режим работы. В распорядительной части - в какие сроки и как будет работать предприятие.

5.  Составьте акт санитарно-технического состояния бытовых помещений ремонтно-строительного участка предприятия.

6.  Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора об эффективности использования средств вычислительной техники.

7.  Составьте объяснительную записку о причине опоздания на работу.

8.  Составьте протокол заседания технического совета по вопросу замены оборудования в одном из цехов предприятия.

9.  Составьте письмо-просьбу заводу "Маяк" о поставках полиграфического оборудования для комплектации отдела множительной техники.

10.  Составьте письмо-отказ завода "Маяк" по вопросу поставок полиграфического оборудования.

Вариант 2

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление о переводе на другую должность.

3.  Составьте приказ о переводе на другую должность на основании вышеуказанного заявления.

4.  Составьте приказ об утверждении Инструкции по охране труда в отделе множительной техники. В констатирующей части укажите, что во вновь созданном отделе множительной техники существуют источники опасности и вредности. На основании этого и в соответствии с Типовой инструкцией разработана Инструкция по охране труда при работе в отделе множительной техники. В распорядительной части утвердите Инструкцию и поручите начальнику отдела обеспечить ее выполнение.

5.  Составьте акт ревизии кассы предприятия.

6.  Составьте докладную записку секретаря-референта директору предприятия об утере сотрудником финансового отдела письма-запроса, поступившего в адрес предприятия из Администрации города два месяца назад.

7.  Составьте объяснительную записку о причине невыхода 2-х единиц грузового автотранспорта на общегородской субботник по благоустройству города.

8.  Составьте протокол заседания технического совета по вопросу перехода предприятия на дополнительный выпуск комплектующих деталей к приборам, которые изготавливает данное предприятие.

9.  Составьте письмо-приглашение организационного комитета предприятия "Сибирский выставочный комплекс" с предложением посетить Региональную специализированную выставку "Экологические ресурсы промышленных регионов Сибири". Укажите время и место проведения выставки, а также условия участия в ней.

10.  Составьте письмо-ответ по вопросу участия в вышеупомянутой выставке.

Вариант 3

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление об увольнении по собственному желанию.

3.  Составьте приказ об увольнении по собственному желанию на основании вышеуказанного заявления.

4.  Составьте приказ об итогах проверки работы с документами в 2005 году на предприятии. В констатирующей части укажите на низкую требовательность к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание руководителю службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии) разработать меры по улучшению этой работы.

5.  Составьте акт проверки работы с документами юридического отдела предприятия.

6.  Составьте докладную записку работника бухгалтерии главному бухгалтеру предприятия о произведенной проверке выполнения приказа директора от… №… "О состоянии бухгалтерского учета при проведении капитального ремонта складских помещений". В докладной записке необходимо отметить выполнение всех пунктов приказа, за исключением пункта о ежедневной сдаче бригадиром нарядов бухгалтеру. Так, 24 мая 2008г. было сдано лишь 42% всех нарядов. Остальные сданы только 1 июня.

7.  Составьте служебную записку на имя начальника ремонтной службы предприятия с просьбой произвести ремонт кондиционера в кассе предприятия за подписью главного бухгалтера.

8.  Составьте протокол собрания коллектива юридического отдела по вопросу совершенствования работы отдела. На собрании с докладом выступил руководитель отдела, который предложил в целях совершенствования работы ходатайствовать перед руководством предприятия о направлении двух сотрудников на курсы повышения квалификации и о дополнительном оснащении отдела компьютерной техникой.

9.  Составьте информационное письмо фирмы "Мебелькомфорт" о продаже частным и государственным предприятиям мебели для кабинетов и офисов по договорной цене и о возможности принимать индивидуальные заказы на оформление офисных интерьеров.

10.  Составьте письмо-ответ на вышеупомянутое информационное письмо фирмы "Мебелькомфорт" с просьбой выслать каталоги мебели и перечень предоставляемых услуг по оформлению офисных интерьеров.

Вариант 4

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление о предоставлении материальной помощи.

3.  Составьте приказ о предоставлении материальной помощи на основании вышеупомянутого заявления.

4.  Составьте приказ об организации производственной практики студентов индустриального техникума на участке № 7 данного предприятия. В констатирующей части укажите, сколько студентов, какого курса и какого образовательного учреждения направлены на Ваше предприятие для прохождения производственной практики. В распорядительной части необходимо указать, что производственная практика должна быть организована в соответствии с Положением о производственной практике студентов, определите сроки начала и конца практики, а также назначьте ответственным за проведение практики заместителя начальника участка № 7.

5.  Составьте акт о проверке сохранности документов на данном предприятии.

6.  Составьте докладную записку начальника отдела сбыта руководителю предприятия об обеспечении отдела двумя дополнительными компьютерами.

7.  Составьте служебную записку на имя начальника отдела снабжения с просьбой представить перечень заключенных в текущем году договоров с предприятиями-поставщиками электротехнической продукции за подписью начальника планово-экономического отдела.

8.  Составьте протокол заседания научно-технического совета предприятия, на котором обсуждался вопрос о создании производственного участка по выпуску товаров народного потребления. На собрании главный инженер доложил о необходимости и возможности создания такого участка. Принято решение о создании такого участка, выделении средств в размере …руб., закупке соответствующего оборудования, начале работ на участке в установленные сроки.

9.  Составьте циркулярное письмо Администрации города в адрес данного предприятия о необходимости принять участие в спортивно-оздоровительном кроссе, посвященном Дню города. В письме должны быть приведены некоторые организационные вопросы проведения кросса.

10.  Составьте письмо-ответ в Администрацию города по вопросу участия сотрудников предприятия в спортивно-оздоровительном кроссе.

Вариант 5

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление об увольнении по собственному желанию.

3.  Составьте приказ об увольнении по собственному желанию на основании вышеупомянутого заявления.

4.  Составьте приказ об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц, которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы.

5.  Составьте акт проверки расходования горюче-смазочных материалов.

6.  Составьте докладную записку о разработке Положения об отделе по связям с общественностью и должностных инструкций его работников за подписью начальника отдела.

7.  Составьте объяснительную записку инспектора отдела кадров о несвоевременном предоставлении графика отпусков сотрудников планово-экономического отдела.

8.  Составьте протокол заседания руководителей подразделений и служб предприятия по вопросу подготовки и участия в выставке-продаже изделий, изготавливаемых на предприятии.

9.  Составьте письмо-просьбу в типографию издательства "Старт" с просьбой выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

10.  Составьте письмо-отказ типографии издательства "Старт" по вопросу изготовления бланков.

Вариант 6

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в связи с семейными обстоятельствами сроком на 3 дня.

3.  Составьте приказ о предоставлении сотруднику юридического отдела отпуска без сохранения заработной платы на основании вышеупомянутого заявления.

4.  Составьте приказ о проведении смотра-конкурса молодых рабочих предприятия. В констатирующей части укажите цели проведения смотра-конкурса. В распорядительной части – приказ о проведении смотра-конкурса.

5.  Составьте акт ревизии кассы.

6.  Составьте докладную записку о необходимости приобретения средств обработки документов для общего отдела предприятия.

7.  Составьте объяснительную записку о невыплате заработной платы по причине несвоевременного оформления необходимых документов работником бухгалтерии.

8.  Составьте протокол заседания руководства предприятия по вопросу образования отдела информатизации.

9.  Составьте письмо-просьбу о предоставлении в аренду дополнительных площадей.

10.  Составьте письмо-ответ по вопросу предоставления в аренду дополнительных помещений.

Вариант 7

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление о приеме на работу.

3.  Составьте приказ о приеме на работу на основании вышеупомянутого заявления.

4.  Составьте приказ о проведении ремонтных работ в цехе № 3. В констатирующей части укажите на аварийное состояние отопительной системы цеха. В распорядительной части – прикажите провести ремонтные работы в цехе № 3.

5.  Составьте акт сохранности документов в отделе социального развития предприятия.

6.  Составьте докладную записку о срыве поставок комплектующих заводом "Тяжмаш".

7.  Составьте объяснительную записку о невыполнении плана повышения квалификации сотрудников в связи с болезнью двух сотрудников и увольнением одного.

8.  Составьте протокол заседания руководства предприятия по вопросу создания отдела информатизации.

9.  Составьте письмо-предложение предприятия "Электронные технологии" о приобретении компьютерных программ для автоматизации работы предприятия. Укажите название, предназначение, стоимость программ.

10.  Составьте письмо-отказ предприятию "Электронные технологии" по вопросу приобретения компьютерных программ.

Вариант 8

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление о предоставлении отпуска в связи с семейными обстоятельствами.

3.  Составьте приказ о предоставлении отпуска на основании вышеупомянутого заявления.

4.  Составьте приказ о предоставлении необходимых сведений для составления графика отпусков.

5.  Составьте акт проверки состояния противопожарного оборудования в складских помещениях данного предприятия.

6.  Составьте докладную записку начальника отдела охраны руководителю административно-хозяйственной службы предприятия об обеспечении сотрудников отдела зимней спецодеждой.

7.  Составьте служебную записку на имя начальника отдела кадров с просьбой включить сотрудников юридического отдела (фамилия, имя, отчество) в список сотрудников, направляемых на повышение квалификации в Региональный центр "Информ".

8.  Составьте протокол собрания членов садоводческого товарищества по вопросу ремонта дороги.

9.  Составьте циркулярное письмо Администрации города в адрес данного предприятия по вопросу участия в городской научно-практической конференции по утилизации отходов промышленных предприятий.

10.  Составьте письмо-ответ в Администрацию города по вопросу участия предприятия в городской научно-практической конференции по утилизации отходов промышленных предприятий.

Вариант 9

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление об увольнении по собственному желанию.

3.  Составьте приказ об увольнении по собственному желанию на основании вышеупомянутого заявления.

4.  Составьте приказ о внесении изменений в штатное расписание.

5.  Составьте акт списания материальных ценностей.

6.  Составьте докладную записку об оснащении вновь созданного отдела рекламы офисной мебелью.

7.  Составьте объяснительную записку о несвоевременной оплате поставок офисной мебели для отдела рекламы в связи с болезнью бухгалтера.

8.  Составьте протокол заседания сотрудников Центральной заводской лаборатории по вопросу оснащения лаборатории современными приборами для анализа содержания остатков тяжелых металлов в сточных водах предприятия.

9.  Составьте письмо-приглашение на презентацию новой установки по автоматизации пропускной системы проходных помещений предприятий.

10.  Составьте письмо-ответ, содержащее благодарность за приглашение и готовность участвовать в презентации.

Вариант 10

1.  Составьте свою автобиографию.

2.  Составьте заявление о переводе на другую должность.

3.  Составьте приказ о переводе на другую должность на основании вышеупомянутого заявления.

4.  Составьте приказ об итогах проверки состояния трудовой дисциплины в одном из подразделений предприятия. В констатирующей части укажите основные итоги проверки. В распорядительной части – меры по улучшению трудовой дисциплины.

5.  Составьте акт приемки-передачи оборудования.

6.  Составьте докладную записку о необходимости приобретения средств обработки документов для общего отдела предприятия.

7.  Составьте объяснительную записку о невыплате заработной платы по причине несвоевременного оформления необходимых документов работником бухгалтерии.

8.  Составьте протокол общего собрания работников предприятия, по вопросу создания производства новых товаров.

9.  Составьте письмо-предложение Красноярского совета по туризму о приобретении туристических путевок по маршрутам Красноярского в адрес предприятия.

10.  Составьте письмо-просьбу о приобретении туристических путевок для предприятия в Красноярском совете по туризму в количестве…штук, содержащее гарантию оплаты.

6.3. порядок представления контрольной работы

Контрольная работа представляется за неделю до начала сессии.

Преподаватель проверяет контрольную работу, если работа выполнена в соответствии с указанными требованиями, то в рецензии ставится отметка: "Зачтено". При незначительных недостатках, которые студент должен устранить (не переделывая работы в целом), преподаватель может зачесть работу условно с последующим собеседованием по указанным замечаниям. Если контрольная работа не отвечает указанным требованиям и нуждается в полной переработке, то она не зачитывается.

7. ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1.  Документ и его функции. Системы документации. Унифицированные системы управленческой документации. Документационное обеспечение управления (ДОУ).

2.  Табель форм применяемых документов.

3.  Унификация и стандартизация документов.

4.  Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

5.  ГОСТ Р 6.30 – 2003. Область применения стандарта.

6.  Состав и расположение реквизитов ОРД.

7.  Общие требования к составлению и оформлению документов, форматы бумаги, поля. Бланки документов.

8.  Формуляр-образец документа.

9.  Классификация деловой документации. Классификация и структура организационно-распорядительных документов (ОРД).

10.  Требования к тексту документов.

11.  Официально-деловой стиль.

12.  Редакторская правка.

13.  Работа с письмами и обращениями граждан.

14.  Оформление отдельных видов ОРД.

15.  Оформление организационных документов - Устава организации, Положений, договоров, контрактов, должностных инструкций.

16.  Оформление распорядительных документов – приказа по основной деятельности (выписки из приказа); решения или постановления коллегиального органа.

17.  Оформление информационно-справочной документации – заявления, докладной, служебной и объяснительной записок, справок, акта, протокола, телефонограмм.

18.  Оформление служебных писем.

19.  Разновидности служебных писем.

20.  Структура служебного письма.

21.  Язык и стиль служебного письма.

22.  Этикет в деловой переписке.

23.  Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности.

24.  Организации документооборота, движение документов в офисе.

25.  Входящие документы, их прохождение и порядок исполнения.

26.  Внутренние документы, их прохождение и порядок исполнения.

27.  Исходящие документы, их прохождение и порядок исполнения.

28.  Прием и первичная обработка документов.

29.  Регистрация документов.

30.  Исполнение документов.

31.  Контроль исполнения документов.

32.  Номенклатура дел.

33.  Формирование дел.

34.  Текущее хранение дел.

35.  Экспертиза ценности документов.

36.  Порядок передачи дел в архив.

37.  Организация службы делопроизводства на предприятии.

38.  Структурные подразделения службы делопроизводства предприятия, их функции.

39.  Современные способы и техника создания документов.

8. Список рекомендуемой литературы

8.1. Основная литература

1.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М.: Изд-во стандартов, 2003.

2.  , , ; Под общ. ред. проф. Кузнецовой : Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 20с.

3.  Кирсанова делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 312 с. – (Высшее образование).

4.  Андреева делопроизводства: организация и ведение: Учебно-практическое пособие – М.: КНОРУС, 2006. – 272 с.

5.  Басаков (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: Дашков и К°, 2006. – 336 с.

6.  Андреева : организация и ведение – учебно-практическое пособие -2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 200с.

8.2. Дополнительная литература

1.  , , Лысенко делопроизводство. – СПб.: Питер, 2004. – 256с.: ил.

2.  Андреева . Практическое пособие. - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 20с.

3.  , , Аксенов переписка: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 92с. – (Серия «Высшее образование»).

4.  Демин . Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2004. – 219с.: ил

5.  Макарова Г. С., Титова делопроизводство: учебный курс. – СПб.: Питер, 2с.: ил.

Приложение 1

Минимальные размеры полей на бланках документов

Приложение 2

Пример расположения номера страницы

Приложение 3

Расположение реквизитов документов на бланке формата А4

(угловой вариант)

Приложение 4

Расположение реквизитов документов на бланке формата А4

(продольный вариант)

Приложение 5

Пример приказа по основной деятельности

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ

Федеральное государственное

унитарное предприятие

Сибирский химический комбинат

(»)

ПРИКАЗ

12.12.2007 № 000

г. Красноярск

 

Об увеличении уставного капитала комбината

В связи с решением собрания акционеров (протокол ) об увеличении уставного капитала комбината, и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16 сентября 2006 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Юрисконсульту до 30.12.2007 направить сведения о внесении изменений в Устав комбината в Красноярскую регистрационную палату и налоговую инспекцию.

2. Начальнику ПФУ до 30.12.2007 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов РФ.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Управления делами

Директор Корнев

С приказом ознакомлены:

Юрист-консульт Титова

13.12.07

Начальник ПФУ Ларина

13.12.07

В дело № 03-04 Габина 12.01.2008

Приложение 6

Пример приказа по личному составу

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ

Федеральное государственное

унитарное предприятие

Сибирский химический комбинат

(»)

ПРИКАЗ

26.09.2007

г. Красноярск

О приеме на работу

В связи с производственной необходимостью и на основании штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. принять старшим инженером в лабораторию исследования операций с 01.10.2007.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника УК

Директор Корнев

С приказом ознакомлен

Филиппов

27.09.07

Краснова 38-54

В дело № 05-04 Бархова 28.09.2007

Приложение 7

Пример оформления протокола

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ

Федеральное государственное

унитарное предприятие

Сибирский химический комбинат

(»)

Протокол

27.12.2007 № 25

г. Красноярск

Совещания о подготовке выделенных

комбинату площадей к ремонту

Председатель - директор комбината

Секретарь - старший экономист

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

Повестка дня:

О планировании работ по ремонту 4 и 5 этажей здания, выделенного комбинату.

Докладывает: зам. директора по АХР

СЛУШАЛИ:

– Доложил, что с комитетом по управлению имуществом все вопросы по аренде здания по адресу: ул. Лесная, 14, решены положительно. Остановился на необходимости подготовить условия для выполнения ремонтных работ на 4 и 5 этажах здания: очистить выделенные площади от мусора, закупить строительные материалы, укомплектовать ремонтные бригады. На проверку силовых кабелей и проводки определил два дня.

ВЫСТУПИЛИ:

1. – юрисконсульт. Подтвердила факт договоренности о заключении договора в установленный срок и остановилась на проблемах своевременного выполнения работ по организации ремонта 4 и 5 этажей.

– начальник отдела капитального строительства. Высказался о необходимости назначения комиссии по проверке готовности площадей к эксплуатации после проведения ремонтных работ.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Подписать договор об аренде здания.

Ответственный: Титова исполнения - до 14.01.2008.

2. Составить график проведения ремонтных работ на 4 и 5 этажах здания по адресу: ул. Лесная, 14.

Ответственный: Шустов исполнения - до 15.01.2008.

3. Составить проект приказа о создании комиссии по проверке готовности площадей к эксплуатации.

Ответственный: Апин исполнения - до 01.02.2008.

Председатель Корнев

Секретарь Бурцева

В дело № 11-03 Семенова 05.01.2008

Приложение 8

Пример оформления акта

УТВЕРЖДАЮ

Директор комбината

Корнев

26.12.2007

Приема-передачи

Основание: Приказ от 01.01.2001

Составлен комиссией в составе:

Председатель начальник УД

Члены комиссии: 1. зав. канцелярией ;

2. начальник общего отдела ;

3. зам. главного бухгалтера

Комиссия составила акт о приеме-передаче:

– сейфа – 1;

– ключей от сейфа – 2;

– гербовой печати – МиНиСТЕРСТВо ПРОМЫШЛЕННОСТИ Федеральное государственное унитарное предприятие «СИБИРСКИЙ ХИМИЧЕСКИЙ КОМБИНАТ» (») г. Красноярск – 1;

– углового штампа с реквизитами – 1;

– штампа с адресом СХК – 1;

– штампа для входящих документов – 1;

– дел канцелярии по номенклатуре, утвержденной директором СХК 11.01.2007.

Сейф, ключи, печати, штампы не повреждены, признаны пригодными для эксплуатации.

Вышеперечисленное передается начальнику общего отдела

Составлен в двух экземплярах:

1-й – в общий отдел;

2-й – в бухгалтерию.

Председатель Исаев

Члены комиссии: Кундина

Грехова

Тетерина

В дело № 08-09 Мальцева 28.12.2007

Приложение 9

Пример оформления внутренней докладной записки

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ Федеральное государственное унитарное предприятие «СИБИРСКИЙ ХИМИЧЕСКИЙ КОМБИНАТ» (») ОТДЕЛ ПО ПОСТАНОВКЕ НА УЧЕТ Докладная записка 16.12.2007 № 14 г. Красноярск

Директору комбината

Начальнику ЦИТ

до конца 2007 г. приобрести необходимую программу для обеспечения бесперебойной работы ОПУ

Корнев

16.12.2007

О невыполнении ЦИТ работы

по программному обеспечению ОПУ

Для автоматизации отдела Центром информационных технологий была начата разработка программы по учету обращающихся граждан.

По истечению 9 месяцев работа Центром информационных технологий так и не закончена. Прошу рассмотреть возможность приобретения аналогичной программы у сторонних разработчиков.

Начальник ОПУ Серова

Программа приобретена.

В дело № 11-07 Петрова 25.12.2007

Приложение 10

Пример оформления объяснительной записки

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ Федеральное государственное унитарное предприятие «СИБИРСКИЙ ХИМИЧЕСКИЙ КОМБИНАТ» (») ЦЕНТР ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ОБЪЯСНИТЕЛЬная записка 24.12.2007 № 2 г. Красноярск

Директору комбината

Начальнику ПФО

Ввести в штатное расписание ЦИТ 1 дополнительную ед. программиста до 30.12.2007.

Корнев

25.12.2007

О разработке программы

Разработка программы не была выполнена в срок, в связи с отсутствием необходимого для завершения работы количества программистов.

Прошу ввести в штатное расписание ЦИТ 1 ед. программиста.

Начальник ЦИТ Самов

Введена дополнительная единица. Пр. № 000 от 01.01.2001

В дело № 07-12 Фролова 28.12.2007

Приложение 11

Пример оформления заявления

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ Федеральное государственное унитарное предприятие «СИБИРСКИЙ ХИМИЧЕСКИЙ КОМБИНАТ» (») ЗАЯВЛЕНИЕ 24.09.2007 г. Красноярск

Директору комбината

от Филиппова

Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

г. Красноярск

ул. Северная д.14 кв. 138.

О приеме на работу Начальнику УК А.

Принять старшим

инженером с окладом согласно

штатному расписанию с 01.10.2007

Корнев

25.09.2007

Прошу принять меня старшим инженером в лабораторию исследования операций с 01.10.2007.

Филиппов

Прошу принять

Начальник лаборатории Николаев

24.09.2007

Согласен с приемом

Начальник УК Лисько

25.09.2007

Принят на должность старшего инженера с 10.01.2006 приказ № 05к от 01.01.2001

В дело № 15-05 Карпова 03.10.2007

Приложение 12

Пример письма-напоминания

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ Федеральное государственное унитарное предприятие «СИБИРСКИЙ ХИМИЧЕСКИЙ КОМБИНАТ» (») г. Красноярск, 660125 Тел:.251510 Факс: 251540 E-mail:*****@***ru http:/www. ***** , ИНН// ____20.12.2007___№ ______11-42/513___ На № __________ от ________________

Научно-исследовательский институт химико-технологических процессов

(НИИ ХТП)

ул. Высотная, 15-7

г. Красноярск, 660024

Директору

О поставке продукции

!

Письмом № 29/334 от 01.01.2001 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия «Химстрой» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2008 г. изделий ХК 02014 на сумму до 20 млн. руб. сверх ранее утвержденных объемов поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получали.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа до 30.12.2007 указанная дополнительная продукция будет нами реализована другим потребителям.

Зам. генерального директора Горин

256540

Приложение 13

Фрагмент индивидуальной номенклатуры дел службы ДОУ

АО "Заря" УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор 25.12.2007 № 01 Зайцев на 2008 год 27.12.2007
01 — Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ)
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
01-01	Устав Акционерного общества, учредительный договор		Постоянно, ст. 13, 14	Типовой перечень
01-02	Положения о структурных подразделениях		Постоянно, ст. 16
01-03	Должностные инструкции специалистов		Постоянно, ст. 35
01-04	Постановления Совета Директоров по основной деятельности		Постоянно, ст. 5-а
01-05	Протоколы совещаний руководства по основной деятельности		Постоянно, ст. 5-а
01-06	Протоколы общих собраний акционеров		Постоянно, ст. 5-ж
01-07	Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества		Постоянно, ст. 5-д
01-08	Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам		5 лет, ст. 6-в
01-09	Докладные записки сотрудников руководству о пропускном режиме		5 лет, ст. 469
01-10	Сводная номенклатура дел Акционерного общества		Постоянно, ст. 67
01-11	Резервный номер
01-12	Резервный номер
• • •
Руководитель Службы ДОУ Михайлова 25.12.2007 Зав. Ведомственным архивом Герасимова 25.12.2007 ОДОБРЕНО ЭК Протокол №17 от 01.01.2001

Приложение 14

Образец титульного листа контрольной работы

Министерство транспорта РФ

Федеральное агентство морского и речного транспорта

ФГОУ ВПО "Новосибирская государственная академия водного транспорта"

Енисейский филиал (в г. Красноярске)

Контрольная работа

по дисциплине

"Документирование управленческой деятельности"

Вариант № 3

Выполнил:

студент группы ….

Проверил:

доцент

Красноярск 2008